Készletnyilvántartó program

A cégünk képviselője, aki felvette a kapcsolatot az adott ügyféllel.

Az ügyféllel történő napi szintű kapcsolatfelvételek (telefon, email, személyes találkozó..stb.) rögzíthetőek a programban, mint megkeresés.

A Karbantartás\CRM beállításai\Cégfüggő beállítások\Megkeresések\Projektek menüben lehet létrehozni először Projektcsoportot. A projektsablonok alatt lehet létrehozni a projekt megnevezéseket és hozzájuk rendelni projektcsoportot. A projekteket megkeresések rögzítésekor tudjuk használni.

Az egyes megkeresések iránya, típusa, eredményessége és egyéb előre meghatározható jellemzői gördülékenyen adminisztrálhatók, ha a Karbantartás/CRM beállítása ponton belül a Megkeresések törzsadatai pontot a gyakorlati tapasztalatok ismeretében feltöltjük.
Közegek
A CRM-stratégia legfontosabb elemei közé tartozik az ügyfelekkel folytatott kapcsolattartáshoz igénybe vehető kommunikációs csatornák meghatározása (ez lehet Internet, telefon, fax, személyes vagy papír alapú).
Csoportok
Gazdasági folyamataink elemzése után, az ügyfélkezelési célkitűzéseink ismeretében, kialakíthatjuk ügyfelekkel folytatott interakcióink csoportosítási rendszerét.
Eredményesség
Az egyes megkeresések minősítési kategóriáit, az üzletmenet és a vállalati szemlélet határozza meg. Minél pontosabban kiválasztható egy megkeresés eredményességi mutatója, annál pontosabb elemzést kapunk a hatékonyságról.
Projektek
Az üzleti tevékenységet sok esetben projektekre bontva kezeljük.
Bizonyos projektekkel (pl. új termék bevezetése, vagy egy akció lebonyolítása) kapcsolatos megkeresések rögzítése során, vannak közös jellemző adatok, melyeket előre meghatározhatunk.
Projektcsoportok
A projektek is besorolhatók különböző szempontok alapján fő- és alcsoportokba. Ennek nemcsak a lekérdezések készítésénél van jelentősége, hanem a projekt sablonok létrehozásakor is felhasználhatjuk, a csoportosítás adta lehetőségeket.
Státuszok
Az egyes megkeresések, több lépésben kerülnek megoldásra, lezárásra. Ezen folyamatot követik végig a beállítható státuszok, melynek jelentős szerepe van például az egyes vállalati területek leterheltségének mérésében is.
Az ügyfelekkel folytatott kommunikáció adminisztrálását könnyen elvégezhetjük a Megkeresés rögzítése ablakban. A felviteli adatlap elérhető az Ügyfél menün keresztül (adott ügyfél lapján található Megkeresések fül lehetőségei által), és a Megkeresések listája pontban. A későbbiekben ismertetett Naptárról kiindulva is vihetünk fel új megkeresést.
Az adatlap két panelből áll, az egyikben (Alapadatok panel) az aktuális szerkesztés végezhető el, a másik (Történet panel) pedig az előzmények pontos átláthatóságát teszi lehetővé.
Alapadatok panel
Az ügyféllel folytatott kommunikáció adminisztrálása során fontos lépés a Kapcsolattartó kiválasztása. Megadható az Irány, Közeg, Csoport, Státusz, Termék, rögzíthetjük a megkeresés időtartamát. Beállítható figyelmeztetés kérése is a Riasztás mezőben.
A megkeresés alapján árajánlatot, visszaigazolást és számlát is készíthetünk.
Történet panel
A Rögzítő/Módosító felhasználó neve, a művelet időpontja mellett, a Részletes adatok gombra kattintva minden, a rögzítésekhez tartozó adat megjeleníthető kronológiai sorrendben.
Hiperlinkek
A dokumentumkezelés megvalósítása érdekében szükség esetén csatolhatunk az adott megkereséshez – bármilyen formátumú – fájlokat.

A Karbantartás/CRM beállítása pontban adhatjuk meg, az alábbiakban részletezett ügyfél csoportosítási kategóriákat és a kategóriák értékeit.
Ügyfél csoportok
Három féle szabadon beállítható rendezési szempont, melynek nevét és értékeit mi határozhatjuk meg. Így lehetőség van teljesen egyedi szempontok szerint besorolni partnereinket.
Tevékenységi körök
A vállalkozások alapvető és egységes besorolási szempontja a tevékenységi kör meghatározása. Minden ügyfélhez rendelhető egy tevékenységi kör és az ahhoz tartozó TEÁOR szám.
Ügyintéző típus
Jelentős információ az ügyfélnél elérhető ügyintézők besorolása, beosztása. Az üzleti kommunikációt és a személyes kontaktust is megkönnyíti, ha a megfelelő titulust használjuk az azt megkívánó helyzetekben.
Elégedettség
Fontos, hogy a rendelkezésre álló információk alapján a partnerrel folytatott kapcsolatunk minőségét meghatározhassuk.
Kapcsolat forrása
Főleg marketing szempontból nyújt segítséget, ha ismerjük vevőink összetételét az első kapcsolatfelvétel forrása szerint. Kiválaszthatjuk azt is, milyen közegben történt ennek létesítése.

A CRM (Customer Relationship Management), a vevői igények megismeréséhez és ennek segítségével eredményesebb üzletmenethez, gördülékeny kapcsolatkezeléshez és lojális partnerekhez juttatja a felhasználóit.
A vállalkozások jövedelmező működéséhez, sokszor az életben maradáshoz, szükség van arra, hogy az ügyfelek viselkedését, szokásait megismerjük, igényüket pontosan meg tudjuk határozni.

A világhírű üzleti és informatikai elemző cég, a Gartner Group definíciója szerint: “A CRM egy üzleti stratégia, melynek célja a vállalat meglévő és jövőbeli potenciális ügyfélköre igényeinek megértése, előrejelzése. Technikai, technológiai értelemben a CRM nem más, mint az ügyfelekről vállalatszerte keletkező adatok szisztematikus összegyűjtése, az ügyfelekről szerzett külső és belső adatok egy központi adatbázisban történő konszolidálása, a konszolidált adatok elemzése, majd az elemzések eredményeinek - az ügyfél-interakciók hatékonyságának növelése érdekében történő - továbbítása és felhasználása a vállalat ügyfélkapcsolatot tartó pontjainál.”

Az egyre fokozódó versenyben, változó versenyfeltételek mellett a korábban alkalmazott megoldások, eljárások, eszközök sokszor nem elégségesek a változatlannak tekinthető célkitűzések (például a vállalati nyereségesség növelése, ügyfél-lojalitás kialakítása) eléréséhez. A versenyben maradáshoz új eszközökre és módszerekre van szükség

Az ügyféltörzsben kiválasztott ügyfél tekintetében, az Ügyfél módosítása pont segítségével, a További címek panelen, az Új gombra kattintva ki kell választanunk a cím típusát (számlázási, szállítási, postázási). Az adatok megadása után az Ok gombbal menthetünk. A rögzített további címeink egy listában kapnak helyet.

A További adatok, vagy Fizetési adatok panelre kattintva megadható az Adószám, EU Adószám (melynek nyomtatását a Számlán jelölőnégyzet bekapcsolásával érhetjük el), az Ügyfél bankszámlaszáma, az Ország, az Ország ISO kódja, valamint az, hogy az előzőlegesen definiált fizetési módok közül melyiket kínálja automatikusan fel a rendszer az ügyfélnek történő számlázás alkalmával. Itt megadható az ügyfélhez tartozó fix kedvezmény vagy felár .

Mi okozza azt, hogy számla készítésekor az ügyfelet listából kiválasztva a fizetési mód inaktívvá válik? 

Ha a vevőhöz kötelező fizetési mód van beállítva, a fizetési mód legördülő lista nem aktív, a fizetési mód változtatására nincs lehetőségünk. 

A program a számlák PDF formátumát (lévén ez szigorú sorszámozású bizonylat) „az eredeti bizonylat másolata” felirattal állítja elő.
A bizonylat nyomtatásakor a megjelenő nyomtatási képen válassza ki a PDF készítése ikont, vagy a bizonylat elfogadó ablakon a PDF készítése jelölőnégyzetet.
Válassza ki számítógépén azt a könyvtárat, ahová a pdf formátumú számlát menteni szeretné.
A pdf nyomtatás lefutása után a program üzenetet küld, miszerint a számla pdf nyomtatás sikeresen befejeződött. Lehetőség van a pdf nyomtatvány megnyitására azonnal, vagy utólag

Használatával lehetőség nyílik a programon belül rögzíteni, valamint nyilvántartani a cég azon kimenő számláit, amelyeket nem a Készlet és Számla, illetve a Számlázó Plusz programmal, hanem pl. kézi számlatömbben állítottunk ki.

Használható a modul arra is, hogy pl. cégünk telephelyein, szintén a programmal kiállított számláinkat a központi irodánkban rögzítsük, ezáltal valamennyi kimenő számlánkat egy helyen, egy adatbázisban lássuk.

A Kiadás Kézi számla menüre kattintva megjelenik a kimenő számla rögzítésére szolgáló ablak. Ennek az ablaknak a használata szinte teljes egészében megegyezik a gépi számla kiállítására szolgáló ablak használatával annyi különbséggel, hogy meg kell adni a számla sorszámát és a számlát nincs lehetőség nyomtatni.

A Bizonlytlisták Számlák listáján van lehetőség lekérdezni a kézi kimenő számlákat

Minden vállalkozás életében fontos a kintlevőségek kezelése. Segítségével pillanatok alatt elkészítheti a késedelmes kintlévőségeiről szóló fizetési felszólításait. A felszólító levélhez különböző nyomtatási sablonok alakíthatóak ki. A program ezen kívül lehetőséget ad automatikus késedelmi kamat számításra a felszólításon, valamint egyenlegközlőként is funkcionálhat. A fizetési felszólítások igény szerint testreszabhatóak.

Kiadás / Előlegszámla menüpont

Előlegszámla kiállítása és formátuma számos tekintetben megegyezik a gépi számlával, azonban, mivel egy előleg pénzügyi teljesítéséről van szó, így jóval kevesebb tételadat megadása szükséges. Sorszámozása a gépi számlával közös. Teljesítési időpont csak az a dátum lehet, amikor a kapott előleg a bankszámlánkra megérkezett. Euróban vezetett előlegszámlák esetében az euró és egyéb valuták közötti átváltáshoz használandó árfolyamot a bank által teljesített kifizetés időpontja határozza meg. Előlegszámla kiállításakor készülő nyomtatvány tartalmazza az „Előlegszámla” feliratot, illetve az „Előleg” tételt, melyet azonban kiállításkor szabadon lecserélhetünk a terméktörzsben rögzített szolgáltatások egyikére. Egy előleg számla, egyetlen előleg tételt tartalmazhat.

Végszámla kiállítása

Kiadás / Számla menüpont

Gépi számla (végszámla) kiállítása során, az „Előleg” gomb lenyomásakor felkínálásra kerül a még teljesen fel nem használt előlegszámlák listája. Csak azon előlegszámlák jelennek meg, melyek a végszámlán megadott ügyfél kódjára lettek kiállítva. Amennyiben nincs már több ilyen előlegszámla, vagy nem is készült, az „Előleg” gomb inaktív állapotával jelzi ezt. Inaktív lehet a gomb még abban az esetben, ha nincs új üres tételsor. Lehetséges egy végszámlán az ügyfél több előlegszámláját is jóváírni, illetve lehetőség van egy előlegszámlát csak részben beszámítani. Ekkor az előlegtétel bruttó összegét kell értelemszerűen korrigálni. Előlegszámláinkkal a gépi számláknál megszokott műveleteket hajthatjuk végre, úgy mint utólagos nyomtatás, stornózás, stb.  

Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Egyéb menüpontban paraméterezhető a súly kezelése. Választása esetén megadható a rögzítésre kerülő áru súlya, mely a számlán nyomtatásban is megjelenik.

Valutás utótagot a Karbantartás/Beállítások/Számlák/Számlaszám utótag nem alapértelmezett valutában történő számlakiállítás esetén pontban adhatunk meg.

Szolgáltatás esetén nincs mennyiség-nyilvántartás.

A mérlegelt átlagár módszer nem veszi figyelembe készletérték számításnál a kiadásokat, csak a bevételezéseket.
Emiatt használható egyszerre a mérlegelt átlagár készletérték számítás és a mínuszba engedett raktárkészlet beállítás.

1. példa:

Vásárlás: 10db 250 Ft/db áron
Vásárlás: 5db 220 Ft/db áron

Számítás:
Átlagár=(10*250+5*220)/15=240 Ft/db
Készlet érték=15*240=3.600 Ft

Értékesítés: 5 db 350 Ft/db áron

Számítás:
Átlagár=(10*250+5*220)/15=240 Ft/db
Készlet érték=10*240=2.400 Ft
Értékesítés árrése= (Átlagár:240 Ft/db): 5*350-5*240=550 Ft

Vásárlás: 2db 270Ft/db áron

Számítás:
Átlagár=(10*250+5*220+2*270)/17= 243,53 Ft/db
Készletérték: 12*243,53=2.922

A készlet és számla programban 3 féle készletérték számítási mód állítható be:

=>FIFO
=>Mérlegelt átlagár
=>Elszámoló ár

Azért fontos, mert a program nemcsak a készleten lévő áruk értékének meghatározásakor veszi figyelembe, hanem ennek segítségével számol árrést az értékesítéseknél. Ha a készletérték számításnál a Nem számol van beállítva, az árrés mindenhol nulla lesz

FIFO (First In, First Out)

Amit először vételezünk be a raktárba, értékesítéskor azt vételezzük ki először a raktárból.

Amit fontos tudni, hogy egyszerre nem célszerű használni a FIFO készletérték számítási módot és a „Raktárkészlet mehet mínuszba” opciót, mivel a negatív raktárkészlet megzavarhatja a számítást.

1. példa:

Vásárolunk 1 db terméket Nettó 1000 forintos áron, majd egy kicsit később ismét vásárolunk a termékből 1 db-ot Nettó 1500 forintos áron.

Ekkor a készletértékünk 2500 Ft ( 1*1000 + 1*1500=2500 )

Értékesítünk a vizsgált termékből 1db-ot, FIFO elv szerint.
Ekkor a program az először bevételezett terméket veszi ki a raktárból először, így az értékesítés után a raktárban az 1500 Forintos termékünk marad meg.

Tehát ebben a pillanatban a készletértékünk 1500 Ft ( 1*1500= 1500 )

2. példa:

Termék neve X.
Vásárlás : 10 db 290Ft/db áron
Vásárlás: 5 db 350 Ft/db áron
Készletérték: 4.650 Ft
Számítás: / 10*290 + 5*350=4.650/

Értékesítés: 4 db 500 Ft/db áron
Az értékesítés árrése: 840 Ft
Számítás: / 4 * 500 – 4*290= 840/
Készletérték: 3.490 Ft
Számítás: / 6*290 + 5*350= 3.490/

Vásárlás: 6 db 340 Ft/db áron
Értékesítés: 12 db 550 Ft/db áron
Az értékesítés árrése: 2.770 Ft
Számítás: / 12*550-(6*290+5*350+1*340)=2.770/
Készletérték: 1.700Ft
Számítás: / 5*340=1700/

A készletérték számítás a pillanatnyi raktárkészlet mennyiségi és pénzbeli értékének meghatározására szolgál.

A mennyiségnél kell mínuszos mennyiséget megadni. Csak ebben az esetben lesz az összeg mínuszos.

A funkciót magát nem lehet kikapcsolni, de új számlasablon felvitelével meg lehet oldani.

A Karbantartás -> Beállítások -> Nyomtatási sémákon belül kell egy új sémát létrehozni, melyben a margók szabadon állíthatóak. Utána a Nyomtatás menüpont alatt beállítható, hogy a különböző bizonylatok nyomtatásánál, melyik nyomtatási séma legyen az alapértelmezett.

Programon belül a Karbantartás -> Beállítások -> Számla -> Logó menüpont alatt lehet a céglogót beilleszteni.

Kizárólag 322*265 pixel méretűnél kisebb .bmp formátumú kép használható. A szöveges részhez képest lehet balra, jobbra, fent és a háttérben elhelyezni a logót, de a szöveges részt ki is lehet kapcsolni teljesen.

Keresőszavak: logó beszúrása, logo beillesztése, kép

Tisztelt Ügyfeleink!

A Kulcs-Soft Nyrt. folyamatosan törekszik szoftvereinek hibamentességére, amennyiben mégis valahol hibát észlelne programjainkban, kérem azt jelezze ügyfélszolgálatunk felé az alábbi űrlap segítségével, hogy a hibát fejlesztőink minél előbb kijavíthassák.