Az egyes megkeresések iránya, típusa, eredményessége és egyéb előre meghatározható jellemzői gördülékenyen adminisztrálhatók, ha a Karbantartás/CRM beállítása ponton belül a Megkeresések törzsadatai pontot a gyakorlati tapasztalatok ismeretében feltöltjük.
Közegek
A CRM-stratégia legfontosabb elemei közé tartozik az ügyfelekkel folytatott kapcsolattartáshoz igénybe vehető kommunikációs csatornák meghatározása (ez lehet Internet, telefon, fax, személyes vagy papír alapú).
Csoportok
Gazdasági folyamataink elemzése után, az ügyfélkezelési célkitűzéseink ismeretében, kialakíthatjuk ügyfelekkel folytatott interakcióink csoportosítási rendszerét.
Eredményesség
Az egyes megkeresések minősítési kategóriáit, az üzletmenet és a vállalati szemlélet határozza meg. Minél pontosabban kiválasztható egy megkeresés eredményességi mutatója, annál pontosabb elemzést kapunk a hatékonyságról.
Projektek
Az üzleti tevékenységet sok esetben projektekre bontva kezeljük.
Bizonyos projektekkel (pl. új termék bevezetése, vagy egy akció lebonyolítása) kapcsolatos megkeresések rögzítése során, vannak közös jellemző adatok, melyeket előre meghatározhatunk.
Projektcsoportok
A projektek is besorolhatók különböző szempontok alapján fő- és alcsoportokba. Ennek nemcsak a lekérdezések készítésénél van jelentősége, hanem a projekt sablonok létrehozásakor is felhasználhatjuk, a csoportosítás adta lehetőségeket.
Státuszok
Az egyes megkeresések, több lépésben kerülnek megoldásra, lezárásra. Ezen folyamatot követik végig a beállítható státuszok, melynek jelentős szerepe van például az egyes vállalati területek leterheltségének mérésében is.
Az ügyfelekkel folytatott kommunikáció adminisztrálását könnyen elvégezhetjük a Megkeresés rögzítése ablakban. A felviteli adatlap elérhető az Ügyfél menün keresztül (adott ügyfél lapján található Megkeresések fül lehetőségei által), és a Megkeresések listája pontban. A későbbiekben ismertetett Naptárról kiindulva is vihetünk fel új megkeresést.
Az adatlap két panelből áll, az egyikben (Alapadatok panel) az aktuális szerkesztés végezhető el, a másik (Történet panel) pedig az előzmények pontos átláthatóságát teszi lehetővé.
Alapadatok panel
Az ügyféllel folytatott kommunikáció adminisztrálása során fontos lépés a Kapcsolattartó kiválasztása. Megadható az Irány, Közeg, Csoport, Státusz, Termék, rögzíthetjük a megkeresés időtartamát. Beállítható figyelmeztetés kérése is a Riasztás mezőben.
A megkeresés alapján árajánlatot, visszaigazolást és számlát is készíthetünk.
Történet panel
A Rögzítő/Módosító felhasználó neve, a művelet időpontja mellett, a Részletes adatok gombra kattintva minden, a rögzítésekhez tartozó adat megjeleníthető kronológiai sorrendben.
Hiperlinkek
A dokumentumkezelés megvalósítása érdekében szükség esetén csatolhatunk az adott megkereséshez – bármilyen formátumú – fájlokat.