Készletnyilvántartó program

1.

Törvényi változások 2013. - Pénzforgalmi elszámolás kezelése a programban

A pénzforgalmi elszámolás választásával a kisvállalkozásnak csak akkor keletkezik áfafizetési kötelezettsége, amikor üzleti partnere az ellenértéket neki kifizette. Ebből adódóan a vevőjének is csak akkor lesz adólevonási joga, amikor az ellenértéket megfizette.

Számlázó funkciókat tartalmazó termékeink legfrissebb programverziója lehetőséget biztosít arra, hogy 2013. január 1-jétől kezdődően, azok a cégek, akik erre jogosultak, pénzforgalmi elszámolás szerint állítsák ki számláikat. Emellett a bejövő számlák rögzítése során is lehetőséget biztosít a program arra, hogy a pénzforgalmi elszámolást kiállító partnerek számláin ez feltüntetésre kerüljön, hiszen a szabályozás értelmében a pénzforgalmi elszámolást alkalmazó cégektől befogadott számlák áfája akkor igényelhető csak vissza, mikor azok kifizetése megtörtént.

A pénzforgalmi elszámolással kapcsolatos funkciókról részletesen kapcsolódó bejegyzésünkben olvashatnak:

Pénzforgalmi elszámolás beállítása és működése számlakiállítás során >>, Pénzforgalmi elszámolással összefüggő teendők a bejövő számlák vonatkozásában >>

2.

EDI és E-számla kezelése a programban

A Számlázó Plusz és Készlet és Számla Plusz programok - külön termékszám használata nélkül - lehetőséget biztosítanak EDI rendszer kapcsolatra, illetve E-számla kiállítására.

A modulok bekapcsolásáról, paraméterezéséről és működéséről kapcsolódó bejegyzésünkben olvashatnak:

E-számla kiállítása és EDI kapcsolat beállítása és kezelése >>

3.

Egyéb fejlesztések

A Karbantartás / Beállítások pontban beállítható, hogy a megrendelési folyamat bizonylatainak kiállítása során, milyen készletinformációkat jelenítsen meg a program. A szállítói rendelés és árajánlat beállítási lapokon kapcsolható be a Céges készlet megjelenítése jelölőnégyzet. A visszaigazolások pontban pedig igény szerint vagy a Céges készlet megjelenítése, vagy a Szabad készlet megjelenítése bizonylatok rögzítésénél opciót kapcsolhatjuk be.

Abban az esetben, ha 2015-ban 2014-es sorszámmal szeretne számlát készíteni a következő lépéseket kell tennie:

Amennyiben 2014. év végén új évet nyitott, lépjen vissza az előző 2014-es évbe a Karbantartás/Cégváltás menüben. Abban az esetben, ha nem történt évzárás-évnyitás év végén, ezt a lépést hagyja ki. Erről részletesen ITT olvashat.

Ezt követően kezdje el készíteni a számlát a szokásos módon. 2014-es sorszámozású számla 2015-ban akkor állítható ki, ha a számla teljesítésének dátuma 2014-es, ezért állítsa a számla teljesítését 2014-re.

Ezt követően a szoftver aláhúzással megjelöli a számla sorszámot.

Ilyenkor arra kattintva kiválaszthatja a számla sorszámozást.

Így az elkészülő számla a 2014-es sorszámozásba fog illeszkedni.

Keresőszavak: előző sorszám, 2010 sorszám, vissza sorszámozás, előző év sorszáma, tavalyi számla

A program lehetőséget biztosít arra, hogy 2013. január 1-jétől kezdődően, a bejövő számlák rögzítése során a pénzforgalmi elszámolást kiállító partnerek számláin ez feltüntetésre kerüljön, hiszen a szabályozás értelmében a pénzforgalmi elszámolást alkalmazó cégektől befogadott számlák áfája akkor igényelhető csak vissza, mikor azok kifizetése megtörtént. Tovább »

A program lehetőséget biztosít arra, hogy 2013. január 1-jétől kezdődően, azok a cégek, akik erre jogosultak, pénzforgalmi elszámolás szerint állítsák ki számláikat.

Tovább »

A kintlevőségek minimalizálása minden cég legfontosabb törekvései közt szerepel. A hitelkeret modulj lehetőséget biztosít arra, hogy a nem fizető, vagy későn fizető ügyfeleinkről pontos képet kapjunk és az értékesítés során figyelmeztessen a program, amennyiben pénzügyileg rendezetlen tételek vannak.

Tovább »

Környezetvédelmi termékdíj kezelésének fejlesztései

A 343/2011. (XII. 29.) Korm. rendelet. a környezetvédelmi termékdíjról szóló 2011. évi LXXXV. törvény módosításainak megfelelően, bővültek a számlákon megjelníthető környezetvédelmi termékdíj információk beállítási lehetőségei.

Karbantartás / Beállítások / Cégfüggő beállítások / Törzsek / Környezetvédelem

A Környezetvédelem törzs beállítási lehetőségeinél lehet aktiválni, hogy a Környezetvédelmi termékdíj  számítása és gyűjtése alkalmazásra kerüljön -e számláink kiállítása során.

Jelenlegi verziónktól kezdődően, aktivált termékdíj nyilvántartás esetén, a Tételes termékdíj nyomtatása, illetve az Összesítő nyomtatása külön-külön bekapcsolható paraméter lett.

Számlákon megjelenő termékdíj információk szerkesztése

Amennyiben a Karbantartás / Beállítások / Cégfüggő beállítások / Törzsek / Környezetvédelem pontban bejelölésre kerül a Környezetvédelmi termékdíj alkalmazása opció, a számlakiállítás közben, azoknál a tételeknél, melyek olyan terméket tartalmaznak, amihez környezetvédelmi termékdíjas összetevőket rendeltünk, elérhetővé válik a termékdíj információk szerkesztésének lehetősége.

Számlatétel termékdíj tartalmának felgyűjtése és nyomtatása

A számlatételhez tartozó termékdíjköteles termékek adatainak szerkesztési lehetősége kibővült az Összetevő nyomtatása oszloppal.

Amennyiben egy adott összetevőt az Összetevő alkalmazása oszlopban, az Alkalmazás jelölőnégyzet segítségével megjelelöltünk, annak adatai felgyűjtésre kerülnek a Lekérdezések menüben található Környezetvédelmi termékdíj kimutatásba Van azonban olyan eset, mikor az adott tételt, nyomtatásban nem kívánjuk megjeleníteni a számlán. Ekkor kikapcsolhatjuk a tétel nyomtatását, a Nyomtatás jelölőnégyzet segítségével..

Amennyiben egy termékdíjköteles összetevő nyomtatását kikapcsoljuk, nem jelenik meg - annak nyomtatása esetén - az összesítő sorban sem.

Átvállalási záradék

Új lehetőség, az Átvállalási záradék nyomtatása. Amennyiben a számla tételnél bekapcsoljuk az Átvállalási záradék jelölőnégyzetet, Átvállalási záradékban jelennek meg az egyes sorokban nyomtatásra jelölt termékdíj tételek.

Átvállalási záradék nyomtatása esetén, nem kerül összesítő sor a számlára

Beállítások:

Működési  beállítások:

A modul beállításait a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Egyéb/Vásárlási limit és kintlévőség korlát menüpontban végezheti el.

A modul aktiválásával elérhető plusz funkciók:

·  Vásárlási limit figyelése számlák alapján

·  Vásárlási limit figyelése szállítólevelek alapján

·  Kintlévőséggel rendelkező ügyfeleknek nem készülhet halasztott kiegyenlítésű bizonylat

·  Múltbeli tartozások figyelése

Felhasználó  jogosultsági  beállítások: A programban rögzített felhasználókhoz jogosultsági szinten megadható, hogy a modul csak figyelmeztetést adjon limit túllépés esetén, vagy blokkolja ezen esetekben a számlázásokat. A beállítás a Karbantartás/Adatbiztonsági beállítások/Engedélyek fülön a Számla menüpontban végezhető el.

·     Kintlévőség korlát felülbírálása (Számlák beállítás)

·     Vásárlási limit felülbírálása (Számlák beállítás)

·     Vásárlási limit módosítása (Ügyfél beállítás)

Ügyfélre  vonatkozó  fizetési  beállítások:A felhasználó abban az esetben tudja módosítani ezt az értéket, ha erre az adatbiztonsági beállításokban jogosultsága van.Az ügyféltörzsben minden ügyfél részére a fizetési adatok fülön beállítható egy hitelkeret összeg. Amennyiben a hitelkeret összeg=0 vagy, nincs kitöltve az ügyfélre nem vonatkozik hitelkeret korlátozás. Amennyiben a hitelkeret összege=1 a partner semmilyen módon nem kaphat halasztott fizetésű számlát, vagy bizonyos esetben szállítólevelet. Évnyitáskor a program automatikusan átemeli az előző évről a tartozásokat. Évnyitást követően ez már csak szinkronizálással módosítható.

A modul  működése :

Vásárlási  limit  figyelése  számlák  alapján

A modul az ügyfélhez beállított hitelkeret összeget figyelembe véve a kintlévőséges számlák alapján engedélyezi, vagy korlátozza a számla kiállítást.

Amennyiben az ügyfél kintlévősége (lejárt és nem lejárt kiegyenlítetlen számláinak összege) meghaladja, vagy számlázás közben túllépi a beállított hitelkeret összegét, a program figyelmeztet, vagy nem enged az adott ügyfélnek újabb, nem azonnali kiegyenlítésű (utalásos) számlát készíteni. A figyelmeztetés, vagy számla blokkolása a felhasználóhoz rendelhető jogosultság.

Számla készítésekor a modul a számlakészítő ablakon megjeleníti a hitelkeret adatokat.

Amennyiben számlakészítés közben lépi át az ügyfél a hitelkeret összegét, a program a tétel rögzítése után azonnal figyelmeztetést küld, de a számlára további tételek rögzíthetőek. Készpénz fizetési mód beállításával a tételenkénti figyelmeztető ablakok nem jelennek meg.

Az üzenetet követően módosítható a számla és lehetőség van az utolsó tétel törlésével nem azonnali kiegyenlítésű számla készítésére.

Abban az esetben, ha a fizetési mód nem kerül megváltoztatásra, a számla lezárásakor a program újabb üzenete küld.*Elvetés+ opcióval bezáródik a számlakészítő ablak, a számla letárolása és mentése nélkül. [Kp számla+ hatására a program készpénz fizetési módra állítja a számlát. *Folytatás+ lehetőséget választva újabb ablak jelenik meg.

Az új ablakban az *Elvetés+ a számla készítő ablak bezárását jelenti. A *Lezárás+ gombra kattintva visszatérhet a számla szerkesztéséhet, tételeket törölhet így akár utalásos számlákat is készíthet. Amennyiben a felhasználónak nincs joga számlát kiállítani, felettes ezt engedélyezheti. Ehhez az *Átjelentkezés+ gombra kell kattintani, ahol a magasabb jogosultsággal rendelkező felhasználó megadhatja a felhasználói nevét és jelszavát, így a program ebben az egy esetben engedélyezi a számla elkészítését. A következő számla készítésekor vagy művelet végzésekor, az eredeti felhasználó jogosultságai lépnek életbe automatikusan.

Vásárlási limit  figyelése  szállítólevél  alapján:A program a nyitott szállítólevelekre nem tekint kintlévőségként, azaz a kintlévőséges számlák összegéhez a nyitott szállítólevelek összegét nem adja hozzá. Amennyiben ez az opció be van kapcsolva, szállítólevél kiállításakor is figyelembe veszi a szoftver a kintlévőségeket, így a hitelkereten túl, nem enged szállítólevelet kiállítani.

A számlához hasonlóan szállítólevélen is megjelenik a hitelkeret összege, valamint a program a szállítólevél kiállítást is korlátozza, ha a fogalom meghaladja a hitelkeret összegben megadott értéket.

Kintlévőséggel  rendelkező  ügyfeleknek  nem  készülhet  halasztott  kiegyenlítésű  bizonylat.Késedelmes kintlévőséggel rendelkező ügyfelek számára, nem állítható ki halasztott fizetésű számla. Amennyiben a vásárlási limit beállítások között, a figyelés a szállítólevélre is vonatkozik, az ügyfél részére szállítólevél bizonylat sem készíthető.

Múltbéli  tartozások  figyelése: Az előző évről áthozott tartozásokat is figyelembe veszi a program. Ennek pontos követéséhez szükséges, az évek közötti frissítés. Így ha egy előző évben készült számla egyike kiegyenlítésre kerül, ez realizálódik a jelenlegi évben is.

Fordított adózás:az Áfa tv. értelmében az adót a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője fizeti.

Mikor alkalmazható a fordított adózás?

• az építési-szerelési munkák elvégzését követően ingatlan átadása, ingatlan értékesítése
• az ingatlanhoz közvetlenül kapcsolódó építés-szerelési, fenntartási, takarítási, tisztítási, karbantartási, javítási, átalakítási és bontási szolgáltatások
• az előző két ponthoz tartozóan munkaerő kölcsönzése, kirendelése
• különböző fémek, hulladékok, törmelékek, visszanyert papír vagy karton, üvegcserép, üveghulladék, műanyag hulladék, forgács, használt vagy új rongy, kötél, használt akkumulátorok, elemek stb. értékesítés esetén
• beépített ingatlan(rész), valamint az ehhez tartozó földrészlet értékesítése bizonyos feltételek megvalósulása mellett
• vállalkozásban használt 100.000 forint feletti tárgyi eszközök értékesítése, vagy szolgáltatás nyújtása, ha az értékesítő felszámolás vagy fizetésképtelenségét jogerősen megállapító eljárás hatálya alatt van.

A fordított adózás alkalmazhatóságának a további személyi feltétele, hogy az ügylet teljesítésében érintett felek:

• mindegyike belföldön nyilvántartásba vett adóalany legyen, valamint
• egyikének se legyen olyan, e törvényben szabályozott jogállása, amelynek alapján tőle adó fizetése ne lenne követelhető (ilyen a törvényben szabályozott jogállása az alanyi adómentesség alá bejelentkezett adóalanynak van).

Nem alkalmazhatóak a fordított adózás szabályai, ha az ügyletben résztvevő valamelyik fél nem adóalany, vagy külföldön nyilvántartásba vett adóalany, illetve, ha alanyi adómentes a státusza.

A fordított adózásnál az eladó az értékesítés során adót nem háríthat át, a számlát adó nélkül állítja ki. A vevő állapítja meg a fizetendő adót, és a saját bevallásában szerepelteti.

Számlán való megjelenése: Fordított adózás hatálya alá eső számla kiállítása esetében a számlán a következőket kell szerepeltetni:

• a vevő adószáma
• a számla ÁFA felszámítása nélkül kerül kiállításra
• a számlán fel kell tüntetni, hogy a számla a fordított adózás hatálya alá esik és az  ÁFA-t a vevőnek kell megfizetnie.

Az adófizetés időpontja:  fordított adózással érintett ügyletek esetében a beszerző, igénybevevő adóalany adófizetési kötelezettsége az új Áfa-törvény 60. § (1) bekezdése alapján abban az időpontban keletkezik, amelyik az alábbi időpontok közül a leghamarabb következik be:

• az ügylet teljesítését tanúsító számla kézhezvétele, vagy
• az ellenérték megtérítése, vagy
• a teljesítést követő hónap 15. napján

Fordított adózás a Kulcs-Számla és Kulcs-Készlet programban:
A fordított adózáshoz szükséges áfakulcs elérhető a rendszereinkben, számlázáskor az áfakulcsok közül ehhez válassza a FAD rövidítésű áfakulcsot. A számlán szereplő szolgáltatáshoz automatikusan egy megjegyzés jelenik meg az alábbi szöveggel: “Az áfa megfizetésére a vevő kötelezett”. Az áfa összege nem kerül feltüntetésre a számlán.

A fordított adózás kezelése a Főkönyvi kettős programunkban: Fordított adózás 4 lépésben

A fordított adózásra vonatkozó fenti tájékoztatónk nem teljeskörű. A helyes alkalmazáshoz kérjük olvassa el a hatályos Áfa tv. ide vonatkozó rendelkezéseit, és a számlázási szabályokkal kapcsolatos friss információkat kísérje figyelemmel a www.apeh.hu weboldalon.

Számlával egy tekintet alá eső okiratnak minősülnek mindazok az okiratok, amelyek kétséget kizáróan valamely adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítják, az áthárított adó alapjának, összegének módosítása – így a számla helyesbítése, érvénytelenítése – mellett a számlán feltüntetett egyéb adatok (például helytelen cím) javítása is megtörténhet.
A számlával egy tekintet alá eső okirat nem egy fajta bizonylattípus, hanem azon bizonylatok összefoglaló neve, amelyek egy adott számlára hivatkozva, annak bármely adatát módosítják.

Az okiratot legkésőbb a módosításra, korrekcióra jogalapot teremtő tény, egyéb körülmény bekövetkezésétől számított 15 napon (ésszerű időn) belül ki kell kibocsátani.

A számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma a következő:

• az okirat kibocsátásának kelte;
• az okirat sorszáma, amely azt kétséget kizáróan azonosítja;
• hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja;
• a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van

A számlával egy tekintet alá eső okiratra egyebekben a számlára vonatkozó előírásokat kell alkalmazni. Az áfatörvény a számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalmát határozza meg , mely adattartalmon felül a bizonylaton az adóalanyok bármely, általuk fontosnak tartott adatot szerepeltethetnek.

A Kulcs-Soft Nyrt. által fejlesztett számlázásra alkalmas szoftverekben a Bizonylatlisták/Számlák listája/Egyéb/Stornózás, illetve Helyesbítő okirat kiállítása pontokon keresztül készíthető Számlával egy tekintet alá elő okirat. Ehhez IDE kattintva talál további segítséget.

2008. március elsejétől készpénzes vásárlásoknál a számlán feltüntetett fizetendő végösszeget 0-ra vagy 5 forint összegre kell kerekíteni.

Egy-egy vásárláskor nem a termékek árát, hanem számlázásnál a számlán feltüntetett fizetendő végösszeget kell kerekíteni. A kerekítések sorozatából esetlegesen adódó pénztárhiány vagy többlet, egyéb ráfordítás vagy bevétel jogcímen számolható el.

Ezt a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Törzsek/Fizetési módok menüben állíthatja be.

Majd jelölje ki a készpénzes fizetési módot és válassza a <Módosítás> lehetőséget.
A szoftver figyelmezteti, hogy a fizetési mód neve nem módosítható, ezt fogadja el <OK>. Ezt követően a képernyő alján állítsa be az 5 forintra kerekítés funkciót. Ezt minden készpénzes fizetési módnál be kell állítani pl: postai utánvét, futár, stb…

Keresőszavak: kerekítést, 1-2 forintos kerekítés, 0 5 forintos kerekítés, 1 2 forintos kerekítés, készpénz kerekítés, kerekít, érme bevonás, 1 és 2 ft kerekítés

Ahhoz, hogy a program alkalmas legyen az e-számla adatok kezelésére, illetve EDI kapcsolatra, szükséges elvégeznünk néhány előkészítő beállítást.  Tovább »

A Kulcs-Számla Plusz és a Kulcs-Készlet Plusz programjainkban lehetőség van garancialevél kiállítására is.

Beállítási lehetőségek:

1. A funkció bekapcsolása:
   A funkciót a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Garancialevél menüpont alatt tudja bekapcsolni, a nyomtatásával kapcsolatos beállításokat is itt tehetik meg, és a Garancia típusokat is itt állíthatja be. A funkció bekapcsolása után a Kiadás menüpontban megjelenik egy új, Garancialevél nevű funkció is.
   
   aaaaaaaaaa
2. Garanciatípusok létrehozása:
   A program alapértelmezésként az egy éves (365 napos) garanciatípust tartalmazza, ezt paraméterezni, illetve új garanciatípusokat rögzíteni a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Garancialevél/Garancia típusok menüpontban tud. A program kezeli a Beszállítói garanciát is, azt is itt tudja beállítani.
         
   aaaaaaaaaa
3. A termékekhez a garanciatípus hozzárendelése:
   A garancialevél kiállítása előtt be kell állítania az egyes termékekhez tartozó garancia-típusokat. A program alapértelmezésben az egy éves (365 napos) garanciát sorolta be minden terméke mellé, ezen változtatni a Termék adatlapján a Garanciatípus menüpontban tud:
   
   aaaaaaaaaa
4. Garancialevél alapszövegek létrehozása:
   A Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Törzsek/Alapszövegek/Garancialevél alapszövegei menüpontban tud alapszövegeket (felső és alsó megjegyzéseket) rögzíteni a programba.
   aaaaaaaaaa
5. Garancialevél csoportok:
   Mint minden bizonylat a programban, a garancialevél is csoportosítható az Ön által megadott csoportok szerint, ezekre később szűrni is tud. A garancialevél csoportjait a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Törzsek/Csoportok/Garancialevél menüpontban tudja létrehozni, a bizonylatokon az itt szereplő csoportokból tud választani.
   

aaaaaaaaaa

A garancialevél kiállításának lépései:

1. Automatikus garancialevél kiállítás számla mellé:
   Ahhoz, hogy a program minden számla mellé automatikusan garancialevelet is készítsen, be kell kapcsolnia a funkciót a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Garancialevél/Beállítások menüpontban.
   
   aaaaaaaaaa
2. Már meglévő számla mellé:
   Lépjen be a Garancialevél/Új  garancialevél menüpontba.
   A megjelenő ablakban első lépésként válassza ki az ügyfelet akinek a számlájához a garancialevelet készíti, az ügyfél kiválasztása után a Számlaszám menüben válassza ki az ügyfél számlái közül a megfelelőt.
   A program ezután feltünteti a számlán szereplő termékeket a garancialevélen, mindegyiket a megfelelő garanciatípussal.
   
   aaaaaaaaaa
   

Ha van Internet-kapcsolat a számítógépén, lehetőség van arra is, hogy a valuta árfolyamokat minden nap automatikusan letöltse a program.

Ennek beállításához lépjen be a Karbantartás/Beállítások/Valuta/Napi árfolyam-vezetés menüpontba és azon belül az Árfolyam letöltése funkciónál tudja beállítani a letöltés paramétereit, majd a Letöltés gombra kattintva letölteni a napi árfolyamokat.

A Beállításoknál lehetősége van a legördülő menüből kiválaszani, hogy melyik bank, milyen típusú árfolyamát szeretné letölteni, azt, hogy a letöltött árfolyamok felülírják-e a már aznapra korábban megadott árfolyamot, valamint azt is, hogy automatikusan töltse-e le ezeket az árfolyamokat a program, és ha igen, mikor.

 Keresőszavak: árfolyam megadása, hivatalos árfolyam, valuta, deviza árfolyam, napi árfolyam megadása, valutaárfolyam

A számlázó programban az aktuális valuta vagy deviza árfolyama több módon is megadható.

Amennyiben az adott napra még nem adott meg árfolyamot egy valutának, úgy a program a valuta első használatkor figyelmezteti, hogy még nem adott árfolyamot, és lehetőséget biztosít árfolyam megadására.

Az <Igen> gombra kattintva megadhatja a valuta adott napi árfolyamát.

Lehetőség van arra is, hogy az árfolyamot, egyszerre vigyük fel a programba, az összes valutához. A művelethez lépjen be a Karbantartás / Beállítások / Valuta / Napi árfolyam-vezetés menüpontba és az <Új> gomb segítségével adja hozzá a listához az árfolyamot a valuta és a dátum kiválasztásával.

Lehetőség van egy napra több árfolyamot is felrögzítsen, ekkor a program a napi utoljára felrögzített árfolyamot fogja figyelembe venni.

MNB hivatalos napi árfolyamok

 Keresőszavak: árfolyam megadása, hivatalos árfolyam, valuta, deviza árfolyam, napi árfolyam megadása, valutaárfolyam

2008. január 1-től az áfa tartalmú valutás számlákon, kötelező feltüntetni a fizetendő Áfa összegét forintban is. A Kulcs-Soft készletnyilvántartó és számlázó szoftverei is így működnek. A forintos áfa, a számla íráskor megadott árfolyamon kerül megállapításra és feltüntetésre az összesítő részben.

A funkció bekapcsolása a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák menüpontban lehetséges, itt az “Áfaérték  feltüntetése ebben a valutában is” sorban a legördülő menüben a Forintot kell választania.

Keresőszavak: valutás áfa, valutás számlán forintos áfa, ft-os áfa, ft áfa, forint áfa forintos áfa, áfa megjelenítése / feltüntetése  forintban, euro, euró, dollár

A 2010. márciusi verziótól lehetőség van Magyar Posta Zrt. által engedélyezett megszemélyesítő kóddal rendelkező partnerei által kiállított készpénz-átutalási megbízásos számlák nyomtatására is.

A funkció külön modulként vásárolható meg a program mellé, árajánlatért és további információkért keresse ügyfélszolgálatunkat az ugyfelszolgalat@ks.hu e-mail címen, vagy a honlapunkon keresztül, és kollégám hamarosan felveszi Önnel a kapcsolatot!

Keresőszavak: csekk, sárga csekk, csekkes számla, készpénz átutalási megbízás, csekk kitöltés, postai csekk, készpénz utalási megbízás,

A 2010. márciusi verziótól kezdve már lehetetőség van a Kulcs-Számla Plusz és a Kulcs-Készlet Plusz programokban az elszámolási időszakos számlák kezelésére is.

Elszámolási időszakos bejövő számlák rögzítése:
Nincs más teendője, mint a Bejövő számla rögzítése ablakon a Fizetési mód alatt megjelenő Elszámolási időszakos jelölődobozba egy pipát rakni és beállítani az Elszámolási időszak záródátumát.
Az elszámolási időszakos számlákon az Esedékesség időpontja és a Teljesítés időpontja azonos ezért a Teljesítési időpont csak az Esedékesség változtatásával módosítható.

Elszámolási időszakos kimenő számlák készítése:
Az ÁFA törvény (2007. évi CXXVII tv.) 58.§ (1) bekezdés szerint:
58. § (1) Termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása esetében, ha a felek részletfizetésben vagy határozott időre szóló elszámolásban állapodtak meg, teljesítés az ellenérték megtérítésének esedékessége, amelyre az adott részlet vagy elszámolás vonatkozik.

Ennek kezelése a programban:
A megállapodás tényét szerződésben rögzítve lehetőség nyílik elszámolási időszakos számlák kiállítására. Csak érvényben levő szerződésből van lehetőség számlázásra.
A számla elkészítése kétféle úton is lehetséges:

1. Az Ügyfél / Szerződések lekérdezése menüpontban szűrje le adott ügyfél szerződéseit, és a megjelenő listában jobb egérgombbal kattintson rá a szerződésre, a megjelenő menüpontban válassza a Számla kiállítása funkciót. A megjelenő számla kiállító ablakban pipálja be az “Elszámolási időszakos” funkciót és írja be a záró dátum időpontját.
   A leírtak képekben:
      
                    
2. Kattintson az Ügyfél adatlapján a Szerződések fülre, nyissa meg adott szerződést, és ott az “Új bizonylat” gombra kattintva válassza a Számla menüpontot. A megnyíló számla kiállító ablakban pipálja be az “Elszámolási időszakos” funkciót és írja be a záró dátum időpontját.
   A leírtak képekben:
     

Az így kiállított számla fejlécében megjeleneik az Elszámolási időszak záródátuma is:

Az elszámolási időszakos számlák lekérdézésének módjáról ITT talál információkat.

A 2010. márciusi verziótól kezdve a Szerződések menüpont bővült egy sokak által kért funkcióval, közvetlenül a szerződésből állíthatóak ki bizonylatok.

Mind a szerződések listájából, mind az ügyfél adatlapján a Szerződések fülről elindítható a bizonylatok kiállítása:

1. Az Ügyfél / Szerződések lekérdezése menüpontban szűrje le adott ügyfél szerződéseit, akinek a bizonylatot ki szeretné állítani, és a megjelenő listában jobb egérgombbal kattintson rá a szerződésre, a megjelenő menüből meg tudja nyitni a bizonylatok kiállításának ablakát.
   
                 
2. Kattintson az Ügyfél adatlapján a Szerződések fülre, nyissa meg adott szerződést, és ott az “Új bizonylat” gombra kattintva válassza a kívánt bizonylatot, így megnyílik a bizonylat kiállító ablak.
   

A szállítólevélen, számlán és a bevét, és kivét bizonylatokon is lehetőség van a megjeleníteni az termékkódot a kinyomtatott bizonylatokon is.

Ehhez a számla esetén a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák vagy szállítólevél és a bevét-kivét bizonylatok esetén a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Egyéb menüpontban be kell pipálni a “Termékkód nyomtatása” funkciót.

Számlázáshoz kattintsunk a Kiadás menüpont Számla menüpontjára.

A felugró ablakban - Plusz verziók esetén - lehetőség van a számla valutanemének kiválasztására majd ezután, ha még aznapra nem rögzítettük, itt adhatjuk meg az árfolyamot is.

Ezután a számla kiállító ablakban  adhatjuk meg a számlán szereplő adatokat.

Válasszuk ki a Vevő nevét, a sor végén található választógombra kattintva felugrik a korábban felvitt ügyfelek listája, itt tudjuk kiválasztani, kinek szeretnénk kiállítani adott számlát.
A Fizetési mód és a számla esedékessége is a számlakiállító ablak felső részén állítható be.

A számla tételeinek beállítása a következő lépés, a megfelelő raktár és termék kiválasztása szintén a sor végén található választógombra kattintva lehetséges, a megjelenő listákból.
A termék mennyiségének megadása kötelező, az egységár beállítástól függően megjelenik, de amennyiben szeretné, módosíthatja is.
Számlák tételének felvitelekor az Engedmény mezőben adható meg a tételekhez a kedvezmény.

A következő tétel számlán történő szerepeltetése az “Új” gombbal történhet.

Az elkészült számla elfogadása az “OK” gombbal, elvetése a “Mégse” gombbal lehetséges.

Az “OK” gombra kattintva, az elfogadó ablak felső szegmensében megtekinthetők a számla végösszesen értékei és lehetőség van a Bruttó érték szöveges megjelenítésének átírására. A számla elfogadásakor is adhatunk százalékos engedményt/felárat. Amennyiben szükséges, a nyomtatási példányszámon is módosíthatunk.

FONTOS! Csak a megállapodás tényét szerződésben rögzítve lehetőség nyílik elszámolási időszakos számlák kiállítására, emiatt csak érvényben lévő szerződésből van lehetőség a számlázásra.

Mire szolgál a számla ablakon az alábbi gomb?

A Használandó ár mező mellett található lakat ikon működése:

A Használandó ár mező, nyitott lakattal, az ügyfélhez beállított Elsődleges, ennek hiányában a Másodlagos ár felajánlást eredményezi.

A lakat lezárásának eredménye: A lezárt lakattal felvitt tételnél használt Használandó ár felajánlás, a következo tételek felvitele során segítséget nyújt azzal, hogy a lakat lezárásakor beállított használandó ár kerül felajánlásra.

Keresőszavak: számlázás, számlakiállítás

A nyomtatási példányszámot a Karbantartás / Beállítások / Cégfüggő beállítások / Számlák menüpontban állíthatja be.
A “Nyomtatási példányszám” mezőbe írja be a kívánt példányszámot.
A “Másolati példányok esetében” mezőben adhatja meg, a számláról történő másolat nyomtatáskor kívánt példányszámot. Ez csak a számlamásolat nyomtatására vonatkozik!

Amennyiben csak 1 számla esetében szeretne a beállítástól eltérően több vagy kevesebb példányt nyomtatni, akkor azt a számla kiállítást követően <OK> megjelenő ablakban állíthatja be, közvetlenül a nyomtatás előtt.

A Kulcs Számla Plusz - Számlázó és ügyfélkezelő rendszer, valamint a Kulcs Készlet Plusz - Készletkezelő és számlázó program korlátlan valutanem kezelésére alkalmas. Minden használatos valutát fel kell rögzíteni a program adatbázisába. (A Kulcs Számla Light - Számlázó rendszer nem kezel valutát.)

A felrögzítéshez lépjen be a Karbantartás / Beállítások / Cégfüggő beállítások / Valuta / Valutakarbantartás menüpontba, majd kattintson az <Új> gombra.

A megjelenő ablakban adhatjuk meg valuta betűkódját, szöveges leírását, számlán megjelenő tizedes jegyeit, a valutához rendelt alapértelmezett számlanyelvet és azt, hogy alapértelmezett esetben tartozik-e ÁFA a valutanemhez.

Az <OK> gombra kattintva tudja a felrögzített valutát lementeni. Ezt követően bizonylat kiállításkor a program felajánlja a felrögzített valutanemeket.

Keresőszavak: új valuta, valuta hozzáadása, valuta felrögzítése, valutanem hozzáadása, deviza felvitele, devizanem

A programban kiállított készpénzes számlák, mivel kifizetésük azonnal megtörténik, így azonnal kiegyenlítésre is kerülnek, viszont a utalásos számláknál a kiegyenlítést manuálisan kell kezelni, így nyomon lehet követni hogy mely számlákat fizettek már ki a vevők, illetvek mik azok a számlák amik kiegyenlítése még nem történt meg.

Számla kiegyenlítésének menete:

Lépjen be a Bizonylatlisták / Számlák listája menübe, majd szűrje le a listát, vagy kérjen teljes listát.  A listában szereplő számla színe lehet fehér=kiegyenlített vagy lila=kintlévőség. Kattintson a kívánt számlára, és válassza a kiegyenlítés opciót, majd állítsa be a dátumot.

Számla részkiegyenlítése, kiegyenlítés törlése, kezelése:

A részkiegyenlítés hasonlóan történik mint a kiegyenlítés, csak a számla sorára kattintva ne a kiegyenlítés menüpontot kell kiválasztani, hanem a kiegyenlítés kezelése menüpontot. Itt a hozzáadás gombbal adható hozzá kiegyenlítést a számlához, megadva az összeget és dátumot, a törlés gombbal pedig a téves kiegyenlítéseket törölheti. Mindaddig, amíg a számla teljesen nincs kiegyenlítve, kintlévőségként látszik a listában (lila).

Keresőszavak: kiegyenlítés, hibás kiegyelítés kiegyenlítés

Tört egységár megadáshoz be kell állítani az egységár tizedes jegyeit a programban. Ezt a Karbantartás /Beállítások /Cégfüggő beállítások /Egyéb menüpontban állítsa be az egységárnál a tizedesek számát a kívánt mennyiségre. Ez bejövő számla esetén külön beállítható.

Ezt követően számlázásnál, illetve a termékek adatlapján az árak fülön az egységár mezőben fillért is megadhatnak. Természetesen ettől függetlenül a szoftver a végösszegnél továbbra is kerekíteni fog egész számra, készpénzes számlánál pedig - amennyiben ez beállításra került - 0 -5 forintra.

Keresőszavak: fillér, tizedes egységár, tört egységár, nem egész ár, tizedesjegy

Ha az ügyfél termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás teljesítését megelőzően az ellenértékbe beszámítható pénzösszeget fizet, akkor előlegszámlát kell neki adni az átadott pénzösszeg feltüntetésével.

Előlegszámla készítése:

Előlegszámlát a Kiadás/Előlegszámla menüpontban tud készíteni.

• Válassza ki az ügyfelet.
• Előlegszámlát csak a terméktörzsben már felvitt ügyfelek részére tud készíteni, mivel csak így van lehetőség később felhasználni. Válassza a megnevezést, itt általánosan előleg szöveg jelenik meg, de más szolgáltatásként felvitt tételt is ki tud választani a terméktörzsből. Itt csak a szolgáltatásként felvitt termékek jelennek meg!
• Ezt követően adja meg a bruttó vagy nettó értéket és az előlegszámla dátumait.
• Amennyiben az előlegszámlát utalással egyenlítik ki, csak megtörtént utalás esetén lehet az előlegszámlát kiállítani. Ehhez előlegbekérő okmányt célszerű alkalmazni. Előlegszámlát csak megtörtén utalást követően lehet kiállítani, tehát az esedékesség és a teljesítés dátuma nem lehet nagyobb a keltnél.

Előlegszámla felhasználása:

Az előlegszámlát, az éles számla készítésekor tudja felhasználni. Egy elkészült előlegszámlát csak annak az ügyfélnek tudja felhasználni akinek készült.

• Új számla készítésekor válassza ki az ügyfelet majd állítsa be a számla paramétereit.
• Vigye fel a termékeket, majd nyomja meg az <Új> gombot mint ha új terméket vinne fel és kattintson a termék mellett lévő Előleg gombra.
• Itt válogathat az ügyfél korábban kiállított előlegszámlái közül, duplán kattintva kiválaszthatja a felhasználni kívánt előlegszámlát.

Az így kiállított számla képét IDE kattintva tekintheti meg.

Előlegszámla részfelhasználása:

Egy előlegszámlát részben is fel tud használni, ennek ugyanaz a menete mint az előlegszámla felhasználásának módja, de miután kiválasztotta az előlegszámlát, írja át az értéket, a felhasználni kívánt értékre, negatív előjellel!

Előlegszámlák lekérdezése:

A kiállított előlegszámlákat a Bizonylatlisták/Számlák listája menüben tudja lekérdezni. Az alsó füleken válassza az Előlegek lehetőséget, majd szűrje a listát az Ön számára megfelelő módon. Itt szűrhet a teljesen felhasznált, részben felhasznált, vagy még fel nem használt előlegszámlákra is.

Keresőszavak: előlegszámla előleg számla, felhasználás, részfelhasználás

Folyamatos teljesítésű számlákra 2008. január 1. óta az alábbi szabály vonatkozik: A számla teljesítési időpontjának meg kell egyezni a számla esedékességének időpontjával.

Erre az alábbi megoldást lehet alkalmazni a készletnyilvántartó és számlázó szoftverben:

•   A Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák menüpontban állítsa be az Esedékesség számítása: Teljesítéshez legyen rendelve.

•   Lépjen tovább a Törzsek/Fizetési módok menübe, és az Új gombbal hozzon létre egy új fizetési módot pl: Utalás/f néven.

 Az új fizetési mód felrögzítésnél kötelező megadni a kódot (sorszám) és a Lokális megnevezést. Továbbá állítsuk be az esedékességet nulla napra, majd <OK>. 

Ezt követően számla kiállításánál a vevő megadása után állítsa be az folyamatos teljesítésű fizetési módot, majd állítsa be a számla teljesítését, a számla esedékessége automatikusan igazodni fog a teljesítéshez, miután a következő mezőbe lép.  

Keresőszavak: folyamatos teljesítésű számla, folyamatos teljesítés, folyamatos számlázás

A Kulcs-Készlet és Kulcs-Számla szoftverekben 3 különböző megjegyzést lehet egy számlán feltüntetni:

•     Felső megjegyzés
•     Alsó megjegyzés
•     Tételenkénti megjegyzés

A Kis-Számla programunkban alsó megjegyzés feltüntetésére van lehetőség.

Tovább »