Készletnyilvántartó program

Az Excelimporterrel történő importálás előtt célszerű biztonsági mentést készíteni az adatokról.

Az importálandó fájl formátumának xls-nek kell lennie, felépítése kötött. A fejlécnek az A1 cellában kell kezdődnie, és az oszlopok között nem lehet üres oszlop. Az adatoknak közvetlenül a fejléc alatti (B) sorban kell kezdődnie. Az adatok formátumát itt találja.

Új adat importálása az adatbázisba:

Ügyintéző importálásnál az alábbi adatokat kötelező megadni:
• Ügyfélkód
• Címkód
• Név1

További megadható adatok:
Név2 | Irányítószám| Város| Utca| Ország| Ügyintéző

Olyan oszlopokat nem lehet importálni, amik a felsorolásban nem szerepelnek, de az Ügyfél adatainál megtalálható. Amennyiben ilyen adatok importálására is szüksége van, kérje az Ügyfélszolgálat segítségét az adatbevitelhez.

Az importálás menete:
A számítógépén talál a C:\Program Files\Common Files\Kulcs-Soft mappában egy tovabbicimista.xls fájlt. Ez alapján készítsen egy excel táblázatot, amely a mintafájlban található fejléceket tartalmazza, ezt kell feltölteni az Ön adataival. Fontos, hogy a táblázatban nem lehet két azonos Ügyfélkód. Az excel dokumentumot mentse xls (Office 2003) formátumba. Ezt követően nyissa meg a készletnyilvántartó vagy számla programot, és válassza a Karbantartás menüpontban az Excelimporter futtatása lehetőséget.

Amikor a program elindul, mindenképp töltse ki, hogy melyik cég melyik évébe szeretné az adatait importálni, valamint az üzemmódnál, hogy milyen feladatot szeretne végezni. Jelen esetben Ügyfelek címeinek importálása.

Az indításra kattintva tallózza ki a korábban elkészített xls fájlt, majd kattintson a megnyitásra, ezzel már kezdődik is az import. Amennyiben a következő képernyőn hibaüzenetet kap, hibás az xls fájl, vagy a gépre nincs telepítve Microsoft Excel program (más táblázatkezelő a művelethez nem használható), ha pedig elkészítette az állományt de nem látja azon a helyen ahová mentette, győződjön meg róla, hogy biztosan .xls a fájl kiterjesztése és nem .xlsx. Xlsx esetén nyissa meg excelben a fájlt és mentse el másként, megadva a fájltípusnál hogy Excel 97-2003 fájlformátumot használjon.

Abban az esetben ha minden megfelelő, elindul az importálás első szakasza, az ellenőrzés. Ennek során a program megvizsgálja a fájl tartalmát, a mezők formátumát, és azt hogy mely mezők léteznek. Ezt követően, abban az esetben ha nem szerepelt minden oszlop a táblázatban, tájékoztató üzenetet kap, hogy mely oszlopok nem kerülnek importálásra. Ezt követően elkezd futni a tényleges importálás. Amikor ez véget ér, nyissa meg a programban és az ügyféltörzsben ellenőrizze az importált adatokat.

Keresőszavak: excelimporter, ügyfélcím importálás, cím bevitel, importálás, Excel, import, inport, excelinport, excellinport, excellimport, címlista import, excellimporter

Excelimporterrel történő címlista importálás során az excelben szereplő adatok formátumát, az alábbi táblázat tartalmazza. Az importálás menetéről itt olvashat.

Az Excelimporterrel történő importálás előtt célszerű biztonsági mentést készíteni az adatokról.

Az importálandó fájl formátumának xls-nek kell lennie, felépítése kötött. A fejlécnek az A1 cellában kell kezdődnie, és az oszlopok között nem lehet üres oszlop. Az adatoknak közvetlenül a fejléc alatti (B) sorban kell kezdődnie. Az adatok formátumát itt találja.

Új adat importálása az adatbázisba:

Ügyintéző importálásnál az alábbi adatokat kötelező megadni:
• Ügyfélkód
• Név

További megadható adatok:
Telefon | Mobiltelefon | Státusznév | Fax | Email | Születésnap | Alapértelmezett

Olyan oszlopokat nem lehet importálni, amik a felsorolásban nem szerepelnek, de az Ügyfél adatainál megtalálható. Amennyiben ilyen adatok importálására is szüksége van, kérje az Ügyfélszolgálat segítségét az adatbevitelhez.

Az importálás menete:
A számítógépén talál a C:\Program Files\Common Files\Kulcs-Soft mappában egy ugyintezolista.xls fájlt. Ez alapján készítsen egy excel táblázatot, amely a mintafájlban található fejléceket tartalmazza, ezt kell feltölteni az Ön adataival. Fontos, hogy a táblázatban nem lehet két azonos Ügyfélkód. Az excel dokumentumot mentse xls (Office 2003) formátumba. Ezt követően nyissa meg a készletnyilvántartó vagy számla programot, és válassza a Karbantartás menüpontban az Excelimporter futtatása lehetőséget.

Amikor a program elindul, mindenképp töltse ki, hogy melyik cég melyik évébe szeretné az adatait importálni, valamint az üzemmódnál, hogy milyen feladatot szeretne végezni. Jelen esetben Ügyfelek ügyintézőinek importálása.

Az indításra kattintva tallózza ki a korábban elkészített xls fájlt, majd kattintson a megnyitásra, ezzel már kezdődik is az import. Amennyiben a következő képernyőn hibaüzenetet kap, hibás az xls fájl, vagy a gépre nincs telepítve Microsoft Excel program (más táblázatkezelő a művelethez nem használható), ha pedig elkészítette az állományt de nem látja azon a helyen ahová mentette, győződjön meg róla, hogy biztosan .xls a fájl kiterjesztése és nem .xlsx. Xlsx esetén nyissa meg excelben a fájlt és mentse el másként, megadva a fájltípusnál hogy Excel 97-2003 fájlformátumot használjon.

Abban az esetben ha minden megfelelő, elindul az importálás első szakasza, az ellenőrzés. Ennek során a program megvizsgálja a fájl tartalmát, a mezők formátumát, és azt hogy mely mezők léteznek. Ezt követően, abban az esetben ha nem szerepelt minden oszlop a táblázatban, tájékoztató üzenetet kap, hogy mely oszlopok nem kerülnek importálásra. Ezt követően elkezd futni a tényleges importálás. Amikor ez véget ér, nyissa meg a programban és az ügyféltörzsben ellenőrizze az importált adatokat.

Keresőszavak: excelimporter, ügyintéző importálás, ügyintéző bevitel, importálás, Excel, import, inport, excelinport, excellinport, excellimport, ügyintéző lista import, ügyintéző importálás, excellimporter

Excelimporterrel történő ügyintéző lista importálás során az excelben szereplő adatok formátumát, az alábbi táblázat tartalmazza. Az importálás menetéről itt olvashat.

Lehetőség van a CRM modulban létrehozott megkeresések új évbe történő átvitelére. A megkeresések átvitele a megkeresések státusztól függ.

Abban az esetben, ha át szeretné vinni a megkereséseit az új évre, évnyitás előtt állítsa be, mely megkeresések kerüljenek át az új évbe.
Ehhez lépjen be a Karbantartás / CRM beállításai menübe és a Cégfüggő beállítások / Megkeresések / Státuszok menüben a státuszok módosításával adja meg, milyen státuszú megkeresések kerüljenek át az új évbe.

Ezt beállítva új év nyitásakor a “Törzsadatok átvétele egy másik cégből” opció bejelölésével lehetőség lesz a nyitott megkeresések átemelésére is. Évnyitás részletesebben>>>

A kapcsolattartók felvitele importálással is történhet, ami azt jelenti, hogy a program átveszi az adatbiztonsági modulba felvitt felhasználókat és kapcsolattartóként felveszi a törzsbe.

Az importáláshoz, lépjen be a Karbantartás / CRM beállításai / Cégfüggő beállítások / Saját törzsadatok / Kapcsolattartók törzsbe, majd kattintson az importálás gombra.

Ezt követen a megjelenő ablakban erősítse meg az importálás tényét. 

Az importálás végén a felhasználók adatai megjelennek a törzsben, ahol már a módosítás gomb segítségével meg lehet adni a felhasználóhoz tartozó, korábban felvitt részleg és munkaszámot, és minden egyéb adatot.

Keresőszavak: kapcsolattartók importja

Lehetőség van a Kulcs-Készlet illetve a Kulcs-Számla Plusz programban a partnerhez időszaki kedvezményt rendelni.

Az időszaki kedvezmény megadásához lépjen be az ügyfél adataiba és válassza az ”Egyedi engedmény” fület. Itt állíthatja be az időszaki engedmény paramétereit.

Időszaki engedménynél megadható a kedvezmény mértéke, az időszak amelyre a kedvezmény vonatkozik, valamint megadható, hogy mely termékre, vagy termékcsoportra legyen érvényes a kedvezmény. Terméket terméknév, vagy termékkód alapján adhatja meg, a termékcsoport kategória és csoport szerint adható meg.

Keresőszavak: egyedi engedmény, időszaki ár, időszaki engedmény

Szerződés készítésekor, a szerződések csoportosíthatóak.

Új csoportosítást a Karbantartás / CRM beállításai menüpontba belépve, a Cégfüggő beállítások / Szerződések / Csoportok menüben vehet fel.

Megkeresés készítésekor, megadható a megkereséshez tartozó eredményesség is

Új eredményességet a Karbantartás / CRM beállításai menüpontba belépve, a Cégfüggő beállítások / Megkeresések / Eredményesség menüben vehet fel. 

Megkeresés készítésekor, a megkereséshez tárgyat lehet rendelni, meg lehet adni a a megkeresés tárgyát.

Új tárgyat a Karbantartás / CRM beállításai menüpontba belépve, a Cégfüggő beállítások / Megkeresések / Tárgyak menüpontban vehet fel.

A többi bizonylathoz hasonlóan, a programban a megkeresés is átformálható, átnevezhető. Ahhoz, hogy egy megkeresés nyomtatásban máshogyan nézzen ki, fel kell venni egy megkeresés sablont.

Új sablont az Ügyfél / Megkeresés nyomtatási sablonok / Új sablon felvitele menüpontban veheti fel.

Nyomtatási sablon rögzítésénél megadható a séma neve, valamint paraméterezhetőek a fejléctételek. A fejléctételek címkéinek átírásához kattintson duplán a szövegre, majd írja azt át.

Megkeresés készítésekor, a megkereséshez státusz  rendelhető.

Új státuszt a Karbantartás / CRM beállításai menüpontba belépve, a Cégfüggő beállítások / Megkeresések / Státuszok menüben vehet fel.

Megkeresés készítésekor, a megkeresések csoportosíthatóak.

Új csoportosítást a Karbantartás / CRM beállításai menüpontba belépve, a Cégfüggő beállítások / Megkeresések / Csoportok / Csoportok menüben vehet fel.

Megkeresés készítésekor, a megkereséshez közeget is lehet rendelni.

Új közeget a Karbantartás / CRM beállításai menüpontba belépve, a Cégfüggő beállítások / Megkeresések / Közegek menüpontban vehet fel.

Megkeresés készítésekor, a megkereséshez projektet lehet rendelni.

Új projektet a Karbantartás / CRM beállításai menüpontba belépve, a Cégfüggő beállítások / Megkeresések / Projektek / Projektcsoportok menüben vehet fel.

Megkeresés készítésénél be tudunk állítani kapcsolattartót. A kapcsolattartó a megkeresés készítőjét jelenti.

Új kapcsolattartót a Karbantartás / CRM beállításai menüpontba belépve, a Cégfüggő beállítások / Saját Törzsadatok / Kapcsolattartók menüben lehet rögzíteni.

A kapcsolattartó automatikus megkereséshez, vagy bizonylathoz rögzítéséről itt olvashat.

A Készletnyilvántartó és számlázó, valamint a Számlázó és ügyfélkezelő rendszer, magába foglal egy CRM ügyfélkezelő rendszert, mely lehetőséget biztosít e-mail küldésére.

Az E-mail küldéshez lépjen be az ügyféltörzsbe, és szűrje a listát a kívánt módon.

Miután megkapta a listát, akiknek e-mailt szeretne küldeni, kattintson az Ügyfél menüpontra és válassza az E-mail küldése lehetőséget.

A megjelenő képernyőn, adhatja meg a Feladó nevét és e-mail címét, tárgyát. Itt adhatja meg az üzenet szövegét, valamint itt fűzhet a levélhez csatolt fájlokat.

A <További beállítások> gomb segítségével lehet az e-mail küldés beállításait elvégezni. Itt adhatja meg a Kiszolgáló címét/nevét, a portot, az időtúllépés hosszát, valamint ebben a beállításban maximalizálhatja a címzettek számlát. Amennyiben a kiszolgáló hitelesítést igényel, azt itt adható meg.

Keresőszavak: e-mail küldés, email üzenet, hirlevél hírlevél

Excelimporter programmal történő ügyfél adat importáláshoz az alábbi adatokat és formátumokat szükséges használni. Az importálás folyamatát ide kattintva tekintheti meg.

A számlán a vevő nevét hosszabban is meg tudja adni, ha a további címeknél számlázási címet hoz létre és itt a Név1 Név2 mezőt is használja az ügyfél nevének megadásához. Nyissa meg az ügyfél adatlapját (ügyféllistában dupla kattintás az ügyfélre).

CRM modul használata esetén, válassza a További címek fület. Számlázási cím megadásához kattintson az <Új> gombra majd a cím típusánál válassza ki a “Számlázási cím” lehetőséget, majd adja meg az ügyfél adatait úgy, hogy a vevő nevét elkezdeni írni a Név1 mezőbe, majd folytatja a Név2 mezőbe.

Amennyiben a program nem rendelkezik CRM résszel, válassza a  További címek fület. Számlázási cím megadásához kattintson az <Új> gombra majd a cím típusánál válassza ki a “Számlázási cím” lehetőséget, majd adja meg az ügyfél adatait úgy, hogy a vevő nevét elkezdeni írni a Név1 mezőbe, majd folytatja a Név2 mezőbe.

Keresőszavak: hosszú vevőnév, hosszú a vevő neve, hosszú név a számlán, nem fér ki a név a számlára, nem fér ki a neve a számlára, hosszú ügyfélnév

A számlán a vevő országa csak abban az esetben jelenik meg, ha a további címeknél számlázási cím van létrehozva és itt meg van adva az ország. Nyissa meg az ügyfél adatlapját (ügyféllistában dupla kattintás az ügyfélre).

CRM modul használata esetén, válassza a További címek fület. Számlázási cím megadásához kattintson az <Új> gombra majd a cím típusánál válassza ki a “Számlázási cím” lehetőséget, majd adja meg az ügyfél adatait, adja meg az országot is, ez már meg fog jelenni számlán.

Amennyiben a program nem rendelkezik CRM résszel, válassza a További címek fület. Számlázási cím megadásához kattintson az <Új> gombra majd a cím típusánál válassza ki a “Számlázási cím” lehetőséget, majd adja meg az ügyfél adatait, adja meg az országot is, ez már meg fog jelenni számlán.

Keresőszavak: további címek, számlázási cím, ország megjelenítése a számlán, ügyfél országa, vevő országa

Ahhoz, hogy a számlán, az ügyfél adószáma is megjelenjen, ezt meg kell adni az ügyfél adatainál.  Nyissa meg az ügyfél adatlapját (ügyféllistában dupla kattintás az ügyfélre).

CRM modul használata esetén, válassza a Fizetési adatok fület. Adószám megadásához elegendő az ügyfél adószámát beírni a mezőbe, számlán ez automatikusan megjelenik.
Az Eu adószám, csak akkor jelenik meg a számlán, ha az adószám végén lévő jelölőnégyzetet bejelöli.

Amennyiben a program nem rendelkezik CRM résszel, válassza a További adatok fület. Adószám megadásához elegendő az ügyfél adószámát beírni a mezőbe, számlán ez automatikusan megjelenik.
Az Eu adószám, csak akkor jelenik meg a számlán, ha az adószám végén lévő jelölőnégyzetet bejelöli.

Keresőszavak: adószám, eu adószám, adószám megadása, ügyfél adószáma, adószám nyomtatása számlán, ügyfél adószáma adoszám, adoszáma

Az Excelimporterrel történő importálás előtt célszerű biztonsági mentést készíteni az adatokról.

Az importálandó fájl formátumának xls-nek kell lennie, felépítése kötött. A fejlécnek az A1 cellában kell kezdődnie, és az oszlopok között nem lehet üres oszlop. Az adatoknak közvetlenül a fejléc alatti (B) sorban kell kezdődnie. Az adatok formátumát itt találja.

Az Excelimporter 2 feladatra képes. Új adatot lehet vele beimportálni a programba, vagy a programban tárolt adatokat lehet vele módosítani.

Új adat importálása az adatbázisba:

Ügyfélimportálásnál az alábbi adatokat kötelező megadni:
•   Ügyfélkód
•   Megnevezés

További megadható adatok:
Irányítószám ¦ Város ¦ Utca ¦ Telefon ¦ Fax ¦ Ügyintéző ¦ Ország ¦ Web ¦ Email ¦ Bankszámlaszám ¦ Adószám ¦ Fizetési mód ¦ Fizetés esedékessége ¦ Felvitel dátuma ¦ Első csoport ¦ Második csoport ¦ Harmadik csoport ¦ Megjegyzés ¦ Használandó ár ¦ Vevői főkönyvi szám ¦ Szállítói főkönyvi szám ¦ Kapcsolat forrása ¦ Létszám ¦ Éves bevétel ¦ Alapítás éve ¦ Elégedettség ¦ Tevékenységi kör ¦ Cégforma ¦ Hírlevelet fogad ¦ Alapértelmezett kapcsolattartó
Olyan oszlopokat nem lehet importálni, amik a felsorolásban nem szerepelnek, de az Ügyfél adatainál megtalálható. Amennyiben ilyen adatok importálására is szüksége van, kérje az Ügyfélszolgálat segítségét az adatbevitelhez.

Az importálás menete:
A számítógépén talál a C:\Program Files\Common Files\Kulcs-Soft mappában egy ugyfellista.xls fájlt. Ez alapján készítsen egy excel táblázatot, amely a mintafájlban található fejléceket tartalmazza, ezt kell feltölteni az Ön adataival. Fontos, hogy a táblázatban nem lehet két azonos Ügyfélkód. Az excel dokumentumot mentse xls (Office 2003) formátumba. Ezt követően nyissa meg a készletnyilvántartó vagy számla programot, és válassza a Karbantartás menüpontban az Excelimporter futtatása lehetőséget.

Amikor a program elindul, mindenképp töltse ki, hogy melyik cég melyik évébe szeretné az adatait importálni, valamint az üzemmódnál, hogy milyen feladatot szeretne végezni. Jelen esetben Ügyfélimportálás.

Az indításra kattintva tallózza ki a korábban elkészített xls fájlt, majd kattintson a megnyitásra, ezzel már kezdődik is az import. Amennyiben a következő képernyőn hibaüzenetet kap, hibás az xls fájl, vagy a gépre nincs telepítve Microsoft Excel program (más táblázatkezelő, a művelethez nem használható), ha pedig elkészítette az állományt de nem látja azon a helyen ahová mentette, győződjön meg róla, hogy biztosan .xls a fájl kiterjesztése és nem .xlsx. Xlsx esetén nyissa meg excelben a fájlt és mentse el másként, megadva a fájltípusnál hogy Excel 97-2003 fájlformátumot használjon.

Abban az esetben ha minden megfelelő, elindul az importálás első szakasza, az ellenőrzés. Ennek során a program megvizsgálja a fájl tartalmát, a mezők formátumát, és azt hogy mely mezők léteznek. Ezt követően, abban az esetben ha nem szerepelt minden oszlop a táblázatban, tájékoztató üzenetet kap, hogy mely oszlopok nem kerülnek importálásra. Ezt követően elkezd futni a tényleges importálás. Amikor ez véget ér, nyissa meg a programban és az ügyféltörzsben ellenőrizze az importált adatokat.

A programban tárolt adatok módosítása Excelimporter segítségével:

Ezt a megoldást alkalmazva, az ügyfél adataiban a ügyfélkód kivételével minden adatot módosíthat, ami excelimporterrel importálható. Az Excelimporter a sorokat ügyfélkód alapján azonosítja az importálandó adatokat ez alapján, ha az ügyfélkód még nem szerepel törzsadatbázisban, akkor azt a sort új ügyfélként beszúrja, amennyiben szerepel az ügyfelek között az adott tétel értékeit felülírja az importált értékekkel, így megváltoztatható például a csoportja, stb… az ügyfélnek.

Lépései:
•   Lépjen be az ügyféltörzsbe, és készítse el a listát azokról az ügyfelekről akiknek adatait módosítani szeretné.
•   Kattintson a nyomtatásra, állítsa be a nyomtatás helyénél: Excel fájlba majd az oszlopok fülön, hogy milyen oszlopokat szeretne módosítani. Az ügyfélkódnak mindenképp szerepelnie kell a listában. 
•   Kattintson a nyomtatásra és mentse el az excel táblázatot.
•   Nyissa meg a táblázatot és alakítsa a mintaállomány szerinti formátumra  (Az első sorban a fejléc megnevezésének kell lennie, a következő sorban pedig az adatoknak kell kezdődnie. Amennyiben az oszlop megnevezései nem egyeznek a mintaállományban szereplő oszlopnevekkel, azokat is írja át a kívánt szövegre), valamint módosítsa a táblázat adatait az ügyféltörzs változásaival.
•   Végezze el az importálást az Excelimporter segítségével, mintha új adatot importálna.  

Keresőszavak: excelimporter, ügyféltörzs  importálás, ügyféltörzs bevitel, ügyféltörzs módosítás, ügyfél bevitel, adatbázis módosítás, adatok módosítása gyorsan, importálás, Excel, import, inport, excelinport, excellinport, excellimport, ügyféllista import, ügyfélimportálás, excellimporter

A megkeresés rögzítésekor van lehetőség riasztásokat beállítani egy adott időpontra.

Az ügyfélrögzítő ablak „Fizetési adatok” fülén megadható az adószám, mely automatikusan megjelenítésre kerül a számlán.

Az ügyfél adatlapján keresztül a Megkeresések fül alatt rögzíthető az ügyféllel kapcsolatban történő összes esemény.

Az ügyfél adatlapján az ügyintézők fül alatt korlátlan számú ügyintéző rögzítésére van lehetőség.

A Karbantartás beállítások\CRM beállításai\Ügyfelek\Kötelező adatok adatok menüpont alatt jelölőnégyzetek segítségével állíthatóak be a kötelezően kitöltendő adatok.

Az egeret egy-egy bejegyzés fölé húzva megjelennek az adott megkeresés főbb részletei.
Az egér segítségével át is helyezhetjük más időpontba a megkeresést.
A piros x-re kattintva törlési lehetőséget ajánl fel a program.
Abban az esetben, ha a CRM beállításai/Felhasználófüggő beállításokban bekapcsoljuk a Riasztások megjelenítése opciót, a riasztott megkeresések egy kis csengő ikonnal lesznek megkülönböztetve a naptárban.

A naptár napjain duplán kattintva az adott időponthoz rögzíthetünk megkeresést.

A naptár elérhető a program bármely területéről az F8 billentyű megnyomásával.