Készletnyilvántartó program

A számlázó programban és készletnyilvántartó programban lehetőség van a terméktörzsben szereplő termékek törlésére. Ezek a termékek törléskor lomtárba kerülnek, melyek a terméklistában már későbbiekben nem jelennek meg. Egy terméket, csak akkor lehet lomtárba helyezni, ha a termék mennyiség nulla, amennyiben olyan terméket szeretne lomtárba helyezni, melynek mennyisége nem nulla, raktári bizonylatokkal nullává kell tenni (Kiadás/Kivét, Bevét/Bevét).
Ezen kívül ellenőrizze, hogy a termék szerepel-e nyitott megrendelés modulos bizonylatokon vagy szállítólevélen, hiszen függőben lévő bizonylat esetén sem törölhető a termék.

Lomtárba helyezni, egyszerre csak egy terméket lehet, a következő módon:

Lépjen a terméktörzsbe és kattintson a termék sorára jobb egérgombbal majd a listában válassza ki a Törlés funkciót (DEL), így a termék lomtárba kerül.  (Olyan termék törlésekor, aminek még nem volt mozgása, a program véglegesen törli a terméket, a visszaállítás nem lehetséges)

Lehetőség van a lomtárba helyezett termékek helyreállítására. A helyreállításhoz lépjen be a Termék menübe és kattintson a felső menüsoron a lomtár ikonra. Ezt követen  azok a termékek jelennek meg, amik már korábban lomtárba lettek helyezve. Kattintson jobb egérgombbal arra a termékre, amelyiket helyre szeretné állítani, majd a helyi menüben válassza a “Termék helyreállítása” menüpontot.

Keresőszavak: termék törlése, termék lomtárba helyezése, lomtár, törölt termék helyreállítása, áru törlése, törlés, helyreállítása,

A Készletnyilvántartó szoftver a bizományos értékesítést bizományos raktárak létrehozásával tudja kezelni.

Lépései: 

1. Új bizományos partnerének hozzon létre egy új raktárt, a partner nevével.
2. Amikor a bizományos partnerhez kihelyezi az árut, a Bevét/Átadás menüben készítsen egy raktári átadás bizonylatot, amelyen átmozgatja a bizományos raktárba a terméket. Ez a bizonylat nyomtatható, így elszámolási alapja lehet a bizományos kiszállításoknak is.
   (Bizományos értékesítéskor szállítólevelet nem lehet készíteni, mert az csökkenti a raktárkészletet, és a bizományos raktárban nem jelenik meg a kihelyezett bizományos készlet.)
3. Amikor a partnere elszámol, a termékeket a bizományos raktárból számlázza ki, így ott jelenik meg a bizományos forgalom és annak a raktárnak csökken a raktárkészlete.

A bizományos partnerénél lévő készletet a Termék/Lekérdezések/Lekérdezés raktárakra menüpontban tudja megnézni. A szűrőikon segítségével a bizományos raktárra rá tud szűrni és így a bizományos kintlévőséget figyelni tudja.

Keresőszavak: bizományos értékesítés, bizományos partner, bizományba eladás, bizomány

Felhasználókat Rendszergazdaként lehet a program rögzíteni, tehát lépjen be a programba Rendszergazda felhasználóval alapértelmezett jelszó:kulcs. Lépjen be a Karbantartás/Adatbiztonság/Adatbiztonsági beállítások menübe.

Felhasználókat az <Új> gomb segítségével tud rögzíteni, és A <Törlés> gombbal tud törölni.
Új Felhasználó rögzítésekor meg kell adni a felhasználó nevet, a felhasználó teljes nevét, a felhasználó jelszavát, melyet meg is kell erősíteni egy ismételt megadással (ezt utólag a felhasználó módosíthatja) valamint azt hogy a felhasználói fiók meddig legyen érvényes - az érvényesség lejárta utána felhasználó nem tud belépni - valamint azt, hogy a felhasználói névvel be tudjon-e lépni a felhasználó -Fiók engedélyezett-

Jogosultságok beállítása:

Jogosultságokat a felhasználó kiválasztása után, az engedélyek fülön állíthat be. Megadható hogy a jogosultság melyik cég melyik évére vonatkozzon, így a jogosultságokat Cégenként és évenként kell megadni. A   jelölt műveletek engedélyezettek, ha valamit nem szeretne engedélyezni, onnan vegye ki a  jelet.  A Rendszergazda jogosultságai nem módosíthatóak.

Keresőszavak: felhasználó felvitele, jogosultságok megadása, engedélyek megadása, felhasználó jogosultságai, felhasználók jogosultságai, jogok megadása, felhasználó felvétele

Ki köteles Intrastat adatot szolgáltatni (adatszolgáltató)?
Az Intrastat adatszolgáltatói azok a magyarországi vállalatok/vállalkozások, amelyek EU-tagállamból terméket hoznak be (beérkezések), vagy oda terméket visznek ki (kiszállítások).

A fentiek közül csak azoknak a gazdasági szervezeteknek kell adatot szolgáltatniuk, amelyek 12 havi EU beérkezése vagy EU kiszállítása meghaladja az ún. adatszolgáltatási küszöbértéket, amelyet a KSH minden naptári évre előre kiszámít és közzétesz.
A 2009-ben érvényes adatszolgáltatási küszöbérték a beérkezésekre és kiszállításokra egyaránt 100 millió Ft.

Az adatszolgáltatás rendje és határideje:
Az Intrastatba tartozó termékmozgásokat az áru beérkezésének, ill. kiszállításának hónapjában, vagy ezen információ hiányában a szerződés (szállítási feltétel szerinti) teljesítésének napja szerinti hónap jelentésében kell szerepeltetni.
Intrastat adatszolgáltatást havonta egyszer kell teljesíteni az adott hónap összes ügyletéről. Az adatszolgáltatás határideje a tárgyhót követő hónap 15-e. (Ez azt jelenti, hogy pl. a májusi forgalomról készített jelentésnek június 15-ig kell megérkeznie a KSH-ba.) Ha ez munkaszüneti nap, akkor a határidő a következő munkanap.

Használata:
A Kulcs-Soft készletnyilvántartó és számlázó programjai képesek intrastat jelentést készíteni, és a KSH számára megfelelő formátumba nyomtatni.

Tovább »

Tetszőleges bizonylat a Kulcs-Készlet és a Kulcs-Számla-Plusz szoftverünkkel készíthető.
(proforma számla, fuvarlevél/CMR/, garancialevél, munkalap, valutás szállítólevél, számlázóban szállítólevél, előleg bekérő, előlegbekérő, stb…)

Bizonylat készítéshez be kell állítani a szoftvert az alábbi módon: Tovább »

Az adatok törléséhez a következő lépéseket végezze el:

•  A törlés előtt készítsen egy biztonsági mentés az aktuális állapotról, és az adatokról. Téves törlés esetén, az adatok ez alapján állíthatóak helyre.

•  Lépjen be a Karbantartás/Cégek/Évek menübe, és hozzon létre egy olyan évet, ami nem szerepel a programban pl 1990.

•  Ezt követően menjen a Karbantartás/Cégváltás menübe, majd válassza ki az újonnan létrehozott évet, és az <OK> gombbal fogadja el.

•  Zárja be a programot, majd indítsa el újra.

•  Lépjen be a Karbantartás/Cégek/Évek menübe és az évek közül törölje le azokat, melyek adatait le szeretné törölni, majd ezt követően az <Új> gomb segítségével hozza létre ismét a kívánt évet.

•  Lépjen be a Karbantartás/Cégváltás menübe és váltson át az újonnan létrehozott évre ami teljesen üres lesz, így újra tudja kezdeni az adott évben a munkát.

Keresőszavak: Adatok törlése, év törlése, a program adatainak törlése,

A készletnyilvántartó, számlázó és raktárkezelő szoftverben év végén új évet lehet (célszerű) nyitni, mely segít abban, hogy a különböző évek adatai átláthatóak legyenek és egymástól elkülönüljenek. Célszerű a naptári évnek megfelelő évben dolgozni, de ettől akár el is lehet térni. 

A jelenleg használatban lévő évet a program felső fejlécében tudja megnézni.
  

Amennyiben évet szeretne váltani a Karbantartás/Cégváltás menüben tudja megtenni.
Új évet a Karbantartás/Cégek/Évek menüben  <Új>  gombbal  tud létrehozni, bővebb leírásért kattintson ide.

Lista nyomtatásakor a nyomtatás beállítási ablakában talál egy “Oszlopok” fület, amelyet kiválasztva, a program megjeleníti a nyomtatásban szereplő, és szerepeltethető oszlopok listája.

A listák közötti nyilakkal lehet egy-egy mezőt átmozgatni. A nyomtatásban szereplő oszlopoknál, a “cm” mezőbe kattintva tudja megadni, hogy az adott oszlop milyen szélességű legyen, illetve az igazításra kattintva, a lenyíló listával választható ki az oszlop rendezése.

A haszonkulcsot termékenként lehet megadni, egyedi haszonkulcsokat beállítva.

A termék adatlapján, az árak fülön jelölje be a “Bevét esetén árszámítás” opciót,  majd adja meg a Haszonkulcs mezőben a kívánt haszonkulcs mértékét.  Ennek következtében, amikor az adott termékből bevételez, és megadja az egységárat, a szoftver felszorozza a beszerzési egységárat a megadott áfakulccsal, majd ezt illeszti be automatikusan a program a Normál eladási ár mezőbe. Amennyiben az adott lapon a második, harmadik, negyedik ár is ki van töltve, akkor azok is automatikusan frissülnek.

A készletnyilvántartó szoftverben az eseménynaplót, a Karbantartás/Eseménynapló megtekintése menüpontban tudja elérni.
Itt szűrjön rá a kívánt eseményre majd <OK>, ezt követően a listában Hivatkozási szám alapján meg tudja keresni a az eseményt, és a műveletet végző felhasználót, valamint hogy melyik munkaállomásról történt a tranzakció.

Minden vállalkozás életében fontos a kintlevőségek kezelése. Ez a modul ehhez ad támogatást. Segítségével pillanatok alatt elkészítheti a késedelmes kintlévőségeiről szóló fizetési felszólításait.

A funkció kezelése a Karbantartás/ Modulhasználat beállítása menüpont alatt kapcsolható be.

A felszólító levélhez különböző nyomtatási sablonok alakíthatóak ki.

A modul ezzel lehetőséget ad automatikus késedelmi kamat számításra a felszólításon, valamint egyenlegközlőként is funkcionálhat. A fizetési felszólítások igény szerint testreszabhatóak.

Beállítások

Karbantartás / Fizetési felszólítás beállítása menü

• - Sablonok: Itt alakíthatja ki a fizetési felszólítás nyomtatási sablonjait.
  Két sablont alapértelmezettként felvittünk. Új sablon felviteléhez adja meg a sablon nevét.
  A Sablon szerkesztése képernyőn adja meg azt a megnevezést, ami a fizetési felszólítás fejlécében szerepelni fog, és szerkessze meg a felszólítás szövegét.
  Azt a sablont fogja a program alapértelmezettként felkínálni, amelyikhez ezt bejelöli.
  Lehetőségünk van a sablon megnevezésének módosítására az [Átnevezés] gombbal. A változásokat az [Ok] gombbal menthetjük el, vagy mentés nélkül kiléphetünk a [Mégse] gombbal. Amennyiben a Sablon második felébe beilleszti a [dátum] szöveget, akkor a fizetési felszólításon megjelenik az aznapi dátum.

A kiállított fizetési felszólítások mindig az eredeti sablon-beállításokat fogják mutatni utólagos nyomtatás esetén is, az azóta bekövetkezett sablon változtatásoktól függetlenül.

• - Késedelmi kamatok: Ha szeretné, hogy a program automatikusan számoljon késedelmi kamatot, és azt a fizetési felszólításra nyomtassa, jelölje be (R) a Késedelmi kamat számítása opciót. A program az itt felvitt kamatok alapján számítja ki a késedelmi kamat összegét.
  Az [Új] gombbal adja meg a késedelmi kamat dátumát, valamint a százalékát. A [Ment] gombbal elmentheti, az [Elvet] gombbal pedig elvetheti a felvitelt. Lehetőség van késedelmi kamat módosítására és törlésére is.

• - Nyomtatás: Itt alakíthatja ki a fizetési felszólítás oszlopait (jelölje be azokat, amelyeket látni szeretne a felszólításon), valamint a fejlécben megjelenő adatokat.
  A Szállítói profil beillesztése gombbal a Beállításokon belül megadott szállítói profil illesztheti be. Kattintson rá és válassza ki a szállítói profilok közül a megfelelőt.
  A nyomtatási sémánál válassza ki, hogy mely nyomtatási sémával nyomtatódjon a fizetési felszólítás. Ha nem választ ki nyomtatási sémát, akkor a program grafikusan és A4-es lapra fog nyomtatni. A Rontott/Érvénytelen állapotcímke nyomtatása opció bejelölésével a rontott, illetve érvénytelen fizetési felszólításokon megjelenik a RONTOTT és/vagy az ÉRVÉNYTELEN felirat.

Fizetési felszólítás elkészítése

Bizonylatlisták / Számlák listája menü / Egyéb / Fizetési felszólítás

Első lépésként ajánlott a számlalistát beszűrni a késedelmes kintlévőségű normál számlákra. Amennyiben ezt nem teszi, a program az Egyéb / Fizetési felszólításra kattintva figyelmezteti rá.

A menüpontra kattintás után megjelenő listában láthatja azokat a partnereket, akiknek a késedelmes kintlévőségű számlák ki lettek állítva és mellette a számlák darabszámát.
Az ügyfélre kétszeri kattintással, vagy a Kivetítés ikonnal  megtekintheti az ügyfél számláit, azok főbb adatait, valamint a számolt késedelmi kamat összegét.
Számlát kihagyni a  ikonnal lehet. A kihagyott számlák nem fognak megjelenni a fizetési felszólításon.

A Sablonok fülön az nyomtatási sablon már ismert módon történő szerkesztésére van lehetőség.

A Korábbiak kihagyása gombbal mellőzheti azokat a számlákat, amelyekről már készült fizetési felszólítás. Ha egy számlából már készült fizetési felszólítás és új felszólítást készítünk, akkor az előző érvényét veszíti!

A nyomtatási előkép ikonnal megnézheti a fizetési felszólítást.

Az [Ok] gomb megnyomásával megjelenő képernyőn jelölje be a Korábbi felszólítás esetén sablonváltás opciót, ha szeretné hogy a Sablon panelen belül kiválasztott sablon váltás-sablonjára nyomtassa a program a fizetési felszólításokat (lásd Beállítások).

Sablonváltást nyomtatásnál csak a két, program által alapértelmezetten bizotosított sablon esetében kezeljük.

Kinyomtathatja a felszólítást azonnal, vagy a Lekérdezések / Fizetési felszólítások menüpontban utólag.

A fizetési felszólítás a partner postázási címére fog elkészülni. Amennyiben nincs külön postázási címe, akkor az alapcímére lesz kiállítva.

Fizetési felszólítás modul használata egyenlegközlőként

Lehetőség van arra, hogy a modult egyenlegközlőként használja. Ehhez a Fizetési modul beállításain belül a sablonoknál adja meg a sablon fejlécének a nevét, pl. „Egyenlegközlő levél”. A számlalistán szűrje be az ügyfél számláit (dátum, kiegyenlítés stb. szerint), majd a fizetési felszólítás kiállítása után az ügyfél beszűrt számlái megjelennek az „Egyenlegközlő levél”-en.

Fizetési felszólítás listázása

Lekérdezések / Fizetési felszólítások menü

A szűrőképernyőn szűrhetünk érvényes, rontott, nyomtatott fizetési felszólításokra, valamint sorszámra. Lehetőség van nyomtatási sablononként listázni, valamint ügyfél és számlaszám szűrésre is.

A megjelenő listában szerepel, hogy melyik ügyfélnek, mikor, milyen hivatkozási számmal lett fizetési felszólítás kiállítva. Az érvényes oszlopban látjuk, hogy az adott felszólítás érvényes-e még. Ha új felszólítás készült az adott számláról akkor a régi érvényét veszíti! Ha egy számlát stornóztunk, helyesbítettünk, vagy rontottunk akkor is érvénytelen lesz a felszólítás. Fontos! Ha egy felszólításon például 10 számla szerepel és abból az egyik kerül rontásra, akkor is az egész felszólítás érvénytelen lesz.

Egy fizetési felszólítást rontani a Felszólítás rontása ikonnal tudunk. A rontott tételek eltérő színnel szerepelnek.

A nyomtató ikonnal nyomtathatunk listát, valamint felszólítást egyenként és kötegelve.

Fizetési felszólitás

evzaras-evnyitas.doc

Segítségével a program bármely listáját egyetlen gombnyomással előállíthatja PDF formátumban, amely
- az előállítás után nem szerkeszthető elektronikus formátum előnyeit kínálja;
- e-mail üzenethez csatolva kis méretű file-ként továbbítható;
- külön archiválható.

Az ügyfeleink kérésére megvalósult alkalmazás az általánosan elterjedt ingyenes kezelőeszköz (Adobe Acrobat Reader) használatát feltételezi.

A modul a számlák PDF formátumát (lévén ez szigorú sorszámozású bizonylat) „az eredeti bizonylat másolata” felirattal állítja elő.
Válassza ki, hogy mely listát, vagy számlát szeretné .pdf formátumban nyomtatni, majd a nyomtatás helyénél a legördülő menü segítségével válassza a „Pdf fájlba” lehetőséget. Bizonylatoknál utólagos nyomtatásnál az előnézetnél nyomja meg a pdf nyomtatásra szolgáló ikont. Számla elkészítésekor jelölje be a ”PDF nyomtatása” lehetőséget.
Válassza ki számítógépén azt a könyvtárat, ahová a pdf formátumú nyomtatványt menteni szeretné. A pdf nyomtatás lefutása után a program üzenetet küld, miszerint a pdf nyomtatás sikeresen befejeződött. Lehetőség van a pdf nyomtatvány megnyitására azonnal, vagy utólag is. 

Fontos! A Pdf formátumban nyomtatott számla nem egyenlő az elektronikus számlával! A Pdf formátumú számla kizárólag megtekintésre szolgáló, bemutató példány. Az elkészített számla első példánya minden esetben a nyomtatóra küldött számla lesz. 

Az ügyfél adatlapján keresztül a Megkeresések fül alatt rögzíthető az ügyféllel kapcsolatban történő összes esemény.

Az összes bizonylathoz hasonlóan a szerződést pdf formátumban is le lehet rögzíteni.

A Hiperlinkek panelon a dokumentumkezelés megvalósítása érdekében szükség esetén csatolhatunk az adott szerződéshez – bármilyen formátumú – fájlokat. A szerződéshez csatolt fájl megjelenik a Hiperlink listában. Megnyitására, módosítására és törlésére, a lap alján elérhető Megnyit – Módosít - Töröl gombok segítségével nyílik lehetőség.

Ha egy megkereséshez már állítottunk ki árajánlatot vagy visszaigazolást, lehetőség van a következő bizonylat (visszaigazolás vagy számla) kiállításakor a nyitott állapotúak közül választani.

Árajánlatból visszaigazolás készítése:

• Az ügyfél megkeresései közt a Megkeresés rögzítése ablakban, amennyiben a Visszaigazolást választja, a program automatikusan megkérdezi, hogy szeretne-e az ügyfél nyitott bizonylatai közül válogatni.
  
  Az “Igen” gomra kattintva megjelennek az ügyfél nyitott árajánlatai, a megfelelőre kattintsunk duplán, ezt követően a megjelenő visszaigazolás készítő ablakban adhatja meg a visszaigazolás adatait.
   
• Az ügyfél adatlapján az Események fülön szereplő nyitott bizonylatokból is el lehet készíteni a következő bizonylatot:
  Nyitott árajánlatra való kattintáskor a Visszaigazolás készítése árajánlatból menüpontra kattintva elkészíthető az árajánlat tételeit tartalmazó visszaigazolás.
  A visszaigazolás elkészítése után, az árajánlat zöld színről fehérre változik, így jelöli a program a lezárt árajánlatot.

Visszaigazolásból számla készítése:

• Az ügyfél megkeresései közt a Megkeresés rögzítése ablakban, amennyiben a Számlát választja, a program automatikusan megkérdezi, hogy szeretne-e az ügyfél nyitott bizonylatai közül válogatni.
  
  Az “Igen” gomra kattintva megjelennek az ügyfél nyitott visszaigazolásai, a megfelelőt kiválasztva, a megjelenő számla készítő ablakban adhatja meg a számla adatait.
   
• Az ügyfél adatlapján az Események fülön szereplő nyitott bizonylatokból is el lehet készíteni a következő bizonylatot:
  Nyitott visszaigazolásra való kattintáskor a Számla készítése visszaigazolásból menüpontra kattintva elkészíthető a visszaigazolás tételeit tartalmazó számla.
  A számla elkészítése után, a visszaigazolás lila színről fehérre változik, így jelöli a program a lezárt visszaigazolást.

Minden vállalkozás életében fontos a kintlevőségek kezelése. Segítségével pillanatok alatt elkészítheti a késedelmes kintlévőségeiről szóló fizetési felszólításait. A felszólító levélhez különböző nyomtatási sablonok alakíthatóak ki. A program ezen kívül lehetőséget ad automatikus késedelmi kamat számításra a felszólításon, valamint egyenlegközlőként is funkcionálhat. A fizetési felszólítások igény szerint testreszabhatóak.

A funkciót magát nem lehet kikapcsolni, de új számlasablon felvitelével meg lehet oldani.

A Karbantartás -> Beállítások -> Nyomtatási sémákon belül kell egy új sémát létrehozni, melyben a margók szabadon állíthatóak. Utána a Nyomtatás menüpont alatt beállítható, hogy a különböző bizonylatok nyomtatásánál, melyik nyomtatási séma legyen az alapértelmezett.