Bizonylatainkon megjegyzést, alsó megjegyzést is feltüntethetünk, ezeket a Karbantartás menü,  Törzsadatok menüpontjában rögzíthetjük.

A Termékkezelés/Termékek menüben láthatjuk Termékeink listáját. A középső ikonsorban több lehetőség közül választhat.

Ahhoz, hogy csoportosítani tudjuk törzsadatainkat, használhatjuk a különböző kategóriákat. A fő és az alkategóriák kialakítása segít, hogy még részletesebb információval rendelkezzünk partnereinkről, termékeinkről, dokumentumainkról, raktárainkról . Ezen kategóriák megtervezésével könnyebben tudnak eligazodni Ügyfeleink a webáruházunkban is, amennyiben a Kulcs-Számla és Készlet Prémium illetve a Kulcs-Ügyvitel Prémium került megvásárlásra, mely tartalmazza ezt a lehetőséget.

A termékekhez több azonosító is megadható melyekkel azonosítható a termék:

Egy termékre kattintva érhetők el az alábbi információk.

A termékek listája a Termékkezelés menüben, a Termékek ikonra kattintva érhető el.

A törlés ikon segítségével, egy megerősítő kérdés elfogadása után, a dokumentum törölhető a listából és ezzel eltávolítható az érintett elem csatolt fájljai közül is.

A Megnyitás (Enter) funkció segítségével a csatolt dokumentumok listájából megnyitható az adott elem adatlapja.

A Megtekintés funkcióval (vagy dupla kattintással) a csatolt dokumentumok listájából megnyitható az adott fájl.

Abban az esetben, ha a program érzékeli, hogy a dokumentumot megnyitottunk szerkesztésre és a megnyitás óta az adott verzió nem lett frissítve (újra feltöltve) a fájlok tárolási mappájába, választási lehetőséget kínál fel, hogy a letárolt változatot, vagy a szerkesztés alatt állót kívánjuk-e megnyitni.

Ügyféltörzsét néhány perc alatt feltöltheti adatbázisába – a szoftverbe épített adatimport funkció kényelmesebbé teszi munkáját, drága időt takarít meg Önnek.

Fontos, hogy az Excel import használatához minimum a rendszerigényeknek megfelelő táblázatkezelő program legyen a számítógépen.

Az Ügyfélkezelés / Ügyfelek menüpont alatt láthatja a már meglévő ügyfelek listáját, illetve itt tud új Ügyfelet rögzíteni. Ezt egyesével és tömeges importálással is megteheti.

A rendszert egyszerre több felhasználó is használhatja hálózatban. A felhasználók rögzítése, illetve jogosultságaik egyszerűen paraméterezhetők.

A mennyiségi egységek megadása a Karbantartás menüben, a Törzsadatok /Termék- és készletkezelés bejegyzés Mennyiségi egység pontjában történik.

Amennyiben több, külön sorszámozással készített bizonylattömböt kívánunk kezelni a programban, a Karbantartás / Törzsadatok menüpontban hozhatjuk létre az ezekhez szükséges új bizonylattömböket.

Valutás, illetve devizás bizonylatok kiállítása előtt – mivel az alapértelmezetten biztosított bizonylattömbök között csak forintosak szerepelnek  – új bizonylattömb felvitele szükséges.

Külföldi pénznemben kiállítandó bizonylatok rögzítése előtt a szoftvert előzetesen paraméterezni szükséges.

A szoftverben előre paraméterezett bizonylat sablonok találhatóak, melyeket szabadon szerkeszthetünk és paraméterezhetünk.

A programban felrögzített cég adatainak megadására, módosítására a Karbantartás menüponton belül, a Rendszerbeállítások / Cégadatok fülön van lehetőség. A félkövér betűvel, illetve a sárga színnel jelölt mezők kitöltése kötelező. Először adjuk meg a fontosabb adatokat, úgy, mint Cégnév, Telephely, Adószám, majd az Elérhetőségeinket és Banki adatainkat.

Az adatokat a Karbantartáson belül a Rendszer beállítások / Általános fülön adhatjuk meg az Alapértelmezett adatok beállítása részben.

Ezek közül a Pénznemet és a Másodlagos pénznemet (ami a magyar törvények –  Áfa tv. 172.§ – szerint működő cégek esetén szintén a Forint – HUF kell hogy legyen!) a programban történő bizonylatkiállítás megkezdése után nem lehet módosítani.

A  Kulcs-Ügyvitel rendszer adatbázis szerverként beállított számítógéphez is egyszerűen csatlakoztatható.

Előfordulhat, hogy programját és a benne található adatokat, egy másik számítógépen kívánja a továbbiakban használni. Ebben az esetben, kérjük kövesse az alábbi útmutatást.

Automatikus frissítés

Amennyiben megjelent frissítés a szoftverhez, úgy a program indítása után automatikusan megjelenik egy előugró ablak, ahol tájékoztatást kap a friss verzióról.

A telepítő *exe kiterjesztésű fájl letöltéséhez a Frissítés letöltése gombra kell kattintani.

Miután a demó szoftver telepítésre került, úgy csak egy érvényes termékkódra van szüksége, hogy teljes körűen használni tudja a programot. Ezt a kódot a vásárlás alkalmával kapja meg, így nem szükséges újratelepíteni a programot.

A Kulcs szoftverek egyedi azonosítására szolgáló termékszámok karbantartását végző segédprogram megújult.

A hatékonyabb azonosítás érdekében a termékszámok ezentúl rendelkezni fognak egy egyedi aktiváló kulccsal. Az új termékszámok aktiválása aktív internetkapcsolat esetén automatikus megtörténik a program indításakor, abban az esetben, ha az adott termékszámhoz még nem történt aktiválás.