Amennyiben pénztárgépes kapcsolatot működtetünk, előfordulhat, hogy értékesítés során forgalmi gyűjtőket is használunk. Azokat a forgalmi gyűjtőket, melyekkel dolgozni kívánunk, szoftverünkben is szükséges regisztrálnunk.

Az ügyfelekhez elégedettséget, elégedettségi információt lehet rendelni, melyekkel többletinformációt kapunk az ügyfélről.

A szoftverben szereplő cégek / ügyfeleket össze lehet kapcsolni, ezen kapcsolat típusa megadható a Karbantartás menüben, a  Törzsadatok ikonra kattintva, az Ügyfélkezelés/Kapcsolat típusa ablakban. Ezáltal gyors és egyértelmű információnk lehetnek adott ügyfelünkről több céget érintően.

Az Ügyfél kapcsolatok rögzítésekor megadható a Kapcsolat közege.

Az Ügyfél kapcsolatok rögzítésekor megadható a Kapcsolat iránya.

Az ügyfelekhez megadható a kapcsolat forrása (milyen forrásból értesült az ügyfél a cégről, milyen csatornán érkezett a kapcsolat), ezen adatokból is többletinformációk vonhatók le CRM vagy akár marketing szempontból egyaránt.

A pénztárgépes kapcsolat működtetéséhez, szoftverünkben szükséges regisztrálnunk azokat a kasszákat (pénztárgépeket), melyekkel dolgozni kívánunk. Így lehetőségünk lesz arra, hogy több kasszás hálózat esetén, a kasszák forgalmát külön-külön is kimutathassuk.

A szoftver alapértelmezetten tartalmazza az országokat, a Karbantartás menüben, a  Törzsadatok ikonra kattintva az Ügyfélkezelés/Ország ablakban.

A Kulcs-Ügyvitelben korlátlan számú pénznem kezelhető. Azok a felhasználók, akik más devizában, valutában is számláznak (és egyéb bizonylatokat készítenek), pár egyszerű előkészítő műveletet kell, hogy elvégezzenek, mielőtt megkezdenék a munkát az idegen pénznemet tartalmazó többnyelvű bizonylatokkal. Ebben a bejegyzésben – az eurós és angol-magyar kétnyelvű számla példájával illusztrálva-  megtalálja a leírását annak, hogyan kell megkezdeni a bizonylatok kiállítását.

Amennyiben engedményt, illetve felárat tüntetünk fel a bizonylatokon és azt szeretnénk, hogy az eredeti egységár is megjelenítésre kerüljön, akkor a Karbantartás, Törzsadatok menüponton belül a Bizonylatok/Bizonylat sablon pontban beállítható ez az lehetőség.

A szoftverben lehetőség van Árlisták kezelésére, melyek használatával listákat készíthetünk adott ügyfélhez,  ügyfelekhez, valamint adott termékre, termékekre vonatkozóan.

Általános tudnivalók a környezetvédelmi termékdíjról:

A környezetvédelmi termékdíjról, továbbá egyes termékek környezetvédelmi termékdíjáról szóló 1995. évi LVI. törvény (továbbiakban: Kt.) végrehajtásáról szóló 10/1995. (IX.28.) KTM rendelet (továbbiakban: „Ktr.”) 3. § és 4. §-ban foglaltak alapján az kötelezettnek a termékdíj köteles termékkel végzett tevékenységéről bejelentést, illetve negyedéves vagy éves időszakra beszámolót kell benyújtania a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium felé.

A programban központilag be lehet állítani az ügyfelekhez és a termékekhez tartozó főkönyvi számokat. Ezen kívül Áfa kulcshoz, házipénztárhoz, bankszámlához, jogcímhez valamint fizetési módhoz is rendelhetünk főkönyvi számot. Nézzük meg, hogyan kell paraméterezni a Kulcs-Ügyvitelt, hogy a legjobban kihasználjuk a kontírozás előkészítéséhez biztosított lehetőségeit.

Fizetési felszólításainkon késedelmi kamatot is feltüntethetünk.

A munkaszámokat termékekhez, illetve bizonylatokhoz lehet hozzárendelni, ezen bejegyzésekre listázni, szűrni is lehet. A munkaszámot egyedileg adhatjuk meg, pl. egy építőipari vállalkozás esetében egy építkezést egy munkaszámnak jelölve kigyűjthető, hogy mennyi anyag lett terhelve rá, megkönnyítve ezzel a számlakészítést.

A munkaszámokat a Karbantartás menüben, a  Törzsadatok ablakban a Bizonylatok/Munkaszám bejegyzésben lehet rögzíteni. A listába új bejegyzéseket, munkaszámokat lehet rögzíteni, a meglévőket lehet módosítani és igény esetén lomtárba helyezni.

A részlegszámokat termékekhez, illetve bizonylatokhoz lehet hozzárendelni, ezen bejegyzésekre listázni, szűrni is lehet. A részlegszámokat a Karbantartás menüben, a  Törzsadatok/Bizonylatok ablakban a Részlegszám bejegyzésben rögzíthetjük. A listába új bejegyzéseket, részlegszámokat lehet rögzíteni, a meglévőket lehet módosítani és igény esetén lomtárba helyezni.

A termékek listájából Etiketteket  lehet nyomtatni. Az etikett nyomtatásához meglévő sablont kell használni, melyet a Törzsadatok  ablakban az Bizonylatok/Boríték és etikett sablon bejegyzésben rögzíthetjük.

A szoftverben lehetőség van kategóriákat, más néven csoportokat kezelni. A kategóriák kezelése termékek, ügyfelek és minden bizonylatra vonatkozóan lehetséges.

Munkafolyamataink során különböző dokumentum sablonokra is szükségünk lehet.

Jogosultsági szerepkörök hozhatóak létre a szoftverben a Karbantartás menüben, a  Törzsadatok / Csoportmunka ablakban, a Jogosultsági szerepkörök kezelésénél.

A pénztárban és bankkivonatokban használni kívánt új jogcímeket a Karbantartás / Törzsadatok / Pénzügy / Jogcím menüben vihetjük fel a programba.