Készletnyilvántartó program

Az elkészített szállítóleveleket egyszerűen kiszámlázhatja. Lépjen be a Bizonylatlisták / Szállítólevelek listája menüpontba. Szűrjön a kívánt szállítólevélre, majd ezt követően a képernyőn megjelennek a szállítólevelek. A listában a lezárt azaz a már kiszámlázott szállítók fehér háttérrel, a nyitott, azaz még ki nem számlázott szállítólevél zölden háttérrel jelenik meg.

Kattintson rá arra a szállítólevélre jobb gombbal amit ki szeretne számlázni, majd válassza a listában a számlázás opciót. A valutanem kiválasztása után, már a számlakiállító ablak jelenik meg, ahol be tudja állítani a számla paramétereit, majd el tudja készeni a számlát.

Lehetőség van a programban arra is, hogy egy ügyfél összes szállítólevelét kiszámlázzuk egy számlán. Ehhez szintén azt kell tennie, hogy belép a Bizonylatlisták/Szállítólevelek listájába, ahol a szűrőképernyőn szűrőfeltételnek beállítja a vevőt, és a Szállítólevélből számla, valamint a Számla mellé készült szállítólevél jelöléseknél ne legyen semmi bejelölve! Ez azért fontos, mert a lista csak az adott ügyfél, nyitott szállítóleveleit tartalmazhatja. Ezt követően megjelennek az ügyfél nyitott szállítólevelei, amire jobb gombbal kattintani ki kell választan a helyi menüben a Számlázás a listából opciót. Ennek hatására megjelenik a valutaválasztó ablak, itt adjuk meg a kívánt valutát, majd a számla ablakban már látható lesz, hogy a szállítólevelek összes tétele szerepel a bizonylaton.

Az ügyfélhez 3 fajta cím rendelhető:
(Ügyfél adatlapján további címel fül)

Számlázási cím
Szállítási cím
Postázási cím.

Számla készítésekor, ha van számlázási címe az ügyfélnek, az kerül a számlára, egyébként az alap cím.
Szállítólevél készítésekor, ha van az ügyfélnek szállítási címe, az jelenik meg a bizonylaton, egyébként az alapcím.
Postai etikett készítésekor, a postázási cím jelenik meg az etiketten, ha ez nincs, akkor az alap cím.

Abban az esetben ha egy Ügyfélnek több telephelye van, célszerű a partnertörzsbe többször felrögzíteni az ügyfelet telephelyenként, hogy lekérdezések kimutatások készülhessenek a telephelyekre külön-külön. Ha a telephelyek számlái egy címre készülnek, létre kell hozni egy Számlázási címet. Ahhoz hogy a számlákat nyomon lehessen követni, hogy melyik címre kell a kiszállítást elvégezni, vagy hová történt a teljesítés, a számlán meg lehet jeleníteni az ügyfél szállítási címét is.

Ehhez lépjen be a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Törzsek/Alapszövegek/Számla alapszövegei menübe és vigyen fel egy új alapszöveget. Írja meg a megfelelő szövegkörnyezetet és ahol a szállítási címet szeretné megjeleníteni írja be ezt: [szállításicím] amennyiben hasonló módon a postázási címet szeretné megjeleníteni írja be ezt: [postázásicím]. Ennek hatására, ha van az ügyfélnek szállítási címe a program automatikusan beszúrja a felső megjegyzésbe. Ha azt szeretné hogy ez mindig jelenjen meg, jelölje be alul az “Alapértelmezett felső szöveg” opciót.

Keresőszavak: számlázási címe a számlán, telephely a számlán, telephely címe, a szállítás címe

Abban az esetben, ha beállította a számla nyomtatási példányszámát a  Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák menüben a nyomtatási példányszámnál, de mégsem a megadott példányban nyomtat a program, valamint a számla készítésekor az összegző ablakon nem tudja a példányszámot módosítani, a program leporelló használatára van állítva.

Lépjen be a Karbantartás/Beállítások/Gépfüggő beállítások/Nyomtatási sémákban vegye ki a jelölést a többpéldányos leporelló használata módból, majd <OK>. Innentől a program a beállított példányszámot veszi figyelembe, és használja

Keresőszavak: nem nyomtat a program, 1 példányban nyomtat, egy példányban nyomtat, nem tudok példányszámot beálltani

A számlán a vevő nevét hosszabban is meg tudja adni, ha a további címeknél számlázási címet hoz létre és itt a Név1 Név2 mezőt is használja az ügyfél nevének megadásához. Nyissa meg az ügyfél adatlapját (ügyféllistában dupla kattintás az ügyfélre).

CRM modul használata esetén, válassza a További címek fület. Számlázási cím megadásához kattintson az <Új> gombra majd a cím típusánál válassza ki a “Számlázási cím” lehetőséget, majd adja meg az ügyfél adatait úgy, hogy a vevő nevét elkezdeni írni a Név1 mezőbe, majd folytatja a Név2 mezőbe.

Amennyiben a program nem rendelkezik CRM résszel, válassza a  További címek fület. Számlázási cím megadásához kattintson az <Új> gombra majd a cím típusánál válassza ki a “Számlázási cím” lehetőséget, majd adja meg az ügyfél adatait úgy, hogy a vevő nevét elkezdeni írni a Név1 mezőbe, majd folytatja a Név2 mezőbe.

Keresőszavak: hosszú vevőnév, hosszú a vevő neve, hosszú név a számlán, nem fér ki a név a számlára, nem fér ki a neve a számlára, hosszú ügyfélnév

A számlán a vevő országa csak abban az esetben jelenik meg, ha a további címeknél számlázási cím van létrehozva és itt meg van adva az ország. Nyissa meg az ügyfél adatlapját (ügyféllistában dupla kattintás az ügyfélre).

CRM modul használata esetén, válassza a További címek fület. Számlázási cím megadásához kattintson az <Új> gombra majd a cím típusánál válassza ki a “Számlázási cím” lehetőséget, majd adja meg az ügyfél adatait, adja meg az országot is, ez már meg fog jelenni számlán.

Amennyiben a program nem rendelkezik CRM résszel, válassza a További címek fület. Számlázási cím megadásához kattintson az <Új> gombra majd a cím típusánál válassza ki a “Számlázási cím” lehetőséget, majd adja meg az ügyfél adatait, adja meg az országot is, ez már meg fog jelenni számlán.

Keresőszavak: további címek, számlázási cím, ország megjelenítése a számlán, ügyfél országa, vevő országa

Ahhoz, hogy a számlán, az ügyfél adószáma is megjelenjen, ezt meg kell adni az ügyfél adatainál.  Nyissa meg az ügyfél adatlapját (ügyféllistában dupla kattintás az ügyfélre).

CRM modul használata esetén, válassza a Fizetési adatok fület. Adószám megadásához elegendő az ügyfél adószámát beírni a mezőbe, számlán ez automatikusan megjelenik.
Az Eu adószám, csak akkor jelenik meg a számlán, ha az adószám végén lévő jelölőnégyzetet bejelöli.

Amennyiben a program nem rendelkezik CRM résszel, válassza a További adatok fület. Adószám megadásához elegendő az ügyfél adószámát beírni a mezőbe, számlán ez automatikusan megjelenik.
Az Eu adószám, csak akkor jelenik meg a számlán, ha az adószám végén lévő jelölőnégyzetet bejelöli.

Keresőszavak: adószám, eu adószám, adószám megadása, ügyfél adószáma, adószám nyomtatása számlán, ügyfél adószáma adoszám, adoszáma

Ez a megoldás akkor lehet az Ön számára hasznos, ha  minden ügyfelének, vagy ügyfeleinek egy részének rendszeresen, de mindenkinek más-más összegű számlát kell kiállítania.

1. lépés

Árlisták létrehozása:
Hozzon létre egy-egy árlistát, minden ügyfele részére a programban. (Egy árlista több ügyfélhez is hozzárendelhető, tehát ha vannak azonos díjtételek, akkor azok alapján célszerű létrehozni az árlistákat) Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Törzsek/Árlisták ( ha ilyet nem talál, kapcsolja be a modult. ) Vegyen fel a kívánt árlistákat az <Új > gomb segítségével. 

 2. lépés

Az árlista ügyfélhez rendelése:
Lépjen be az ügyfél adataiba és rendelje hozzá az ügyfelekhez a létrehozott árlistákat. Ügyfél/Ügyfél lekérdezése/Ügyfél/Ügyféladatok módosítása  A Fizetési adatok fülön az Elsődleges árnál állítsa be az ügyfélhez tartozó árlistát

3. lépés

Termékek árlistás árainak megadása:
Kattintson a Termék menüpontra, majd a megjelenő listában válassza ki a terméket, és kattintson rá duplán. A termék módosításában az Árlisták fülön tudja megadni, az <Új> gomb segítségével, hogy az adott termék a kiválasztott árlistán milyen összeggel szerepeljen.

4. lépés

Ügyfelek kiválasztása, kötegelt számlázás
Szűrje le azokat az ügyfeleket, akiknek számlát szeretne készíteni. (Itt használhatja az ügyfelek csoportosítását is ). Ügyfél/Ügyfelek lekérdezése, ebben a listában a szűrőikonnal tudja a listát szűrni úgy, hogy az ügyfelek között csak azok jelenjenek meg, akinek számlát szeretne készíteni.  Ezt követően kattintson az egyik ügyfél sorára jobb egérgombbal, és válassza ki a “Kötegelt számla kiállítása” opciót 

5. lépés

Számla elkészítése
Készítse el a számlát, adja meg a szokásos adatokat, határidőket, válassza ki a terméket amit számlázni szeretne. Vevőt nem kell kiválasztania, mert a számla minden ügyfélnek elkészül, aki a listában szerepelt. Amikor mindent beállított, Kattintson az <OK> gombra.

A záró ablakon mindenképp jelölje be a “Használandó ár” opciót,  a program csak ekkor fogja figyelembe venni az ügyfélhez rendelt árlistás árakat!

Keresőszavak: Kötegelt számlázás egyedi árakkal, egyedi áras számlázás, kötegelt számlázás más árakon, árlistás kötegelt számlázás, csoportos számlázás egyedi árakon, egyedi áras értékesítés

A géppel kiállított számlák sorszámozásának folyamatosnak és kihagyásmentesnek kell lennie továbbá nem fordulhat el két egyforma sorszám.  A Kulcs-Soft programjai biztosítják ezt a működést, így Önnek ezzel nem kell törődnie.  Amennyiben a számlázás sorszámát nem 1-től szeretné kezdeni, vagy számlaszám előtagot szeretne megadni, úgy az első bizonylat kiállítása előtt lehetőség van ezen módosítani, a Karbantartás/Induló adatok megadása menüpontban.

Számlaszám előtagot akkor célszerű alkalmazni, ha az adott cég több számlázó szoftverrel rendelkezik, így elkerülhető hogy két azonos sorszámot,  pl.: 1/2008 számú számlát adjon ki. Továbbá ebben az esetben alkalmas lehet a számlaszám előtag a számla kibocsátási helyének beazonosítására. Az első számla kiállítása után, ez már nem módosítható.  

A kézi számlatömbök sorszámainak változása a géppel kiállított számlák sorszámozását nem érinti, így ezzel kapcsolatban semmilyen módosítást nem kell a programban végezni!

Keresőszavak: számla sorszáma, sorszámozás, új sorszámozás, sorszámozás változás, hosszú számlaszámok, előtag, sorszám előtaf, számlaszám előtag, számlaszám változás

A Kulcs-Soft készletnyilvántartó és számázó programjai tartalmazzák a fordított Áfás tételek számlázásának lehetőségét.

A számlázás a szokott módon történik, és az ÁFA kulcs lenyíló mezőben válassza ki a Fordított adózás lehetőséget.

Ennek eredménye:
•    Termékenkénti megjegyzésben, megjelenik “Az ÁFA megfizetésére a vevő kötelezett” felirat, minden fordítottan adózó termék soránál
•    A termék sorában az Áfa FAD,  az Áfa értéke pedig “-”
•    A számla összesítő részén a FAD áfakulcs ÁFA értéke “-” és a Nettó = Bruttó összeg

Az alsó összesítő mező Összesen sorában az ÁFA összege azért szerepel nullával, mert egy számlán eltérő áfás termékek is értékesíthetők, így ebben az esetben a nulla helyén összeg jelenik meg a többi termék értékesítéséből származó áfa miatt.

Keresőszavak: fordított adó, fordított adó számla, fordítottan adózós számla, fordított adózású számla

Számlával egy tekintet alá eső okiratnak minősülnek mindazok az okiratok, amelyek kétséget kizáróan valamely adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítják.
Számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátásával az áthárított adó alapjának, összegének módosítása – így a számla helyesbítése, érvénytelenítése – mellett a számlán feltüntetett egyéb adatok (például helytelen cím) javítása is megtörténhet.

A számlával egy tekintet alá eső okirat nem egy fajta bizonylattípus, hanem azon bizonylatok összefoglaló neve, amelyek egy adott számlára hivatkozva, annak bármely adatát módosítják. Ennek megfelelően tehát a helyesbítő számla, sztornó számla is számlával egy tekintet alá eső okirat.

A számla stornózásához IDE kattintva talál segítséget, a helyesbítő okirat kiállításával kapcsolatban pedig ITT.

Keresőszavak: stornózás, sztornózás, sztornozás, stornozás, számla javítása, elrontottam a számlát, rossz számla, stronó, strono, számlával egy tekintet alá eső okirat készítése

A Kulcs-Soft Nyrt. programjai közül az alábbiak képesek idegen nyelvű és valutás számla kiállítására:

•   Kulcs-Készlet Plusz
•   Kulcs-Számla Plusz

A Kulcs-Számla Light és Kulcs-Készlet Light valamint Készlet és Számla Start szoftverünk nem tud valutás és idegen nyelvű számlát kiállítani.

Amennyiben szüksége lenne a valutában történő számlázásra, a Light program természetesen bővíthető, így nem kell új programot vásárolnia, a meglévő adataival, a meglévő programjában tud tovább dolgozni, miközben a Plusz programhoz tartozó funkciók is elérhetővé válnak.

Keresőszavak: valutás számla, külföldi számla, nemzetközi számla, devizás számla, idegen nyelvű számla, uniós számla, eurós számla 

A leporellós nyomtatást a Karbantartás/Beállítások/Gépfüggő beállítások/Nyomtatási sémák menüjében állíthatja be.

A Számlára vonatkozó adatoknál, jelölje be a “Többpéldányos leporelló használatát” valamint alatta adja meg a befűzött leporelló példányszámát.  

Amennyiben ez a funkció be van állítva, a program 1 példányban fogja a számlát nyomtatni, és feltünteti a számlán, összesen hány példányban készült. Ahhoz,  hogy a másolatok külön is sorszámozva legyenek, (1. , 2., 3.  -példány) a sorszámoknak előre nyomtatva kell szerepelnie a leporellón.

 Keresőszavak: leporelló, leporello, laporelló, laporello, perforált papír, költséghatékony nyomtatás, indigós lap, mátrix

Valuta használata esetében, a tizedes jegyek beállítását a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Valuta/Valuta karbantartás menüben a valutanem módosításánál lehet beállítani.

Ezen a képernyőn állíthatja be az adott valutanemhez tartozó tizedes jegyek számát.

Keresőszavak: valutás számlánál tizedesek, valutás tizedesek, valutás tizedes jegyek, külföldi számlán kerekít, külföldi számla egységára, valuta kerekítése, fillér, tizedesjegy, kerekít, kerekit

A készletnyilvántartó és számlázó programokban számlát félbehagyni, majd később folytatni nem lehet. Amikor egy számlát mentünk, még ha nem is nyomtatjuk, az véglegesen elmentődik a programban, később ezt már folytatni, bővíteni, módosítani nem lehet. Ilyen számlákat utólag csak nyomtatni, stornózni, vagy helyesbíteni lehet.

Javaslat:
Amennyiben olyan szoftvert használ, ami képes visszaigazolást készíteni (Kulcs-Készlet Plusz, Kulcs-Számla Plusz), készítsen visszaigazolást (Megrendelés/Új visszaigazolás). Az elkészült visszaigazolás menthető, listázható (Megrendelés/Visszaigazolások lekérdezése) , módosítható, később folytatható, valamint ebből egy kattintással a folyamat végén számlát tud belőle készíteni (Számla készítése visszaigazolásból).

Keresőszavak: számla folytatása, számla mentése, számla ideiglenes mentése, számla folytatása később, számlázás több lépésben, számla későbbi folytatása, számla folytatása később

2006 január 1-től az APEH, gépi számlák rontását nem engedélyezi. Gépi számlákat stornózni, vagy helyesbíteni lehet.  A rontás funkció azért szerepel mégis a helyi menüben, mert a programba felvitt kézi számlákat rontani kell, nem lehet stornózni. 

Felrögzített kézi számla rontásához lépjen be a Bizonylatlisták/Számlák listája menübe, ahol a szűrőképernyő segítségével keresse meg a számlát. Amennyiben nem találja, kérje a <Teljes lista> lehetőséget, ez az összes számlát kilistázza.

Ebben a listában keresse meg a kívánt kézi számlát (a kézi számlák sorszámai “F” betűvel kezdődnek), majd kattintson a számla sorára jobb egérgombbal, és válassza a Rontás lehetőséget (Ctrl+R), majd ellenőrizze az adatokat, és válassza az indítást.

Keresőszavak: rontás, számla rontása, számla javítása, kézi számla stornózása, kézi számla javítása

Abban az esetben ha a helyesbítő számla is hibás, ismét helyesbíteni már nem lehet. Ebben az esetben a helyesbítő számlát stornózni kell, így a helyesbítés ténye stornózásra kerül, majd az eredeti számlát ismét lehet helyesbíteni.

Példa, egy elrontott helyesbítő számla javítására:

• Számla helyesbítése
1/2008 Számla helyesbített
2/2008 számla elrontott helyesbítő számla

• Rontott helyesbítő számla javítása stornózással:
a 2/2008 számű helyesbítő számla stornózása után az 1/2008 számla ismét aktívvá válik, így újra helyesbíthető, vagy esetleg az is stornózható.
1/2008 számla ismét aktív
2/2008 helyesbítő számla  - stornózott
3/2008 számla a helyesbítő számla stronó számlája

Keresőszavak: helyesbítő számla rontása, helyesbítő számla stornózása, helyesbítő számla stornozása, helyesbítő számla sztornózása, rosszul állítottam ki a helyesbítő számlát, elrontottam a helyesbítő számlát, rossz helyesbítő számla, hibás helyesbítő számla, hibás javítás, stronózás, strono

Vannak olyan esetek, amikor elkészítjük a számlákat, de nem akarjuk kinyomtatni. Mindaddig, amíg egy számla nem kerül nyomtatásra, addig eredeti példányban nyomtatható a számlázóból. A számla utólagos nyomtatásához lépjen be a Bizonylatlisták/Számlák listája menüpontba és a szűrés segítségével keresse meg a számlát (vagy használja a Teljes lista gombot, amivel az összes számlát megjelenítheti), majd a megjelenő számlalistában kattintson a számla sorára az egér jobb gombjával és válassza a Nyomtatás/Számla nyomtatása (Shift+Ctrl+P) menüpontot, a megjelenő nyomtatási képen pedig a bal felső sarokban a második ikonnal nyomtathatja ki a számlát.

Amennyiben több számlát szeretne nyomtatni egyszerre,  szűrje le a számla listáját azokra a számlákra amit nyomtatni szeretne, majd kattintson jobb egérgombbal az egyik számla sorára, és válassza a helyi menüben a Nyomtatás/Kötegelt nyomtatás funkciót. Ennek hatására a nyomtatásra kerülnek a listában szereplő számlák.

Egy számla mindaddig számít ki nem nyomtatott számlának, amíg nem kezdődött el a nyomtatási feladat. Abban az esetben ha rákattintottak a nyomtatásra, de mégsem nyomtatódott ki, valamilyen hiba folytán a számla (kifogyott a papír, vagy a festék, esetleg a Windows hibát ír ki és nem küldte el az adatokat a nyomtatónak, stb…), a program már kinyomtatottnak tekinti, ettől kezdve csak “Másolat” felirattal nyomtatható.

Keresőszavak: számla utólagos nyomtatás, számla későbbi nyomtatása, nem nyomtatódott ki a számla, másolat, számla másolat, számlamásolat

Több bankszámlaszámot, szállítói profilok létrehozásával lehet kezelni. Szállítói profilokat a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák/Logo menüpontban az <Új > gomb segítségével tud új szállítói profilt felrögzíteni.

Tovább »

Új ÁFA kulcs került a törzsbe „FAD” betűkóddal a fordított adózás kezelése céljából. Kiválasztása esetén a tételes megjegyzés fölött kerül megjelölésre a számlán, hogy a vevő az adófizetésre kötelezett.
Ezeknél a tételeknél nem szerepel ÁFA érték.

2008-tól a számlatömbökben kiállított számlák sorszámai 12 karakteresek, ennek megfelelően a kézi számla sorszámának rögzítéséhez biztosítjuk a megfelelő karakterszámot.

A kötegelt számlakiállítás célja, hogy egy adott ügyfélkör részére egyetlen számlakitöltéssel előállítsuk a kívánt számlát. Fontos, hogy ez a funkció csak abban az esetben használható eredményesen, ha a szóban forgó számla - a számlaszámot leszámítva - változás nélkül kell hogy elkészüljön az adott ügyfélkört alkotó vevők részére.

1. Első lépésként szűrjük ki azokat az ügyfeleket, akiknek a számlákat el kívánjuk készíteni.
2. Ezek után nincs más tennivalónk, mint valamely ügyfél nevén, aki az ügyféllistán szerepel, egér jobb gombjával kattintva kiválasztani a Kötegelt számla készítése opciót, mire megjelenik a számlázó ablak.
   A számla elkészítése, a számlán szereplő tételek rögzítése minden tekintetben azonos az “egyedi” számla készítésével.
   Lehetőség van az ügyfelekhez egyedileg beállított fizetési mód, engedmény / felár, használandó ár alkalmazására.
3. A számla kiállítása után jelöljük be, hogy mely információkat figyelje az adott ügyfeleknél (az alapértelmezett bejelölés a Karbantartás/Beállítások/Felhasználófüggő beállítások/Modulok beállításai menüben végezhető el).
4. A számla elfogadása után megkezdődik a számlák kiállítása (nyomtatás vagy nyomtatás nélkül).

A számlára felvitt tételek, szöveges megjegyzések mindegyik számlán egyformán jelennek majd meg.

Amennyiben a számlán szereplő terméket ügyfelenként egyedi áron értékesíti, a kötegelt számlázás menetéről IDE kattintva talál bővebb tájékoztatást.

Keresőszavak: kötegelt számlázás kötegelt számla kiállítás

A funkció kezelése a Karbantartás\Modulhasználat beállítása menüpont alatt kapcsolható be.

Ennek a modulnak a használatával lehetőség nyílik a programon belül rögzíteni, valamint nyilvántartani a cég azon kimenő számláit, amelyeket nem a Kulcs-Készlet, vagy Kulcs-Számla programmal, hanem pl. kézi számlatömbbel állítottunk ki. Használható a modul arra is, hogy pl. cégünk telephelyein, szintén a programmal kiállított számláinkat a központi irodánkban rögzítsük, ezáltal valamennyi kimenő számlánkat egy helyen, egy adatbázisban lássuk.

Az alapprogram dokumentációjában megismert kezelési-működési elvek, sajátosságok érvényesek erre a modulra is.

Kézi számlák kezelése

A Kézi számla menüre kattintva megjelenik a kimenő számla rögzítésére szolgáló ablak.

A felugró ablak használata szinte teljes egészében megegyezik a gépi számla kiállítására szolgáló ablak használatával, annyi különbséggel, hogy meg kell adni a számla sorszámát.
A számlán szereplő tételek listája alatta, a kezelőgombok között egy opció helyezkedik el, „Készlet kivételezése” néven. A Beállításokban ez az opció alapértelmezetten bekapcsolttá tehető, állapota természetesen számlánként változtatható. Az opció bekapcsolása esetén a számlán szereplő termékek forrásraktárban szereplő lévő készlete a megadott mennyiséggel csökken.

A Számlák listáján van lehetőség lekérdezni a kézi kimenő számlákat:

Kézi számlát nincs lehetőség nyomtatni a programból.

Mozgat-e készletet a „Kézi számla” a Kulcs-Számla Plusz programban? 

Számlázó programok esetében erre nincs lehetőség, mert készletet nem kezel.

A bejövő számlák rögzítésének lehetősége a Karbantartás\Modulhasználat beállítása menüpont alatt kapcsolható be.
A bejövő számlák menüpont használatával lehetőség nyílik a programon belül rögzíteni, valamint nyilvántartani a cég valamennyi bejövő számláját, legyen az akár szállítói, akár költségszámla.

Bejövő számlák kezelése
ABevét/Bejövő számla menüre kattintva megjelenik a bejövő számlák rögzítésére szolgáló ablak. Ennek az ablaknak a használata szinte teljes egészében megegyezik a gépi számla kiállítására szolgáló ablak használatával, melyet a Kézikönyvben részletesen is tárgyaltunk, ezért az alábbi összefoglalásban csak a különbségekre térünk ki.

Számlaszám
Ilyen különbség, hogy az ablak megjelenése után a kurzor az ablak jobb felső sarkában, a számlaszám megadására szolgáló mezőben villog. A mező előtt egy sorszám látható, mely nem más, mint a program által automatikusan, kihagyás nélkül adott iktatószám: a rendszer ezen a számon tartja nyilván a bejövő számlákat, ill. a felhasználó által megadható számlaszámon.

Egyéb költség
Valutás bejövő számlánál lehetőség van a számlához tartozó egyéb költségeket (pld. fuvarköltség, csomagolás) hozzárendelni a számlán szereplő tételekhez.

Árak
Ha megadjuk a mennyiséget, utána a bruttó összértéket, a program automatikusan számolja a nettó össz-értéket valamint az egységárat. Ezeknek az értékeknek meg kell egyeznie a rögzítés alatt álló számlán szereplő megfelelő értékkel. Ha módosítjuk az áfa-kulcsot, a program a bruttó értékből automatikusan visszaszámolja a nettó értéket.
A Nettó mező és az Egységár mező mellett szereplő ikon segítségével lehetőség van ezen adatok alapján is kiszámítani a hiányzó értékeket.
Az Engedmény mező működése is megegyezik a kimenő számlánál leírtakkal.

Készlet bevételezése
Ha a számlán szereplő tételeket raktárra is szeretnénk könyvelni, használjuk az ablak kezelőgombjai között elhelyezkedő „Készlet bevételezése” nevű opciót.

Műveletek:
Csakúgy, mint a gépi számláink esetén, a bejövő számláink esetleges rontását, (rész)kiegyenlítését is csak a számlák listáján végezhetjük el. Rögzített bejövő számlánkat nem stornírozhatjuk és nem helyesbíthetjük. A rontás, (rész)kiegyenlítés és utólagos nyomtatás metódusa teljes egészében megegyezik a kimenő számláknál ismertetettel.

Bevételezésből bejövő számla készítése

A funkció azoknak az ügyfeleinknek érhető el, akik MS SQL 2005-ös adatbázisszerveren dolgoznak, és készletértéküket FIFO készletérték számítás szerint tartják nyilván. A Bevét raktárbizonylatok listájából, egy kattintással regisztrálhatja a rendszerben, a raktári bevételhez tartozó szállítói számlát. Bejövő számlát, normál bevételi bizonylat alapján készíthet. A szűrőablakon, a dokumentumok feldolgozásának gyorsítása érdekében, új szűrési opció került, a Számlázható bizonylatok jelölőnégyzet.

A bevételi bizonylat, illetve bevételi bizonylatok alapján, a listából elkészíthető a bejövő számla. A funkció az Egyéb menüpontból, illetve a listában jobb egér klikkel elérhető menüből indítható. 

Alapértelmezett valutától eltérő bejövő számla rögzítésekor van lehetőség egyéb költséget rögzíteni.

Keresőszavak: bejövő számlák

A Bizonylatlisták/Számlák listája menüben keresse meg az adott számlát,  jobb gombbal kattintson  a számla sorára, majd válassza a Nyomtatás/Számla nyomtatás opciót, így ki tudja nyomtatni a számlát. Amennyiben a számla már egyszer nyomtatásra került, abban az esetben másolat felirattal kerül nyomtatásra a bizonylat.

Keresőszavak: számla újranyomtatása másolat

Az ügyfélrögzítő ablak „Fizetési adatok” fülén megadható az adószám, mely automatikusan megjelenítésre kerül a számlán.

A Készlet és Számla rendszer a 2007.december/2 változattól kezdődően automatikusan tünteti fel devizás számlákon az ÁFA összegét forintban is a megadott árfolyam alapján.

Ha egy megkereséshez már állítottunk ki árajánlatot vagy visszaigazolást, lehetőség van a következő bizonylat (visszaigazolás vagy számla) kiállításakor a nyitott állapotúak közül választani.

Árajánlatból visszaigazolás készítése:

• Az ügyfél megkeresései közt a Megkeresés rögzítése ablakban, amennyiben a Visszaigazolást választja, a program automatikusan megkérdezi, hogy szeretne-e az ügyfél nyitott bizonylatai közül válogatni.
  
  Az “Igen” gomra kattintva megjelennek az ügyfél nyitott árajánlatai, a megfelelőre kattintsunk duplán, ezt követően a megjelenő visszaigazolás készítő ablakban adhatja meg a visszaigazolás adatait.
   
• Az ügyfél adatlapján az Események fülön szereplő nyitott bizonylatokból is el lehet készíteni a következő bizonylatot:
  Nyitott árajánlatra való kattintáskor a Visszaigazolás készítése árajánlatból menüpontra kattintva elkészíthető az árajánlat tételeit tartalmazó visszaigazolás.
  A visszaigazolás elkészítése után, az árajánlat zöld színről fehérre változik, így jelöli a program a lezárt árajánlatot.

Visszaigazolásból számla készítése:

• Az ügyfél megkeresései közt a Megkeresés rögzítése ablakban, amennyiben a Számlát választja, a program automatikusan megkérdezi, hogy szeretne-e az ügyfél nyitott bizonylatai közül válogatni.
  
  Az “Igen” gomra kattintva megjelennek az ügyfél nyitott visszaigazolásai, a megfelelőt kiválasztva, a megjelenő számla készítő ablakban adhatja meg a számla adatait.
   
• Az ügyfél adatlapján az Események fülön szereplő nyitott bizonylatokból is el lehet készíteni a következő bizonylatot:
  Nyitott visszaigazolásra való kattintáskor a Számla készítése visszaigazolásból menüpontra kattintva elkészíthető a visszaigazolás tételeit tartalmazó számla.
  A számla elkészítése után, a visszaigazolás lila színről fehérre változik, így jelöli a program a lezárt visszaigazolást.

A program a számlák PDF formátumát (lévén ez szigorú sorszámozású bizonylat) „az eredeti bizonylat másolata” felirattal állítja elő.
A bizonylat nyomtatásakor a megjelenő nyomtatási képen válassza ki a PDF készítése ikont, vagy a bizonylat elfogadó ablakon a PDF készítése jelölőnégyzetet.
Válassza ki számítógépén azt a könyvtárat, ahová a pdf formátumú számlát menteni szeretné.
A pdf nyomtatás lefutása után a program üzenetet küld, miszerint a számla pdf nyomtatás sikeresen befejeződött. Lehetőség van a pdf nyomtatvány megnyitására azonnal, vagy utólag

Használatával lehetőség nyílik a programon belül rögzíteni, valamint nyilvántartani a cég azon kimenő számláit, amelyeket nem a Készlet és Számla, illetve a Számlázó Plusz programmal, hanem pl. kézi számlatömbben állítottunk ki.

Használható a modul arra is, hogy pl. cégünk telephelyein, szintén a programmal kiállított számláinkat a központi irodánkban rögzítsük, ezáltal valamennyi kimenő számlánkat egy helyen, egy adatbázisban lássuk.

A Kiadás Kézi számla menüre kattintva megjelenik a kimenő számla rögzítésére szolgáló ablak. Ennek az ablaknak a használata szinte teljes egészében megegyezik a gépi számla kiállítására szolgáló ablak használatával annyi különbséggel, hogy meg kell adni a számla sorszámát és a számlát nincs lehetőség nyomtatni.

A Bizonlytlisták Számlák listáján van lehetőség lekérdezni a kézi kimenő számlákat

Kiadás / Előlegszámla menüpont

Előlegszámla kiállítása és formátuma számos tekintetben megegyezik a gépi számlával, azonban, mivel egy előleg pénzügyi teljesítéséről van szó, így jóval kevesebb tételadat megadása szükséges. Sorszámozása a gépi számlával közös. Teljesítési időpont csak az a dátum lehet, amikor a kapott előleg a bankszámlánkra megérkezett. Euróban vezetett előlegszámlák esetében az euró és egyéb valuták közötti átváltáshoz használandó árfolyamot a bank által teljesített kifizetés időpontja határozza meg. Előlegszámla kiállításakor készülő nyomtatvány tartalmazza az „Előlegszámla” feliratot, illetve az „Előleg” tételt, melyet azonban kiállításkor szabadon lecserélhetünk a terméktörzsben rögzített szolgáltatások egyikére. Egy előleg számla, egyetlen előleg tételt tartalmazhat.

Végszámla kiállítása

Kiadás / Számla menüpont

Gépi számla (végszámla) kiállítása során, az „Előleg” gomb lenyomásakor felkínálásra kerül a még teljesen fel nem használt előlegszámlák listája. Csak azon előlegszámlák jelennek meg, melyek a végszámlán megadott ügyfél kódjára lettek kiállítva. Amennyiben nincs már több ilyen előlegszámla, vagy nem is készült, az „Előleg” gomb inaktív állapotával jelzi ezt. Inaktív lehet a gomb még abban az esetben, ha nincs új üres tételsor. Lehetséges egy végszámlán az ügyfél több előlegszámláját is jóváírni, illetve lehetőség van egy előlegszámlát csak részben beszámítani. Ekkor az előlegtétel bruttó összegét kell értelemszerűen korrigálni. Előlegszámláinkkal a gépi számláknál megszokott műveleteket hajthatjuk végre, úgy mint utólagos nyomtatás, stornózás, stb.