Készletnyilvántartó program

Az energiaadót abban az esetben kell megfizetni, ha az energiaadó hatálya alá tartozó energiatermék nem lakossági felhasználó részére kerül értékesítésre.

Az Energiaadó számlázása Kulcs-Soft Szoftvereivel.

1. Vegye fel a terméktörzsbe az Enegergiaadót szolgáltatásként.

Mennyiségi egység = az energia hordozó mennyiségi egysége
Ár 2040Ft/Tonna, ezt kell levetíteni a megadott mennyiségi egységre

2. Abban az esetben ha a számlán az energiaadót fel kell tüntetni, vegye fel első terméknek az energiahordozót, majd második tételként a vegye fel az energiaadót.

Abban az esetben, ha megtörtént az évnyitás, de az új évbe nem kerültek át a törzsadatok, nem volt bejelölve az új év nyitásakor a törzsadatok átvétele opció.

Ebben az esetben az újonnan létrehozott üres céget le kell törölni az alábbi módon:

Az év törlése előtt feltétlenül készítsen a programban tárolt adatokról biztonsági mentést! 

Először is lépjünk át a 2023-as évbe, majd ha ez megtörtént zárjuk be a programot. Miután kiléptünk a programból, lépjünk bele vissza. (Amennyiben ez a lépés nem történik meg, törléskor “Az év jelenleg is használatban van, ezért nem törölhető” üzenetet kaphat. )

Év törléséhez lépjen a Karbantartás / Cégek menübe. Válassza az <Évek> gombot.

A megjelenő ablakban kezelheti az évekkel kapcsolatos funkciókat. Itt kezelhető az Új létrehozása, és a meglévő év törlése. Év törléséhez jelölje ki az évet majd kattintson a <Töröl> gombra. Egy év csak egy másik évből törölhető a programban.

Miután a rosszul megnyitott év törlésre került, lehetőség van az év megnyitására az ITT leírt módon.

Lehetőség van a CRM modulban létrehozott megkeresések új évbe történő átvitelére. A megkeresések átvitele a megkeresések státusztól függ.

Abban az esetben, ha át szeretné vinni a megkereséseit az új évre, évnyitás előtt állítsa be, mely megkeresések kerüljenek át az új évbe.
Ehhez lépjen be a Karbantartás / CRM beállításai menübe és a Cégfüggő beállítások / Megkeresések / Státuszok menüben a státuszok módosításával adja meg, milyen státuszú megkeresések kerüljenek át az új évbe.

Ezt beállítva új év nyitásakor a “Törzsadatok átvétele egy másik cégből” opció bejelölésével lehetőség lesz a nyitott megkeresések átemelésére is. Évnyitás részletesebben>>>

Abban az esetben, ha 2011-ben 2010-es sorszámmal szeretne számlát készíteni a következő lépéseket kell tennie:

Amennyiben 2010 év végén új évet nyitott, lépjen vissza az előző 2010-es évbe a Karbantartás/Cégváltás menüben. Abban az esetben, ha nem történt évzárás-évnyitás év végén, ezt a lépést hagyja ki. Erről részletesen ITT  olvashat.

Ezt követően kezdje el készíteni a számlát a szokásos módon. 2010-es sorszámozású számla 2011-ben akkor állítható ki, ha a számla teljesítésének dátuma 2010-es, ezért állítsa a számla teljesítését 2010-re.

Ezt követően a szoftver aláhúzással megjelöli a számla sorszámot. Ilyenkor arra kattintva kiválaszthatja a számla sorszámozást.

Így az elkészülő számla a 2010-es sorszámozásba fog illeszkedni.

Keresőszavak: előző sorszám, 2010 sorszám, vissza sorszámozás, előző év sorszáma, tavalyi számla

Elkészült számla stornózásához lépjen be a Bizonylatlisták/Számlák listája menübe, ahol a szűrőképernyő segítségével keresse meg a számlát. Amennyiben nem találja, kérje a <Teljes lista> lehetőséget, ez az összes számlát kilistázza.

Ebben a listában keresse meg a kívánt számlát, majd kattintson a számla sorára jobb egérgombbal, és válassza a Stornózás lehetőséget (Ctrl+S), majd ellenőrizze az adatokat, szükség esetén írja be a számla stornó okát, vagy egyéb megjegyzést és válassza az indítást.

A program rákérdez, hogy kéri-e a stornó számla nyomtatását, ekkor válassza az <Igen> lehetőséget, majd a megjelenő nyomtatási képen, a bal felső sarokban lévő  ikonnal tudja kinyomtatni a stornó számlát, aminek a fejlécében “Számlával egy tekintet alá eső okirat” szövegnek kell megjelennie.

Tavalyi számla stornózása:
Egy előző évi számla stornózásánál lehetőség van a  Stornó okirat számának megadására. Ez azt jelenti, hogy kiválasztható hogy a stornó számla tavalyi sorszámozással készüljön, vagy már az új idei sorszámmal.

Keresőszavak: stornózás, sztornózás, sztornozás, stornozás, számla javítása, elrontottam a számlát, rossz számla, stronó, strono, számla rontás

Készletnyilvántartó és számlázó szoftvereinkben az előző évi számla stornózását két esetre szükséges bontani:

• Történt év végén új év nyitás
• Nem történt új év nyitás

FONTOS, hogy a stornózni csak tavalyi évi számlát lehet, korábbi évek számláit nem!

Új év nyitása esetén az előző éves számlák az előző adatbázis évben találhatóak meg.
Ahhoz hogy ezt a számlát stornózzuk, a Karbantartás/Cégváltás menüben az évváltás segítségével át kell lépni az előző évbe (2023.) majd a Bizonylatlisták/Számlák listájában le kell kérni a számlalistát és jobb gombbal a számlára kattintva stornózhatja a számlát.

Stornózáskor megadhatja az esedékességet, teljesítést (ezek megegyeznek az eredeti számla adataival) és mivel ez a stornó számla 2023-as teljesítésű, kiválasztható a számla bizonylatszáma is, vagyis az, hogy /2023 vagy /2024 végződéssel szeretné a stornó számlát elkészíteni. Ilyenkor a /2022-es végződést kell választani, a duplázódás elkerülése érdekében.

Amennyiben nem nyitnak minden évben új évet, az előző éves számlák is a jelenlegi adatbázisban találhatóak.
Ahhoz hogy egy előző éves számlát stornózzunk, a Bizonylatlisták/Számlák listájában le kell kérni a számlalistát és jobb gombbal a számlára kattintva stornózhatja a számlát.

Stornózáskor megadhatja az esedékességet, teljesítést (ezek megegyeznek az eredeti számla adataival) és mivel ez a stornó számla 2022-es teljesítésű, kiválasztható a számla bizonylatszáma is, vagyis az, hogy /2023 vagy /2024 végződéssel szeretné a stornó számlát elkészíteni. Így akár /2023 akár /2024 végződéssel számlázhat, mivel mindkét végződés illeszkedik a sorszámozásba.

Amennyiben most vásárolta szoftverünket, telepítést követően a szoftverben az alábbi beállításokat célszerű elvégezni:

• Adja meg a cég adatait a Karbantartás / Induló adatok megadása
• Több telephelyes használat esetén érdemes megadni számlaszám és szállítólevél előtagot Karbantartás / Induló adatok megadása
• Állítsa be a Készletérték számítási módot Karbantartás / Induló adatok megadása
• Adja meg a számlák alapértelmezett nyomtatási példányszámát Karbantartás / Beállítások / Cégfüggő beállítások / Számla menüpontban a nyomtatási példányszámnál
• Állítsa be a az egységárnál a tizedes jegyek számát Karbantartás / Beállítások / Cégfüggő beállítások / Egyéb menüpontban
• Nem egész mennyiségek számlázása esetén állítsa be a mennyiség tizedes jegyeit, Karbantartás / Cégfüggő beállítások / Egyéb menüpontban, egyébként a program a tört mennyiségeket kerekíteni fogja.

Keresőszavak: induló beállítások, kezdő beállítások alap beállítsáok

Képernyőkép készítéséhez nyomja meg a billentyűzeten a Print Screen gombot (az alábbi feliratokkal találja: Prn, Prt Scr Sys Rq), ezzel elmenti a képernyőn látható képet.

Majd ezt követően lépjen be a Paint képszerkesztő alkalmazásba, melyet a Start / Programok vagy Minden Program / Kellékek menüpontban talál. Ezt követően egyszerűen nyomja meg a CTRL + V billentyű kombinációt, így megjelenik a korábban elmentett képernyőkép. Végül válassza a File / Mentés másként funkciót, és mentse el a képet egy Ön által választott helyre, ehhez adjon meg egy nevet és a Fájl típusnál válassza ki a JPEG formátumot. 

Leveléhez ezt a képet csatolhatja.

Egyes levelező alkalmazások támogatják, hogy akár közvetlenül be tudjuk a levélbe illeszteni a képernyőképet, akkor hagyja ki a Paint alkalmazás futtatását, egyszerűen csak a levél törzsben nyomja meg a CTRL + V billentyű kombinációt a képernyőkép beillesztéséhez.

Keresőszavak: kép, képernyőkép, printscreen, screenshot

Számlázó szoftvereink a számlák esedékességét, utalásos számla esetén két módon számolják. Számolható az esedékesség a számla keltéhez, vagy számolható a számla teljesítéshez.

Az esedékesség számítását a Karbantartás / Beállítások / Cégfüggő beállítások / Számlák menüpontban lehet beállítani az “Esedékesség számítása” opciónál.

Keresőszavak: esedékesség

A Tudásbázisból több módon is hozzájuthat az Önt érdeklő információkhoz:

1. A főoldalán található “Keresés” menüpontba beírt kulcsszavakkal tudja megkeresni a kérdésére választ adó bejegyzéseket.

   

2. A Kategóriákra kattintva a program működéseinek különböző területeihez találja meg a leírásokat, így az Önt érdeklő leírások mellett az ahhoz közel állókat is megtekintheti.

   

3. A Tárgymutatóban át tudja nézni a Tudásbázisban található összes bejegyzés címét, itt biztosan megtalálja azt, amelyik megadja a kérdésére a választ.

   

Programjaink lehetőséget biztosítanak a gyorsabb és optimálisabb használat érdekében a listák oszlopsorrendjeinek átrendezésére, valamint az oszlopszélességek beállítására.

A sorrend megváltoztatásához fogja meg a z oszlop fejlécét, és húzza a kívánt helyre a listában.
A szélesség megváltoztatásához fogja meg az oszlopfejléc jobb szélét, és a megjelenő szélesség állító kurzor segítségével állítsa be tetszőleges méretet.

Miután a programban minden listát, a kívánt módon átrendezett és beállított, lépjen a Karbantartás/Beállítások/Felhasználó függő beállítások/Kezelés menübe és a “Mezőparaméterek mentése” gomb segítségével mentse el a változtatásokat.

Következő indításkor minden beállítást ismét be fog tölteni a program. Ez a beállítás a windows felhasználói fiókra vonatkozik.

Keresőszavak: oszlop sorrend

Az elszámoló ár készletérték számítási módszer, a készletérték számítás során nem veszi figyelembe a termék beszerzési árait. A készletérték a termékhez beállított elszámoló ár alapján számol. A termék elszámoló ára az árak fülön adható meg. Az elszámoló ár nettó érték.

Amennyiben a program elszámoló áron tartja nyilván a készletet, a készletértéket a termék mennyiségének és elszámoló árának szorzata adja. Értékesítéskor a program az elszámoló ár segítségével határozza meg az árrést is. Az árrés az nettó eladási és és az elszámoló ár különbözete.

Az árajánlat a visszaigazoláshoz hasonlóan testre szabható bizonylat. A műveletet a nyomtatási sablonok segítségével lehet elvégezni.

A bizonylat tesztre szabásához lépjen az Árajánlat/Árajánlat nyomtatási sablon menüpontba, és válassza az “Új sablon felvitele” opciót.

Az új sablon kiválasztását követően adja meg a sablon nevét, majd a fejléctételek és a tételszövegek ki és bekapcsolásával valamint átnevezésével lehet a bizonylatot tetszőleges formátumúvá alakítani.

Az Alapszövegek fülön ki tudja választani a már előre rögzített megjegyzések közül, melyik tartozzon adott sablonhoz. Az Alapszöveget a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Törzsek/Alapszövegek/Árajánlat menüpontban tudja rögzíteni, formázni.

A sablon felvitelét követően árajánlat készítésénél a Sablon mezőben választható ki a használt sablon.

Keresőszavak: árajánlat sablon, testre szabás testreszabott

Helyesbítő számlát abban az esetben lehet használni, ha a kiállított számlán a tételek rossz mennyiséggel, összeggel, áfakulccsal szerepeltek, vagy a szükségesnél több, illetve kevesebb tétel került a számlára.

Saját cégadatok, vagy vevő cégadatok módosítására a helyesbítő számla nem használható, ebben az esetben a számlát Stornózni kell, majd ismét elkészíteni a helyes adatokkal.

A számla helyesbítéséhez lépjen be a Bizonylatlisták/Számlák listája menübe, ahol a szűrőképernyő segítségével keresse meg a számlát. Amennyiben nem találja, kérje a <Teljes lista> lehetőséget, ez az összes számlát kilistázza.

A helyesbíteni kívánt számla sorára kattintson a jobb gombbal és válassza ki a “Helyesbítő okirat kiállítása” (Ctrl+H)  funkciót.

A helyesbítő számla ablakban az eddig számlán szereplő tételek mind mínuszosan jelennek meg, az <Új> gomb segítségével vegye fel a tételeket, amit a helyesbítő számlán szerepeltetni szeretne helye mennyiséggel és értékkel. A helyesbítő számla végeredményét a mínuszos és újonnan felvett plusszos tételek határozzák meg. Ez alapján a helyesbítő számlának lehet fizetendő, visszatérítendő, vagy nullás egyenlege.

Keresőszavak: jóváíró, jóváírószámla, jóváíró számla

Önköltség megadásáról gyártáskor beszélhetünk.

Az Önköltségi ár a gyártott termék egységárát jelenti, mely az összetevők beszerzési árából alakul ki. A gyártott termék egységnyi önköltségi áron kerül bevételezésre a raktárba.

Gyártás esetén 3 féle önköltségről beszélhetünk:

Alkatrész önköltsége: ez átírható összeg, a program alapból a termék beszerzési árát ajánlja fel, amennyiben az nincs a terméknek, vagy esetleg a gyártás szolgáltatást tartalmaz, annak költsége az alkatrész önköltsége mezőbe adható meg

Összes önköltség: A gyártott termék alapanyagainak összes költsége.

Egységnyi önköltség: 1 db gyártott termékre jutó költség. Összes önköltség / gyártott termék darabszáma

Keresőszavak: önköltség önköltségi ár,

Előfordulhat, hogy Kulcs - Készlet programban olyan számlát kell stornózni, amely tételei közül korábban már lomtárba lettek bizonyos termékek helyezve. Ekkor a program a stornózást nem engedi, hiszen ilyenkor a termék mennyisége változik és a lomtárba helyezett tételek mennyisége kizárólag nulla maradhat.

Ilyen esetben a készletnyilvántartó program, figyelmeztető üzenetet küld.

Az ilyen számla stornózására csak úgy van lehetőség, ha a törölt elemet, vagy elemeket helyreállítjuk a lomtárból. Ezt követően a számla stornózható lesz.

Törölt terméket az alábbi módon állíthat helyre a lomtárból.

Keresőszavak: A kiválasztott bizonylat tartalmaz törölt elemet, így a bizonylat kiállítása nem lehetséges!

A kapcsolattartók felvitele importálással is történhet, ami azt jelenti, hogy a program átveszi az adatbiztonsági modulba felvitt felhasználókat és kapcsolattartóként felveszi a törzsbe.

Az importáláshoz, lépjen be a Karbantartás / CRM beállításai / Cégfüggő beállítások / Saját törzsadatok / Kapcsolattartók törzsbe, majd kattintson az importálás gombra.

Ezt követen a megjelenő ablakban erősítse meg az importálás tényét. 

Az importálás végén a felhasználók adatai megjelennek a törzsben, ahol már a módosítás gomb segítségével meg lehet adni a felhasználóhoz tartozó, korábban felvitt részleg és munkaszámot, és minden egyéb adatot.

Keresőszavak: kapcsolattartók importja

Egyenlegközlő dokumentum fizetési felszólítás át paraméterezésével készíthető.

Az át paraméterezéshez szükséges egy új sablont felvinni a fizetési felszólításhoz, az egyenlegközlő dokumentáció részére.

Új sablon felviteléhez lépjen a Karbantartás / Fizetési felszólítás beállításai menüpontba és itt válassza a Sablonok menüt.  Az <Új> gomb segítségével adja meg az új sablon nevét, majd töltse ki az alsó és felső mezőrészt a kívánt szöveggel.

Ezt követően az egyenlegközlőt a fizetési felszólításhoz hasonlóan kell készíteni, csak a bizonylatlistát a kívánt módon, pl.: az összes számlára kell szűrni, majd az egyenlegközlő sablonnal a listából ki tudja nyomtatni a kívánt bizonylatot.

Fizetési felszólítás készítésének menetéről itt olvashat.

Videó megtekintése az évváltásról

Lépjen a Karbantartás/Cégváltás menübe.

A menü kiválasztásával megjelenő ablakban az ÉV sornál lehet megadni, hogy melyik évbe kívánnak belépni.

Abban az esetben, ha már dolgozott a programban, de valamelyik bizonylatnál az árrés nem megfelelő, lehetőség van annak újraszámítására.

Az árrés újraszámít elvégzése előtt készítsen egy adatmentést, majd miután ez elkészült, lépjen vissza a programba és a főképernyőn nyomja meg a Ctrl+Alt+S billentyű kombinációt, majd a megjelenő Szervízmenüben válassza az adatbázis-karbantartó segédprogramot.  Az üdvözlő képernyőn válassza a <Következő> gombot, majd adja meg melyik programban szeretné az újraszámítást elvégezni, majd <Következő>. Ezt követően adja meg a Cégnevet, az adatbázisévet, ahol az újraszámítást futtatni szeretné, majd a műveletek listájából válassza ki az megfelelő műveletet:

•   Árrés-újraszámítás mérlegelt átlagár módszerrel
•   Árrés-újraszámítás FIFO módszerrel
•   Árrés-újraszámítás elszámoló áras módszerrel
•   Árrések nullázása és az árrésszámítás kikapcsolása

Miután kiválasztotta a megfelelő műveletet kattintson ismét a <Következő> gombra. Az adatok mennyiségétől függően, a művelet jelentős időt is igénybe vehet. A művelet közben ne szakítsa meg a folyamatot, mert az hibás árrésekhez és készletértékekhez vezet!

Amennyiben a művelet hibátlanul befejeződött, az árrés újraszámítás megtörtént a programban. 

Keresőszavak: rossz az árrés számítás, árrés újraszámítás, árrésújraszámítás,

Ár nélküli raktári kivét és bevét bizonylat készítésére is lehetőség van a programban. Ekkor ezekhez a termékekhez nem fog beszerzési illetve eladási ár tartozni a készletkönyvelésben. Az ár nélküli bizonylat használatának beállításához lépjen a Karbantartás / Beállítások / Cégfüggő beállítások / Egyéb menüpontba és jelölje be a “Készletkönyvelés ár nélkül” funkciót.

Ezt követően sem Bevét (Bevét/Bevét) sem Kivét (Kiadás/Kivét) bizonylaton nem lehet egységárat megadni.

Keresőszavak: ár nélküli bizonylat

Lehetőség van a Kulcs-Készlet illetve a Kulcs-Számla Plusz programban a partnerhez időszaki kedvezményt rendelni.

Az időszaki kedvezmény megadásához lépjen be az ügyfél adataiba és válassza az ”Egyedi engedmény” fület. Itt állíthatja be az időszaki engedmény paramétereit.

Időszaki engedménynél megadható a kedvezmény mértéke, az időszak amelyre a kedvezmény vonatkozik, valamint megadható, hogy mely termékre, vagy termékcsoportra legyen érvényes a kedvezmény. Terméket terméknév, vagy termékkód alapján adhatja meg, a termékcsoport kategória és csoport szerint adható meg.

Keresőszavak: egyedi engedmény, időszaki ár, időszaki engedmény

A fizetendő végösszeg, idegen nyelvű számla esetén is Magyar nyelven jelenik meg. Ennek az oka, hogy hazai viszonylatban kötelező szövegesen kiírni a végösszeget, viszont külföldi országokban nincs mindenhol előírva.

Amennyiben Ön olyan helyre számláz, ahol a fizetendő végösszeget kötelező szövegesen is feltüntetni az adott ország nyelvén, annyit kell tennie, hogy a számla tételeinek felrögzítését követően,  okézza le a számlát, majd a megjelenő összesítő ablakban a számla végösszesen ”Szövegesen” mezőbe a magyar szöveg mögé “/” jellel elválasztva írja be a kívánt szöveget.

Keresőszavak: idegen szövegesen összeg, valutás végösszeg, euros szöveg

Egy termék nyitókészletét a Termék / Lekérdezés / Lekérdezés raktárakra menüpontban tekintheti meg. A megjelenő listában kattintson jobb gombbal a kívánt termékre, a kívánt raktárban, majd válassza a raktári karton nyomtatása lehetőséget. Így a képernyőn megjelenik a termék raktári mozgása, elején a nyitókészlettel.

Keresőszavak: nyitókészlet lekérdezése

Visszaigazoláson, valamint szállítói megrendelésen lehetőség van a termék idegen nyelvű megnevezésének és idegen nyelvű mennyiségi egységének használatára.  

A funkció bekapcsolásához engedélyezni kell a többnyelvű termékmegnevezések használatát bizonylatokon. Ehhez lépjen be a Karbantartás / Beállítások / Cégfüggő beállítások / Valuta / Beállítások / Nyelvi beállítások menüpontba, majd  jelölje be a “Többnyelvű termékmegnevezések nyomtatása megrendelés modulos bizonylatokon és többnyelvű számlán” opciót.

Ezt követően visszaigazolás, vagy szállítói megrendelés készítésekor, a termék megnevezése mellett jobbról megjelenik egy lenyitható mező, melyből kiválasztható a használni kívánt idegen nyelvű megnevezés.  

Keresőszavak: idegen nyelvű termékmegnevezés

Idegen nyelvű számlán lehetőség van a hazai szabványtól eltérő dátumformátum használatára.

Az adott idegen nyelvhez tartozó dátumformátumot a Karbantartás / Beállítások / Valuta / Beállítások / Nyelvi beállítások menüpontban állíthatja be.

Keresőszavak: dátumformátum, külföldi dátum

Számla készítésekor azok a termékek, melyeknek nullás a raktári mennyisége, csak akkor jelennek meg a termék listában, ha engedélyezve van a programban a “Raktárkészlet mehet mínuszba” opció.

Ennek engedélyezéséhez lépjen a Karbantartás / Beállítások / Cégfüggő beállítások / Egyéb menüpontba engedélyezze a “Raktárkészlet mehet mínuszba” opciót

Keresőszavak: nullás mennyiségű termékek számlázáskor