Abban az esetben, ha 2024-ben 2023-as sorszámmal szeretne számlát készíteni, a következő lépéseket kell tennie:
Amennyiben 2023. év végén új évet nyitott, lépjen vissza az előző 2023-as évbe a Karbantartás/Cégváltás menüben. Abban az esetben, ha nem történt évzárás-évnyitás év végén, ezt a lépést hagyja ki. Az évváltásról részletesen ITT olvashat.
Ezt követően kezdje el készíteni a számlát a szokásos módon. 2023-as sorszámozású számla 2024-ben akkor állítható ki, ha a számla teljesítésének dátuma 2023-es, ezért állítsa a számla teljesítését 2023-re.
Ezt követően a szoftver aláhúzással megjelöli a számla sorszámot.
Ilyenkor az aláhúzott sorszámra kattintva kiválaszthatja a számla sorszámozást.
Így az elkészülő számla a 2023-es sorszámozásba fog illeszkedni.
Tekintse meg bemutató videónkat az évnyitás funkció használatáról:
Amennyiben Ön FIFO készletérték számítással dolgozik, az új év megnyitása előtt készletkezelő programjainkban feltétlenül futtassa le a FIFO készletérték újraszámítást, mely a Karbantartás/ Beállítások/ Cégfüggő beállítások Egyéb pontjában érhető el.
A készletnyilvántartó, a számlázó és raktár programban minden év munkáját külön adatbázis években tárolhatja, így lehetőség van arra, hogy különböző év adatait a programban is elkülönítve kezelje. Ez új év létrehozásával történik. Minden létrehozott év elkülönül egymástól, adatátvételre kizárólag az év létrehozásakor van lehetőség.
Miután elkészítette a mentést és FIFO készletérték számítás használata esetén elvégezte a készletérték újraszámítását a lezárásra kerülő évben, lépjen be a programba Rendszergazda felhasználói névvel és a hozzá tartozó jelszóval (alapértelmezett rendszergazda jelszó: kulcs vagy Kulcs12345 a telepítés időpontjától függően). Új évet csak rendszergazdaként hozhat létre a szoftverben.
Új év létrehozásához lépjen a Karbantartás / Cégek menübe.
Válassza az Évek… gombot.
A megjelenő ablakban kezelheti az évekkel kapcsolatos funkciókat. Itt kezelhető az Új év létrehozása, a meglévő év törlése és módosítása. Év létrehozásához kattintson az “Új…” gombra.
Ezt követően megadható melyik évet szeretné létrehozni, valamint hogy szeretne-e adatokat átvenni egy másik évből. Adatok átvételéhez pipálja be a “Törzsadatok átvétele egy másik cégből” opciót. Ekkor megadhatja, hogy melyik cég melyik évéből szeretne adatokat átvenni és kiválaszthatja, hogy melyek legyenek ezek.
Miután mindent beállított, kattintson az <OK> gombra, ekkor kezdődik el az új cégadatok létrehozása. A sikeres évnyitásról a program tájékoztatja Önt. Ezt követően lépjen ki az ablakból. Az újonnan felvitt évbe a Karbantartás / Cégváltás menüben tud átlépni.
A készletnyilvántartó és raktár program segítséget ad az időszaki vagy év végi leltározás elkészítéséhez.
Tekintse meg bemutató videónkat a leltár funkció használatáról:
Leltár ív készítése:
Leltár készítéshez, lépjen be a Termék/Leltár menüpontba.
Válassza az “Új leltárív” lehetőséget. A leltár ív mindig a terméklista alapján készül, így ha a termékeinek egy részét szeretné csak leltározni, akkor előtte szűrje be a termékeket, majd ezt követően készítsen új leltárívet.
A leltáríven a termékeknek Raktári mennyisége és Fellelt mennyisége, valamint ennek különbözete található. A raktári mennyiség a programban tárolt mennyiséget, a fellelt mennyiség pedig raktárban ténylegesen fellelhető mennyiséget jelenti. Az egységár mező mutatja, hogy a leltár módosításakor a program milyen értéken fogja a többletet bevételezni vagy a hiányt kivezetni.
A leltáríven lévő funkciók:
• Raktár: Ezzel határozhatja meg, hogy a leltárív melyik raktárra készüljön el. Raktár váltás esetén a program rákérdez hogy kívánja-e a frissíteni a raktári mennyiségeket. Ekkor válassza az igent.
• Fordulónap: A leltárív készítésének időpontja. Későbbiekben összesítő ív (ami az összmennyiséget és készletértéket mutathatja meg céges szinten) csak egy fordulónapra készített leltárívekből készíthető
• Használandó ár: Ez alapján vételezi be, vagy vételezi ki a program a leltári eltéréseket miután lezárja a leltárívet. Itt megjelennek a használandó árak, az árlisták, és az utolsó beszerzési ár is.
• Megjegyzés: A leltárívhez megjegyzés fűzhető
• Részleg és munkaszám: A szokásos részleg és munkaszám beállítása.
• <Új>: Az új gomb segítségével tud a leltárívre új tételt felvinni, a terméktörzsből.
• <Töröl>: A töröl gomb segítségével törölheti a kijelölt tételt a leltárívről.
• <Kitölt>: A kitölt gomb segítségével egy kattintással feltöltheti a Fellelt mennyiség oszlopot a Raktári mennyiség oszlop adataival. Ezt akkor célszerű használni, ha zömében minden tétel fellelt mennyisége egyezik a programban lévő mennyiséggel, ami mégis eltérést mutat, a kitölt gömb használata után átírható a fellelt mennyiség oszlopban, így időt takaríthat meg.
• <0-ásakat töröl>: A leltárívről letörli a program azokat a tételeket, aminek a raktári mennyisége nulla. Ezt akkor célszerű használni, ha nagyon sok mennyiség raktári mennyisége nulla, így lényegesen lerövidítheti a listát az opció, ha olyan tétel is törlésre kerül aminek mégis van raktári mennyisége, az <Új> gomb segítségével ismét felveheti a listára.
• <OK> : A leltárív mentése. Ezt követően a leltárív a Termék/Leltár/Leltárívek menüpontban ismét megnyitható, a leltárívvel a munka tovább folytatható.
Kitöltő ív készítése:
A kitöltő ív az Ön munkáját könnyíti meg egy olyan listával, amivel leltározni lehet. Ez a lista tetszőlegesen beállítható. Leltározáskor erre a listára tudja felvinni a raktárban a fellelt mennyiséget, majd a raktári munka után, erről a listáról tudja kitölteni a készletnyilvántartó programban eltárolt leltárív fellelt mennyiség oszlopát.
Kitöltő ív készítéséhez készítsen egy leltárívet, amin azok a termékek szerepelnek amit leltározni szeretne. Amikor ez elkészült, a leltáríven kattintson az <OK> gombra. Ezt követően nyissa meg a Termék/Leltár/Leltárívek menüpontot, és a szűrőképernyőn szűrjön le a kívánt leltárívre. Amikor látja a leltárívet, kattintson rá jobb egérgombbal, majd válassza a Nyomtatás/Leltárív nyomtatása menüpontot.
A megjelenő ablakban állítsa be az Ön számára megfelelő kitöltő ív formátumot. A Fellelt mennyiség mezőt célszerű bejelölni, hogy legyen hová írni kézzel ezt a mennyiséget, ezt a program nyomtatásban ki fogja pontozni.
Leltár ív készítés Excel segítségével
Ehhez a funkcióhoz szükséges, hogy a számítógépére legyen Microsoft Excel 2003 vagy 2007 verzió telepítve.
Az első lépés a leltárív Excelbe történő importálása.
Ezt csak a leltárív mentése után teheti meg, tehát készítsen egy leltárívet a fent leírtak alapján, majd mentse el <OK> és ezt követően a Leltár/Leltárívek menüben nyissa meg a leltárívet és a felső menüsorban kattintson a Leltár exportálása Excelbe ikonra:
Adja meg az Excel fájl nevét. Ezt követően elkészül a leltárív Excel-fájlként.
Miután az Excel táblázatba a fellelt mennyiségeket és egységárakat feltöltötte, mentse el az állományt, majd nyissa meg ismét a leltárívet és kattintson a Leltárív importálása Excelből gombra: , válassza ki a fájlt és nyissa meg. Az Excel listában a fellelt mennyiségen és egységáron kívül mást módosítani nem lehet.
Leltár ív lezárása:
Miután a leltárív elkészült, a piros sorok mutatják azokat a termékeket, aminek a Raktári mennyisége eltér a Fellelt mennyiségtől. Ahol ez a kettő egyezik, az a tételsor fehér marad.
A leltár ív mentése után a Leltárívek menüben, a leltárívet le kell zárni (Kattintson a leltárívre jobb gombbal, majd válassza a lezárás opciót).
Ez a lezárás fogja elvégezni a raktárkészlet korrekciót.
Lezáráskor a program raktári bizonylatot készít, ha a Raktári mennyiség nagyobb a fellelt mennyiségnél kivét bizonylat készül, a leltárívben szereplő egységáron (leltár hiány), ha pedig a raktári mennyiség kisebb a fellelt mennyiségnél, raktári bevét bizonylat készül (leltár többlet), ugyancsak a leltáríven szereplő egységáron.
Keresőszavak: leltár iv, leltáriv, leltár készítés, LELTÁR
Abban az esetben, ha megtörtént az évnyitás, de az új évbe nem kerültek át a törzsadatok, nem volt bejelölve az új év nyitásakor a törzsadatok átvétele opció.
Ebben az esetben az újonnan létrehozott üres céget le kell törölni az alábbi módon:
Először is lépjünk át a 2023-as évbe, majd ha ez megtörtént zárjuk be a programot. Miután kiléptünk a programból, lépjünk bele vissza. (Amennyiben ez a lépés nem történik meg, törléskor “Az év jelenleg is használatban van, ezért nem törölhető” üzenetet kaphat. )
Év törléséhez lépjen a Karbantartás / Cégek menübe. Válassza az <Évek> gombot.
A megjelenő ablakban kezelheti az évekkel kapcsolatos funkciókat. Itt kezelhető az Új létrehozása, és a meglévő év törlése. Év törléséhez jelölje ki az évet majd kattintson a <Töröl> gombra. Egy év csak egy másik évből törölhető a programban.
Miután a rosszul megnyitott év törlésre került, lehetőség van az év megnyitására az ITT leírt módon.
Lehetőség van a CRM modulban létrehozott megkeresések új évbe történő átvitelére. A megkeresések átvitele a megkeresések státusztól függ.
Abban az esetben, ha át szeretné vinni a megkereséseit az új évre, évnyitás előtt állítsa be, mely megkeresések kerüljenek át az új évbe.
Ehhez lépjen be a Karbantartás / CRM beállításai menübe és a Cégfüggő beállítások / Megkeresések / Státuszok menüben a státuszok módosításával adja meg, milyen státuszú megkeresések kerüljenek át az új évbe.
Ezt beállítva új év nyitásakor a “Törzsadatok átvétele egy másik cégből” opció bejelölésével lehetőség lesz a nyitott megkeresések átemelésére is. Évnyitás részletesebben>>>
Készletnyilvántartó és számlázó szoftvereinkben az előző évi számla stornózását két esetre szükséges bontani:
Történt év végén új év nyitás
Nem történt új év nyitás
FONTOS, hogy a stornózni csak tavalyi évi számlát lehet, korábbi évek számláit nem!
Új év nyitása esetén az előző éves számlák az előző adatbázis évben találhatóak meg.
Ahhoz hogy ezt a számlát stornózzuk, a Karbantartás/Cégváltás menüben az évváltás segítségével át kell lépni az előző évbe (2023.) majd a Bizonylatlisták/Számlák listájában le kell kérni a számlalistát és jobb gombbal a számlára kattintva stornózhatja a számlát.
Stornózáskor megadhatja az esedékességet, teljesítést (ezek megegyeznek az eredeti számla adataival) és mivel ez a stornó számla 2023-as teljesítésű, kiválasztható a számla bizonylatszáma is, vagyis az, hogy /2023 vagy /2024 végződéssel szeretné a stornó számlát elkészíteni. Ilyenkor a /2022-es végződést kell választani, a duplázódás elkerülése érdekében.
Amennyiben nem nyitnak minden évben új évet, az előző éves számlák is a jelenlegi adatbázisban találhatóak.
Ahhoz hogy egy előző éves számlát stornózzunk, a Bizonylatlisták/Számlák listájában le kell kérni a számlalistát és jobb gombbal a számlára kattintva stornózhatja a számlát.
Stornózáskor megadhatja az esedékességet, teljesítést (ezek megegyeznek az eredeti számla adataival) és mivel ez a stornó számla 2022-es teljesítésű, kiválasztható a számla bizonylatszáma is, vagyis az, hogy /2023 vagy /2024 végződéssel szeretné a stornó számlát elkészíteni. Így akár /2023 akár /2024 végződéssel számlázhat, mivel mindkét végződés illeszkedik a sorszámozásba.
Az összesítő ív a leltárívek összesítésére szolgál. Ennek segítségével lehet képet kapni a termékek összmennyiségéről és készletértékéről. Összesítő ívet egy leltárívről, vagy fordulónapra készített leltárívekből lehet készíteni. Összesítő ív készítéséhez kattintson a Termék/Leltár/Leltárívek menüpontba és a megjelenő szűrő listán szűrje le azt, vagy azokat a leltáríveket melyekből összesítő ívet szeretne készíteni. A listában kattintson jobb gombbal a kívánt leltárívre, és válassza a megjelenő helyi menüben az “Összesítő leltárív készítése”, vagy ha az összes leltárívből szeretne egy összesítő ívet, akkor szűrje a listát egyező fordulónapra és válassza az “Összesítő leltárív készítése a listából” lehetőséget…
Ekkor megjelenik az összesítő ív képe, ami ilyenkor már nem módosítható, kivéve a megjegyzés mező, mivel a lista a leltár ív adatai alapján észül el. Ha <OK> gombbal lezárjuk a listát, bekerül az összesítő ívek listájába.
Az összesítő íven az alábbi adatok jelennek meg:
» Kód : A termék sorszáma
» Termékkód: A termék termékkódja
» Cikkszám: A termék cikkszáma
» Gyáriszám: A termék gyári száma
» Megnevezés: A termék megnevezése
» Készletérték: A termék összkészletértéke. Itt a program azt a mennyiséget mutatja, ami a készletérték számításnál is megjelenik. Amennyiben az összesítő ív nem tartalmazza az összes terméket, akkor is az összkészletérték jelenik meg
» Rögzített mennyiség: A leltáríven lévő raktári mennyiség mező értéke, több leltárív esetén ezek összege
» Fellelt mennyiség: A leltáríveken lévő fellelt mennyiség, több leltárív esetén ezek összege
» Különbség: A rögzített mennyiség és fellelt mennyiség különbözete
» Megjegyzés: Megadható minden termékhez külön-külön
» Egységár: A leltárív egységár mezője. Amennyiben több leltárívből készül az összesítő ív, különböző értékű termékek új sorban jelennek meg.
» Különbség értéke (Készletérték): = Készletérték/fellelt mennyiséggel*Különbség
» Különbség értéke (Eladási ár): =Különbség*Egységár
Összesítő ív nyomtatása:
Lépjen a Termék/Leltár/Összesítő ívek menüben található meg az elkészült összesítő ív. Nyomtatáshoz lépjen be ide, és szűrje a listát megfelelő paraméterekkel, majd kattintson az összesítő ívre és válassza a Nyomtatás/Összesítő leltárív nyomtatása menüpontot és a megjelenő ablakban állítsa be azokat az oszlopokat amiket nyomtatni szeretne.
Eredmény:
Összesítő ívből lehetőség van még leltári különbözet nyomtatásra is. Nyomtatáshoz lépjen be ide, és szűrje a listát megfelelő paraméterekkel, majd kattintson az összesítő ívre és válassza a Nyomtatás/Összesített leltár különbség menüpontot és a megjelenő ablakban állítsa be azokat az oszlopokat amiket nyomtatni szeretne. A képernyő alsó részén beállítható hogy a milyen típusú eltérés jelenleg meg a listában (Hiány, Többlet).
Eredmény:
Keresőszavak: leltár ív, leltár iv, leltáriv, leltár készítés, leltározás, leltárösszesítő
, válassza ki a fájlt és nyissa meg. Az Excel listában a fellelt mennyiségen és egységáron kívül mást módosítani nem lehet.
