A  Kulcs-Ügyvitel rendszerben az e-számla és EDI megoldásokon kívül a távnyomtatás (NAV állásfoglalással elfogadott megoldás)  segítségével is megvalósítható az, hogy értékesítési bizonylatainkat  elektronikus úton, egyszerűen, hatékonyan és biztonságosan eljuttassuk partnereinkhez. Ennek a megoldásnak nincsenek plusz költségei, nem igényli extra szerződések megkötését, így nagyon költséghatékony lehetőség.

A Kulcs-Ügyvitelben korlátlan számú pénznem kezelhető. Azok a felhasználók, akik más devizában, valutában is számláznak (és egyéb bizonylatokat készítenek), pár egyszerű előkészítő műveletet kell, hogy elvégezzenek, mielőtt megkezdenék a munkát az idegen pénznemet tartalmazó többnyelvű bizonylatokkal. Ebben a bejegyzésben – az eurós és angol-magyar kétnyelvű számla példájával illusztrálva-  megtalálja a leírását annak, hogyan kell megkezdeni a bizonylatok kiállítását.

Amennyiben engedményt, illetve felárat tüntetünk fel a bizonylatokon és azt szeretnénk, hogy az eredeti egységár is megjelenítésre kerüljön, akkor a Karbantartás, Törzsadatok menüponton belül a Bizonylatok/Bizonylat sablon pontban beállítható ez az lehetőség.

Bizonylatainkon fel kell tüntetnünk az 1, 2 forintos pénzérmék kivonása miatt keletkező kerekítési különbözeteinket.

A pénztárban és a bankbizonylatokon használni kívánt új szövegeket a Karbantartás menü / Törzsadatok között vihetjük fel a programba, a Pénzügy / Szöveg alkategóriában.

A vonalkódok kezelésével meggyorsíthatja a szoftver használatát, legyen szó termékek bevételezéséről, kiadásáról vagy azonosításról.

Az Intrastat adatok bevallásához elengedhetetlen a Kombinált nómenklatúra kódok, bejegyzések megadása.

A rendszerben rögzített valutanemek aktuális napi MNB középárfolyamait automatikusan is letölthetjük, egy beépített programfunkció segítségével.

Új valutaárfolyamot a Karbantartás/Törzsadatok/Pénzügy/Árfolyam menüben tudunk rögzíteni.

A Karbantartás/ Rendszer beállítások/ Általános/ Hitelkeret pontban állíthatóak be a hitelkeret figyeléssel kapcsolatos cégszintű beállítások.

A hitelkeret modul működéséhez kapcsolódóan két szempont szerint vizsgálhatjuk a fizetési módok beállítását.

Amennyiben olyan termékekkel dolgozunk, melyek esetében a termék egyedek azonosítását méret besorolással végezzük el, a Karbantartás / Rendszerbeállítások pontban be kell kapcsolnunk a Készletkezelés csoportban a Méret osztály használata jelölőnégyzetet. A méret osztályok kezelésének bekapcsolása után, a termék adatlap Termék egyedek fülén állítható be, hogy egy adott termékre milyen méret osztály vonatkozik.

Elektronikus számla kibocsátása esetén jelentősen csökkenthetőek a számlázás költségei (papír ktg., festék ktg., posta ktg. megtakarítás).

A szoftverben lehetőség van Árlisták kezelésére, melyek használatával listákat készíthetünk adott ügyfélhez,  ügyfelekhez, valamint adott termékre, termékekre vonatkozóan.

Általános tudnivalók a környezetvédelmi termékdíjról:

A környezetvédelmi termékdíjról, továbbá egyes termékek környezetvédelmi termékdíjáról szóló 1995. évi LVI. törvény (továbbiakban: Kt.) végrehajtásáról szóló 10/1995. (IX.28.) KTM rendelet (továbbiakban: „Ktr.”) 3. § és 4. §-ban foglaltak alapján az kötelezettnek a termékdíj köteles termékkel végzett tevékenységéről bejelentést, illetve negyedéves vagy éves időszakra beszámolót kell benyújtania a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium felé.

A programban központilag be lehet állítani az ügyfelekhez és a termékekhez tartozó főkönyvi számokat. Ezen kívül Áfa kulcshoz, házipénztárhoz, bankszámlához, jogcímhez valamint fizetési módhoz is rendelhetünk főkönyvi számot. Nézzük meg, hogyan kell paraméterezni a Kulcs-Ügyvitelt, hogy a legjobban kihasználjuk a kontírozás előkészítéséhez biztosított lehetőségeit.

Fizetési felszólításainkon késedelmi kamatot is feltüntethetünk.

A programban több szállítói profilt is létrehozhatunk. Ez abban az esetben lehet szükséges, hogy ha a cég több bankszámlaszámmal rendelkezik, illetve ha azt szeretnénk, hogy bizonyos bizonylatokon más szállítói adatokat szeretnénk feltüntetni.

Az összes bizonylatunk a középső ikonsorból nyomtatható. Nyomtatási előnézetet akkor kapunk, ha megnyitjuk az adott bizonylatot és megkeressük a felső menüsorban a Nyomtatási előnézet ikont.

A munkaszámokat termékekhez, illetve bizonylatokhoz lehet hozzárendelni, ezen bejegyzésekre listázni, szűrni is lehet. A munkaszámot egyedileg adhatjuk meg, pl. egy építőipari vállalkozás esetében egy építkezést egy munkaszámnak jelölve kigyűjthető, hogy mennyi anyag lett terhelve rá, megkönnyítve ezzel a számlakészítést.

A munkaszámokat a Karbantartás menüben, a  Törzsadatok ablakban a Bizonylatok/Munkaszám bejegyzésben lehet rögzíteni. A listába új bejegyzéseket, munkaszámokat lehet rögzíteni, a meglévőket lehet módosítani és igény esetén lomtárba helyezni.

A részlegszámokat termékekhez, illetve bizonylatokhoz lehet hozzárendelni, ezen bejegyzésekre listázni, szűrni is lehet. A részlegszámokat a Karbantartás menüben, a  Törzsadatok/Bizonylatok ablakban a Részlegszám bejegyzésben rögzíthetjük. A listába új bejegyzéseket, részlegszámokat lehet rögzíteni, a meglévőket lehet módosítani és igény esetén lomtárba helyezni.

Minden cég egyedi árképzési szisztémával dolgozik. Előfordulhat, hogy nem szeretnénk a különböző pénznemekhez külön-külön árlistákat létrehozni és azokat külön-külön frissíteni árváltozás esetén, hanem az alapértelmezett pénznem áraiból kiindulva szeretnénk kiszámolni eladási árainkat a további pénznemekben is.