A Kulcs-Soft programokban – különösen az évzárás-évnyitás miatt – célszerű a különböző évek könyvelési / nyilvántartási adatait a programon belül létrehozott külön-külön adatbázis-években kezelni.

Olyan esetben, ha Ön most kezdi a Kulcs-Soft szoftver használatát vagy ha ügyfélkörének bővülése miatt szeretne új céget rögzíteni a programban, a Karbantartás menü / Cégek menüpontját használhatja erre a célra.  Ez a menüpont csak Rendszergazda-bejelentkezéssel érhető el, tehát olyan esetben, ha azt tapasztalja, hogy nincs Cégek menüpont a Karbantartás menüben, javasoljuk, hogy lépjen ki a szoftverből, majd kérje meg a Rendszergazdát, hogy lépjen be a szoftverbe, a teljes jogosultságot tartalmazó felhasználónév, jelszó megadásával.

Többéves könyvelési múlttal rendelkező Ügyfeleink számára lehet hasznos az a programfunkció, amelynek segítségével az archív cégek, évek elrejthetőek a szoftverben.

Későbbi esetleges adóellenőrzés miatt az archív cégek állományait is célszerű megőrizni. Ha a szoftverhez tartozó aktuális szerződés esetleg már csak egycéges programverziót tartalmaz, az alábbi lehetőségek valamelyikét javasoljuk alkalmazni:

Ha a könyveléshez használt számítógéphez rajtunk kívül más is hozzáfér, célszerű lehet különböző jogosultságú felhasználókat felvinni a szoftverbe, az illetéktelen hozzáférések elkerülése érdekében