Készletnyilvántartó program

Új ÁFA kulcs került a törzsbe „FAD” betűkóddal a fordított adózás kezelése céljából. Kiválasztása esetén a tételes megjegyzés fölött kerül megjelölésre a számlán, hogy a vevő az adófizetésre kötelezett.
Ezeknél a tételeknél nem szerepel ÁFA érték.

2008-tól a számlatömbökben kiállított számlák sorszámai 12 karakteresek, ennek megfelelően a kézi számla sorszámának rögzítéséhez biztosítjuk a megfelelő karakterszámot.

Rendszerünk kapcsolható eseménynapló modulja segítségével lehetőségünk nyílik az adatbiztonsági modulban regisztrált felhasználóink tevékenységét naplózni, cégekre és évekre lebontva lekérdezni a program listáiban a termékekre, ügyfelekre, listákra és számlákra vonatkozó műveleteiket.

Karbantartás / Eseménynapló megtekintése / Egyéb / Beállítások menüpontban adható meg, hogy a modul mely eseményeket naplózza. Kék színnel jelölten jelennek meg a rendszeradatbázisban naplózott eseménykörök.

Karbantartás / Eseménynapló megtekintése ablakban megtekinthetőek a rendszer által naplózott események. Lehetővé válik az adatbiztonsági modulban rögzített felhasználók által elvégzett műveletek megjelenítése, követése. 

A szűrőablakon a következő adatokra szűrhetünk: Esemény típusok, Időpont:, Események, Hivatkozási szám, Felhasználónév, Munkaállomás.

A listában felsorolt eseményeket lehetőségünk nyílik részletesen is tanulmányozni. Kattintsunk duplán vagy üssünk Entert a megfelelő sorra, vagy válasszuk a helyi menü Tétel megtekintése pontját. Az ablakban megtekinthetőek a választott esemény részletes adatai. Amennyiben szükséges a kivetített eseményre sorszám szerint hivatkozni, iktatószáma az ablak fejlécében tekinthető meg. Az „Előző” és „Következő” gombok segítségével a listában látható tételek böngészhetőek, a „Mégse” gomb zárja a kivetítő ablakot.

A kötegelt számlakiállítás célja, hogy egy adott ügyfélkör részére egyetlen számlakitöltéssel előállítsuk a kívánt számlát. Fontos, hogy ez a funkció csak abban az esetben használható eredményesen, ha a szóban forgó számla - a számlaszámot leszámítva - változás nélkül kell hogy elkészüljön az adott ügyfélkört alkotó vevők részére.

1. Első lépésként szűrjük ki azokat az ügyfeleket, akiknek a számlákat el kívánjuk készíteni.
2. Ezek után nincs más tennivalónk, mint valamely ügyfél nevén, aki az ügyféllistán szerepel, egér jobb gombjával kattintva kiválasztani a Kötegelt számla készítése opciót, mire megjelenik a számlázó ablak.
   A számla elkészítése, a számlán szereplő tételek rögzítése minden tekintetben azonos az “egyedi” számla készítésével.
   Lehetőség van az ügyfelekhez egyedileg beállított fizetési mód, engedmény / felár, használandó ár alkalmazására.
3. A számla kiállítása után jelöljük be, hogy mely információkat figyelje az adott ügyfeleknél (az alapértelmezett bejelölés a Karbantartás/Beállítások/Felhasználófüggő beállítások/Modulok beállításai menüben végezhető el).
4. A számla elfogadása után megkezdődik a számlák kiállítása (nyomtatás vagy nyomtatás nélkül).

A számlára felvitt tételek, szöveges megjegyzések mindegyik számlán egyformán jelennek majd meg.

Amennyiben a számlán szereplő terméket ügyfelenként egyedi áron értékesíti, a kötegelt számlázás menetéről IDE kattintva talál bővebb tájékoztatást.

Keresőszavak: kötegelt számlázás kötegelt számla kiállítás

A funkció kezelése a Karbantartás\Modulhasználat beállítása menüpont alatt kapcsolható be.

Ennek a modulnak a használatával lehetőség nyílik a programon belül rögzíteni, valamint nyilvántartani a cég azon kimenő számláit, amelyeket nem a Kulcs-Készlet, vagy Kulcs-Számla programmal, hanem pl. kézi számlatömbbel állítottunk ki. Használható a modul arra is, hogy pl. cégünk telephelyein, szintén a programmal kiállított számláinkat a központi irodánkban rögzítsük, ezáltal valamennyi kimenő számlánkat egy helyen, egy adatbázisban lássuk.

Az alapprogram dokumentációjában megismert kezelési-működési elvek, sajátosságok érvényesek erre a modulra is.

Kézi számlák kezelése

A Kézi számla menüre kattintva megjelenik a kimenő számla rögzítésére szolgáló ablak.

A felugró ablak használata szinte teljes egészében megegyezik a gépi számla kiállítására szolgáló ablak használatával, annyi különbséggel, hogy meg kell adni a számla sorszámát.
A számlán szereplő tételek listája alatta, a kezelőgombok között egy opció helyezkedik el, „Készlet kivételezése” néven. A Beállításokban ez az opció alapértelmezetten bekapcsolttá tehető, állapota természetesen számlánként változtatható. Az opció bekapcsolása esetén a számlán szereplő termékek forrásraktárban szereplő lévő készlete a megadott mennyiséggel csökken.

A Számlák listáján van lehetőség lekérdezni a kézi kimenő számlákat:

Kézi számlát nincs lehetőség nyomtatni a programból.

Mozgat-e készletet a „Kézi számla” a Kulcs-Számla Plusz programban? 

Számlázó programok esetében erre nincs lehetőség, mert készletet nem kezel.

Minden vállalkozás életében fontos a kintlevőségek kezelése. Ez a modul ehhez ad támogatást. Segítségével pillanatok alatt elkészítheti a késedelmes kintlévőségeiről szóló fizetési felszólításait.

A funkció kezelése a Karbantartás/ Modulhasználat beállítása menüpont alatt kapcsolható be.

A felszólító levélhez különböző nyomtatási sablonok alakíthatóak ki.

A modul ezzel lehetőséget ad automatikus késedelmi kamat számításra a felszólításon, valamint egyenlegközlőként is funkcionálhat. A fizetési felszólítások igény szerint testreszabhatóak.

Beállítások

Karbantartás / Fizetési felszólítás beállítása menü

• - Sablonok: Itt alakíthatja ki a fizetési felszólítás nyomtatási sablonjait.
  Két sablont alapértelmezettként felvittünk. Új sablon felviteléhez adja meg a sablon nevét.
  A Sablon szerkesztése képernyőn adja meg azt a megnevezést, ami a fizetési felszólítás fejlécében szerepelni fog, és szerkessze meg a felszólítás szövegét.
  Azt a sablont fogja a program alapértelmezettként felkínálni, amelyikhez ezt bejelöli.
  Lehetőségünk van a sablon megnevezésének módosítására az [Átnevezés] gombbal. A változásokat az [Ok] gombbal menthetjük el, vagy mentés nélkül kiléphetünk a [Mégse] gombbal. Amennyiben a Sablon második felébe beilleszti a [dátum] szöveget, akkor a fizetési felszólításon megjelenik az aznapi dátum.

A kiállított fizetési felszólítások mindig az eredeti sablon-beállításokat fogják mutatni utólagos nyomtatás esetén is, az azóta bekövetkezett sablon változtatásoktól függetlenül.

• - Késedelmi kamatok: Ha szeretné, hogy a program automatikusan számoljon késedelmi kamatot, és azt a fizetési felszólításra nyomtassa, jelölje be (R) a Késedelmi kamat számítása opciót. A program az itt felvitt kamatok alapján számítja ki a késedelmi kamat összegét.
  Az [Új] gombbal adja meg a késedelmi kamat dátumát, valamint a százalékát. A [Ment] gombbal elmentheti, az [Elvet] gombbal pedig elvetheti a felvitelt. Lehetőség van késedelmi kamat módosítására és törlésére is.

• - Nyomtatás: Itt alakíthatja ki a fizetési felszólítás oszlopait (jelölje be azokat, amelyeket látni szeretne a felszólításon), valamint a fejlécben megjelenő adatokat.
  A Szállítói profil beillesztése gombbal a Beállításokon belül megadott szállítói profil illesztheti be. Kattintson rá és válassza ki a szállítói profilok közül a megfelelőt.
  A nyomtatási sémánál válassza ki, hogy mely nyomtatási sémával nyomtatódjon a fizetési felszólítás. Ha nem választ ki nyomtatási sémát, akkor a program grafikusan és A4-es lapra fog nyomtatni. A Rontott/Érvénytelen állapotcímke nyomtatása opció bejelölésével a rontott, illetve érvénytelen fizetési felszólításokon megjelenik a RONTOTT és/vagy az ÉRVÉNYTELEN felirat.

Fizetési felszólítás elkészítése

Bizonylatlisták / Számlák listája menü / Egyéb / Fizetési felszólítás

Első lépésként ajánlott a számlalistát beszűrni a késedelmes kintlévőségű normál számlákra. Amennyiben ezt nem teszi, a program az Egyéb / Fizetési felszólításra kattintva figyelmezteti rá.

A menüpontra kattintás után megjelenő listában láthatja azokat a partnereket, akiknek a késedelmes kintlévőségű számlák ki lettek állítva és mellette a számlák darabszámát.
Az ügyfélre kétszeri kattintással, vagy a Kivetítés ikonnal  megtekintheti az ügyfél számláit, azok főbb adatait, valamint a számolt késedelmi kamat összegét.
Számlát kihagyni a  ikonnal lehet. A kihagyott számlák nem fognak megjelenni a fizetési felszólításon.

A Sablonok fülön az nyomtatási sablon már ismert módon történő szerkesztésére van lehetőség.

A Korábbiak kihagyása gombbal mellőzheti azokat a számlákat, amelyekről már készült fizetési felszólítás. Ha egy számlából már készült fizetési felszólítás és új felszólítást készítünk, akkor az előző érvényét veszíti!

A nyomtatási előkép ikonnal megnézheti a fizetési felszólítást.

Az [Ok] gomb megnyomásával megjelenő képernyőn jelölje be a Korábbi felszólítás esetén sablonváltás opciót, ha szeretné hogy a Sablon panelen belül kiválasztott sablon váltás-sablonjára nyomtassa a program a fizetési felszólításokat (lásd Beállítások).

Sablonváltást nyomtatásnál csak a két, program által alapértelmezetten bizotosított sablon esetében kezeljük.

Kinyomtathatja a felszólítást azonnal, vagy a Lekérdezések / Fizetési felszólítások menüpontban utólag.

A fizetési felszólítás a partner postázási címére fog elkészülni. Amennyiben nincs külön postázási címe, akkor az alapcímére lesz kiállítva.

Fizetési felszólítás modul használata egyenlegközlőként

Lehetőség van arra, hogy a modult egyenlegközlőként használja. Ehhez a Fizetési modul beállításain belül a sablonoknál adja meg a sablon fejlécének a nevét, pl. „Egyenlegközlő levél”. A számlalistán szűrje be az ügyfél számláit (dátum, kiegyenlítés stb. szerint), majd a fizetési felszólítás kiállítása után az ügyfél beszűrt számlái megjelennek az „Egyenlegközlő levél”-en.

Fizetési felszólítás listázása

Lekérdezések / Fizetési felszólítások menü

A szűrőképernyőn szűrhetünk érvényes, rontott, nyomtatott fizetési felszólításokra, valamint sorszámra. Lehetőség van nyomtatási sablononként listázni, valamint ügyfél és számlaszám szűrésre is.

A megjelenő listában szerepel, hogy melyik ügyfélnek, mikor, milyen hivatkozási számmal lett fizetési felszólítás kiállítva. Az érvényes oszlopban látjuk, hogy az adott felszólítás érvényes-e még. Ha új felszólítás készült az adott számláról akkor a régi érvényét veszíti! Ha egy számlát stornóztunk, helyesbítettünk, vagy rontottunk akkor is érvénytelen lesz a felszólítás. Fontos! Ha egy felszólításon például 10 számla szerepel és abból az egyik kerül rontásra, akkor is az egész felszólítás érvénytelen lesz.

Egy fizetési felszólítást rontani a Felszólítás rontása ikonnal tudunk. A rontott tételek eltérő színnel szerepelnek.

A nyomtató ikonnal nyomtathatunk listát, valamint felszólítást egyenként és kötegelve.

Fizetési felszólitás

evzaras-evnyitas.doc

Segítségével a program bármely listáját egyetlen gombnyomással előállíthatja PDF formátumban, amely
- az előállítás után nem szerkeszthető elektronikus formátum előnyeit kínálja;
- e-mail üzenethez csatolva kis méretű file-ként továbbítható;
- külön archiválható.

Az ügyfeleink kérésére megvalósult alkalmazás az általánosan elterjedt ingyenes kezelőeszköz (Adobe Acrobat Reader) használatát feltételezi.

A modul a számlák PDF formátumát (lévén ez szigorú sorszámozású bizonylat) „az eredeti bizonylat másolata” felirattal állítja elő.
Válassza ki, hogy mely listát, vagy számlát szeretné .pdf formátumban nyomtatni, majd a nyomtatás helyénél a legördülő menü segítségével válassza a „Pdf fájlba” lehetőséget. Bizonylatoknál utólagos nyomtatásnál az előnézetnél nyomja meg a pdf nyomtatásra szolgáló ikont. Számla elkészítésekor jelölje be a ”PDF nyomtatása” lehetőséget.
Válassza ki számítógépén azt a könyvtárat, ahová a pdf formátumú nyomtatványt menteni szeretné. A pdf nyomtatás lefutása után a program üzenetet küld, miszerint a pdf nyomtatás sikeresen befejeződött. Lehetőség van a pdf nyomtatvány megnyitására azonnal, vagy utólag is. 

Fontos! A Pdf formátumban nyomtatott számla nem egyenlő az elektronikus számlával! A Pdf formátumú számla kizárólag megtekintésre szolgáló, bemutató példány. Az elkészített számla első példánya minden esetben a nyomtatóra küldött számla lesz. 

A bejövő számlák rögzítésének lehetősége a Karbantartás\Modulhasználat beállítása menüpont alatt kapcsolható be.
A bejövő számlák menüpont használatával lehetőség nyílik a programon belül rögzíteni, valamint nyilvántartani a cég valamennyi bejövő számláját, legyen az akár szállítói, akár költségszámla.

Bejövő számlák kezelése
ABevét/Bejövő számla menüre kattintva megjelenik a bejövő számlák rögzítésére szolgáló ablak. Ennek az ablaknak a használata szinte teljes egészében megegyezik a gépi számla kiállítására szolgáló ablak használatával, melyet a Kézikönyvben részletesen is tárgyaltunk, ezért az alábbi összefoglalásban csak a különbségekre térünk ki.

Számlaszám
Ilyen különbség, hogy az ablak megjelenése után a kurzor az ablak jobb felső sarkában, a számlaszám megadására szolgáló mezőben villog. A mező előtt egy sorszám látható, mely nem más, mint a program által automatikusan, kihagyás nélkül adott iktatószám: a rendszer ezen a számon tartja nyilván a bejövő számlákat, ill. a felhasználó által megadható számlaszámon.

Egyéb költség
Valutás bejövő számlánál lehetőség van a számlához tartozó egyéb költségeket (pld. fuvarköltség, csomagolás) hozzárendelni a számlán szereplő tételekhez.

Árak
Ha megadjuk a mennyiséget, utána a bruttó összértéket, a program automatikusan számolja a nettó össz-értéket valamint az egységárat. Ezeknek az értékeknek meg kell egyeznie a rögzítés alatt álló számlán szereplő megfelelő értékkel. Ha módosítjuk az áfa-kulcsot, a program a bruttó értékből automatikusan visszaszámolja a nettó értéket.
A Nettó mező és az Egységár mező mellett szereplő ikon segítségével lehetőség van ezen adatok alapján is kiszámítani a hiányzó értékeket.
Az Engedmény mező működése is megegyezik a kimenő számlánál leírtakkal.

Készlet bevételezése
Ha a számlán szereplő tételeket raktárra is szeretnénk könyvelni, használjuk az ablak kezelőgombjai között elhelyezkedő „Készlet bevételezése” nevű opciót.

Műveletek:
Csakúgy, mint a gépi számláink esetén, a bejövő számláink esetleges rontását, (rész)kiegyenlítését is csak a számlák listáján végezhetjük el. Rögzített bejövő számlánkat nem stornírozhatjuk és nem helyesbíthetjük. A rontás, (rész)kiegyenlítés és utólagos nyomtatás metódusa teljes egészében megegyezik a kimenő számláknál ismertetettel.

Bevételezésből bejövő számla készítése

A funkció azoknak az ügyfeleinknek érhető el, akik MS SQL 2005-ös adatbázisszerveren dolgoznak, és készletértéküket FIFO készletérték számítás szerint tartják nyilván. A Bevét raktárbizonylatok listájából, egy kattintással regisztrálhatja a rendszerben, a raktári bevételhez tartozó szállítói számlát. Bejövő számlát, normál bevételi bizonylat alapján készíthet. A szűrőablakon, a dokumentumok feldolgozásának gyorsítása érdekében, új szűrési opció került, a Számlázható bizonylatok jelölőnégyzet.

A bevételi bizonylat, illetve bevételi bizonylatok alapján, a listából elkészíthető a bejövő számla. A funkció az Egyéb menüpontból, illetve a listában jobb egér klikkel elérhető menüből indítható. 

Alapértelmezett valutától eltérő bejövő számla rögzítésekor van lehetőség egyéb költséget rögzíteni.

Keresőszavak: bejövő számlák

A Bizonylatlisták/Számlák listája menüben keresse meg az adott számlát,  jobb gombbal kattintson  a számla sorára, majd válassza a Nyomtatás/Számla nyomtatás opciót, így ki tudja nyomtatni a számlát. Amennyiben a számla már egyszer nyomtatásra került, abban az esetben másolat felirattal kerül nyomtatásra a bizonylat.

Keresőszavak: számla újranyomtatása másolat

Lépjen be a Termék / Leltár / Leltárívek menüpontba, válassza a Teljes listát, majd azt a leltárívet, melyet rontani szeretne.
A  leltárívre kattintson az egér jobb gombjával és válassza a Rontás opciót.

  Keresőszavak: rossz leltár ív, hibás leltár iv, leltáriv

Azt, hogy a program számoljon például Euro centekkel is, az alábbi módon lehet beállítani:
Lépjen be a karbantartás / Beállítások menüpontba, majd a Valuta / Valuta karbantartás opcióba. Válassza ki a Az Eurot, majd kattintson a módosítás gombra. Az Euro tulajdonságoknál állítsa az összes értéket 2-re, majd kattintson az OK gombra:

Cég neve:
Cég székhelye:
Cég telephelye:
Cég telefonszáma:
Cég faxszáma:
Ügyintéző neve:
Ügyintéző telefonszáma:
Ügyintéző e-mail címe:
Megrendelni kívánt program(ok) neve:
Fizetés módja : kérem válasszon az alábbiakból
Postai utánvét (KP fizetés):
Futár(DHL-Kp fizetés):
Pro Forma számla (utalás):
Megrendelését az alábbi e-mail címre küldheti: ugyfelszolgalat@ks.hu

Az ügyfélrögzítő ablak „Fizetési adatok” fülén megadható az adószám, mely automatikusan megjelenítésre kerül a számlán.

A Készlet és Számla rendszer a 2007.december/2 változattól kezdődően automatikusan tünteti fel devizás számlákon az ÁFA összegét forintban is a megadott árfolyam alapján.

 Mindenkinek, aki pénztárgépet használ, és ugyanakkor készletnyilvántartást kell vezetnie.

- A Kulcs-Készlet program indításkor automatikusan felveszi a kapcsolatot a pénztárgéppel.
- A Készlet program online kapcsolat útján nyilvántartja a pénztárgép által kiállított nyugtákat.
- Pénztárgépes nyugta kiállítása esetében a Kulcs-Készlet program automatikusan csökkenti a raktárkészletet.
- Vevőazonosítás és terméknyilvántartás számítógépen tárolt Kulcs-Készlet adatbázis használatával.
- A kiállított nyugta tartalma alapján számla kiállítása.
- A nyugta utólag nem módosítható a programban, ezáltal kontrollálható a pénztárgépes értékesítés.
- Kulcs Készlet program + pénztárgép + vonalkód leolvasó összekötése esetén automatikus termék
felismerés.
- Pénztárgép beszerzése, beüzemelése.
- Kis- és nagykereskedelmi megoldások, vonalkód rendszerek és pénztárgépes kapcsolat kialakítása,
szervizelése.
SAMSUNG SAM4S ER-420M TÍPUSÚ PÉNZTÁRGÉP
• Vonalkód olvasóval beolvasott (vagy a pénztárgép billentyűzetén beütött) termékkódot lekérdezi a számítógéptől, és a visszakapott adatok alapján értékesíti a cikket.
• Az értékesítési adatokat továbbítja a számítógépre is.
• Lehetőséget biztosít vevőazonosításra, ezáltal a megfelelő árszint automatikus kiválasztására is.

Keresőszavak: komplex

Az ügyfél adatlapján keresztül a Megkeresések fül alatt rögzíthető az ügyféllel kapcsolatban történő összes esemény.

Az ügyfél adatlapján az ügyintézők fül alatt korlátlan számú ügyintéző rögzítésére van lehetőség.

A Karbantartás beállítások\CRM beállításai\Ügyfelek\Kötelező adatok adatok menüpont alatt jelölőnégyzetek segítségével állíthatóak be a kötelezően kitöltendő adatok.

Az egeret egy-egy bejegyzés fölé húzva megjelennek az adott megkeresés főbb részletei.
Az egér segítségével át is helyezhetjük más időpontba a megkeresést.
A piros x-re kattintva törlési lehetőséget ajánl fel a program.
Abban az esetben, ha a CRM beállításai/Felhasználófüggő beállításokban bekapcsoljuk a Riasztások megjelenítése opciót, a riasztott megkeresések egy kis csengő ikonnal lesznek megkülönböztetve a naptárban.

A naptár napjain duplán kattintva az adott időponthoz rögzíthetünk megkeresést.

A naptár elérhető a program bármely területéről az F8 billentyű megnyomásával.

Az összes bizonylathoz hasonlóan a szerződést pdf formátumban is le lehet rögzíteni.

A Hiperlinkek panelon a dokumentumkezelés megvalósítása érdekében szükség esetén csatolhatunk az adott szerződéshez – bármilyen formátumú – fájlokat. A szerződéshez csatolt fájl megjelenik a Hiperlink listában. Megnyitására, módosítására és törlésére, a lap alján elérhető Megnyit – Módosít - Töröl gombok segítségével nyílik lehetőség.

A Megjegyzések panelon - a program többi bizonylatával (pl.: számla) azonos módon-, a CRM beállításai menüpontban felvitt alapszövegek közül választhatunk, vagy a rendelkezésre álló felületen közvetlenül vihetünk fel a szerződéshez felső, illetve alsó megjegyzésként megjelenítendő szövegeket.

A Fejléc és tételek panelon a szerződő ügyfél és érintett termék(ek) kiválasztásán kívül a számlázáshoz fontos adatok (használt ár, engedmények) is szerepelnek a szerződés adatlapján.

Az ügyfél adatlapján a Szerződések fül alatt rögzíthetjük a partnerhez tartozó szerződéseket.

A CRM program, valamint a számlázókban a CRM modul lehetőséget biztosít arra, hogy induláskor a program megjelenítse a riasztásokat, figyelmeztessen a napi teendők elvégzésére.

A beállításhoz lépjen a Karbantartás/ CRM beállításai/Felhasználófüggő beállítások/Modulok beállításai menüpontban és kapcsolja be a “Riasztások megjelenítése” opciót.

Miután a riasztások megjelenítését bekapcsolta, a beállítás érvénybeléptetéséhez újra kell indítani a programot. Az újraindítást követően a főképernyőn megjelenik egy csengő ikon. Ettől kezdve a program indításakor meg fognak jelenni a lejárt riasztások, valamint a csengő ikonra kattintva használat közben is elérhető a lejárt riasztások listája.

Keresőszavak: riasztások megjelenítése lekérdezése riasztás riaszt

A dokumentumkezelés megvalósítása érdekében szükség esetén csatolhatunk az adott megkereséshez – bármilyen formátumú – fájlokat. A megkereséshez csatolt fájl megjelenik a Hiperlink listában. Megnyitására, módosítására és törlésére a lap alján elérhető Megnyit – Módosít - Töröl gombok segítségével nyílik lehetőség.

A Történet panelen a Rögzítő/Módosító felhasználó neve, a művelet időpontja mellett, a Részletes adatok gombra kattintva minden, a rögzítésekhez tartozó adat megjeleníthető kronológiai sorrendben.