Készletnyilvántartó program

A bejövő számlák rögzítésének lehetősége a Karbantartás\Modulhasználat beállítása menüpont alatt kapcsolható be.
A bejövő számlák menüpont használatával lehetőség nyílik a programon belül rögzíteni, valamint nyilvántartani a cég valamennyi bejövő számláját, legyen az akár szállítói, akár költségszámla.

Bejövő számlák kezelése
ABevét/Bejövő számla menüre kattintva megjelenik a bejövő számlák rögzítésére szolgáló ablak. Ennek az ablaknak a használata szinte teljes egészében megegyezik a gépi számla kiállítására szolgáló ablak használatával, melyet a Kézikönyvben részletesen is tárgyaltunk, ezért az alábbi összefoglalásban csak a különbségekre térünk ki.

Számlaszám
Ilyen különbség, hogy az ablak megjelenése után a kurzor az ablak jobb felső sarkában, a számlaszám megadására szolgáló mezőben villog. A mező előtt egy sorszám látható, mely nem más, mint a program által automatikusan, kihagyás nélkül adott iktatószám: a rendszer ezen a számon tartja nyilván a bejövő számlákat, ill. a felhasználó által megadható számlaszámon.

Egyéb költség
Valutás bejövő számlánál lehetőség van a számlához tartozó egyéb költségeket (pld. fuvarköltség, csomagolás) hozzárendelni a számlán szereplő tételekhez.

Árak
Ha megadjuk a mennyiséget, utána a bruttó összértéket, a program automatikusan számolja a nettó össz-értéket valamint az egységárat. Ezeknek az értékeknek meg kell egyeznie a rögzítés alatt álló számlán szereplő megfelelő értékkel. Ha módosítjuk az áfa-kulcsot, a program a bruttó értékből automatikusan visszaszámolja a nettó értéket.
A Nettó mező és az Egységár mező mellett szereplő ikon segítségével lehetőség van ezen adatok alapján is kiszámítani a hiányzó értékeket.
Az Engedmény mező működése is megegyezik a kimenő számlánál leírtakkal.

Készlet bevételezése
Ha a számlán szereplő tételeket raktárra is szeretnénk könyvelni, használjuk az ablak kezelőgombjai között elhelyezkedő „Készlet bevételezése” nevű opciót.

Műveletek:
Csakúgy, mint a gépi számláink esetén, a bejövő számláink esetleges rontását, (rész)kiegyenlítését is csak a számlák listáján végezhetjük el. Rögzített bejövő számlánkat nem stornírozhatjuk és nem helyesbíthetjük. A rontás, (rész)kiegyenlítés és utólagos nyomtatás metódusa teljes egészében megegyezik a kimenő számláknál ismertetettel.

Bevételezésből bejövő számla készítése

A funkció azoknak az ügyfeleinknek érhető el, akik MS SQL 2005-ös adatbázisszerveren dolgoznak, és készletértéküket FIFO készletérték számítás szerint tartják nyilván. A Bevét raktárbizonylatok listájából, egy kattintással regisztrálhatja a rendszerben, a raktári bevételhez tartozó szállítói számlát. Bejövő számlát, normál bevételi bizonylat alapján készíthet. A szűrőablakon, a dokumentumok feldolgozásának gyorsítása érdekében, új szűrési opció került, a Számlázható bizonylatok jelölőnégyzet.

A bevételi bizonylat, illetve bevételi bizonylatok alapján, a listából elkészíthető a bejövő számla. A funkció az Egyéb menüpontból, illetve a listában jobb egér klikkel elérhető menüből indítható. 

Alapértelmezett valutától eltérő bejövő számla rögzítésekor van lehetőség egyéb költséget rögzíteni.

Keresőszavak: bejövő számlák

A Bizonylatlisták/Számlák listája menüben keresse meg az adott számlát,  jobb gombbal kattintson  a számla sorára, majd válassza a Nyomtatás/Számla nyomtatás opciót, így ki tudja nyomtatni a számlát. Amennyiben a számla már egyszer nyomtatásra került, abban az esetben másolat felirattal kerül nyomtatásra a bizonylat.

Keresőszavak: számla újranyomtatása másolat

Lépjen be a Termék / Leltár / Leltárívek menüpontba, válassza a Teljes listát, majd azt a leltárívet, melyet rontani szeretne.
A  leltárívre kattintson az egér jobb gombjával és válassza a Rontás opciót.

  Keresőszavak: rossz leltár ív, hibás leltár iv, leltáriv

Azt, hogy a program számoljon például Euro centekkel is, az alábbi módon lehet beállítani:
Lépjen be a karbantartás / Beállítások menüpontba, majd a Valuta / Valuta karbantartás opcióba. Válassza ki a Az Eurot, majd kattintson a módosítás gombra. Az Euro tulajdonságoknál állítsa az összes értéket 2-re, majd kattintson az OK gombra:

Cég neve:
Cég székhelye:
Cég telephelye:
Cég telefonszáma:
Cég faxszáma:
Ügyintéző neve:
Ügyintéző telefonszáma:
Ügyintéző e-mail címe:
Megrendelni kívánt program(ok) neve:
Fizetés módja : kérem válasszon az alábbiakból
Postai utánvét (KP fizetés):
Futár(DHL-Kp fizetés):
Pro Forma számla (utalás):
Megrendelését az alábbi e-mail címre küldheti: ugyfelszolgalat@ks.hu

Az ügyfélrögzítő ablak „Fizetési adatok” fülén megadható az adószám, mely automatikusan megjelenítésre kerül a számlán.

A Készlet és Számla rendszer a 2007.december/2 változattól kezdődően automatikusan tünteti fel devizás számlákon az ÁFA összegét forintban is a megadott árfolyam alapján.

 Mindenkinek, aki pénztárgépet használ, és ugyanakkor készletnyilvántartást kell vezetnie.

- A Kulcs-Készlet program indításkor automatikusan felveszi a kapcsolatot a pénztárgéppel.
- A Készlet program online kapcsolat útján nyilvántartja a pénztárgép által kiállított nyugtákat.
- Pénztárgépes nyugta kiállítása esetében a Kulcs-Készlet program automatikusan csökkenti a raktárkészletet.
- Vevőazonosítás és terméknyilvántartás számítógépen tárolt Kulcs-Készlet adatbázis használatával.
- A kiállított nyugta tartalma alapján számla kiállítása.
- A nyugta utólag nem módosítható a programban, ezáltal kontrollálható a pénztárgépes értékesítés.
- Kulcs Készlet program + pénztárgép + vonalkód leolvasó összekötése esetén automatikus termék
felismerés.
- Pénztárgép beszerzése, beüzemelése.
- Kis- és nagykereskedelmi megoldások, vonalkód rendszerek és pénztárgépes kapcsolat kialakítása,
szervizelése.
SAMSUNG SAM4S ER-420M TÍPUSÚ PÉNZTÁRGÉP
• Vonalkód olvasóval beolvasott (vagy a pénztárgép billentyűzetén beütött) termékkódot lekérdezi a számítógéptől, és a visszakapott adatok alapján értékesíti a cikket.
• Az értékesítési adatokat továbbítja a számítógépre is.
• Lehetőséget biztosít vevőazonosításra, ezáltal a megfelelő árszint automatikus kiválasztására is.

Keresőszavak: komplex

Az ügyfél adatlapján keresztül a Megkeresések fül alatt rögzíthető az ügyféllel kapcsolatban történő összes esemény.

Az ügyfél adatlapján az ügyintézők fül alatt korlátlan számú ügyintéző rögzítésére van lehetőség.

A Karbantartás beállítások\CRM beállításai\Ügyfelek\Kötelező adatok adatok menüpont alatt jelölőnégyzetek segítségével állíthatóak be a kötelezően kitöltendő adatok.

Az egeret egy-egy bejegyzés fölé húzva megjelennek az adott megkeresés főbb részletei.
Az egér segítségével át is helyezhetjük más időpontba a megkeresést.
A piros x-re kattintva törlési lehetőséget ajánl fel a program.
Abban az esetben, ha a CRM beállításai/Felhasználófüggő beállításokban bekapcsoljuk a Riasztások megjelenítése opciót, a riasztott megkeresések egy kis csengő ikonnal lesznek megkülönböztetve a naptárban.

A naptár napjain duplán kattintva az adott időponthoz rögzíthetünk megkeresést.

A naptár elérhető a program bármely területéről az F8 billentyű megnyomásával.

Az összes bizonylathoz hasonlóan a szerződést pdf formátumban is le lehet rögzíteni.

A Hiperlinkek panelon a dokumentumkezelés megvalósítása érdekében szükség esetén csatolhatunk az adott szerződéshez – bármilyen formátumú – fájlokat. A szerződéshez csatolt fájl megjelenik a Hiperlink listában. Megnyitására, módosítására és törlésére, a lap alján elérhető Megnyit – Módosít - Töröl gombok segítségével nyílik lehetőség.

A Megjegyzések panelon - a program többi bizonylatával (pl.: számla) azonos módon-, a CRM beállításai menüpontban felvitt alapszövegek közül választhatunk, vagy a rendelkezésre álló felületen közvetlenül vihetünk fel a szerződéshez felső, illetve alsó megjegyzésként megjelenítendő szövegeket.

A Fejléc és tételek panelon a szerződő ügyfél és érintett termék(ek) kiválasztásán kívül a számlázáshoz fontos adatok (használt ár, engedmények) is szerepelnek a szerződés adatlapján.

Az ügyfél adatlapján a Szerződések fül alatt rögzíthetjük a partnerhez tartozó szerződéseket.

A CRM program, valamint a számlázókban a CRM modul lehetőséget biztosít arra, hogy induláskor a program megjelenítse a riasztásokat, figyelmeztessen a napi teendők elvégzésére.

A beállításhoz lépjen a Karbantartás/ CRM beállításai/Felhasználófüggő beállítások/Modulok beállításai menüpontban és kapcsolja be a “Riasztások megjelenítése” opciót.

Miután a riasztások megjelenítését bekapcsolta, a beállítás érvénybeléptetéséhez újra kell indítani a programot. Az újraindítást követően a főképernyőn megjelenik egy csengő ikon. Ettől kezdve a program indításakor meg fognak jelenni a lejárt riasztások, valamint a csengő ikonra kattintva használat közben is elérhető a lejárt riasztások listája.

Keresőszavak: riasztások megjelenítése lekérdezése riasztás riaszt

A dokumentumkezelés megvalósítása érdekében szükség esetén csatolhatunk az adott megkereséshez – bármilyen formátumú – fájlokat. A megkereséshez csatolt fájl megjelenik a Hiperlink listában. Megnyitására, módosítására és törlésére a lap alján elérhető Megnyit – Módosít - Töröl gombok segítségével nyílik lehetőség.

A Történet panelen a Rögzítő/Módosító felhasználó neve, a művelet időpontja mellett, a Részletes adatok gombra kattintva minden, a rögzítésekhez tartozó adat megjeleníthető kronológiai sorrendben.

Ha egy megkereséshez már állítottunk ki árajánlatot vagy visszaigazolást, lehetőség van a következő bizonylat (visszaigazolás vagy számla) kiállításakor a nyitott állapotúak közül választani.

Árajánlatból visszaigazolás készítése:

• Az ügyfél megkeresései közt a Megkeresés rögzítése ablakban, amennyiben a Visszaigazolást választja, a program automatikusan megkérdezi, hogy szeretne-e az ügyfél nyitott bizonylatai közül válogatni.
  
  Az “Igen” gomra kattintva megjelennek az ügyfél nyitott árajánlatai, a megfelelőre kattintsunk duplán, ezt követően a megjelenő visszaigazolás készítő ablakban adhatja meg a visszaigazolás adatait.
   
• Az ügyfél adatlapján az Események fülön szereplő nyitott bizonylatokból is el lehet készíteni a következő bizonylatot:
  Nyitott árajánlatra való kattintáskor a Visszaigazolás készítése árajánlatból menüpontra kattintva elkészíthető az árajánlat tételeit tartalmazó visszaigazolás.
  A visszaigazolás elkészítése után, az árajánlat zöld színről fehérre változik, így jelöli a program a lezárt árajánlatot.

Visszaigazolásból számla készítése:

• Az ügyfél megkeresései közt a Megkeresés rögzítése ablakban, amennyiben a Számlát választja, a program automatikusan megkérdezi, hogy szeretne-e az ügyfél nyitott bizonylatai közül válogatni.
  
  Az “Igen” gomra kattintva megjelennek az ügyfél nyitott visszaigazolásai, a megfelelőt kiválasztva, a megjelenő számla készítő ablakban adhatja meg a számla adatait.
   
• Az ügyfél adatlapján az Események fülön szereplő nyitott bizonylatokból is el lehet készíteni a következő bizonylatot:
  Nyitott visszaigazolásra való kattintáskor a Számla készítése visszaigazolásból menüpontra kattintva elkészíthető a visszaigazolás tételeit tartalmazó számla.
  A számla elkészítése után, a visszaigazolás lila színről fehérre változik, így jelöli a program a lezárt visszaigazolást.

A megkeresés alapján árajánlatot, visszaigazolást és számlát készíthetünk.

Az egyes kapcsolattartók paraméterezése során (Karbantartás/CRM beállításai/Saját törzsadatok/Kapcsolattartók) beállíthatunk alapértelmezett értékeket a következő mezőkhöz: Irány, Közeg, Csoport, Státusz, Termék. Ezzel megkönnyítjük a jellemzően a kapcsolattartóra vonatkozó adatok kitöltését.

A Karbantartás \ CRM beállításai \ Cégfüggő beállítások \ Saját törzsadatok \ Kapcsolattartók menüpont alatt tudom kitallózni a felhasználóimat és hozzárendelni az adott kapcsolattartóhoz.

CRM programban a Karbantartás \ Ügyféltörzs beállítások \ Cégfüggő beállítások \ Saját törzsadatok \ Kapcsolattartók menüpontban adhatja meg.

Felhasználókat a Karbantartás \ Adatbiztonság \ Adatbiztonsági beállítások menüpontban lehet felvenni.

A cégünk képviselője, aki felvette a kapcsolatot az adott ügyféllel.

Az ügyféllel történő napi szintű kapcsolatfelvételek (telefon, email, személyes találkozó..stb.) rögzíthetőek a programban, mint megkeresés.

A Karbantartás\CRM beállításai\Cégfüggő beállítások\Megkeresések\Projektek menüben lehet létrehozni először Projektcsoportot. A projektsablonok alatt lehet létrehozni a projekt megnevezéseket és hozzájuk rendelni projektcsoportot. A projekteket megkeresések rögzítésekor tudjuk használni.

Az egyes megkeresések iránya, típusa, eredményessége és egyéb előre meghatározható jellemzői gördülékenyen adminisztrálhatók, ha a Karbantartás/CRM beállítása ponton belül a Megkeresések törzsadatai pontot a gyakorlati tapasztalatok ismeretében feltöltjük.
Közegek
A CRM-stratégia legfontosabb elemei közé tartozik az ügyfelekkel folytatott kapcsolattartáshoz igénybe vehető kommunikációs csatornák meghatározása (ez lehet Internet, telefon, fax, személyes vagy papír alapú).
Csoportok
Gazdasági folyamataink elemzése után, az ügyfélkezelési célkitűzéseink ismeretében, kialakíthatjuk ügyfelekkel folytatott interakcióink csoportosítási rendszerét.
Eredményesség
Az egyes megkeresések minősítési kategóriáit, az üzletmenet és a vállalati szemlélet határozza meg. Minél pontosabban kiválasztható egy megkeresés eredményességi mutatója, annál pontosabb elemzést kapunk a hatékonyságról.
Projektek
Az üzleti tevékenységet sok esetben projektekre bontva kezeljük.
Bizonyos projektekkel (pl. új termék bevezetése, vagy egy akció lebonyolítása) kapcsolatos megkeresések rögzítése során, vannak közös jellemző adatok, melyeket előre meghatározhatunk.
Projektcsoportok
A projektek is besorolhatók különböző szempontok alapján fő- és alcsoportokba. Ennek nemcsak a lekérdezések készítésénél van jelentősége, hanem a projekt sablonok létrehozásakor is felhasználhatjuk, a csoportosítás adta lehetőségeket.
Státuszok
Az egyes megkeresések, több lépésben kerülnek megoldásra, lezárásra. Ezen folyamatot követik végig a beállítható státuszok, melynek jelentős szerepe van például az egyes vállalati területek leterheltségének mérésében is.
Az ügyfelekkel folytatott kommunikáció adminisztrálását könnyen elvégezhetjük a Megkeresés rögzítése ablakban. A felviteli adatlap elérhető az Ügyfél menün keresztül (adott ügyfél lapján található Megkeresések fül lehetőségei által), és a Megkeresések listája pontban. A későbbiekben ismertetett Naptárról kiindulva is vihetünk fel új megkeresést.
Az adatlap két panelből áll, az egyikben (Alapadatok panel) az aktuális szerkesztés végezhető el, a másik (Történet panel) pedig az előzmények pontos átláthatóságát teszi lehetővé.
Alapadatok panel
Az ügyféllel folytatott kommunikáció adminisztrálása során fontos lépés a Kapcsolattartó kiválasztása. Megadható az Irány, Közeg, Csoport, Státusz, Termék, rögzíthetjük a megkeresés időtartamát. Beállítható figyelmeztetés kérése is a Riasztás mezőben.
A megkeresés alapján árajánlatot, visszaigazolást és számlát is készíthetünk.
Történet panel
A Rögzítő/Módosító felhasználó neve, a művelet időpontja mellett, a Részletes adatok gombra kattintva minden, a rögzítésekhez tartozó adat megjeleníthető kronológiai sorrendben.
Hiperlinkek
A dokumentumkezelés megvalósítása érdekében szükség esetén csatolhatunk az adott megkereséshez – bármilyen formátumú – fájlokat.