Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 10. mellékletének 2018. július 1-től hatályos 6. és 13. pontja szerint:

„6. Az adóalany külön jogszabályban meghatározott elektronikus módon számlánként adatszolgáltatást teljesít az állami adó- és vámhatóság részére azon számlázási funkcióval rendelkező programmal kiállított számlák külön jogszabályban meghatározott adattartalmáról, amelyekben egy másik, belföldön nyilvántartásba vett adóalanyra áthárított adó összege a 100 000 forintot eléri vagy meghaladja. Az adóalany ezen számlákat érintő módosításról vagy érvénytelenítésről is külön jogszabályban meghatározott módon elektronikus adatszolgáltatást teljesít. Szintén külön jogszabályban meghatározott módon kell elektronikus adatszolgáltatást teljesíteni azon módosításokról, amikor a módosítást követően éri el vagy haladja meg a 100 000 forintot a számlában áthárított adó.”

A fentiek értelmében a számlázó programnak olyan beépített, automatikus funkcióval kell rendelkeznie, amely segítségével a megadott feltételek mellett kiállított számlákról azonnali adatot képes szolgáltatni.

Ahhoz, hogy a várt működést garantálni tudjuk, kérem olvassa el az alábbi bejegyzést és végezze el programjában a szükséges beállításokat.

Fontos! Ahhoz, hogy a 2018. július 1-től kiállított számláira biztosítani tudjuk a megfelelő adatküldést, mindenképpen szükséges a 2018. júniusi programfrissítés telepítése (Verziószám: 18.20.1121.8091.)!

Az adatszolgáltatási kötelezettség fő szabály szerint a belföldi adóalanyok közötti ügyletekről kiállított olyan számlákra terjed ki, amelyekben 100 ezer forint vagy azt meghaladó összegű áthárított áfa van. A kibocsátott számlák – és számlával egy tekintet alá eső okiratok – adataira vonatkozó adatszolgáltatás a 2018. július 1.-től kiállított számlák esetén azonnal megtörténik szoftvereinkben, méghozzá emberi beavatkozás nélkül. Ennek előfeltétele, hogy meg legyen adva az Online Számla rendszerhez tartozó technikai felhasználó, stabil internetkapcsolat, valamint megfelelő hardver -és szoftver környezet.

Online Számla bekötés – Teendők

A Kulcs-Soft számlázó programok (desktop) egy közös szolgáltatáson keresztül kommunikálnak a NAV Online Számla rendszerével. A szolgáltatás a felhasználók számára „láthatatlan”, nem kell külön alkalmazásokat telepíteni, a megfelelő programverziókkal együtt automatikusan telepítésre kerül a Kulcs-Soft Online Számla Szolgáltatás. Amennyiben Ügyfeleink korszerű, támogatott operációs rendszerrel rendelkeznek, csupán egyetlen dolguk van, ez nem más, mint egy regisztráció a KOBAK oldalán és egy technikai felhasználó létrehozása, amelyet a szoftverben megadva megtörténik a gép-gép interfész kapcsolat kialakítása. A regisztráció az alábbi oldalról érhető el:

https://onlineszamla.nav.gov.hu/

A regisztrációval kapcsolatos információk pedig:

https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol

Fontos, hogy a NAV Online számla felületének megfelelő megjelenítéséhez és működéséhez a következő, naprakészre frissített böngészők egyike, illetve engedélyezett JavaScript szükséges:

• GoogleChrome: 63.+
• FirefoxQuantum: 57.+
• Microsoft Edge: 41.+
• Internet Explorer: 11.+
• Apple Safari: 11.+.

Ami a Windows XP operációs rendszerrel rendelkező számítógépek esetén nem elérhető. Igazodva a NAV általi elvárásokhoz, szoftverünk is ezen elv szerint működik tovább. A Kulcs-Soft KOBAK szolgáltatás az ilyen rendszerrel rendelkező számítógépekre nem települ fel, ennek függvényében letiltásra kerül a 100 ezer forint áfa tartamot meghaladó bizonylatok rögzítése (a 100 ezer forint alattiak továbbra is menthetők).

Telepítési folyamat

Az új, Kulcs-Soft KOBAK szolgáltatás integrálva van a program telepítőbe, így egyéb teendő nincs, mint letölteni a legfrissebb programverziót és elindítani. Ezután minden automatikusan történik. Amennyiben a szolgáltatás valamilyen oknál fogva mégis leáll, a szoftver erről jelzést ad. Az alábbi ábra szerint ellenőrizhető állapota:

Újonnan elvégzendő beállítások

A technikai felhasználó kapcsolódási adatainak megadása

A menüpont a Karbantartás / Rendszerbeállítások / Cégadatok részre került „NAV Online Számla Adatszolgáltatás” megnevezéssel.

A gombra kattintva feljön a technikai felhasználó rögzítő felülete, ahol a különböző authentikációs adatok megadása lehetséges:

Technikai felhasználó validációja

1. A „Felhasználó törlése” gombra törlődik az összes bevitt adat.

2. Az „Ok” gomb hatására lefut egy validáció a megadott kulcsokkal, jelszóval. Ha a NAV azt jelzi, hogy megfelelő értékek kerültek megadásra, akkor megtörténik az adatok tárolása, amennyiben nem, figyelmeztetjük a felhasználót, hogy valamelyik adattal probléma van. Ez két esetben állhat elő:

a.) Valóban hibás adatok megadása: Ebben az esetben a technikai felhasználó nem létezik, letiltjuk a mentési lehetőséget, amíg hibátlanul le nem fut a validáció.

b.) Offline használat (nincs internetkapcsolat): Ebben az esetben a technikai felhasználó létezhet, viszont nem tudunk megbizonyosodni róla. A mentés ilyenkor megtörténhet.

3. Adószám ellenőrzés

A szoftver rendszerbeállításában megadott cég és az Online Számla rendszerébe regisztrált cég adószámának meg kell egyeznie. Ha eltér, akkor a program szintén üzenetet küld a felhasználó számára.

Számlázási folyamat változásai

A számlázási folyamat megváltozása annyiban érinti Felhasználóinkat, hogy olyan esetekben, amikor az adatszolgáltatáshoz szükséges hitelesítési adat hiányzik, akkor figyelmeztető üzeneteket küld a szoftver 100.000 forintot meghaladó áfatartam esetén.

Annak érdekében, hogy az aktuális bizonylatot ne kelljen újra rögzíteni, számlázás közben is lehetővé vált a technikai felhasználó megadása:

„Nem kötelezőség”: Amíg nincs 100.000 Ft-ot meghaladó áfatartamú számla, addig nem kell adatot szolgáltatni, tehát akár technikai felhasználó nélkül is használható a program.

Számla mentéskor, ha a bizonylat összesített áfa tartalma eléri a kötelezettség határát (helyesbítő esetén a módosulás értékével együtt):

a.) Ha nincs technikai felhasználó, akkor a számla nem menthető: Offline használat esetén is kell technikai felhasználóval rendelkezni. Internetkapcsolat hiányában a validáció nem tud lefutni, fontos, hogy minden adat helyesen kerüljön rögzítésre. Ellenkező esetben a b.) opció áll fenn.

b.) Ha van technikai felhasználó, de rossz adatok vannak megadva, akkor a szoftver enged számlázni, de hibát fog dobni az adatszolgáltatás.

c.) Ha nincs internetkapcsolat, vagy a NAV szervere nem elérhető (timeout)

Ebben az esetben a NAV Online Számla bizonylatok listáján részletesebben tájékozódhat a probléma okáról (bővebb leírása lentebb olvasható).

Számla lista módosulása

A kimenő számlák listája két új mezővel került kiegészítésre:

• Adatszolgáltatás állapota
• KOBAK tranzakciós kód

Az új mezők tartalmára szűrés indítható, illetve a szokásos listaműveletek végrehajthatók.

Üzenetek, szoftverbeli figyelmeztetések a különböző állapotokról

Az alsó menü sávból az NGM tájékoztató szöveg lekerült, bevezetésre került egy új „gomb”, ami abban az esetben jelenik meg, ha berögzítésre került az első technikai felhasználó. Innentől éles a kapcsolat a NAV Online Számla rendszerével. Amennyiben a lenti ábrán lévő ikont látja, Ön felkészült a 2018.07.01-től érvényes jogszabályi követelményekre (az addig rögzítésre kerülő számlák a korábbiak szerint történnek).

Az éppen aktuális számla mentésével felküldésre került bizonylatot egy felugró üzenetben jelenítjük meg 5 másodpercig:

Ezután a státuszjelző gomb 4 különböző állapotot képes jelezni és mindig a legnagyobb prioritással rendelkező esetleges feladatot mutatja az alábbiak szerint:

I. Ha a felküldés sikertelen

II. Ha nincs sikertelen számla, de van olyan, amiről a NAV hibát jelzett vissza (tehát valamilyen adattartalom beli probléma). A figyelmeztetés a bizonylat kiállításától 6 napig kerül megjelenítésre. Utána a „NAV Online számla bizonylatok” listáról érhető el.

III. Ha nincs sikertelen, hibás számla, de van olyan, ami még feldolgozás alatt van

IV. Ha minden számla státusza sikeres

Fontos, hogy a státuszjelző ikonok 5 percenként, vagy program indításkor frissülnek. Elképzelhető például, hogy a felküldés alatti ikont látjuk, de már sikeresként be is rögzült a tétel az adatbázisba. Erre a késleltetésre azért van szükség, mert a NAV 5 percet garantált, hogy feldolgozza, illetve visszaküldi a számlainformációkat.

Amennyiben az I., II., vagy III. részben leírtak szerint megjelölt üzenetre rákattintunk, akkor feljön a „NAV Online számla bizonylatok” listája, méghozzá a megjelölt állapotok szerinti szűrésben. Például, ha I. alapján egy darab hibás számla van, akkor a gombra kattintva feljön a „NAV Online számla bizonylatok” listája a „sikertelen” állapotban lévő bizonylatokkal:

Természetesen a teljes lista ikonra kattintva megjelenik az összes adatszolgáltatásban szereplő bizonylat.

Amennyiben nem fut a szolgáltatás, szintén kiírásra kerül. Ebben az esetben a korábban már ismertetett módon célszerű ellenőrizni a szolgálatatás kezelőben. Ha nincs ott a folyamat, akkor a szoftver újra telepítése adhat megoldást.

Amikor nincs internetkapcsolat:

Amikor offline üzemmódban rossz technika felhasználó lett megadva és az internetkapcsolat helyreállítása után le tudott futni a validáció:

NAV Online Számla bizonylatok listája

Az új lista minden olyan bizonylatot tartalmaz, amelyből adatszolgáltatás készült. A listán megjelenik néhány alap információ, mint például a bizonylatszám, kelte, vevő, értékek stb. Ezen kívül új információként a:

1. Számla státuszának visszajelzése

A számla státusza lehet:

• Sikeres
• Hibás
• Sikertelen

Mező neve: Adatszolgáltatás állapota

Ezen mező értékei adják meg, hogy a státusz kijelző gomb mit mutat.

2. Tranzakciós kód (NAV által generált)

3. Első beküldés dátuma

A lista bármely elemére duplán kattintva feljön egy információs ablak, ahol a hibát kiváltó ok és az azzal kapcsolatos teendők olvashatók. Vagyis közvetve jelennek meg a listán:

4. Hibát kiváltó ok

5. Teendők (alsó részben)

A fenti táblázatba a NAV által visszaküldött üzenetek kerülnek. Amennyiben tétel szintű probléma volt, bizonyos esetekben azt is visszakapjuk, hogy konkrétan melyik számla soron. Ezt az információt is megjelenítjük Ügyfeleink számára a hiba leírásában.

A listán eltérő színezéssel kerülnek megjelenítésre a különböző állapotú sorok, az alábbiak szerint:

I. „ERROR” esetén piros, ez a Sikertelen állapot jelenti

Ebbe a státuszba kerülnek azok a tételek, amelyek a NAV rendszerébe nem tudtak berögzülni valamilyen oknál fogva. Ilyen lehet például, ha:

– Nincs internetkapcsolat, emiatt a számla nem megy fel. Ilyenkor technikai okokból a tranzakciós kódot megjelöljük: „E!”, valamint az első beküldés dátuma 2000.01.29-et kapja értékül

– A bizonylat eljut az Online Számla szerveréhez, de az visszautasítja sémavalidációs probléma miatt (a rögzítés „fent” nem történik meg). A részletekről ilyenkor dupla kattintással megnyitva lehet tájékozódni. Speciális esetekben fordulhat elő, javítása általában Kulcs-Soft általi.

A sikertelen állapotú bizonylatokat a szoftver 4 óránként újra küldi, ezért, ha csak átmenetileg nem volt internet (vagy helyreállításra került), a bizonylat automatikusan, kézi beavatkozás nélkül fel fog kerülni az Online Számlába.

II. „WARN” esetén sárga, ez a Hibás állapot jelenti

Ilyen státuszba kerülhetnek azok a bizonylatok, amelyek a fenti rendszerben rögzítésre kerültek, de a feldolgozás során olyan hibát talált a NAV, ami számlatartam béli. Ilyen például, ha a vevő és a szállító „ugyanaz”:

Ezek vagy az eredeti bizonylat sztornózásával, vagy helyesbítéssel orvosolhatók. Ebben a státuszban nem küldjük újra a bizonylatokat.

A NAV általi figyelmeztetések (Hibás – „WARN” állapot) nagy része csak jelzés jellegű, inkább a helyes számlázási gyakorlatra történő „ösztönzés” a céljuk.

Hibás jelzést kap vissza például egy számla, ha azon a tételek és a végösszeg nem stimmelnek, mert 1-2 forint kerekítési különbözet keletkezett.

III. „OK” esetén zöld, ami azt jelenti, hogy a NAV befogadta, feldolgozta és nem talált problémát a bizonylattal. A tranzakció sikeresen végbement.

Ebben a státuszban sem küldjük újra a bizonylatokat.

A fenti példákból látható, hogy a szoftver bizonyos időközönként, bizonyos feltételek mellett újra küldi a számlákat a NAV felé. Fontos tehát, hogy nem csak azonnali bizonylatküldés van. Utóbbi csoportba tartozik például azon számlák köre, amelyek az Offline Kimenő számla importeren, vagy a számla letöltés szinkron funkción keresztül jutnak a rendszerbe. Ilyenkor a felküldésre csak a bizonylatok berögzülése után van lehetőség, ami azzal lett áthidalva, hogy a szoftver 5 percenként leellenőrzi, hogy került-e új számla a rendszerbe. Ha igen, akkor megtörténik a felküldésük

IV. „Feldolgozás alatt” állapotban azok a számlák vannak, amelyek elküldésre kerültek az Online Számla felé, de még nem jött vissza adat a befogadásukról. A NAV által kiadott tájékoztató alapján ez maximum 5 percet jelent.

A fentieket figyelembe véve, nem garantált, hogy a számlák azonnal megkapnak egy-egy státuszt. Vagyis, ha látszólag minden rendben van – fut a szolgáltatás, a szoftver nem jelez hibát, a számla tartalmilag helyes-, érdemes várakozni néhány órát, hogy a státuszok felvegyék a helyes értékeket (főleg a kezdeti időszakban, amikor túlterhelt lehet a NAV rendszere).

Fontos, hogy amennyiben a státusz egy nagyjából egy napos intervallum után is „Felküldés alatt” és nem sikerül elhárítani a problémát (nincs internet stb.), célszerű az üzemszünetet bejelenteni, bizonyos esetekben manuális rögzítés válhat szükségessé. A rendelet ide vonatkozó részei az alábbi linken olvashatók:

https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/jogszabalyok

„1. A számlázó programmal történő adatszolgáltatás akkor minősül teljesítettnek, ha a sikeres feldolgozást a NAV rendszere visszaigazolta. Ha a NAV visszaigazolása alapján az adatszolgáltatás nem dolgozható fel, a hiba elhárítását követően az adatszolgáltatást meg kell ismételni.

2. Amennyiben az adatszolgáltatásra kötelezett adóalany a NAV rendszerének sikeres feldolgozásra vonatkozó visszaigazolása ellenére észleli, hogy hibás adatszolgáltatás történt, az adatszolgáltatást a hiba elhárítását követően meg kell ismételni. Az ismételt adatszolgáltatást az adatszolgáltatásra kötelezett adóalanynak a NAV rendszerében jóvá kell hagynia.

3. A fenti esetekben az adatszolgáltatásra kötelezett adóalany a javított adatszolgáltatást a NAV rendszerében a kiállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmának manuális rögzítésével is megteheti. Ha a fentiek szerinti hibás adatszolgáltatás észlelésének napjától számított 3 munkanapon belül a hiba elhárítása nem történt meg, akkor az adatszolgáltatásra kötelezett adóalany az adatszolgáltatást a hiba elhárulásáig manuális rögzítéssel köteles teljesíteni.

4. Ha a NAV által üzemeltetett elektronikus rendszerben üzemzavar történik, a NAV az üzemzavarról és az üzemzavar elhárítását követően annak kezdő és megszűnési időpontjáról haladéktalanul közleményt tesz közzé honlapján. A NAV ezen túlmenően az elektronikus rendszereinek karbantartás miatti leállítását megelőzően a karbantartási igény felmerülésével egyidejűleg tájékoztatást tesz közzé a honlapján a karbantartási célú üzemszünet várható kezdeti időpontjáról és tervezett tartamáról.

5. Ha a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat kiállításának időpontjában a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adatait fogadó elektronikus rendszer üzemzavar, karbantartás vagy az internetszolgáltatás elégtelensége miatt nem érhető el, a számlázó programnak a kiállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmát az üzemzavar, karbantartás vagy az internetszolgáltatás elégtelensége megszűnését követő 24 órán belül kell a NAV részére elektronikus úton továbbítania.

6. Ha a számlázó program a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat kiállításának időpontjában a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adatainak szolgáltatására kötelezett adóalany rendszerének üzemzavara vagy az internetszolgáltatás elégtelensége miatt nem továbbítja a NAV részére, a számlázó programnak az előállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmát az üzemzavar elhárulását követő 24 órán belül kell a NAV részére elektronikus úton továbbítania.

7. A fenti esettől eltérően, az adatszolgáltatásra kötelezett adóalany rendszerének 48 órát meghaladó üzemzavara vagy az internetszolgáltatás elégtelensége esetén ezt a tényt az adatszolgáltatásra kötelezett adóalanynak a NAV rendszerében legkésőbb a 48 órás időtartam leteltekor jeleznie kell és az adatszolgáltatást ezen időtartam leteltétől számított 24 órán belül a NAV rendszerében a kiállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmának manuális rögzítésével köteles teljesíteni. Amennyiben ezen 24 órás időkeret alatt az üzemzavar vagy az internetszolgáltatás elégtelensége nem hárul el, az időkeret a NAV rendszerében tett ismételt bejelentéssel újabb 24 órával meghosszabbítandó mindaddig míg az üzemzavar, internetszolgáltatás elégtelensége fennáll.”

Adószám ellenőrzés beépítése

Az ügyfelek adatlapján beépítésre került egy új opció, amellyel lekérdezhetővé vált, hogy a megadott adószám érvényes-e.

Az új funkció megvalósításával próbáljuk segíteni Ügyfeleinket, hogy biztosan helyes adószámmal állítsák ki a bizonylatokat (az Online Számla rendszer innentől minden olyan számlát hibásként küld vissza, ahol nem valós adószám lett megadva -> sztornózás szükséges, ami többletmunkát eredményezhet). Ezen kívül az ügyfél rögzítési folyamatot is meggyorsítja. A fenti ábrán látható, hogy az ügyféladatlap frissítését is felajánlja a szoftver, hatására rögzítésre kerülnek:

• Cégnév
• Központi cím

„Régi” bizonylatok kezelése – Szükséges-e adatot szolgáltatni?

Fontos, hogy csak azokról a bizonylatokról szükséges mindenképp adatot szolgáltatni, amelyek 2018.07.01. után rögzültek az adott, 100.000 HUF-ot meghaladó áfatartamú ügylettel kapcsolatban. Ez azt jelenti, hogy ha például van egy korábbi bizonylat, ami elérte a határt, de mivel „régi”, nem került adatszolgáltatásra, nincs vele teendő. Viszont akkor, amikor helyesbítésre kerül és az áfa tartam a határérték felett marad, akkor beküldésre kerül mind az eredeti, mint a módosító okirat.

Egyéb változások

Offline kimenő számla importerben kötelező adattá vált az ország. A módosított struktúra, valamint a modul leírása az alábbi linken érhető el.

Az adatszolgáltatással kapcsolatos módosításokról az alábbi linken tájékozódhat.