Amennyiben rendelkezünk a Kulcs-Iktató programmal, akkor az alábbi beállításokkal tudjuk igénybe venni a dokumentum kezelést .

Lehetőség van a programban a különböző fájl típusok kezelésére és akár bizonylatokhoz és törzselemekhez történő kapcsolására. A csatolt dokumentumok közvetlenül fájlból, vagy lapolvasó (scanner), illetve webkamera használatával is beolvashatóak. A dokumentum kezelés működéséhez először a Karbantartás / Rendszerbeállítások menüpont Dokumentum kezelés fülén kell megadni a vonatkozó beállításokat.

Be kell állítanunk, hogy a csatolt dokumentumok tárolásának helye az Adatbázis mellett, vagy egy Megosztott mappában történik.

Megosztott mappa készítése esetén a mappa írási, olvasási jogosultságait a célnak megfelelően kell a rendszergazdánknak beállítani. Megosztott mappa használata esetén a Megosztott mappa mezőbe írhatjuk be, vagy tallózhatjuk be a megfelelő mappa elérési útvonalát. Mac OS X kliensekhez fontos plusz információ, hogy csak abban az esetben működik a megosztott mappába történő fájlmentés hibátlanul, ha a Macen megosztott mappa nevében nincs ékezet vagy más speciális karakter.

Amennyiben az adatbázis melletti opciót választjuk, a program felhasználói alapértelmezetten a megfelelő jogosultsággal rendelkeznek a dokumentumok tárolási mappájának használatához.

Figyelem! A dokumentumok tárolási mappájáról a későbbiekben mindig manuálisan kell mentést készíteni. A tárolási útvonalak elmentésre kerülnek, de maguk a fájlok a program adatbázis mentő segédprogramja által készített mentésfájlba nem kerülnek bele.

Mindkét esetben a tárhely kapacitását is fontos figyelembe venni. A tárhely kapacitásának megfelelő kihasználtságát segíti elő az is, hogy korlátozható egy-egy csatolt fájl maximális mérete. Így elkerülhető túl nagy méretű fájlok feltöltése.

Az Engedélyezett fájltípusok mezőben további korlátozásokat tehetünk, ezzel kizárva a nem kívánatos fájltípusok csatolását. Amennyiben minden fájltípus engedélyezett, úgy a *,* jelölést használjuk. Egyéb esetekben pontosvesszővel kell felsorolni az engedélyezett típusokat. Például: *.xls; *.xlsx; *.png; *.doc; *.docx

A dokumetum kezelés beállításának következő lépéseként ajánlott a megfelelő jogosultságok kiosztása a program felhasználói számára. A jogosultság kezelés a Karbantartás / Munkatársak pontban történik.

Utolsó lépésként a Start menüből (Kulcs-Soft mappa) indítsuk el a Kulcs-Ügyvitel Szolgáltatás Manager programot. Amennyiben a Dokumentum kezelő állapota Nincs telepítve, kattintsunk az Elindítás gombra. A megjelenő ablakon indítsuk el a telepítést.

A Dokumentum kezelő Állapot oszlopában ezek után megjelenik az Elindítva felirat. A dokumentumkezelés tehát csak akkor működik ha ezt a szolgáltatás elindítjuk a szerver gépen.