A programban kiállított készpénzes számlák, mivel kifizetésük azonnal megtörténik, így azonnal kiegyenlítésre is kerülnek, viszont a utalásos számláknál a kiegyenlítést manuálisan kell kezelni, így nyomon lehet követni hogy mely számlákat fizettek már ki a vevők, illetvek mik azok a számlák amik kiegyenlítése még nem történt meg.
Számla kiegyenlítésének menete:
Lépjen be a Bizonylatlisták / Számlák listája menübe, majd szűrje le a listát, vagy kérjen teljes listát. A listában szereplő számla színe lehet fehér=kiegyenlített vagy lila=kintlévőség. Kattintson a kívánt számlára, és válassza a kiegyenlítés opciót, majd állítsa be a dátumot.
A részkiegyenlítés hasonlóan történik mint a kiegyenlítés, csak a számla sorára kattintva ne a kiegyenlítés menüpontot kell kiválasztani, hanem a kiegyenlítés kezelése menüpontot. Itt a hozzáadás gombbal adható hozzá kiegyenlítést a számlához, megadva az összeget és dátumot, a törlés gombbal pedig a téves kiegyenlítéseket törölheti. Mindaddig, amíg a számla teljesen nincs kiegyenlítve, kintlévőségként látszik a listában (lila).
Tört egységár megadáshoz be kell állítani az egységár tizedes jegyeit a programban. Ezt a Karbantartás /Beállítások /Cégfüggő beállítások /Egyéb menüpontban állítsa be az egységárnál a tizedesek számát a kívánt mennyiségre. Ez bejövő számla esetén külön beállítható.
Ezt követően számlázásnál, illetve a termékek adatlapján az árak fülön az egységár mezőben fillért is megadhatnak. Természetesen ettől függetlenül a szoftver a végösszegnél továbbra is kerekíteni fog egész számra, készpénzes számlánál pedig - amennyiben ez beállításra került - 0 -5 forintra.
Keresőszavak: fillér, tizedes egységár, tört egységár, nem egész ár, tizedesjegy
A program alap beállításban a windowsban beállított alapértelmezett nyomtatót használja minden nyomtatási feladat elvégzésére. Amennyiben ez Önnek nem megfelelő, nyomtatási sémák hozzáadásával beállíthatja, hogy a bizonylatok melyik nyomtatóra kerüljenek kiküldésre. Az is megoldható, hogy más-más bizonylatok más-más nyomtatóval legyenek nyomtatva.
Csak olyan nyomtatót lehet a programban beállítani, ami már korábban a windowsban telepítve lett. Nyomtató hozzáadásához lépjen a Karbantartás /Beállítások /Gépfüggő beállítások /Nyomtatási sémák menüpontjába. Ahogyan a menüpont is mutatja, ez a beállítás gépfüggő beállítás, tehát hálózatos használat esetén minden kliens gépen egyedileg beállítható. A nyomtatási sémák menüben nyomtató hozzáadásához kattintson az <Új> gombra.
A megjelenő ablakban 1. lépésként adja meg a séma megnevezését, majd 2. lépésként válassza ki a listából a nyomtatót. Ebben a listában a windowsba telepített nyomtatók jelennek meg. 3. lépésként adja meg a nyomtatás módját, ajánlott a grafikus beállítást használni. 4. lépésben be tudja állítani a margókat a lapon, ami akkor ajánlott, ha előre nyomott fejléces papírt használnak. 5. Mentes el a sémát az <OK> gombbal. Amennyiben további nyomtatókat szeretne felvinni, ismételje meg a műveletet.
Miután felvitte a nyomtatási sémát, meg kell adni a programban, hogy milyen művelethez használja a program a beállított sémát. Ezt a Karbantartás /Beállítások /Felhasználófüggő beállítások/Nyomtatás menüpontban rendelje hozzá a feladatokhoz a nyomtatási sémákat.
Keresőszavak: nyomtató, nyomtatásiséma, nyomtatási séma, másik nyomtató hozzáadása
A készletnyilvántartó és raktár program segítséget ad az időszaki vagy év végi leltározás elkészítéséhez.
Tekintse meg bemutató videónkat a leltár funkció használatáról:
Leltár ív készítése:
Leltár készítéshez, lépjen be a Termék/Leltár menüpontba.
Válassza az “Új leltárív” lehetőséget. A leltár ív mindig a terméklista alapján készül, így ha a termékeinek egy részét szeretné csak leltározni, akkor előtte szűrje be a termékeket, majd ezt követően készítsen új leltárívet.
A leltáríven a termékeknek Raktári mennyisége és Fellelt mennyisége, valamint ennek különbözete található. A raktári mennyiség a programban tárolt mennyiséget, a fellelt mennyiség pedig raktárban ténylegesen fellelhető mennyiséget jelenti. Az egységár mező mutatja, hogy a leltár módosításakor a program milyen értéken fogja a többletet bevételezni vagy a hiányt kivezetni.
A leltáríven lévő funkciók:
• Raktár: Ezzel határozhatja meg, hogy a leltárív melyik raktárra készüljön el. Raktár váltás esetén a program rákérdez hogy kívánja-e a frissíteni a raktári mennyiségeket. Ekkor válassza az igent.
• Fordulónap: A leltárív készítésének időpontja. Későbbiekben összesítő ív (ami az összmennyiséget és készletértéket mutathatja meg céges szinten) csak egy fordulónapra készített leltárívekből készíthető
• Használandó ár: Ez alapján vételezi be, vagy vételezi ki a program a leltári eltéréseket miután lezárja a leltárívet. Itt megjelennek a használandó árak, az árlisták, és az utolsó beszerzési ár is.
• Megjegyzés: A leltárívhez megjegyzés fűzhető
• Részleg és munkaszám: A szokásos részleg és munkaszám beállítása.
• <Új>: Az új gomb segítségével tud a leltárívre új tételt felvinni, a terméktörzsből.
• <Töröl>: A töröl gomb segítségével törölheti a kijelölt tételt a leltárívről.
• <Kitölt>: A kitölt gomb segítségével egy kattintással feltöltheti a Fellelt mennyiség oszlopot a Raktári mennyiség oszlop adataival. Ezt akkor célszerű használni, ha zömében minden tétel fellelt mennyisége egyezik a programban lévő mennyiséggel, ami mégis eltérést mutat, a kitölt gömb használata után átírható a fellelt mennyiség oszlopban, így időt takaríthat meg.
• <0-ásakat töröl>: A leltárívről letörli a program azokat a tételeket, aminek a raktári mennyisége nulla. Ezt akkor célszerű használni, ha nagyon sok mennyiség raktári mennyisége nulla, így lényegesen lerövidítheti a listát az opció, ha olyan tétel is törlésre kerül aminek mégis van raktári mennyisége, az <Új> gomb segítségével ismét felveheti a listára.
• <OK> : A leltárív mentése. Ezt követően a leltárív a Termék/Leltár/Leltárívek menüpontban ismét megnyitható, a leltárívvel a munka tovább folytatható.
Kitöltő ív készítése:
A kitöltő ív az Ön munkáját könnyíti meg egy olyan listával, amivel leltározni lehet. Ez a lista tetszőlegesen beállítható. Leltározáskor erre a listára tudja felvinni a raktárban a fellelt mennyiséget, majd a raktári munka után, erről a listáról tudja kitölteni a készletnyilvántartó programban eltárolt leltárív fellelt mennyiség oszlopát.
Kitöltő ív készítéséhez készítsen egy leltárívet, amin azok a termékek szerepelnek amit leltározni szeretne. Amikor ez elkészült, a leltáríven kattintson az <OK> gombra. Ezt követően nyissa meg a Termék/Leltár/Leltárívek menüpontot, és a szűrőképernyőn szűrjön le a kívánt leltárívre. Amikor látja a leltárívet, kattintson rá jobb egérgombbal, majd válassza a Nyomtatás/Leltárív nyomtatása menüpontot.
A megjelenő ablakban állítsa be az Ön számára megfelelő kitöltő ív formátumot. A Fellelt mennyiség mezőt célszerű bejelölni, hogy legyen hová írni kézzel ezt a mennyiséget, ezt a program nyomtatásban ki fogja pontozni.
Leltár ív készítés Excel segítségével
Ehhez a funkcióhoz szükséges, hogy a számítógépére legyen Microsoft Excel 2003 vagy 2007 verzió telepítve.
Az első lépés a leltárív Excelbe történő importálása.
Ezt csak a leltárív mentése után teheti meg, tehát készítsen egy leltárívet a fent leírtak alapján, majd mentse el <OK> és ezt követően a Leltár/Leltárívek menüben nyissa meg a leltárívet és a felső menüsorban kattintson a Leltár exportálása Excelbe ikonra:
Adja meg az Excel fájl nevét. Ezt követően elkészül a leltárív Excel-fájlként.
Miután az Excel táblázatba a fellelt mennyiségeket és egységárakat feltöltötte, mentse el az állományt, majd nyissa meg ismét a leltárívet és kattintson a Leltárív importálása Excelből gombra: , válassza ki a fájlt és nyissa meg. Az Excel listában a fellelt mennyiségen és egységáron kívül mást módosítani nem lehet.
Leltár ív lezárása:
Miután a leltárív elkészült, a piros sorok mutatják azokat a termékeket, aminek a Raktári mennyisége eltér a Fellelt mennyiségtől. Ahol ez a kettő egyezik, az a tételsor fehér marad.
A leltár ív mentése után a Leltárívek menüben, a leltárívet le kell zárni (Kattintson a leltárívre jobb gombbal, majd válassza a lezárás opciót).
Ez a lezárás fogja elvégezni a raktárkészlet korrekciót.
Lezáráskor a program raktári bizonylatot készít, ha a Raktári mennyiség nagyobb a fellelt mennyiségnél kivét bizonylat készül, a leltárívben szereplő egységáron (leltár hiány), ha pedig a raktári mennyiség kisebb a fellelt mennyiségnél, raktári bevét bizonylat készül (leltár többlet), ugyancsak a leltáríven szereplő egységáron.
Keresőszavak: leltár iv, leltáriv, leltár készítés, LELTÁR
Ha az ügyfél termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás teljesítését megelőzően az ellenértékbe beszámítható pénzösszeget fizet, akkor előlegszámlát kell neki adni az átadott pénzösszeg feltüntetésével.
Előlegszámla készítése:
Előlegszámlát a Kiadás/Előlegszámla menüpontban tud készíteni.
Válassza ki az ügyfelet.
Előlegszámlát csak a terméktörzsben már felvitt ügyfelek részére tud készíteni, mivel csak így van lehetőség később felhasználni. Válassza a megnevezést, itt általánosan előleg szöveg jelenik meg, de más szolgáltatásként felvitt tételt is ki tud választani a terméktörzsből. Itt csak a szolgáltatásként felvitt termékek jelennek meg!
Ezt követően adja meg a bruttó vagy nettó értéket és az előlegszámla dátumait.
Amennyiben az előlegszámlát utalással egyenlítik ki, csak megtörtént utalás esetén lehet az előlegszámlát kiállítani. Ehhez előlegbekérő okmányt célszerű alkalmazni. Előlegszámlát csak megtörtén utalást követően lehet kiállítani, tehát az esedékesség és a teljesítés dátuma nem lehet nagyobb a keltnél.
Előlegszámla felhasználása:
Az előlegszámlát, az éles számla készítésekor tudja felhasználni. Egy elkészült előlegszámlát csak annak az ügyfélnek tudja felhasználni akinek készült.
Új számla készítésekor válassza ki az ügyfelet majd állítsa be a számla paramétereit.
Vigye fel a termékeket, majd nyomja meg az <Új> gombot mint ha új terméket vinne fel és kattintson a termék mellett lévő Előleg gombra.
Itt válogathat az ügyfél korábban kiállított előlegszámlái közül, duplán kattintva kiválaszthatja a felhasználni kívánt előlegszámlát.
Az így kiállított számla képét IDE kattintva tekintheti meg.
Előlegszámla részfelhasználása:
Egy előlegszámlát részben is fel tud használni, ennek ugyanaz a menete mint az előlegszámla felhasználásának módja, de miután kiválasztotta az előlegszámlát, írja át az értéket, a felhasználni kívánt értékre, negatív előjellel!
Előlegszámlák lekérdezése:
A kiállított előlegszámlákat a Bizonylatlisták/Számlák listája menüben tudja lekérdezni. Az alsó füleken válassza az Előlegek lehetőséget, majd szűrje a listát az Ön számára megfelelő módon. Itt szűrhet a teljesen felhasznált, részben felhasznált, vagy még fel nem használt előlegszámlákra is.
Folyamatos teljesítésű számlákra 2008. január 1. óta az alábbi szabály vonatkozik: A számla teljesítési időpontjának meg kell egyezni a számla esedékességének időpontjával.
Erre az alábbi megoldást lehet alkalmazni a készletnyilvántartó és számlázó szoftverben:
• A Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák menüpontban állítsa be az Esedékesség számítása: Teljesítéshez legyen rendelve.
• Lépjen tovább a Törzsek/Fizetési módok menübe, és az Új gombbal hozzon létre egy új fizetési módot pl: Utalás/f néven.
Az új fizetési mód felrögzítésnél kötelező megadni a kódot (sorszám) és a Lokális megnevezést. Továbbá állítsuk be az esedékességet nulla napra, majd <OK>.
Ezt követően számla kiállításánál a vevő megadása után állítsa be az folyamatos teljesítésű fizetési módot, majd állítsa be a számla teljesítését, a számla esedékessége automatikusan igazodni fog a teljesítéshez, miután a következő mezőbe lép.
Keresőszavak: folyamatos teljesítésű számla, folyamatos teljesítés, folyamatos számlázás
, válassza ki a fájlt és nyissa meg. Az Excel listában a fellelt mennyiségen és egységáron kívül mást módosítani nem lehet.
