Adatok importálása excel táblázatból
A Kulcs-Ügyvitel lehetőséget biztosít a termék és termék egységárak-, ügyfél, ügyfél cím, és számlatükör törzs külső, excel formátumból történő importálásra. Ez nagyban meggyorsítja a program használatbavételével és az adatok karbantartásával, frissítésével összefüggő adminisztratív feladatokat.
Fontos, hogy az Excel import használatához minimum a rendszerigényeknek megfelelő táblázatkezelő program (Microsoft Office 2003+), vagy a Microsoft oldaláról ingyenesen letölthető Access Database Engine 2010 Redistributable program legyen a számítógépen.
Az adatimportálás futtatása előtt készítsen az aktuális adatokról egy BIZTONSÁGI MENTÉST! Az adatimport a beállításoknak megfelelően, felülírja az aktuális adatokat.
Az adatok importálását gondosan készítsük elő, az alábbi témakörök útmutatását követve:
 |
 |
Az importálandó adatokhoz kapcsolódó törzsek előkészítése
A termékek, ügyfelek és főkönyvi számlaszámok adatimportjának első lépéseként készítsük elő a program kapcsolódó törzseit.
-
Amennyiben a programban főkönyvi számokat kívánunk az egyes ügyfelekhez és termékekhez rendelni, munkánkat a számlatükör importálásával kell kezdenünk. Erre azért van szükség, mert a termékekhez és ügyfelekhez rendelt főkönyvi számokat, csak úgy tudjuk importálni, ha azok már szerepelnek a Karbantartás/ Törzsadatok/ Könyvelés/ Számlatükör törzsben. A főkönyvi számok manuálisan is felvihetők a Számlatükör törzsbe.
-
Az importálandó ügyfelek táblázatának elkészítéséhez ellenőrizni kell a Közterület jellege, az Ország, a Fizetési mód, a Bank, a Főkönyvi számok és az Ügyfél kategória törzseket. Ezek azok az adatok, amelyeket csak akkor tud az adatimport az ügyfelek adataihoz elmenteni, ha az adott törzs is tartalmazza az importálandó táblázatban található értékeket.
-
Az importálandó ügyfél címek elkészítéséhez ellenőrizni kell az Ügyféltörzs elemeit. Az adatimport csak létező Ügyfél (Ügyfélnév és/vagy Ügyfélkód) esetén tudja elmenteni az importálandó táblázatban található értékeket.
-
Az importálandó termékek táblázatának elkészítéséhez ellenőrizni kell a Mennyiségi egység, a Raktár, a Pénznem, a Főkönyvi számok, a Nyelv, az Árlista és a Termék kategória törzseket. Ezek azok az adatok, amelyeket csak akkor tud az adatimport a termékek adataihoz elmenteni, ha az adott törzs is tartalmazza az importálandó táblázatban található értékeket.
Az importálandó adatok táblázatában minimálisan a kötelező oszlopként jelölteknek kell szerepelniük. A törzsadatok ellenőrzésénél ezt is figyelembe kell venni, hiszen ha például nem kívánunk idegen nyelvű termékmegnevezéseket importálni, akkor a Nyelv törzs ellenőrzése kihagyható.
A kapcsolódó törzsek ellenőrzéséhez, az egyes excel táblázatok – számlatükör, ügyfél, ügyfélcímek, termék – szerkezetének részletes leírásából tájékozódhatnak.
 |
|
Általános tudnivalók az importálandó táblázat összeállításáról
Fontos! Kérjük, hogy amennyiben 50.000 tételnél több adatsort tartalmaz az előkészített Excel munkafüzet, kérjük, hogy több részre bontva importálják be a programba.
Az importálandó adatok táblázatában minimálisan a kötelező oszlopként jelölteknek kell szerepelniük. Azokon kívül, bármely oszlopokat, bármely sorrendben tartalmazhatják, hiszen importáláskor a rendszer azt ellenőrzi, hogy a szerkezeti leírásnak megfelelő (és a mintatáblázatban is szereplő) oszlop megnevezések legyenek a táblázatban. Ez alapján tudja azonosítani, hogy melyik oszlop tartalmát, melyik adatmezőbe importálja be.
Ajánlott azokat az oszlopokat kitörölni a táblázatból (amennyiben a mintatáblázat alapján készítjük el importálandó táblázatunkat), amelyek olyan adatot tartalmaznak, amit nem kívánunk importálni. Amennyiben az importálás a meglévő termék- és ügyféltörzs adatainak frissítését, módosítását szolgálja (tehát nem üres adatbázisba történik), fokozottan ügyeljünk az importálásra kerülő excel tábla ki nem töltött oszlopaira. Egy üresen hagyott, importálandó mező ilyen esetben ugyanis a meglévő adatok felülírását (kiürítését) is eredményezheti.
A táblázat szerkezet leírásban zölddel jelölt adat-blokkok, csak akkor kerülnek beimportálásra, ha a megadott sorrendben írjuk a táblázatba. Ezek a blokkok többször is szerepelhetnek a táblázatban, amennyiben például több kategória értéket (termék és ügyfél import esetén), vagy árlistás egységárat, illetve idegen nyelvű megnevezést (termék import esetén) szeretnénk felvinni.
Azokban az oszlopokban, ahol szám adatot kell feltüntetnünk (például Minimális mennyiség) ügyeljünk arra, hogy ne maradjon kitöltetlenül mező, hanem nulla (0) kerüljön az érték nélkül importálandó mezőkbe is.
 |
|
Adatimport futtatása a programban
A Karbantartás menü / 
Adatok importálása gombra kattintva választhatjuk ki, hogy milyen típusú adatokat szeretnénk beemelni.
Az importálni kívánt adattípusnak megjelelő ablakon, az Importálandó fájl mezőben tallózzuk be az elkészített import fájlt. Az importálandó állomány fájlformátuma xls, xlsx, csv lehet.
Figyelem! 64 bites Microsoft Office program használata esetén, csak csv formátumban elkészített import állományt tud a program feldolgozni.
Az importálandó táblázat menyitásakor az alábbi folyamatok és ellenőrzések történnek meg:
Az Azonosító oszlopba a program a megnyitott fájlból kiolvassa az abban megtalálható azonosító mezőként kijelölhető megnevezést. Ez számlatükör import esetén Főkönyvi szám és Megnevezés, termékimport esetén Termék név és Termék kód, ügyfélimport esetén Ügyfél név, Ügyfélkód lehet.
Az Azonosító oszlopban kiválasztott érték határozza meg, hogy az importálás előtti adatbázis állapot, mi alapján kerül frissítésre.
Ez azt jelenti, hogy importálás során, az azonosító oszlopban található értékeket ellenőrzi a program és ha azt megtalálja az adatbázisban, akkor az importált táblázat alapján lefrissíti annaik adatait. Ez teszi lehetővé, hogy például, ha termékeink egységárát kívánjuk csak frissíteni, az azonosítóként kiválasztott oszlop (pl. terméknév) alapján beazonosított termék adatlapján, az ár frissítésre kerüljön az importált táblázatban található értékre. Kivétel ez alól a főkönyvi számok törzse, mert ott adatmódosítás nem történik, csak az azonosító érték szerint megtaláltakon kívüli új elemek kerülnek mentésre a törzsbe.
Megörténik a beolvasott táblázat formai ellenőrzése. Amennyiben kötelező adat hiányzik, vagy nem értelmezhető értéket tartalmaz valamelyik mező, a képernyő alsó részében megjelenik erről egy tájékoztató üzenet. Az üzenetre kattintva, a képernyő felső részében található táblázat kifogásolt és piros színnel megjelölt cellájához ugrik a kurzor. Így lehetőségünk nyílik, a hibás adatok azonnali javítására.
A javítás elvégzése után, kattintsunk az Adatok újraellenőrzése gombra. Amennyiben minden adat importálható, az Importálás indítása gombra kattinthatunk. Hatására egy megerősítő kérdés jelenik meg, mely tartalmazza, hogy hány módosítás és hány új elem beszúrása történik, ha az importálást elindítja. Ezen Igent-t nyomva indítható el a folyamat.
A sikeres importálásról egy visszaigazoló üzenet jelenik meg a képernyőn.
 |
|
Importálandó Számlatükör excel állományának szerkezete (minta táblázattal)
 |
Számlatükör import minta táblázata » |
Az importálásra kerülő táblázat elkészítéséhez részletes minden mezőre kitérő magyarázatot és mintát találhatunk a Számlatükör import bejegyzésben >>.
 |
|
Importálandó Ügyfelek excel állományának szerkezete (minta táblázattal)
|
Ügyfelek importjának minta táblázata » |
Az importálásra kerülő táblázat elkészítéséhez részletes minden mezőre kitérő magyarázatot és mintát találhatunk az Ügyfélimport bejegyzésben >>.
 |
|
Importálandó Ügyfél cím lista excel állományának szerkezete (minta táblázattal)
|
Ügyfelek további címei importálásának minta táblázata » |
Az importálásra kerülő táblázat elkészítéséhez részletes minden mezőre kitérő magyarázatot és mintát találhatunk a További címek importja bejegyzésben >>.
 |
|
Importálandó Termékek és egységáraik excel állományának szerkezete (minta táblázattal)
|
Termékek importjának minta táblázata »Terméktörzs árainak frissítése – minta táblázat » |
Az importálásra kerülő táblázat elkészítéséhez részletes minden mezőre kitérő magyarázatot és mintát találhatunk a Termékimport bejegyzésben >>.
 |
