A Kulcs-Ügyvitel lehetőséget biztosít a termék és termék egységárak-, ügyfél, ügyfél cím, és számlatükör törzs külső, excel formátumból történő importálásra. Ez nagyban meggyorsítja a program használatbavételével és az adatok karbantartásával, frissítésével összefüggő adminisztratív feladatokat.
Fontos, hogy az Excel import használatához minimum a rendszerigényeknek megfelelő táblázatkezelő program (Microsoft Office 2003+), vagy a Microsoft oldaláról ingyenesen letölthető Access Database Engine 2010 Redistributable program legyen a számítógépen.
Az adatimportálás futtatása előtt készítsen az aktuális adatokról egy BIZTONSÁGI MENTÉST! Az adatimport a beállításoknak megfelelően, felülírja az aktuális adatokat.
A rendszerben alapértelmezésként be lehet állítani bizonyos adatokat, ezek adatrögzítéskor, valamint bizonylatok kiállításánál automatikusan kitöltődnek. Ilyen adat például a Raktár, Fizetési mód, Pénznem, Mennyiségi egység, Áfakulcs, Súly mértékegység, stb.
A 
Kulcs-Ügyvitel rendszerben az e-számla és EDI megoldásokon kívül a távnyomtatás (NAV állásfoglalással efogadott megoldás) segítségével is megvalósítható az, hogy értékesítési bizonylatainkat elektronikus úton, egyszerűen, hatékonyan és biztonságosan eljuttassuk partnereinkhez. Ennek a megoldásnak nincsenek plusz költségei, nem igényli extra szerződések megkötését, így nagyon költséghatékony lehetőség.
Fontos, hogy a szoftver rendszerigényének leírásában feltüntetetteknek megfelelően az internet ellenőrzéshez ICMP csomagok engedélyezése szükséges.
Ügyfeleinkhez, vállalkozásaikhoz cégformát is beállíthatunk. Vállalkozási formákat a Karbantartás menüben, a 
Törzsadatok ablakban, az Ügyfélkezelés/Cégforma alkategóriában rögzíthetünk.
A szoftverben alapértelmezett bank törzs elérhető, a Karbantartás menüben, a Törzsadatok ablak Pénzügy/Bank bejegyzésénél.
Jogosultsági szerepkörök hozhatóak létre a szoftverben a Karbantartás menüben, a Törzsadatok / Csoportmunka ablakban, a Jogosultsági szerepkörök kezelésénél.
A szoftverben a közterület jelleg adatok a Karbantartás menüben, a Törzsadatok ablakban az Ügyfélkezelés/Közterület jelleg bejegyzésben érhető el.
A mennyiségi egységek megadása a Karbantartás menüben, aTörzsadatok / Termék- és készletkezelés bejegyzés Mennyiségi egység pontjában történik.
A szoftverben a meglévő angol és német nyelven kívül korlátlan számú nyelv rögzíthető a Karbantartás menüben, a Törzsadatok ikonra kattintva, a Bizonylatok/Nyelv ablakában.
A szoftver alapértelmezetten tartalmazza az országokat, a Karbantartás menüben, a 
Törzsadatok ikonra kattintva az Ügyfélkezelés/Ország ablakban.
A szoftverben korlátlan számú raktár rögzíthető, ezáltal könnyedén tudja kezelni telephelyeit, bizományos raktárait.
Külföldi pénznemben kiállítandó bizonylatok rögzítése előtt a szoftvert előzetesen paraméterezni szükséges.
Amennyiben több, külön sorszámozással készített bizonylattömböt kívánunk kezelni a programban, a Karbantartás / Törzsadatok menüpontban hozhatjuk létre az ezekhez szükséges új bizonylattömböket.
Valutás, illetve devizás bizonylatok kiállítása előtt – mivel az alapértelmezetten biztosított bizonylattömbök között csak forintosak szerepelnek – új bizonylattömb felvitele szükséges.
Munkafolyamataink során különböző dokumentum sablonokra is szükségünk lehet.
A Rendszerbeállítások/Általános fülön állítható be, hogy használni kívánjuk-e a részlegszámokat a programban.
