A főkönyvi feladás szempontjából fontos megkülönböztetni, hogy melyik bizonylat, melyik gazdasági évben kell, hogy lekönyvelésre kerüljön. A gazdasági éveket a Karbantartás menüben, a Törzsadatok ablakban, a Könyvelés/Gazdasági év alkategóriában rögzíthetünk.

Bizonylatkiállítás során lehetőség van szállítási mód felüntetésére. A szállítási módokat a Karbantartás menüben, a Törzsadatok ablakban, a Bizonylatok/Szállítási mód alkategóriában rögzíthetünk.

Mi másra lennénk kíváncsiak leginkább az értékesítés során, ha nem az adott ügyletből befolyó haszonra? Erről nyújt számlakiállítás, illetve megrendelés készítése közben naprakész információt az árrés megjelenítés.

Az árlisták segítik a bizonylatok kiállítását és az akár ügyfél- vagy termékcsoportokhoz rendelt árak kezelését a beszerési folyamatok regisztrálása során is. A bejövő árlisták kezelésének bekapcsolása után, az árlisták törzsben szabadon megadható, hogy egy-egy árlista értékesítés, beszerzés, vagy mindkét ügyviteli oldalon elérhető legyen.

Lehetőség van a programban a különböző fájl típusok kezelésére és akár bizonylatokhoz és törzselemekhez történő kapcsolására. A csatolt dokumentumok közvetlenül fájlból, vagy lapolvasó (scanner), illetve webkamera használatával is beolvashatóak. A dokumentum kezelés működéséhez először a Karbantartás / Rendszerbeállítások menüpont Dokumentum kezelés fülén kell megadni a vonatkozó beállításokat.

A hitelkeret modul működéséhez kapcsolódóan két szempont szerint vizsgálhatjuk a fizetési módok beállítását.

A Karbantartás/ Rendszer beállítások pontban állíthatóak be a hitelkeret figyeléssel kapcsolatos cégszintű beállítások.

Amennyiben egy adott ügyfél eléri az adatlapján beállított hitelkeret összegét, kiválasztható, hogy a vevői rendelés rögzítésének és/vagy a díjbekérő rögzítésének folyamata kerüljön letiltásra.

A bizonylatkiállítás korlátozásának feloldására nyújt lehetőséget az, hogy adhatunk jogosultságot egyes programfelhasználóknak arra vonatkozóan, hogy saját felhasználónevük és jelszavuk beírásával engedélyezhessék a bizonylat kiállítását hitelkeret túllépés esetén is.

A megfelelő beállítások elvégzése után, a rendszerrel mérleg kapcsolatot (támogatott típus: CL50000j-c) működtethetünk. Ez olyan termékek esetében működik, melynek értékesítés során a bizonylat tételben szereplő ára a termék egységnyi súlyra vetített egységára és a mérleg által mért értékesített súly alapján kerül kiszámításra.

A Kulcs-Ügyvitel lehetőséget biztosít a termék és termék egységárak-, ügyfél, ügyfél cím, és számlatükör törzs külső, excel formátumból történő importálásra. Ez a lehetőség nemcsak a szoftver használatbavételekor, de az adatok karbantartása  és frissítése során jelentkező feladatokat is nagyban leegyszerűsíti.

Nézzük meg, hogyan használható az adatimport, a programban található törzsadatok frissítésére.

A Kulcs-Ügyvitel zavartalan működése érdekében fontos minden megjelenő verziót feltelepítése. A frissítő verziók feltelepítésének elmulasztása problémát okozhat.

A Karbantartás/Rendszerbeállítások menüpont Általános fülén, a bizonylatkapcsolatok kezelésével kapcsolatosan beállítható, hogy működjön a program bizonyos esetekben, mikor egy kiinduló bizonylatból egy másik kapcsolódót készítünk.

Ügyféltörzsét és az egyes ügyfeleihez tartozó valamennyi címét (számlázási, postázási, stb.) néhány perc alatt feltöltheti adatbázisába – a szoftverbe épített adatimport funkció kényelmesebbé teszi munkáját, drága időt takarít meg Önnek.

Fontos, hogy az Excel import használatához minimum a rendszerigényeknek megfelelő táblázatkezelő program (Microsoft Office 2003+), vagy a Microsoft oldaláról ingyenesen letölthető Access Database Engine 2010 Redistributable program legyen a számítógépen.

Ahhoz, hogy a magyar illetőségű cégek számlázása maradéktalanul megfeleljen a törvényi rendelkezéseknek  (Áfa tv. 172.§), a nem forintban (egyéb pénznemben) kiállított számlákon is fel kell tüntetni  az adott bizonylat Áfa tartalmát forintos összegben. Ezt a lehetőséget biztosítja a Karbantartás / Rendszerbeállítások / Általános pontban megadható másodlagos pénznem.

Új bankszámlákat a Karbantartás menü / Törzsadatok között vihetünk fel a programba, a Házipénztár és bank kategória / Bankszámlák alkategóriában.

Amennyiben házipénztár bizonylatokat, illetve bankbizonylatokat is kezelünk a Kulcs-Ügyvitelben, el kell végeznünk kezelésük paraméterezését, hogy nyilvántartásaink a cégünk számviteli politikájában előírt szabályozásoknak megfelelően működhessenek.

Ezeket a beállításokat a Karbantartáson belül a Rendszer beállítások / Házipénztár és bank fülön adhatjuk meg.