Felhasználási területek, bizonylatok és dokumentumok a programban
Milyen ügyviteli területek adminisztrációját tudja a Kulcs-Ügyvitel programban megoldani? Milyen dokumentumokat, nyomtatványokat tud elkészíteni? Nézzük meg, milyen főbb funkcionális területeket érintő folyamatok kezelhetőek a szoftverben.
 |
 |
Ügyfelek, Beszállítók, Vevők nyilvántartása és kezelése – CRM
Ügyféltörténet » Projektkezelés » Ügyfélkapcsolatok, feladatok, naptár » Szerződések »
Termékek, szolgáltatások nyilvántartása és kezelése
Terméklista kezelése » Árkezelés »
Értékesítés
Ügyfélkapcsolatok » Árajánlat » Vevői megrendelés » Díjbekérő (Proforma számla) » Számlázás » Garancialevél »
Pénzügy
Számlák kiegyenlítése, részkiegyenlítések kezelése » Készpénzes számlák, és a hozzájuk tartozó házipénztár bizonylatok » Fizetési felszólítások kezelése »
Beszerzés
Szállítói megrendelés » Szállítói (bejövő) számlák »
Készletezés
Ügyviteli extrák
Könyvelés előkészítés – Főkönyvi feladás » Mobilportál » Webáruház »
 |
|
Ügyfelek, Beszállítók, Vevők nyilvántartása és kezelése – CRM
Ügyféltörténet
Egy cég számára elengedhetetlen, hogy ügyfeleiről pontos adatokkal rendelkezzen. Fontos, hogy nemcsak a címeket, telefonszámokat, hanem minden kiállított árajánlatot, szerződést, számlát, projektet, a kinnlevőségeket egy központi nyilvántartás alapján tudjanak ellenőrizni a munkatársak és ennek megfelelően, mindig az aktuális állapot szerint kezelhessék az ügyfeleket. A Kulcs-Ügyvitelben megtekinthetjük az ügyfél adatlapján a hozzá kapcsolódó összes bizonylatot és eseményt, így pontosan láthatunk mindent egy helyen, ahhoz, hogy ügyfélkezelésünk gördülékeny és hatékony legyen.
Mi a teendőm, mielőtt ügyfeleimet rögzítem a programban? >>, Új ügyfél rögzítése >>, Ügyfelek importálása>>, Ügyféllista lekérdezése >>
Projektkezelés
A szoftverben minden bizonylat, dokumentum egy-egy ügyfél projektekhez csatolható. Így az egy projekthez kapcsolódó eseményeket, bizonylatokat egy kattintással lekérhetjük a szoftverből. Ez nagyban megkönnyíti az egyes projektek naprakész értékelését.
Ügyfélkapcsolatok, Feladatok, Naptár
Ügyfélkapcsolataink regisztrálása közben emlékeztetőt, riasztást is beállíthatunk, az adott eseménnyel, az elhangzottakkal kapcsolatosan. Az ügyfélkapcsolathoz beállított riasztások megjelennek a naptárban is, így azonnal láthatjuk az elintézendő feladatainkat és hogy milyen egyéb események, megbeszélések, találkozók vannak aktuálisan az adott időszakra bejegyezve cégünk naptárába.
Szerződések
A szerződés kezelés programunkban lehetővé teszi, hogy rögzítsük az ügyfeleinkkel megkötött szerződéses feltételeket (szerződéses ár, mennyiség, érvényesség). Így a szerződés teljesítése folyamatosan figyelemmel kísérhető.
 |
|
Termékek, szolgáltatások nyilvántartása és kezelése
Terméklista kezelése
Cégünk termékeinek, szolgáltatásainak listáját akár Excel táblázatból is beimportálhatuk a rendszerbe. Az alapadatokon kívül, értékesítési, készletezési, könyvelés-előkészítési és egyéb adatokat adhatunk meg, képet és leírást csatolhatunk. Amennyiben webáruházat is indítunk, termékadatainkat csak itt, a program listájában kell karbantartani, ugyanis a webáruházba átvett termékadatok, a beállításoknak megfelelően, tökéletesen szinkronizálhatóak az áruházban elérhetőekkel.
A termékek gyors, pontos kezelését vonalkód olvalsó és gyűjtős volankód olvasó használatával is támogathatjuk. Legyen az gyáriszámos termék, gyártott, vagy receptúrás termék, környezetvédelmi termékdíj köteles termék, könnyedén etikett is nyomtatható a listából.
Mi a teendőm, mielőtt termékeimet és szolgáltatásaimat rögzítem a programban? >>, Új termék rögzítése >>, Termékek importálása>>, Terméklista lekérdezése >>
Árkezelés
A programban szerteágazó lehetősége van a cég által használt árak beállítására és kezelésére.
Milyen árakkal dolgozhatok a rendszerben? >>, Árszorzók >>, Árlisták >>, Akciós árak >>
 |
|
Értékesítés
Ügyfélkapcsolatok
Rögzített ügyfélkapcsolatainkból könnyen és gyorsan kiállíthatjuk a saját ügyviteli folyamatainknak megfelelő Árajánlatot, vagy Vevői rendelést.
Árajánlat
Alap pénznemben (általában forint), vagy devizában is elkészíthető. Nyitott, elfogadott, vagy esetlegesen rontott árajánlataink több szempontból csoportosítva lekérdezhetőek, így könnyedén prognosztizálhatóak várható bevételeink. Árajánlat alapján azonnal Vevői megrendelés, Szállítólevél, vagy Számla készíthető.
Vevői megrendelés
A manuálisan kiállított rendelések mellett, a webáruházunkból ékezők is szinkronizálhatóak a vevői megrendelések listájába. A Vevői megrendelésen szereplő termékek megrendelt mennyiségét a szoftver az adott vevő számára lefoglalja a rendelkezésre álló készleteiből.
Díjbekérő (Proforma számla)
A díjbekérő alkalmazása nagyban javíthatja a kintlevőségek arányát cégünknél. A Proforma számlaként is emlegetett díjbekérő bizonylat Vevői rendelés alapján is elkészíthető. A webes megrendelések esetében a díjbekérés az automatikusan kiküldött visszaigazoló e-maillel valósítható meg.
Számla (EDI, E-számla)
A programban bármilyen pénznemben kiállíthatunk számlát, melyet vagy hagyományosan postai úton, EDI számlaként, E-számlaként elektronikusan, vagy távnyomtatás segítségével juttathatunk el ügyfeleinknek.
Garancialevél
Garanciális termék számlázása esetén a kapcsolódó garancialeveleket könnyedén kiállíthatjuk. A garanciális napok száma a termékekhez állítható be, így automatikusan felajánlja a program a garanciális idő hosszát, az egyes termékek esetében.
 |
|
Pénzügy
Számlák kiegyenlítése, részkiegyenlítések kezelése
Cégünk aktuális pénzügyi helyzetéről akkor kaphatunk valós képet, ha pontosan rögzítjük a szállítói és értékesítési számláinkhoz kapcsolódó kifizetéseket is. Amennyiben egy számla csak részben került kiegyenlítésre, a részkiegyenlítést is fel tudjuk vinni szoftverbe.
Készpénzes számlák, és a hozzájuk tartozó házipénztár bizonylatok
Minden vállalkozás köteles a készpénzes pénzmozgások vonatkozásában házipénztárat vezetni. A programban beállítható, hogy készpnzes számláink mellé kívánunk -e azonnal szigorúan sorszámozott kivét és bevét bizonylat készüljön. Így maradéktalanul eleget tudunk tenni a törvény által előírt házipénztár vezetési kötelezettségnek. Ezen felül mindig naprakész információink vannak arról, hogy mennyi pénz van a házipénztárában, és milyen jogcímen történt ki- vagy befizetés.
Fizetési felszólítások kezelése
Amint lejárt határidejű követelésünk van valamely ügyfelünk felé, könnyedén elkészíthetjük a fizetési felszólításokat az előre megírt sablonok alapján. A különféle sablonok használatával lehetőségünk van – az elmaradás mértékét figyelembe véve -, több szintű felszólító levelek elkészítésére.
 |
|
Beszerzés
Szállítói megrendelések
Amennyiben bizonyos termékeink készlete az optimális, vagy minimális mennyiség alá esik, esetleg olyan megrendelés érkezik, melyet a készleten lévő termékeinkből nem tudunk teljesíteni, beszerzést kell végzünk. A szállítói megrendelés rögzítése után a Szállítói rendelés összesítő listában egyből látszik, hogy adott termékből mennyi a megrendelt, illetve – a visszaigazolt megrendelések programban történt aktiválása után, - a beérkező mennyiség.
Bejövő számlák
Amennyiben a megrendelt termék megérkezett, egy kattintással bejövő számlát generálhatunk a szállítói megrendelés alapján is. Ezzel egyidőben a termék bevételezése is megtörténik a kiválasztott raktárba.
 |
|
Készletezés
Bizonylatokhoz kapcsolódó készletmozgások és a készletérték számítás
A bizonylatokhoz kötött készletmozgások biztosítják azt, hogy mindig naprakész és pontos adataink legyenek készleteinkről. Nézzük meg, melyik bizonylat, milyen hatással van a nyilvántartott készleteinkre.
Értékesítési oldal:
- Vevői megrendelés: csak foglalja a készletet
- Kimenő számla, szállítólevél: raktári kivéttel jár
Beszerzési oldal:
- Szállítói megrendelés: nem aktivált stáruszban megrendelt, aktivált státuszban bejövő készletet jelez
- Bejövő számla: Raktári bevéttel jár
Választható készletkezelési módok a programban:
- FIFO
- Mérlegelt átlagár
- Elszámoló ár
Szállítólevél és Bejövő (Szállítói) szállítólevél
Az ügyfél által megrendelt árut sok esetben szállítólevél kíséretében adjuk ki a raktárból. A szállítóleveléből egy kattintással számla készíthető a későbbiekben.
A beérkező készleteket bejövő szállítólevél segítségével is bevételezhetjük a raktárba. Ezekből is egy lépésben bejövő számla regisztrálható.
Raktári bevét, raktári kivét, raktárközi mozgatás
Raktárkészletünk mozgásait a raktári kivét, bevét, és a raktárközi mozgatás bizonylatokkal adminisztráljuk. Beszerzési és értékesítési bizonylatok kiállításakor automatikusan raktári kivét és bevét keletkezik, vagyis megtörténik a készletek mozgatása.
A raktári bevételezés abban az esetben fordul elő, ha a megrendelt áru már megérkezett a szállítótól, de a hozzá tartozó számlát csak később kapjuk meg. Ebben az esetben raktári bevét bizonylaton bevételezhetjük termékeinket, majd ebből később bejövő számlát tudunk készíteni.
A raktárközi mozgatások bizonylatát akkor használhatjuk, amikor egyik raktárából át szeretnénk helyezni a másikba termékeket.
Receptúra kezelés, gyártás, szétszerelés
Termékeink rögzítésekor állíthatjuk be, ha egy adott termék receptúrás, vagy gyártásos. Mindkét terméktípus esetében be kell állítanunk az összetevő termékeket és azok mennyiségét. A receptúrás termékek nem rendelkeznek raktárkészlettel, nincs „igazi” készletkezelésük, hiszen a szoftver az összetevők beállításai alapján, automatikusan az összetevők készleteit mozgatja.
Gyártásos termékek esetében, a megadott összetevő lista alapján, gyártási bizonylat készíthető. Ezáltal a gyártott termék raktárkészlete létrejön, az összetevők készlete pedig a beállításoknak megfelelően csökken. A szétszerelés funkció segítségével, szükség esetén a gyártott termékek összetevő elemeikre szedhetők szét.
Leltározás
A program nyilvántartása szerinti készletmennyiségek ellenőrzése, azaz a leltározás segítségével állapíthatjuk meg az esetleges leltárhiányt, vagy leltártöbbletet készleteinknél. A leltározási funkciók lehetővé teszik, hogy raktáranként, vagy összevontan készítsünk leltárt, illetve azt is biztosítják, hogy a leltári eltérések alapján, a leltár lezárásakor automatikusan elkészüljenek a szükséges raktári bevétek és kivétek is.
 |
|
Ügyviteli extrák
Könyvelés előkészítés – Főkönyvi feladás
A főkönyvi feladások elkészítésével olyan fájlokat generálhatunk, melyeket a Kulcs-Soft Könyvelő programja könnyedén tudnak fogadni. Emellett olyan Excel fájl is készíthető a feladási funkció segítségével, melyet más könyvelő szoftver használata esetén is felhasználhatunk.
Mobilportál
A mobilportál aktiválása után bevételi és költségadatokat, számlákat és árajánlatokat tekintheünk meg okostelefonunk (iPhone, Android) vagy táblagépünk segítségével. Azonnal ellenőrizhetjük bármelyik ügyfelünk adatlapját és a beépített útvonaltervezés, valamint az azonnali telefonhívási lehetőség is a gördülékeny ügyintézést szolgálják.
Webáruház
Gyorsan és könnyen aktiválhatunk egy olyan saját webáruházat, mely közvetlen kapcsolatban áll szoftverünk adatbázisával. Így termékeinket a termékképekkel és leírásokkal együtt azonnal feltölthetjük a webáruházába. A webáruházából érkező megrendelések automatikusan is szinkronizálhatóak, így azok kiszámlázása csak pár kattintásába kerül! Az esztétikus webáruház megjelenést a választható ergonomikusan felépített designok biztosítják. A Kulcs-Soft Nyrt. 200 MB erejéig ingyenesen biztosít tárhelyet is a webáruház működéséhez.
 |
