Felhasználói Kézikönyv

© KULCS-SOFT SZÁMÍTÁSTECHNIKA Zrt.
FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV
KULCS-AUTÓ
Útnyilvántartó program
̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶ Hatodik kiadás ̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶
2009

Jogvédelem – a szerzői jogról szóló rendelkezések

Ezen szoftvertermék az őt alkotó részelemek együttesét tekintve képviseli a jogvédelem alá eső termék fogalmát. A termék elemei közé tartozik minden, a termék megvásárlásakor a felhasználó birtokába az ellenérték fejében juttatott fizikai és szellemi produktum. Ezen szoftvertermék elemei közé tartozik kizárólagosság nélkül: a szoftvert mint szellemi terméket fizikálisan kézzelfoghatóvá és ezáltal használhatóvá tévő adattároló eszköz; a Felhasználói Kézikönyv; a szoftverhez járó egyedi azonosító-kód (termékszám); az elemeket tartalmazó termékdoboz.

A szoftvertermék egészére és elemire vonatkozóan is: ©copyright. A szoftvertermék egésze és elemei is a Kulcs-Soft Számítástechnika Zrt. (továbbiakban: Kiadó) tulajdonát képezik, ideértve, de ezzel mást nem kizárva, az utólagos és egyéb felhasználásra vonatkozó jogokat. Tilos tehát a szoftvertermék egészét vagy elemeit a Kiadó írásos engedélye nélkül továbbadni, sokszorosítani, a vásárláskor kapott formátumokon kívül más formában tárolni, reprodukálni. Tilos továbbá a szoftver belső felépítését elemezni, visszafejteni, a termék vásárlásakor engedélyezett módokon kívül telepítését elvégezni. A szoftverterméket az általános szerzői jogok védik a hazai és nemzetközi piaci forgalomban. Aki (magánszemély vagy szervezet) a fenti rendelkezések ellen vét, az a mindenkori érvényes jogszabályoknak megfelelően törvényi felelősségre vonható, ellene büntetőeljárás kezdeményezhető!
Jelen Felhasználói Kézikönyvben előforduló adatok, példák kitaláltak, hacsak ennek ellenkezőjére kifejezett utalás nem történik. A Kézikönyvben szereplő információk külön értesítés nélkül változhatnak.
A Kiadó garantálja, hogy a termék alapvetően az e dokumentációban foglaltak szerint fog működni. Mindennemű valós vagy vélelmezett garancia érvényesítése a licencszerződésben foglalt feltételek szerint lehetséges. A Kiadó nem vállal felelősséget a program által indirekt módon okozott hibákért, anyagi vagy morális veszteségért, üzleti haszon elmaradásáért vagy üzleti információk elvesztéséért.

Készült a Kulcs-Soft megbízásából

Jelen dokumentum a Kulcs-Autó 2009. április verzió alapján készült.
Budapest, 2009.

ÜDVÖZÖLJÜK ÖNT AZ ÚTNYILVÁNTARTÁS-KÉSZÍTÉS PROGRAM HASZNÁLÓINAK TÁBORÁBAN!

Reméljük, hogy választásával hosszú távon is elégedett lesz, és új programja hasznos segítőtársként és mindennapi munkájának jelentős megkönnyítésére szolgál majd! Programunkat Önökkel együtt készítettük, az Önök megelégedésére! A szoftver a fejlesztő cégnek a magyar piacon szerzett több mint tíz éves ügyviteli tapasztalatát és a felhasználói követelmények magas szintű kielégítésére történő törekvést ötvözi, a legkorszerűbb informatikai eszközökkel megalkotott rendszerben szerepeltetve.
Ebben a Felhasználói Kézikönyvben megtalál minden olyan információt, melyet az Útnyilvántartás-készítés program sikeres használatához tudnia kell.

Javasoljuk, hogy a szoftver használatát ennek a dokumentációnak a tanulmányozásával kezdje!

Sikeres munkát kívánunk!

TARTALOMJEGYZÉK

I. FEJEZET
ÁTTEKINTÉS
II. FEJEZET
VEZETŐINK NYILVÁNTARTÁSA
II. 2. VEZETŐINK RÖGZÍTÉSE – A VEZETŐ-ADATLAP HASZNÁLATA
II. 3. VEZETŐ ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA
II. 4. VEZETŐK TÖRLÉSE
II. 5. A NYOMTATÁS – VEZETŐLISTÁK NYOMTATÁSA VEZETŐ-NYILVÁNTARTÁSUNKBÓL )
III. FEJEZET
GÉPJÁRMŰTÖRZS
III. 1. AUTÓK RÖGZÍTÉSE NYILVÁNTARTÁSUKBA
III. 2. AUTÓ ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA
III. 3. AUTÓ TÖRLÉSE AZ AUTÓLISTÁBÓL
III. 4. NYOMTATÁS – LISTÁK NYOMTATÁSA AUTÓ-NYILVÁNTARTÁSUNKBÓL (ÁLTALÁNOS LISTAMŰVELET)
IV. FEJEZET
PARTNEREINK NYILVÁNTARTÁSA
IV. 1. PARTNEREINK RÖGZÍTÉSE – A PARTNER-ADATLAP HASZNÁLATA
IV. 2. PARTNER ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA
IV. 3. PARTNER TÖRLÉSE A PARTNERLISTÁBÓL
V. FEJEZET
A KÖNYVELT ÚTVONALAK
V. 1. TELEPHELYRŐL ADOTT CÉLÁLLOMÁSRA TARTÓ ÚTVONALAK KEZELÉSE
V. 2. AZ ÚTVONAL-NYILVÁNTARTÁS EGYÉB MŰVELETEI
V. 3. KÖRÚTVONALAK RÖGZÍTÉSE
VI. FEJEZET
KÖLTSÉGSZÁMLÁK KEZELÉSE
VI. 1. SZÁMLÁK RÖGZÍTÉSE
VI. 2. SZÁMLÁK LISTÁZÁSA ÉS RONTÁSA
VII. FEJEZET
ÚTNYILVÁNTARTÁSOK KÉSZÍTÉSE
VII. 1. ÚTNYILVÁNTARTÁSOK SZERKESZTÉSE ÉS A MEGTETT UTAK FELVITELE A KÖNYVELÉSBE
VII. 2. ÚTNYILVÁNTARTÁSOK GYORS KÉSZÍTÉSE A TERVEZÉS FUNKCIÓ HASZNÁLATÁVAL
VII. 3. AZ ÚTNYILVÁNTARTÁSOK NYOMTATÁSA ÉS NYILVÁNTARTÁSA
VII. 4. KIKÜLDETÉSI RENDELVÉNY KÉSZÍTÉSE
VIII. FEJEZET
RENDSZERPARAMÉTEREZÉS
VIII. 1. CÉGFÜGGŐ BEÁLLÍTÁSOK
VIII. 2. GÉPFÜGGŐ BEÁLLÍTÁSOK
VIII. 3. FELHASZNÁLÓFÜGGŐ BEÁLLÍTÁSOK
IX. FEJEZET
TÖRZSADATOK
ÜZEMANYAGOK – GYÁRI TÖRZSADAT; RÉSZBEN BŐVÍTHETŐ
ALAPNORMA-ÁTALÁNYOK – GYÁRI TÖRZSADAT; NEM BŐVÍTHETŐ
ÚTVONAL-SZORZÓK – GYÁRI TÖRZSADAT; NEM BŐVÍTHETŐ
CSOPORTOK – BŐVÍTHETŐ, MÓDOSÍTHATÓ ADATOK
IRÁNYÍTÓSZÁMOK– BŐVÍTHETŐ, RÉSZBEN MÓDOSÍTHATÓ ADATOK
TÁVOLSÁGI MÁTRIX – BŐVÍTHETŐ, MÓDOSÍTHATÓ ADATOK
GÉPJÁRMŰTÍPUS-TÖRZS – BŐVÍTHETŐ, MÓDOSÍTHATÓ ADATOK
X. FEJEZET
ESEMÉNYEK

I. FEJEZET

ÁTTEKINTÉS

A Kulcs-Soft, mint Gyártó és Kiadó által fejlesztett Útnyilvántartó program olyan ügyviteli programcsomag, mellyel megvalósítható a céges autók megtett útvonalainak könyvelése, az autók teljes útnyilvántartásának elkészítése, az autókkal kapcsolatos események pontos adminisztrálása. A program alkalmas olyan kimutatások előállítására, melyek pontos költségelszámolásként nyújthatóak be az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatalba, valamint segítségükkel elvégezhető az elszámolások könyvelői előkészítése. A rendszer maximálisan megfelel az útnyilvántartás-készítésre, valamint az ezzel kapcsolatos költségkimutatásokra vonatkozó jogszabályoknak. Az Útnyilvántartó program egy Windows alapú, teljes egészében magyar nyelvű alkalmazás, mely a korszerű informatika követelményeinek és a lefedni kívánt ügyviteli terület felhasználói elvárásainak minden tekintetben megfelel. A gyártó garanciáját a több mint tíz éves tapasztalat, a magas szintű fejlesztési háttér, valamint a több mint 6500 programfelhasználó biztosítja.

II. FEJEZET

VEZETŐINK NYILVÁNTARTÁSA

Az Útnyilvántartás-készítés program részletes megismerését a vezetőink nyilvántartására szolgáló menüpont bemutatásával kezdjük. Bár a rendszer tényleges használatát mindenképpen az Alapbeállítások és a Törzskarbantartások áttekintésével érdemes indítani, a rendszer felépítésének sorrendjéhez igazodunk akkor, amikor ebben a Kézikönyvben a programfunkciók és a program által biztosított szolgáltatások közül elsőként a vezetőink, majd az autóink nyilvántartását tárgyaljuk.
A program nyitóképernyőjén a Törzsadatok menün belül a Vezetők menüre kattintva a vezető-nyilvántartás listája jelenik meg a képernyőn. A nyilvántartás nem más, mint felrögzített vezetőink rendezett listája. A szabványos Windows ablakban a fejléc alatt helyezkedik el a menüsor, alatta az ikonsor. Az ikonsor alatt szokványos sor-oszlop, vagyis táblázatos elrendezést találunk.

A listán végezhető műveletek többsége elérhető az ikonsorból (az általános listaműveletek és a vezetők kezelésére vonatkozó műveletek). Amikor új vezetőt rögzítünk nyilvántartásunkba, akkor lényegében egy adatlapot töltünk ki, amit a program eltárol, és megfelelően rendez számunkra. Tehát nem kell mást tennünk, mint ezt az új adatlapot megnyitni, és értelemszerűen kitölteni, majd lementeni.
Érdemes megfigyelnünk, hogy listánk ikonsorában a speciális listaműveletek végzésére szolgáló ikonok szerepelnek elsőként, utánuk egy függőleges választóvonallal következnek azok az általános listaműveletek, melyek minden listán egyformán használhatóak és ugyanúgy működnek.

II. 2. Vezetőink rögzítése – a vezető-adatlap használata

A vezető sorszámát a program automatikusan, lineáris sorrendben generálja. Az adatbeviteli mezőkbe természetesen bármilyen, billentyűzet segítségével generálható karakter beírható. Karakternek minősül a <Space> által írható szóköz is.

További adatok panel
Vezetőink ezek mellett más adatokkal is rendelkeznek, ezeket a További adatok nevű panelre kattintva adhatjuk meg. Megadható a vezető jogosítványának száma (20 karakteren), a jogosítvány típusa (ha több kategóriával is rendelkezi, 20 karakteren belül sorolhatjuk fel ezeket a kategóriákat), valamint a jogosítvány lejárati dátumát, a dátummező ismert módon történő használatával.

II. 3. Vezető adatainak módosítása

Vezetőink bármely adatát módosítani csak a már eddig is sokat használt adatlapon tudjuk. Ehhez nem kell mást tennünk, mint kiválasztani nevét, amit úgy tudunk megtenni, hogy az egérrel az aktuális vezető sorára kattintunk <Mb> a listában. A listán a kurzorbillentyűkkel is mozoghatunk (<Le>, <Fel>). Ezzel vezetőnket kijelöltté tettük. Ezek után ismét több módon juthatunk vezetőnk adatlapjára: <Enter> ütése, az Adatok módosítása menün, vagy az ikonsor megfelelő ikonján történő kattintással. Használhatjuk a gyors, kétszeri kattintást is <Mbb> a listában. Mi történik akkor, ha olyan vezető adatán, nevén módosítunk, mely név a valamely rögzített autónknál, mint az autó elsődleges, „alapértelmezett” vezetőjeként szerepel? A program a névváltozás mentése után automatikus „lekövetést” hajt végre az autók nyilvántartásában is, így ha a név valamely autónk vezetőjeként lett ott jelölve, a módosítás megjelenik az autó adatlapján is (várhatóan autóink nyilvántartását is olyan adatlapokon oldhatjuk meg, mint az azokat vezető kollégáinkét).

II. 4. Vezetők törlése

Amennyiben szükségessé válik, hogy egy vezetőnket töröljük nyilvántartásunkból, először az eddigiekhez hasonló módon ki kell választanunk őt. Keressük meg a kurzorbillentyűkkel, és nyomjuk meg az ikonsoron az X-et formázó jelölést. Természetesen az <Mj> kattintás után előugró lehetségek közül is ugyanúgy kiválaszthatjuk a törlést. De használhatjuk a <Del> billentyűt is, vagy a Vezető menüből a Törlés almenüt.

II. 5. A nyomtatás – vezetőlisták nyomtatása vezető-nyilvántartásunkból

Az Útnyilvántartás-készítés programból történő nyomtatásokra általánosságban igaz, hogy bármikor, bármilyen tartalmú listából történhetnek. A nyomtatás – következetesen – végig azonos metódusok szerint történik a programban, legyen szó akár vezetőlista, akár költségszámlák listájának előállításáról. Éppen ezért a program általános egyezőségeivel foglalkozó fejezetben a nyomtatási metódusok tárgyalást részletesen olvashatjuk. Ha tehát az ott részleteiben is tárgyaltak alapján elkészítünk a képernyőre egy szűrt vezetőlistát, ugyanúgy nyomtatjuk, mintha teljes listával dolgoznánk – programunk számára ez „közömbös” tényező. Amikor nyomtatni szeretnénk, lényegében nem teszünk mást, mint meghívjuk a nyomtatási menüt. A nyomtatási menüben aztán megadjuk azokat a paramétereket, amelyek alapján szeretnénk, hogy programunk elkészítse nyomtatott anyagunkat.
Ahogy az eddigiekben is számos esetben, a nyomtatási menü meghívását több módon is megtehetjük. Kattinthatunk <Mb> a Lista menü Nyomtatás almenüjére, használhatjuk az ikonsor nyomtatót formázó ikonját, vagy a vezetőlistán a jobb egérgomb használata után is kiválaszthatjuk ugyanezt a lehetőséget. Használhatjuk a <Ctrl+P> kombinációt is. Megjelenik a nyomtatási menü, melyben meg kell adnunk a nyomtatási paramétereket.

III. FEJEZET

GÉPJÁRMŰTÖRZS

Ebben a fejezetben áttekintését kapjuk az összes, speciálisan az autó-nyilvántartásban végezhető műveletnek és az ezekhez kapcsolódó funkcióknak. Az autó-nyilvántartásba belépni a Törzsadatok/Autók almenüre kattintva lehet. Az autó-nyilvántartás egy szokásos oszlop-sor elrendezésű lista (táblázat).
A lista formailag teljesen megegyezik a már ismert vezető listával. Ennek megfelelően a menüsor alatt kapott helyet az ikonsor, melynek segítségével a főbb funkciókat kényelmesen és azonnal elérhetjük. Az ikonsortól jobbra a legördíthető listából választhatjuk ki, hogy listánkat milyen rendezettségben szeretnénk látni.

III. 1. Autók rögzítése nyilvántartásukba

Autóink rögzítésekor lényegében nem teszünk mást, mint kitöltjük azt az üres adatlapot, amelyet a program minden egyes autóhoz rendel, a vezetők nyilvántartásba vételéhez hasonlóan. A rendszer minden felvitt autó összes adatát eltárolja. autó adatait tartalmazó információgyűjtemény egy ablakban jelenik meg. Ezt az ablakot itt is adatlapnak hívjuk.
Kattintsunk az ikonsor Új autó felvitele ikonra, vagy nyomjuk meg az <Ins> billentyűt! Használhatjuk az Autó menü Új autó… almenüjét is. Kattintsunk a jobb egérgombbal <Mj> a lista valamely pontján, és szintén az Új autó… lehetőséget válasszuk ki. A megjelenő ablakban megadható az autónak az összes alapadata. Néhány megjegyzés: – A gépjármű típusát nem kötelező kiválasztani a felkínált autók közül, nyugodtan mi magunk is beírhatjuk, de ebben az esetben a fogyasztási normát is nekünk kell megadni. – Ha a További adatok panelen a lízingelt gépjármű négyzetet bekapcsoljuk, egy új panel jelenik meg, ahol a lízingre vonatkozó adatokat adhatjuk meg. – Ha a További adatok panelen az Egyedi telephely jelölőnégyzet kiválasztásával aktívvá válik a Telephely választása a meglévő partnerek közül gomb, melynek segítségével a partnertörzsben rögzítettek közül választhatunk egyet, vagy az írhatóvá vált cím mezőkbe rögzíthetünk egy egyedit. – Az Egyéb lapon kiválasztható, hogy Teljesítményadót vagy Súlyadót kezeljen a program az érintett gépkocsi tekintetében. Ennek megfelelően jelennek meg az Események listájában a kapcsolódó információk.

III. 2. Autó adatainak módosítása

Szükségessé válhat autóink adatain módosítást végezni, például ha kolléga lesz elsődleges vezetője, vagy megváltozik a zöldkártya érvényessége.
A módosítás elvégezéséhez nem kell mást tennünk, mint megkeresni az autólistában a módosítani kívánt autót megkeresni (a keresés lehetőségei és módszerei hasonlóak az vezetőlistáéhoz), és dupla kattintással <Mbb> megnyitni adatlapját. Használhatjuk az Autó menü Adatok módosítása… almenüt is, az ikonsor azonos funkciójú ikonját, vagy egyszerűen üssünk <Enter> a módosítani kívánt autó során a listában.
A módosítás elvégzése hasonlóképpen történik, mint az adatok felvitele egy üres adatlapra. A rögzítés után nem módosítható adatok:
- az autó tulajdonviszonya (céges vagy magán)
- forgalmi rendszáma
- az első könyvelés után a kezdő km-óra állás
Az első könyvelés után ezen túlmenően a normaköltség sem módosítható.

III. 3. Autó törlése az autólistából

Csak olyan autót törölhetünk a rendszerből, melynek könyvelését még nem kezdtük el. Ha olyan autót szeretnénk törölni, melynek már rögzítettük akár egy elszámolását is, az autó nem törölhető, azért, hogy a hozzá kapcsolódó kimutatások visszakereshetőek legyenek. Ebben az esetben egy ún. inaktív státuszba lehet a gépjárművet helyezni, ami azt jelenti, hogy az aktuális autók listáján nem jelenik meg az adott gépjármű. Nem veszi figyelembe a program akkor sem, ha különböző gyűjtéseket, listázásokat hajtunk végre. Természetesen az autóhoz kapcsolódó, már rögzített kimutatások az autó inaktív státuszba történő helyezésekor sem vesznek el. Inaktív státuszú autóra külön le kell szűrnünk ahhoz, hogy visszaemelhessük az „élő” autók sorába. Amikor autót törlünk listánkból, a program „kiemeli” a tételsort onnan. Autó törlésekor annak sorszáma is eldobásra kerül, tehát szintén nem a szó klasszikus értelmében törlődik. Ha pl. az 5-ös belső adatlap-sorszámú autót töröljük, a következő újonnan rögzített autó ekkor is a 6-os sorszámot kapja. Két azonos sorszámot tehát nem ad ki a rendszer, és újra-sorszámozást sem végez. Mivel a program korlátlan számú gépkocsi nyilvántartására képes, ezért tanácsolható, hogy már könyvelt autó inaktívvá tétele csak akkor történjen meg, ha végképp nem szeretnénk vele „foglalkozni” (eladtuk), illetve nem szeretnénk, hogy eladott, már nem könyvelt autóinkra is elvégezze a program a költségszámlák, elkészített kimutatások gyűjtését. Ellenkező esetben minden további nélkül bent hagyható az élő listában.

III. 4. Nyomtatás – listák nyomtatása autó-nyilvántartásunkból (általános listaművelet)

Nyomtatott anyagot szűrt, mind teljes listából egyformán tudunk készíteni. Ha tehát a fentiekben tárgyaltak szerint elkészítünk a képernyőre egy szűrt autólistát, ugyanúgy nyomtatjuk, mintha teljes listával dolgoznánk – programunk számára ez „közömbös”. Mivel a nyomtatási menü használata listákra vonatkozóan végig egységes a rendszeren belül, ezért a vezetőnyilvántartásban tárgyalt ismeretek itt is sikerrel alkalmazhatóak. A nyomtatási menüben használhatjuk valamely nyomtatási sémánkat is nyomtatásra. Az Alapbeállításokkal foglalkozó fejezetben részletesen tárgyaljuk, mire alkalmazhatóak, és hogyan kell kialakítani a nyomtatási sémákat. Segítségükkel paraméterezhető az, ha más, ez esetben szigorúan vett nyomtatási beállításokat szeretnénk használni (lapméret, nyomtatási minőség stb.). A „Nyomtatási séma” nevű listából tudjuk azt kiválasztani, hogy mely nyomtatási sémában mentett nyomtatási paraméterek jussanak érvényre a lista ez alkalommal történő nyomtatásakor. A nyomtatási sémák csak és kizárólag a nyomtatókra történő előállításra vannak befolyással, az Excel-fájlba történő mentésre nem.

IV. FEJEZET

PARTNEREINK NYILVÁNTARTÁSA

Az Útnyilvántartás-készítés program külön nyilvántartást biztosít a cégünkkel kapcsolatban álló partnerek rögzítésére. Ebbe a nyilvántartásba azokat a partnereket kell rögzíteni, akiket (amelyeket) céges tevékenységünk végzése során meglátogatunk valamelyik könyvelt autónkkal. Ez azért fontos, mert a költségelszámolásokat és útnyilvántartásokat olyan módon kell elkészítenünk, hogy azokon pontosan szerepeljenek meglátogatott partnereink adatalapjai, valamint az utazás célja (nyilvánvalóan csak azon partnerek felé megtett utak könyvelhetőek, melyeket olyan céges tevékenység miatt futott az autó, amely során a felmerült költségek elszámolhatóak).
A program nyitóképernyőjén a Törzsadatok menün belül válasszuk ki a Partnerek almenüt. Hatására megjelenik a partnerek nyilvántartására szolgáló lista, mely felépítésében és kezelhetőségében megegyezik a listákról megtudott eddig ismeretekkel. Mint vezető- illetve autó-nyilvántartásunk alapján várható, cégünkkel kapcsolatban álló partnereinket is egy-egy adatlapra tudjuk felvezetni. A partnerekkel végezhető műveletek jelentős része megegyezik a vezetőkkel, illetve az autókkal végezhető műveletekkel.

IV. 1. Partnereink rögzítése – a partner-adatlap használata

A partner sorszámát a program automatikusan, lineáris sorrendben generálja. Az adatbeviteli mezőkbe természetesen bármilyen, billentyűzet segítségével generálható karakter beírható. Karakternek minősül a <Space> által írható szóköz is. A vezetőre vonatkozó adatbeviteli mezők közül a NÉV, a VÁROS, valamint az UTCA az, amelyet legalább egy karakterrel kötelesek vagyunk kitölteni. Az irányítószám megadásával, valamint a csoportba sorolással kapcsolatos tudnivalók megegyeznek a vezetőink címének megadásával kapcsolatban tárgyaltakkal. Gyakoriságok kezelése: Ennek az opciónak elsősorban akkor van jelentősége illetve szerepe, ha autóink könyvelése során szeretnénk használni a program beépített útvonal-tervezés funkcióját. Ez a programrész egy speciális lehetőségét kínálja a nyilvántartások elkészítésének, használatával a későbbi fejezetekben foglalkozunk. Előljáróban azt érdemes tudni róla, hogy alkalmazásakor a rendszer nagyrészt „megkíméli” a felhasználót a könyvelés mégoly csekély feladatától is, bizonyos elvek és algoritmusok alapján önmagától készíti el az útnyilvántartást.
Megjegyzések panel Bármely egyéb információt, amelyet partnerünkkel kapcsolatban közölni szeretnénk, beírhatunk ebbe a mezőbe, gyakorlatilag korlátlan hosszúságban. A program a partner alapadataival együtt tárolja azt. Szűrés a megjegyzés mező tartalmára is végezhető. Az <Ok> gomb ismert módon történő használatával rögzíthetjük partnerünket azok nyilvántartásába. További céges ügyfeleinket ugyanezzel az eljárással, bármikor, könnyedén felvihetünk a nyilvántartásukba.

IV. 2. Partner adatainak módosítása

A módosítás elvégezéséhez nem kell mást tennünk, mint megkeresni a partnerlistában a módosítani kívánt ügyfelünket (a keresés lehetőségei és módszerei hasonlóak az vezetőlistáéhoz), és dupla kattintással <Mbb> megnyitni adatlapját. Használhatjuk az Partner menü Adatok módosítása… almenüt is, az ikonsor azonos funkciójú ikonját, vagy egyszerűen üssünk <Enter> a módosítani kívánt partnernév során a listában. Mivel a program minden egyes könyvelés adatát külön-külön tárolja, ezért ha olyan partner nevét vagy címét módosítjuk, melyet szerepeltettünk könyvelésben, a már elkészített útnyilvántartásainkon a program nem fogja követni a változtatásokat.

IV. 3. Partner törlése a partnerlistából

Csak olyan partnert törölhetünk a véglegesen a rendszerből, melyet még nem szerepeltettünk a könyvelésben. Ha olyan partnert szeretnénk törölni, melyet már szerepeltettünk elszámoláson, a partner nem törölhető, azért, hogy a hozzá kapcsolódó kimutatások visszakereshetőek legyenek. Ebben az esetben egy ún. inaktív státuszba lehet az ügyfelet helyezni, ami azt jelenti, hogy az aktuális partnerek listáján nem jelenik meg az adott ügyfél. Nem veszi figyelembe a program akkor sem, ha különböző gyűjtéseket, listázásokat hajtunk végre. Természetesen a partnerhez kapcsolódó, már rögzített kimutatások a partner inaktív státuszba történő helyezésekor sem vesznek el. Inaktív státuszú partner külön le kell szűrnünk ahhoz, hogy visszaemelhessük az „élő” partnerlistába. Ha olyan partnert törlünk, melynek még nem könyveltünk, a program egy megerősítés után véglegesen „eltüntetni” azt a listából.

V. FEJEZET

A KÖNYVELT ÚTVONALAK

Ebben a fejezetben megismerjük azon útvonalainknak a nyilvántartását, melyet a könyvelésünkben a későbbiek folyamán szerepeltetni kívánunk. Természetesen a könyvelés elkészítése során is módunkban áll új útvonalat felvenni a nyilvántartásba könyvelés céljából, ám a következő oldalakon olvasható tudnivalók a rögzítésen túlmenően az útvonalak kezelésével kapcsolatos tudnivalókat is magukban foglalják. A könyvelésben szerepeltetni kívánt útvonalaink alapvetően kétfélék lehetnek:
a) egyszeri út, a cég vagy az adott autó telephelyéről indulva eljut egy adott állomásra, majd onnan kötelező érvénnyel visszatér a telephelyre (A  B típusú).
b) körútvonal, amikor is a cég vagy az autó elindul a telephelyéről, és az első célállomástól további célállomások közötti távolságot tesz meg, majd a legutolsó célállomásról visszatér a telephelyre.
Mivel a körútvonalak könyvelése némileg eltér az egyszeri (természetesen akárhányszor megtehető) útvonalak könyvelésétől, ezért a rendszer külön törzsben tárolja az egyszeri, illetve a körútvonalak adatait. Ennek megfelelően a következőkben mi is külön ismerkedünk meg a két nyilvántartás használatával. Annál is inkább szerencsés ez, hiszen a programban rögzíthető körútvonalaink már előzőlegesen rögzített egyszeri útvonalainkból tevődnek össze. Ez egyben azt is jelenti, hogy körútvonal összeállítása csak akkor lehetséges, ha már vannak rögzítve „egyszeri” útvonalaink a rendszerben (vagy a körútvonal rögzítésekor mentjük ezeket, a program erre is fel van készítve).

V. 1. Telephelyről adott célállomásra tartó útvonalak kezelése

A program nyitóképernyőjén kattintsunk az Utak menü Útvonalak almenüjére. Hatására megjelenik egy, az eddig megismert nyilvántartások alkalmával részletesen tárgyalt felépítésű lista. A lista két szegmensre bomlik: a felső részben láthatjuk az útvonal program által a rögzítés sorrendjében lineárisan kiadott sorszámát, az induló valamint a célállomást, a távolságot valamint az útvonal korrekcióját. Az alsó részben akkor jelenik meg információ, ha az adott útvonal, melyen a lista felső szegmensében kijelölt (kék kiemelés), részletezett útvonal, tehát a pontos elszámolás érdekében a részenként rögzítettük a nyilvántartásba (lásd. később). A két szegmens egymáshoz viszonyított aránya megváltoztatható, ha az egeret az elválasztó vízszintes vonalra mozgatjuk, majd bal gombjának nyomva tartása mellett a kívánt helyre (le, fel) mozgatjuk. Ha egyáltalán nem szeretnénk részletezést látni, úgy a Lista menü Útvonalak részletezése opcióra kattintva a program megszűnteti a részletezést. Új, könyvelésre szánt útvonal rögzítésére használjuk az <Ins> billentyűt, vagy az Útvonal menü Új útvonal… almenüjét. Használhatjuk az <Mj> kattintást is a lista valamely pontját, ekkor az előreugró menüből válasszuk ki ezt a lehetőséget. Ezek hatására megjelenik az útvonal adatainak nyilvántartására szolgáló adatlap.

V. 2. Az útvonal-nyilvántartás egyéb műveletei

Az útvonal-nyilvántartás listáján végezhető műveletek többsége – várhatóan – megegyezik a korábban már megismert nyilvántartások listáin végezhető műveletekkel. Útvonal-adatok módosítása:
Bármelyik, már rögzített útvonalunk adatát módunkban áll módosítani. A gyorskeresés funkció alkalmazásával (bármely oszlopon a keresett szöveg első pár karakterét beírva a program az adott sorra ugrik) pillanatok alatt megtalálhatjuk a kívánt útvonalat, akár több ezres útvonal-listában is, majd az <Enter> hatására megnyithatjuk adatlapját. Módosíthatjuk a honnan és a hova partnert, a távolságot, valamint nem részletezett útvonalnál az útvonal-szorzót. Részletezett útvonalnál a részletezett útszakaszok adatait tudjuk módosítani a <Módosít> gombbal, illetve az alapadatoknál ki tudjuk kapcsolni a Részletezett útvonal nevű opciót, ezzel megszüntetjük az útvonal szakaszainak részletezett kibontását. Könyvelésben már szereplő útvonalaknak csak a csoportját módosíthatjuk! Útvonalak törlése: Feleslegessé vált, könyvelésben még nem szereplő útvonalainkat törölni tudjuk a nyilvántartásból a <Del> billentyűvel, illetve az ikonsor megfelelő ikonjával. A program egy megerősítés után kiveszi az útvonalat a listából, annak sorszámával együtt. A rendszer útvonal törlése során sem sorszámoz újra!
Könyvelésben már szereplő útvonalakat inaktívvá tesz a program, és a szűrőképernyőn van lehetőség ezek szűrésére. Alapból nem jelennek meg az inaktív útvonalak!
Útvonallista nyomtatása: A lista nyomtatása az eddig megismertek szerint történhet. Ez a lista rendelkezik annak lehetőségével is, hogy a részletezett útvonalakat is listaszerűen nyomtassuk. A nyomtatási menü használata ebben az esetben is a megismertek alkalmazásával történhet.

V. 3. Körútvonalak rögzítése

A program külön nyilvántartást biztosít azoknak az útvonalaknak a nyilvántartására, melyeket autóink körútként tettek meg. A körút esetünkben azt jelenti, hogy az autó a cég vagy saját egyedi telephelyéről elindulva eljutott az első célállomásra (első partnerünkhöz), majd onnan továbbindult véges sok célállomásra (további partnerekhez), az utolsó célállomás után visszatér a telephelyére. A körútvonalak rögzítésekor nagyban fogunk támaszkodni az „egyszeri”, már rögzített útvonalainkra, mert a könyvelés céljából felvett körútvonalainkat ezekből az utakból tudjuk „összerakni”. Természetesen a könyvelés elkészítésékor is rögzíthetünk új körútvonalat a nyilvántartásba anélkül, hogy félbe kellene hagynunk a könyvelést és visszalépni ebbe a nyilvántartásba. A program nyitóképernyőjén lépjünk be az Utak menün belül a Körutak pontba. Hatására megjelenik a körútvonalak listája, mely természetesen nagyon hasonló eddigi nyilvántartásaink, azon belül is az útvonalaink listájához. A lista itt is két szegmenséből áll, az alsó szegmens megjelenítése kikapcsolható, ha a Lista menü Körutak állomásai nevű kapcsolójára kattintunk. A lista felépítése és kezelése teljes egészében megegyezik az eddigiekben megismertekkel, vagyis <Ins> tudunk új körutat rögzíteni a nyilvántartásba; az <F4> billentyűvel megnyithatjuk a szűrőablakot; <Enter> segítségével módosíthatjuk a körútvonal adatait; a <Ctrl+P> kombinációval a lista nyomtatási menüjébe juthatunk. Vigyünk fel egy új körútvonalat a listába az <Ins> billentyűvel megjeleníthető üres adatlapon!

VI. FEJEZET

KÖLTSÉGSZÁMLÁK KEZELÉSE

Útnyilvántartás készítő programunk az útnyilvántartás elkészítésének, az elszámolások nyilvántartásának biztosítása mellett lehetőséget biztosít arra, hogy egyes autóinkhoz rendelten lajstromba vegyük autóinkat érintő „egyéb” számláinkat. Rendszerünk kétféle „egyéb” számla nyilvántartására képes:
Költségszámla: olyan nem üzemanyag számla, mely az autó fenntartásának egyéb járulékos költségeit tartalmazza. Például: tisztítószer, mosatás, biztosítás, szervizelési költségek számlái. Lízing: lízingelt autóinkhoz rendelten fel tudjuk vinni a lízingelésről szóló számláinkat. A rendszer képes arra, hogy e számlák alapján a lízingelés maradványösszegét folyamatosan megjelenítse az adott autó lízinglapján.

VI. 1. Számlák rögzítése

Új számla beviteléhez a program főképernyőjén lépjünk be a Könyvelés menü Számlák felvitele pontjába. Hatására egy kis ablak jelenik meg, melyben egyaránt rögzíthetjük költség- és lízingszámláinkat is:
Mint a képen is látható, elsőként azt kell meghatározni, hogy költség- vagy lízingszámlát rögzítünk-e. Elsőként tekintsük egy költségszámla rögzítését!
Rendszerünk a számla teljesítése alapján tartja nyilván számláinkat, ezt a dátumot kell elsőként megadnunk. Ezek után a nyilvántartásban rögzített autók közül – sok autónál a gyorskeresés használatával – tudjuk kiválasztani, hogy melyik autóhoz tartozóan rögzítjük a számlát. Számlát nem tudunk úgy rögzíteni, hogy nem határozzuk meg, melyik autóhoz tartozik.
A számlakibocsátót célszerű, ha már előre rögzítjük partnernyilvántartásunkba. Ha olyan partnertől kaptuk a számlát, mely még nem szerepel nyilvántartásunkban, a program el fogja fogadni nevét, de nem tárolja a partnertörzsben. A mezőben állva elegendő elkezdeni begépelni a karaktereket, a program automatikusan a partner nevére ugrik, amennyiben a bevitt karakterekkel egyezőt talál a nyilvántartásban. A számlakibocsátó neve olyan adat, melyet a számla számával együtt kötelező megadni. A költségtípus listában be tudjuk állítani, hogy a rögzítendő számla milyen költségcsoportba tartozik. Fontos tudnivaló, hogy a lehetséges költségtípusok fajtáját a program gyárilag, az érvényes előírásoknak megfelelően tartalmazza. Ezeket bővíteni nem lehet, a rendelkezésre álló típusok közül valamelyikbe kell besorolni a számlát. Természetesen ezekre a csoportokra a későbbiekben történhet gyűjtés, listázás.

VI. 2. Számlák listázása és rontása

A rögzített számlákat természetesen lehetőségünk van gyűjteni, listázni, különféle összesítőket, adatokat megtudni a bizonylatokkal kapcsolatosan. A program nyitóképernyőjén lépjünk be a Listák menü Számlák listája pontba. Hatására megjelenik egy szűrőablak, mely lehetőséget biztosít a rögzített számlák számos variációban történő visszakeresésére: Ennek a szűrőablaknak a használata ugyanolyan elvek szerint történik, mint a programban eddig megismert listák szűrése (partner, vezető, útvonal stb.). A képernyőn a számlákra vonatkozó adatok alapján tudunk válogatni. Természetesen lehetőségünk van egyszerre több paraméterre is gyűjteni. Így például válogathatunk egy adott időszakon belül kiállított számlákra; egy autóhoz kapcsolódó számlákra stb. De gyűjthetünk úgy is, hogy egy adott időszakon belül egy adott autóhoz tartozó, „szervizköltség” csoportba sorolt számlákra gyűjtünk. Természetesen a program minden esetben egy formailag az eddigiekkel megegyező listát fog előállítani. Programunk megadja arra a lehetőséget, hogy egy (vagy akár több) autóra vonatkozóan egyszerre listázzuk azok költség- és lízing számláit is. A program a kigyűjtött számláknak a lista alján megmutatja összesen-értéküket is.
A számlák listájának kezelése ugyanúgy történhet, mint az eddig megismert listáinkon láttuk. Vagyis a lista tételeire ugyanúgy végezhető keresés ill. gyorskeresés; a lista rendezhető és nyomtatható, illetve Excel-fájlba menthető. Hálózatos működés esetén az <F5> frissítés használatával beemelhetők a listára azok a tételek (számlák), melyeket kollégáink a hálózat más munkaállomáson rögzítettek a programba. Abban az esetben, ha egy, már rögzített számlát érvényteleníteni szeretnénk (pl. utólagosan észrevett téves adatmegadás következtében), rontatnunk kell azt. A rontás – a számlára mint tételre vonatkozó művelet – a számlák listáján végezhető el (csakúgy, mint autóink, vezetőink, útvonalaink esetében). Következésképp rögzített számla rontásához először le kell úgy gyűjtenünk a számlák listáját úgy, hogy az a számla szerepeljen a listán, melyet rontani szeretnénk. Erre a szűrést alkalmazhatjuk, a számla megtalálására pedig a legkézenfekvőbb a gyorskeresés használata. Ezek után az Egyéb menü Számla rontása almenüjét alkalmazhatjuk. A rendszer egy megerősítés után rontott státuszúvá teszi a számlát, melyek a listán a továbbiakban csak akkor fog megjelenni, ha szűrünk rá a szűrőablakban. Lízingszámla rontása estén a program követni fogja a változást, a fennmaradó lízingösszeget a rontott lízingszámla összegével fogja növelni. Ez a változás csak a lízingösszegre igaz, az utolsó teljesítés dátumára nem!

VII. FEJEZET

ÚTNYILVÁNTARTÁSOK KÉSZÍTÉSE

Az útnyilvántartások elkészítésének lehetősége programunk legfontosabb feladatköre. Ebben jelenik meg jórészt mindaz, melyet a Kézikönyv bevezető fejezeteiben az útnyilvántartásokkal és a költségelszámolásokkal kapcsolatos törvényi előírásokra vonatkozóan összefoglaltunk. Jelen Kézikönyvnek nem feladata, hogy az útnyilvántartások, költségelszámolások jogi hátterének, mélyebb összefüggéseiknek taglalásába bocsátkozzon. Így meg kell elégednünk azzal, hogy a pontos, hiteles útnyilvántartások elkészítése és bemutatása a vállalkozások többsége esetén kötelező. Programunk alapvetően kétféle megközelítésből képes az útnyilvántartások készítésére:

A könyvelést adott autónknál napra pontosan rögzítjük, akár több alkalommal is egy hónapra vonatkozóan. A nyilvántartásunkban szereplő (kör)útvonalakat megtételük alapján nyilvántartásunkból visszük fel a havi útnyilvántartásunkra, mely ez alapján a havi költségelszámolást is adni fogja számunkra.
Igénybe vesszük a program beépített speciális funkcióját, melyet Tervezésnek hívunk. Ez a lehetőség arra szolgál, hogy a teljes havi költségelszámolást percek alatt el tudjuk végezni – természetesen ennek választásakor nem a hitelesség lesz a legfontosabb, ami érvényesülni fog. A benyújtandó havi költségelszámolás előállításának céljából (ill. hogy ez minél gyorsabban rendelkezésünkre álljon) viszont ennek a funkciónak az alkalmazása kétségtelen előnnyel bír a „hagyományos” megközelítésű módszerrel szemben.

Némileg leegyszerűsítve azt is mondhatjuk, hogy az útnyilvántartások elkészítéséhez nincs is szükségünk arra, hogy rögzítsük különféle, autóinkkal kapcsolatos számláinkat a rendszerben, ez inkább kiegészítésére szolgáló funkció. Ne feledjük azonban, hogy költségelszámolásunk csak akkor válik teljessé, ha az útnyilvántartásunk havonkénti elkészítése mellett rögzítjük kapcsolódó számláinkat is. Ezáltal pontos képet kaphatunk a felmerült költségekről, illetve gépjárműveinket érintő nyilvántartásaink teljessé vállnak. Milyen előkészületeket igényel az útnyilvántartások elkészítése? Mindent és semmit – látszólagos paradoxonunk abból az egyszerű tényből adódik, az útnyilvántartásunk a program azon része, mely a „legtöbb adatot kívánja a program egyéb részeiből”, ugyanakkor új információt, új adat rögzítését már nem kell itt megtennünk, a program a meglévőkből dolgozik.

Ahhoz tehát, hogy elkészíthessük útnyilvántartásainkat, az alábbi adatokat kell előzőlegesen a rendszerben pontosan rögzítenünk:
- vezetőink adatai
- könyvelni kívánt autóink adatai
- partnereink adatai
- a rögzített partneradatok alapján útvonalainkat és körútvonalainkat
- a negyedéves, APEH-által megadott üzemanyag-árakat
- a rendes naptári évtől esetlegesen eltérő szabad- és munkaszüneti napok beállításait a Beállítások pontban
Ezek az adatok nyilvánvalóan mindkét típusú könyvelés esetén szükségesek ahhoz, hogy a programmal útnyilvántartásokat tudjunk készíteni. Természetesen ezen adatok többségének rögzítésére a könyvelési ablakban is lehetőség nyílik, így nem kell félbehagyni a megkezdett könyveléseinket. Az alábbiakban külön vizsgáljuk a két, alapvetően eltérő megközelítést alkalmazó könyvelési technikát.

VII. 1. Útnyilvántartások szerkesztése és a megtett utak felvitele a könyvelésbe

Fogalmazhatunk úgy is, hogy ez jelenti a „hagyományos” könyvelést. Ennél a megoldásnál egy adott autót adott hónapban pontosan úgy könyvelünk le – „kézzel” –, hogy a könyvelt útvonalak egyezzenek azokkal, melyeket az autó ténylegesen megtett az adott hónapban. A program a felvitt útvonalak ismeretében számolja a fogyasztott üzemanyagot, valamint ennek költségét. A főképernyőn lépjünk be a Könyvelés menün belül az Útnyilvántartás készítése pontba. Hatására megjelenik a könyvelési képernyő. Mindkét fajta könyvelési megközelítés esetén erről a képernyőről kiindulva tudjuk elvégezni az útnyilvántartás megszerkesztését. Ennek menetét lépésenként ismertetjük:

- A megjelenő ablak első mezőjébe ki kell választanunk azt az autót, melyet könyvelni szeretnénk. Ehhez kattintsunk az egér bal gombjával <Mb> a mező végén látható segítő kapcsolón. Az előreugró ablakban a program az aktív státuszú autóinkat fogja megjeleníteni, melyek közül a gyorskeresés funkciót használva választhatjuk ki az, melyet könyvelni szeretnénk.
- Az autó után a könyvelni kívánt hónapot kell meghatároznunk. Természetesen a program lehetőséget biztosít a hónapok utólagos könyvelésére. A későbbiekben érdemes lesz megfigyelnünk, hogy amennyiben egy olyan hónapot választunk ki egy adott autóhoz, mely hónapban már könyveltük az autót (vagy már könyvelt korábbi hónapot választunk ki), úgy a rendszer automatikusan megjeleníti a könyvelt útvonalakat. Ezekhez hozzá tudunk tenni, el tudunk venni belőlük, tehát módosítani tudunk bennük. Abban az esetben, ha először könyveljük az autót, nyilván meg kell határozunk a kezdő km-óra állást. Ezt a program az autó adatlapjáról olvassa be, melyet felülírhatunk. Ha már könyveltünk az autóra akár egyetlen útvonalat is, úgy a kezdő km-óra állás értéke nem változtatható, azt a program automatikusan göngyöli. Ezek alapján egy könyvelési képernyő fejléce pl. az alábbi lehet:
Megfigyelhető, hogy a program automatikusan jelzi, hogy céges vagy magán autóról van-e szó, valamint a tételes költségelszámoláshoz használt kilométerenkénti norma-értéket (ami alapértelmezésben 3- illetve 9 forint) a hónapban használt Apeh-üzemanyag árat, valamint az autó alapnormáját. Abban az esetben, ha nem adtunk meg a hónap könyvelésének megkezdése előtt üzemanyag-árat a Törzskarbantartások pontba, úgy a program erre figyelmezteti a felhasználót. Mivel APEH-elszámolás történik, ezért az elszámolások elkészítésén belül az aktuális hónaphoz elsőként rögzített árat veszi figyelembe a rendszer. Tehát ha adott hónapra nem rögzítünk árat, akkor az előző hónap aktuális (elsőként rögzített) árával számol a rendszer.
- A képernyő további részét jórészt az a táblázat foglalja el, melyben a hónap napjai vannak felsorolva. A már sokszor említett törvényi előírások miatt akkor járunk el szabályosan (és saját nyilvántartásunk is akkor pontos és naprakész), ha egy adott autó által megtett adott útvonalakat arra a napra rögzítjük, melyeken valóban lefutotta azt. Ezért a könyvelésben szereplő útvonalak felvitelekor úgy járunk el, hogy kiválasztjuk az egér vagy a billentyűzet segítségével azt a napot, melyre könyvelni szeretnénk (akár olyan napot is, melyre már történt könyvelés), és <Enter> vagy az egér bal gombjának kétszeri kattintásával <Mbb> vagy a <Szerkesztés> gombot használva megjelenítjük annak a napnak a szerkesztési képernyőjét.
- A legelső információ a vezető meghatározása. A program alapesetként azt a vezetőt kínálja fel, aki az autó adatlapján alapértelmezett vezetőként lett megjelölve, de a lista értelemszerű használatával bárkit kiválaszthatunk.
- A csoportosítás szolgál arra, hogy a napi utat vagy utakat egy olyan kategóriába soroljuk, amelyek pl. utalnak az út típusára, több út esetén az aznapi utakra. A használni kívánt csoportokat a felhasználó adja meg a Törzskarbantartásokban. Az üzemanyag-ár a negyedéves, előzetesen rögzített ár lesz.
- Ezek után következhet az utak felvitele. Amíg nem leszünk gyakorlottak a folyamatban, igyekezzünk alkalmazni néhány apró, de lényeges tudnivalót, hogy kimutatásaink helyesen készülhessenek el!
Az egyik ilyen információ, hogy arra a napra az első könyvelt útvonal Honnan állomása a cég, illetve esetlegesen az autó egyedi telephelye lesz. A város-cím adatokat a program automatikusan beírja. A cég, vagy az autó telephelyéről indulva a gépjármű ellátogatott valamely partnerhez, így a Hova mezőben azok közül a partnerek közül tudunk választani, akik a partnertörzsben aktív státuszban vannak. Természetesen elegendő begépelni a kezdő karaktereket, a program automatikusan a kiválasztott partnernévre ugrik.
- Ha megvan a partner, <Enter> hatására lépjünk tovább. Megfigyelhető, hogy a rendszer a partner adatai alapján és már rögzített útvonalak ismeretében automatikusan könyveli is a megtett távolságot. Ezzel az első út bekerül az összesített listába, a rendszer a következő út kiinduló állomásának kötelező érvénnyel azt a partnert kínálja fel, akihez az autó telephelyéről elindulva megérkezett.
- A következő útvonal erről az állomásról (ettől a partnertől) indulhat. Nyilvánvalóan most a Honnan szerepét fogja betölteni, és egy másik partner lesz a Hova állomáson.
- Ezzel a módszerrel korlátlan számú útvonalat (partnertől partnerig történő utazást) tudunk rögzíteni egy napra. Ha véletlenül olyan utat rögzítünk, amelyet nem szeretnénk azon a napon szerepeltetni, úgy ennek törlése a szigorú előírások miatt csak „visszafele” lehetséges, tehát nem választhatjuk ki egyszerűen törlése, mert a program ezt nem engedi számunkra. Ahogy ez esetben egy figyelmeztető üzenetben is megjelenik, úgy a törlést a legutolsó útvonallal kell kezdenünk, és visszafele haladva eljutva a kérdéses útvonalig, majd törlés után újra felvinni a helyes útvonalat, és az utána következőket. Láthatjuk, hogy mind új útvonalak rögzítésekor, mind törléskor a program automatikusan számolja a fogyasztott üzemanyag, valamint a távolság és üzemanyagköltség-értékeket.

További fontos tudnivalók a napi könyvelési képernyőn:
- A felvitt útvonalak távolság-értékei természetesen azok lesznek, melyeket az útvonal-nyilvántartásban meghatároztunk, gyakorlatilag a távolsági mátrix használatával. Ezek az értékek az útvonalak felvitelekor természetesen változtathatók.
- A „Céges út” a könyvelés szempontjából ugyanolyan adat, mint a távolság vagy a partner neve. Ez egy olyan paraméter, mely meg is jelenik az útnyilvántartáson Annak megadására szolgál, hogy az úton hivatali munkát végeztünk, vagy magán céllal tettük meg az autóval. Ez céges tulajdonú autónál azért fontos, mert alapvetően csak céges utak költségeit számolhatjuk el. Ha viszont fizetünk cégautó-adót, akkor a magán úthasználatot is elszámolhatjuk (egy bizonyos határig). Magán autónál pedig a cég részünkre fogja elszámolni a magánutak költségeit. Ezért érdemes felvinni az útnyilvántartásra a -magánutakat is, mert így meg lehet határozni a program segítségével, hogy azoknak a költségeknek, melyeket az autóra költöttünk (pl. motorcsere, stb.), milyen hányada esik hivatali használatra (lévén ha nem fizetünk cégautó-adót, akkor csak a hivatali, céges utak költségeit számolhatjuk el). Ha cégautó-adót fizetünk és elszámoljuk a magánhasználatot is, akkor viszont ezt is szerepeltetni kell az útnyilvántartásunkon.
- Ha saját gépjárművet használunk és felvittük azt a telephelyet, ahonnan munkába járáskor indulunk, akkor a Munkába járás opciót választva, a gépjármű rögzítésekor megadott adatok alapján a normaköltségem a meghatározott normaköltség lesz (a hatályos jogszabályok alapján adható: 9 Ft).
- Visszaúttal könyvel opció szerepe: kényelmes, praktikus megoldás arra vonatkozóan, ha olyan könyvelést szeretnénk rögzíteni, mely során az autó A-ból elment B-be, majd B-ből visszatért A-ba, tehát a telephelyéről vagy utolsó állomásáról eljutott egy másik partnerhez, és onnan ugyanoda tért vissza. Ebben az esetben járjunk el úgy, hogy a partnernév kiválasztása után ne az <Enter>, hanem a <Tab> billentyűvel lépjünk tovább. Ilyenkor a program nem egyből könyveli az útvonalat, hanem lehetőséget biztosít távolság és használandó útvonal-korrekció változtatására, ill. ennek az opciónak a bejelölésére. Ha bejelöljük az opciót és úgy használjuk az <Enter> billentyűt, viszonylag látványosan megtörténik az oda- és a visszaút könyvelése is.
-Az Új, Töröl és Beszúr gombokkal lehetőség van új útvonal felvitelére, már felvitt törlésére és a rögzítettek közé, új beszúrására. A módosításokat az OK gombbal érvényesíthetőek.
- A rendszer a könyvelt útvonalaknál figyelembe veszi azt, hogy az útvonal esetlegesen részletezett-e, és ennek megfelelően fogja az üzemanyagra, távolságra, költségre vonatkozó számításokat végezni.

VII. 2. Útnyilvántartások gyors készítése a Tervezés funkció használatával

Mint a fejezet bevezetőjében említettük, programunk alapvetően kétféle szemléletmódot biztosít a havi útnyilvántartások elkészítésére. A fentiekben ismertetett megközelítést akár „hagyományosnak” is tekinthetjük, hiszen ezekkel a lépésekkel egyszerűen, kényelmesen, és nem utolsó sorban hitelesen tudjuk az autó által lefutott utakat felvezetni az útnyilvántartásra. A havi útnyilvántartást akár naponta aktualizálhatjuk, vagy akár hónap végén is elkészíthetjük a megfelelő útvonal-adatok birtokában. A program másik megközelítése alapvetően arra szolgál, hogy az útnyilvántartások elkészítésének időtartamát még ennél is rövidebbre „húzza össze”. Azoknak a felhasználóknak ajánlható ennek a módszernek a választása, akiknek semmilyen más céljuk nincs, mint hónap végén könnyen, gyorsan, egyszerűen elkészíteni azt a havi útnyilvántartást, melyet az APEH-nek csak be kell nyújtani. Nekik különösen ajánljuk az alábbi tudnivalókat.

- Az Útnyilvántartás készítése képernyőn – az előzőekben ismertetetettek szerint – válasszuk ki, hogy melyik autónk melyik hónapját szeretnénk könyvelni. (Már most érdemes megjegyezni azt, hogy az eddig megismert „kézi” módszer kombinálható a Tervezés használatával elkészíthető költségelszámolással.)
- Miután ez megtörtént, használjuk a szerkesztőablak alján elhelyezkedő <Tervezés> nyomógombot.

Ennek a módszernek az a lényege, hogy a programra bízzuk útnyilvántartásunk elkészítését. Ez az ablak nem más, mint útnyilvántartásunk tervező-ablaka. Ebben az ablakban megadjuk azokat a legfontosabb, az útnyilvántartásunkkal kapcsolatos paramétereket, melyeknek figyelembe vételét kérjük a programtól a tervezés során. Ezen beállítások, paraméterek birtokában a program gyakorlatilag egy teljes generálási folyamatot fog végrehajtani, vagyis az ebben az ablakban megadott tervezési paraméterek ismeretében fog elkészíteni számunkra egy teljes útnyilvántartást. Tekintsük át, hogy az egyes paraméterek megadása milyen eredménnyel jár!

Kezdő nap – Befejező nap:
Annak az intervallumnak a megadására szolgáló mezők, melyen belül automatikus útnyilvántartást szeretnénk készíteni az adott hónapban. Ebből következik, hogy a kezdő nap a kiválasztott hónap első napja, a befejező nap legfeljebb a hónap utolsó napja lehet, hiszen az útnyilvántartást mindig egy adott hónapon belül végezzük. Abból viszont, hogy nem muszáj a teljes hónapot intervallumnak megadnunk, lehet egy hónapon belüli időszakot is, következik, hogy útnyilvántartást nemcsak a teljes hónapra, hanem annak egy részére is tudunk készíteni. Említettük: a hagyományos megközelítésű költségelszámolás és a tervezés funkció egymással kombinálható módszer, így megtehetjük, hogy a kulcsfontosságú napokat a hagyományos módon visszük fel a könyvelésbe, míg a hónap többi részét terveztetjük a programmal.

Kiinduló adat – Távolság, Üzemanyag, Költség:
A legfontosabb paraméter: mire tervezzen, mire számoljon a program. Nyilvánvaló, hogy a tervezés akkor lesz eredményes, ha a program el tudja nekünk számolni, le tudja útvonalakra bontatni azt az értéket, melyet mi a havi könyvelésünkben szeretnénk látni. Ez nemcsak annak költsége lehet, hogy mennyibe került abban a hónapban az adott autó által elfogyasztott üzemanyag – dolgozhatunk az autó által lefutott távolságra vagy elfogyasztott üzemanyagra is. Szabály, hogy a három érték közül mindig csak egy adható meg, és ehhez értékhez fog a program hozzászámolni minden hiányzó adatot. Például: 15 000 Ft üzemanyag-költséget szeretnénk lekönyvelni; vagy az autó 3250 km-t futott abban a hónapban, és ez alapján kérjük a könyvelés elkészítését; vagy a lefutott km-eken az autó összesen 112 liternyi üzemanyagot fogyasztott.

Létező utak törlése:
Ha bejelöljük ezt az opciót, és a megadott tervezési időszakra már lett útvonal rögzítve, a program automatikusan törli azokat.

Minden út visszaúttal:
A „kézi” könyvelésnél láthattuk, hogy ennek az opciónak a használatakor a program automatikusan lekönyveli a vissza-irányú útvonalakat is. Ennek itt is hasonló az eredménye.

Távolsági-mátrix használata:
A könyvelési programrész alapvetően azokkal az útvonalakkal vagy körutakkal dolgozik, melyeket korábban már rögzítettünk a nyilvántartásba, mint könyvelendő útvonalak. A Tervezés lehetőséget ad arra, hogy ezen útvonalakon kívül, a program maga is „összerakjon” a könyvelésbe néhány útvonalat, melyhez természetesen a beépített mátrixot tudja használni. Ezt az opciót akkor érdemes bekapcsolni, ha a nyilvántartásunkban viszonylag kevés útvonallal rendelkezünk, így a távolsági mátrix alapján változatosabb lesz útnyilvántartásunk.

Rögzített számlák alapján
Az automatikus könyvelésnél a számlákat is figyelembe veszi a program (legenerál egy Telephely – Számlakibocsátó oda-vissza utat). Ennek feltétele: – a számlakibocsátónak szerepelnie kell a partnertörzsben – telephely és a kibocsátó partner közt kell az útvonaltörzsben aktív útnak szerepelnie Ha ezek a feltételek nincsenek meg, a program figyelmeztetést ad, hogy az adott számlát a tervezésnél nem tudja figyelembe venni. (Számlarögzítéskor is figyeli a program ezen adatok meglétét, és van lehetőség a törzsben történő felvitelükre.)

Adatok: Vezetők, Útvonal-típus, Körutak:
Az Adatok három paneljén bejelölhetjük, hogy a program mely vezetőket szerepeltesse a tervezésben (legalább egy vezető kiválasztása kötelező). Ugyanígy járhatunk el az útvonal-típusok és a körutak kapcsán: összeválogathatjuk, hogy a program milyen típusú útvonalakat ill. körutakat szerepeltessen a könyvelésben. Például csak olyan körutakat engedünk a tervezésbe belevenni, melyek a „Beszerző körút” csoportba tartoznak.

Partnercsoportok:
A partnercsoportok kiválasztásának az a szerepe, hogy a program csak az általunk kiválasztott csoport(ok)ba tartozó aktív partnereket fogja a könyvelésben szerepeltetni.
- Eddigi nyilvántartásaink, listáink megismerésekor találkozhattunk a szűrés funkcióval. Úgy fogalmaztunk, hogy a szűrés a nyilvántartásaink, gyakorlatilag programunk szempontjából az egyik legfontosabb művelet. Ha a listáink eddigi használata során sikerült megbarátkozunk a szűrés funkció alkalmazásával, úgy a tervezés-ablak használatának elveit valószínűleg ismerősnek fogjuk találni. Ez nem is véletlen, hiszen a tervezés során lényegében ugyanazokat a működési elveket alkalmazzuk, mint a szűrés funkció használatakor. „Rászűrünk” azokra az adatokra, paraméterekre, melynek figyelembe vételét kérjük a programtól a tervezési folyamat végrehajtásakor.
- A tervezés végrehajtása a beállított paraméterek alapján az <Indítás> gomb használatával történhet. A program egy megerősítés után elindítja a folyamatot, mely néhány másodperc alatt lefut, állapota a felhasználó által is nyomon követhető.
- A folyamat végén megjelenik egy új ablak, melyben gyakorlatilag a megadott időszakra a program által készített teljes kimutatás, illetve útnyilvántartás látható. Érdemes figyelni az ablak fejlécében is megjelenő információra, mely alapján a felhasználó minden esetben tájékoztatva van arról, hogy ez a kimutatás az automata, „generáló” könyvelés által elkészített kimutatás. Ha erről a képernyőről a <Mégse> gombbal lépünk tovább, úgy a program elveti az általa készített könyvelést, és visszakerülünk a kiinduló könyvelési képernyőre, a gépkocsi és hónap választásához. Ha az <Ok> gombbal elfogadjuk a program által elkészített kimutatást, úgy azzal együtt kerülünk vissza a kiinduló képernyőre. Érdemes megfigyelnünk, hogy a program által ezzel a módszerrel elkészített könyvelés formájában teljesen hiteles képet fog mutatni. A rendszer ügyel arra az alapvető szabályra, hogy az autó következő útja csak arról az állomásról indulhat, ahová legutóbb eljutott. A rendszer a megadott kiinduló adat alapján automatikusan számolja a további értékeket, és ezeket az általa generált útvonallistához rendeli.
- Az <Ok> hatására a rendszer bementi a generált kimutatást a könyvelési képernyőre. Az elkészített kimutatáson természetesen változtathatunk, illetve használhatjuk a Korrekciót a kilométer (és ez alapján a költség-üzemanyag értékek) „finomigazításához”.
Ezzel a néhány másodperce munkával gyakorlatilag elkészíthetjük a teljes havi könyvelésünket is, vagy eljárhatunk úgy is, hogy a felmerült költség vagy üzemanyag vagy távolság „zömét” ezzel a módszerrel könyveljük, és azokat az utakat, melyekről üzemanyag-számlával rendelkezünk, rákönyveljük kézi módszerrel. Érdemesnek tűnik az alábbiakban röviden összegyűjteni azokat a kiegészítő információkat, melyek a tervezés funkció, egyáltalán, az útnyilvántartások készítése kapcsán hasznosak lehetnek számunkra.

VII. 3. Az útnyilvántartások nyomtatása és nyilvántartása

Természetesen az elkészített útnyilvántartások akkor válnak munkánkat ténylegesen segítő bizonylatokká, ha nyomtatásban, „beadható formában” is rendelkezésünkre állnak. Ezen kívül nyilván ellenőriznünk, gyűjtenünk is kell őket, hiszen különböző információk kinyerésére, vagy utólagos ellenőrzésre is alkalmasak. Mindezen feladatok ellátására az Útnyilvántartások listája szolgál. Csakúgy, mint költségszámláink esetében, az útnyilvántartásokkal kapcsolatos valamennyi műveletet is egy listán tudjuk elvégezni.

A program nyitóképernyőjén a Listák menü alatt válasszuk ki az Útnyilvántartások listája pontot. Ennek hatására megjelenik a lista szűrőablaka, mely ugyanúgy használható, mint az eddigi listáink során a szűrőablak.
A lista szűrése egyszerre mindig egy konkrét autóra történhet. Az útvonal teljesítése mezőbe tetszőleges dátum kerülhet, ha nem adunk meg dátumot, úgy a program az aktuális naptári hónapra végzi a gyűjtést. Természetesen ahhoz, hogy egy-egy hónapról nyomtathassunk útnyilvántartást, úgy az adott hónapra konkrétan el kell végeznünk a gyűjtést.
A szűrt listán táblázatos formában, tételszerűen szerepelnek a program által a szűrőfeltételeknek megfeleltetett útvonalak. Egy sor a táblázatban tehát egy útvonalat jelent. A listán az előző fejezetekben megismert általános listaműveletek változatlan formában használhatók, ezért ezekre részletesen itt nem térünk ki. A listán az egyik legfontosabb lehetőségünk, hogy elkészített útnyilvántartásainkat itt tudjuk nyomtatásban megjeleníteni.
A nyomtatásban mindig az az útnyilvántartás fog megjelenni (pontosabban a kinyomtatott útnyilvántartás azokat az útvonalakat fogja tartalmazni), melyek a listán a szűrés következtében megjelennek. Nyomtatáshoz a legegyszerűbb a lista ikonsorában a nyomtatót formázó ikon melletti segítő nyílra kattintani, és kiválasztani hogy normál, vagy az útvonalak részletezettségét is megjelenítő útnyilvántartást szeretnénk-e nyomtatni.

VII. 4. kiküldetési rendelvény készítése

Kiküldetési rendelvény
A magánszemély saját személygépjárművének hivatali célú használatáért kiküldetési rendelvény alapján is történhet a költségek megtérítése. Fogalmazhatunk úgy is, hogy az autó költségein kívül további felmerülő költségek elszámolására is lehetőségünk nyílik. Ilyen költségek lehetnek a szállás és élelem költségei. Ahhoz, hogy a két elszámolási mód szinkronban legyen egymással az útvonal költségeit a szokásos módszerrel – Útnyilvántartás-készítéssel – el kell készítenünk, csak ezután van lehetőségünk a többi költség megadására.

A rendelvény elkészítése
A menüpont aktiválása után adjuk meg azokat a szűrő feltételeket, melynek segítségével az adatbázisból ki tudjuk választani azokat a tételeket, melyekhez további költségeket akarunk hozzárendelni, ilyenek:
- az autó
- az útvonal teljesítésének időpontja
- vezető megnevezése.
Abban az esetben, ha az útnyilvántartás-készítés menüpontban felvittünk az útvonalainkat és megfelel a szűrő feltételeknek a rendszer automatikusan megjeleníti.
Az útvonalak módosításához, hozzátételéhez nincs lehetőségünk, ez csak az útnyilvántartás-készítése menüpontban lehetséges.

Először a kiküldetési rendelvény legfontosabb adatait adhatjuk meg:
- kiküldetés helye
- időpontja
- kiküldetés célja
- utazók nevei
- az Utielőleg párbeszédablak segítségével az előzetesen átadott előleg adatai.
A képernyő további részét jórészt az a táblázat foglalja el, melyben az útvonal eddig ismert adatai vannak felsorolva. A már említett törvényi előírások miatt akkor járunk el szabályosan, ha a plusz költségeket is ahhoz az útvonalhoz adjuk hozzá, amelyiknél az előfordult. Ezért a könyvelésben szereplő tételek felvitelekor úgy járunk el, hogy kiválasztjuk az egér vagy a billentyűzet segítségével azt az útvonalat, melyre könyvelni szeretnénk és a szállás vagy élelem költség (zöld mező) szerepeltetjük.
A mező elfogadása után a program automatikusan összegzi a költségeket és a táblázat alján megmutatja.

Költségelszámolás panel
Kiküldetési rendelvény végleges formájához megadhatunk további adatokat, mely után a program kiszámolja a Kifizetendő összeget. Az <Ok> gomb megnyomásával nyomtatásra kerül a kiküldetési rendelvényünk.

Listák – Kiküldetési rendelvények listája
Ebben a menüpontban a már elkészített kiküldetési rendelvények kerülnek tárolásra. A listán végezhető műveletek többsége – várhatóan – megegyezik a korábban már megismert nyilvántartások listáin végezhető műveletekkel.

VIII. FEJEZET

RENDSZERPARAMÉTEREZÉS

Az Útnyilvántartás-készítés program használata tulajdonképpen a Karbantartás főmenü Beállítások menüpontjának áttekintésével kezdődik. Ebben a menüpontban adható meg minden, a program alapvető működését meghatározó paraméter és beállítás, és amelyekre a Kézikönyv eddigi fejezeteiben sokszor hivatkoztunk. Ezek egy része kényelmi funkciót valósít meg, másik része fontos, későbbi munkánk szempontjából alapvetően meghatározó információ a program számára. A programmal történő munkát mindenképpen e menüpont részletes áttanulmányozásával és a szükséges beállítások megadásával célszerű kezdeni! Ebben az ablakban azokat a beállításokat adhatjuk meg, melyek elsődlegesen meghatározzák a program működését, illetve magát az autó- és útnyilvántartásaink vezetését. A program a könyvelt cégeket, azok adatait, teljes mértékben elkülöníti egymástól. Nincs ez másképp az alapbeállításokkal sem, így ha a programmal több cég költségelszámolását könyveljük, ezeket az alapbeállításokat cégenként érdemes elvégeznünk. Bár a program lehetőséget ad arra, hogy egy, már könyvelt cégből átvegyük az adatokat és a beállítások nagy részét egy újonnan megnyitott cégünkbe, mindenképpen ajánlható, hogy ezeket a paramétereket cégenként tekintsük át, és bevigyük a rendszerbe az adott cégre jellemző beállításokat.

1) Cégfüggő beállítások: olyan paraméterek gyűjteménye, melyek a könyvelt cég egészére vonatkoznak. Ezeket a beállításokat nem célszerű a munkaállomáson dolgozó felhasználóknak változtatniuk, még akkor sem, ha hozzáférésük van a beállítások módosításához, hiszen ezzel felboríthatják a könyvelés menetét, és lehetetlenné tehetik más felhasználók munkáját. Az e csoportba tartozó beállítások változtatását csak a cégnél erre feljogosított személyek vagy rendszergazdák végezzék!

2) Gépfüggő beállítások: e paraméterezés használata elsősorban akkor ajánlható, ha számítógépünk több nyomtatóra is képes előállítani a nyomtatási anyagokat. Mivel rendszerünk Windows alapú alkalmazás, ezért a segítségével előállítható nyomtatási anyagok is grafikus alapú metodikával készülnek (ez azt jelenti, hogy a nyomtatási anyagokat a Windows olyan belső eljárások használatával állítja elő, melyet tényleges grafikai objektumok, tehát képek, ábrák előállításánál is használ). A gépfüggő beállításokban módunkban áll az alapértelmezett, gyári nyomtatási paraméterezéstől eltérő nyomtatási beállításokat megadnunk, pl. leporelló lapra történő, némileg gyengített minőségű, ám valamivel gyorsabban előállítható nyomtatást kérnünk.

3) Felhasználófüggő beállítások: olyan paraméterek gyűjteménye, melyek a programmal dolgozó felhasználókhoz kapcsolódnak, a programba bejelentkezett felhasználóként különbözőek lehetnek. Ezek egyrészt praktikussági, másrészt kényelmi szerepet töltenek be.

VIII. 1. Cégfüggő beállítások

A könyvelés megkezdése előtt mindenképpen tekintsük át az ide tartozó beállítási lehetőségeket. Használatukhoz a következőkben szeretnénk segítséget nyújtani. Cég adatai Ha erre a címszóra kattintunk <Mb>, a megjelenő szegmens felső részében a könyvelt cég alapvető adatait kell meghatározunk. A program rövid tájékoztatásul jelzi is, hogy ezeket az adatokat fogja az útnyilvántartás készítése során használni, mint a céges telephely adatait. Lehetőségünk van emellett céges telephely használatára is, erről néhány sorral lejjebb esik szó. Ha nem könyvelésünkben nem kívánunk szerepeltetni céges telephelyet, úgy az e címszó alatt beírható cégadatok azok, melyeket a program a könyvelés során az útnyilvántartáson szereplő cégadatoknak fog tekinteni.

Cégnév és telefonszám nyomtatása opcionálisan megjeleníthető a cég elkészülő útnyilvántartásain. A bevitt adatok a nyomtatás során az útnyilvántartás bal felső sarkába fognak kerülni. A programmal azonban különböző listák, gyűjtések is készíthetőek az útnyilvántartások alapján, ezeken a dokumentumokon szintén opcionális lehetőség van cégadatok szerepeltetésére.
Ha a Dátum nyomtatása a listákon opciót bekapcsoljuk, a program minden egyes alkalommal, amikor lista nyomtatását kérjük a programban, automatikusan a napi dátumot is el fogja helyezni a lista fejlécében. A napi dátumot, tehát amit a program a nyomtatási anyagon szerepeltet, természetesen mindig meg fog egyezni a számítógép rendszerórájának dátumával. A dátum a lista jobb felső sarkába kerül.
Telephely használata: Az elkészíthető útnyilvántartás szempontjából bír kiemelt jelentőséggel. A fentiekben említett cégadatok (név, cím, telefonszám, adószám), melyeket a beviteli mezőkbe rögzíthetünk, nemcsak tájékoztató jelleggel bírnak: a program alapértelmezésként ezeket az adatokat fogja a céges telephely adataiként tekintetni. Az útnyilvántartás készítése során egy „telephely – X partner” útvonal rögzítése esetében ezeket az adatokat fogja a rendszer a megtett út induló állomásként tekintetni. A <Telephely> gombra kattintva vihetjük fel telephelyünk adatait, a felviteltől kezdve a program automatikusan ezeket az adatokat fogja használni az útnyilvántartás készítése során. A telephely adatai a könyvelés megkezdése után is bármikor szerkeszthetőek, módosíthatóak.

A Telephely címének változtatása esetén, a program, figyelmeztető üzenetet ad, ha talál a módosítás előtti címmel készült utakat. Itt lehetőséget ad arra is, hogy az esetleges távolsági eltérést korrigáljuk, hiszen a feljövő kérdésre Igen-nel válaszolva, az érintett utak inaktiválódnak és helyettük új, aktív utak jönnek létre, melyek távolsága megadható. Ennek következtében előfordulhat, hogy egy partnerhez több út is tartozik, de aktív csak egy lehet közülük. Ha egy olyan inaktív utat próbálunk aktívvá tenni, melynek van már aktív változata is, a program nem engedi.

A program minden egyes könyveléshez tárolja az aktuális adatokat, így ha módosítunk azokon, és ezután kérjük egy korábbi útnyilvántartásunk utólagos nyomtatását, úgy a rendszer azokat az adatokat fogja szerepeltetni, mely adatok a könyvelés rögzítése során éppen aktuálisan ebben a pontban szerepeltek. Ha a <Telephely> gombra kattintunk, a program egy adatlapot kínál fel, melynek kitöltése megegyezik a partnerek adatainak megadásával.

Működés:
- Téli szorzó használata: Használata opcionális. Autótípustól függetlenül könyvelhetünk vele az Apeh által megadott, téli időszaknak számító hónapokban, vagyis december 1-től március 1-ig bezárólag. Az opció bekapcsolt állapotában a program automatikusan számol vele a könyvelés elkészítése folyamán, kikapcsolt állapotában nem. Mivel a program az elkészített könyvelés valamennyi információját könyvelésenként tárolja, ezért ha egy elszámolást téli szorzóval együtt készítettünk, majd a téli szorzót kikapcsoltuk, az elszámolás utólagos nyomtatását a program változatlanul, tehát a téli szorzót figyelembe véve fogja elkészíteni.
- Magán út költsége látható: Az opció bekapcsolása esetén, a magánutak kapcsolódó költségei is megjelennek és beszámításra kerülnek az elkészített útnyilvántartásba. (Kikapcsolása esetén ezek a költségek 0 Ft-tal kerülnek az útnyilvántartásba.)
- Szigorú útnyilvántartás vezetése: Szintén kiemelten fontos, útnyilvántartásaink készítését alapvetően befolyásoló beállítás, fogalmazhatunk úgy is, hogy a program alapvető kétféle üzemmódját jelöli. Az alábbiakban összefoglaltuk, mire kell számítani az opció be-, illetve kikapcsolt állapotában készített útnyilvántartásaink kapcsán:
Ha az opció bekapcsolt állapotban van: Autóink nyilvántartásba vételekor (vagy adataik későbbi módosításakor) meg kell adunk a gépjármű kezdő km-óra állását. A költségelszámolás szempontjából feltételezhető, hogy ez az érték megegyezik azzal, amely az autó tényleges, aktuális km-óra állása, tehát az az érték, melyet az autó legelső, e programban történő könyvelésekor a szerkezet mutat. Ha rögzítjük az autót a nyilvántartásban, a program nem enged addig továbblépni, amíg meg nem adtuk ezt az adatot. Hasonló a helyzet könyveléskor: a rendszer az autó könyvelésekor minden hónap elején automatikusan felkínálja az általa a már rögzített nyilvántartások alapján számolt aktuális km-óra állását. A rendszer ez esetben sem engedi továbblépni a felhasználót a könyvelés készítésében, ha nincs megadva ez az érték. A céges tulajdonban lévő autók esetében ennek az értéknek a szerepeltetése rendeletileg kötelező. A könyvelés során csak a „hova” partner megadását engedélyezi a rendszer. A program ez esetben feltételezi, hogy az autó havi induló telephelye megegyezik a céges telephellyel (ha nincs egyedi céges telephely, úgy a cégadatoknál szereplő cím az induló állomás), így a következő út csak a legutóbbi partnertől indulhat (az autó legutóbb Y partnernél járt, a következő megtett út kötelezően csak Y partnertől indulhat). Ehhez kapcsolódik a megtett útvonal kiválasztására vonatkozó lehetőség: az útvonal felvitelekor csak és kizárólag azok az utak választhatóak ki, melyek egyik állomása egyezik annak a partnernek az állomásával, mely a „honnan” mezőbe kell hogy kerüljön. Az előbbi példa alapján: a könyvelés kötelezően Y partnertől indul, így a program csak olyan utakat enged megtett útként kiválasztani, melynek egyik állomása egyezik Y partner állomásával. Az autó Y partnertől elindult, és megtette valamelyik olyan utat, mely Y partnertől vezet Z partnerhez. Hogy ténylegesen melyik volt ez az út a lehetségesek közül, azt természetesen a felhasználó határozza meg, a program csak azt köti ki, hogy Y partnertől, mint az autó legutolsó célállomásától kell indulnia (lehetséges, hogy épp a visszaút volt az a céges telephelyre, ilyenkor Z állomás egyezni fog az autó céges telephelyi állomásával).
- Esemény-figyelmeztetés engedélyezett: Tekinthető az autók „határidőnaplójának” is. A program lehetőséget ad az egyes autók „életében” jelentkező események gépjárművenkénti nyilvántartására is. Ezek az események lehetnek: szervizelés, olajcsere, futóművizsgálat, kötelező biztosítási díj befizetése, az autó vezetőjének lejár a jogosítványa stb. Ha az opció bekapcsolt állapotban van, a rendszer indításakor megjelenik egy kis ablak, mely az aznapi, a vagy már elmúlt, de még nem jelzett (lejárt) eseményekre, vagy a közeljövő tennivalóira figyelmezteti a felhasználót.
- Esemény-figyelmeztetés határa: Használatának előfeltétel az esemény-figyelmeztetés engedélyezése. Beállítható, hogy a program hány nappal az esemény előtt, és hány nappal az esemény után figyelmeztesse a felhasználót az autóval kapcsolatos esemény, vagy tennivaló esedékességére.
- Partner-gyakoriságok használata az automata könyvelésnél: Ennek az opciónak akkor van haszna, jelentősége, ha a könyveléseink készítése során igénybe vesszük a program speciális, útnyilvántartás-tervezés funkcióját. Az opció bekapcsolt állapotában a partnereink rögzítése során beállíthatjuk, hogy a tervezés-programrész ezt a partnert hányszor szerepeltetheti egy adott autó egy adott havi könyvelésének tervezésekor. Nyilvánvalóan akkor tudjuk a legeredményesebben használni, ha minél több partnerünknél szerepeltetjük a kívánt értéket, hónapra vetítve. Ha az adott partnernél az adott hónapban ötször járt az autó, célszerű ezt az értéket is ötösnek választatni.
- Üzemanyagár filléres kezelése: lehetőség van az üzemanyagárakat 2 tizedesjeggyel felölteni. Az üzemanyagár filléres kezelésének kikapcsolásával az üzemanyagárakat Ft-ra kerekítve kell feltölteni.
- Apeh személygépkocsi normaköltség: Beállítható az APEH által hivatalosan megadott személygépkocsi-normaköltség kilométerenkénti forintértéke külön a céges és magán utak esetében. Ez általában 9 Ft/km, mely értéket a program gyárilag tartalmaz. Az itt beállított értéket a program a gépkocsik adatlapján automatikusan felkínálja, természetesen autóként módosítható. Ez az összeg az, amely az üzemanyag-költségen felül kilométerenként elszámolható egyéb kiadásként. Tételes elszámolás esetén az érték bármikor átírható, a könyvelés megkezdése után is, de ez a módosítás visszamenőlegesen is érvényes lesz a már könyvelt tételekre.
- Apeh személygépkocsi normaköltség (munkába járás): Beállítható az APEH által hivatalosan megadott személygépkocsi-normaköltség kilométerenkénti forintértéke. Munkába járás esetén ez az összeg alapértelmezés szerint 9 Ft/km. A program ezzel az összeggel csak akkor számol, ha a gépjármű magán- de legalábbis nem az elszámoló cég tulajdonában van és az útnyilvántartásban az út Munkába járásként szerepel.
- Kenőanyag szorzó és ára: Az az érték ill. szorzószám, melyet a program kilométerenként számol az aktuális ár ismeretében.
- Tételenkénti megjegyzés használata: az opció bekapcsolásával  minden egyes útvonalhoz külön megjegyzés fűzhető.
- Nyomtatási dátum megadása útnyilvántartás nyomtatásánál: amennyiben bejelöljük  ezt a lehetőséget, akkor az útnyilvántartás nyomtatása előtt egy felugró kis ablakban megadható az a dátum, amit az útnyilvántartás fejlécébe ír a program, mint nyomtatási dátum.

Szabadnapok:
- Ez alatt a címszó alatt megtalálható egy éves naptár, mely gyárilag tartalmazza az előírt hivatalos szabadnapokat (ünnepnapok, hétvégék). Ezekre a napokra a program alapesetben nem végez könyvelést, még a tervezés-funkció használata esetén is „kihagyja” az itt bejelölt napokat. Elsősorban a tervezés-funkció használatakor vehetjük hasznát ennek a paraméterezési lehetőségnek. Ha útnyilvántartásainkat a tervezés-funkció használatával készítjük el, hasznos lehet, ha a könyvelés megkezdése előtt bejelöljük, melyik napra nem engedjük a rendszert könyvelni (például távollétek, vagy hosszabb szervizelési időszak). A szabadnapok táblázata arra szolgál, hogy az útnyilvántartás és költségelszámolás elkészítése előtt meghatározzuk, hogy mely napokra biztosan nem szeretnénk könyvelést készíteni. Célszerű, hogy azután, miután egy adott hónapra elkészítettük a költségelszámolást, ne változtassunk az azon az időszakon belüli napok státuszán (történhet rá könyvelés / nem történhet rá könyvelés).

A tanácsolható aranyszabály:
miután elkezdjük a soron következő hónap könyvelését, illetve a könyvelt időszakra kiküldtetési rendelvényt készítünk, ne változtassunk a már könyvelt időszak napjainak beállításain!

VIII. 2. Gépfüggő beállítások

Abban az esetben, ha számítógépünk több nyomtatóra is küldhet nyomtatási anyagot, vagy a programban a különböző nyomtatási anyagainknak másféle paraméterezést szeretnénk használni, hasznos lehet alkalmazni a Gépfüggő beállítások Nyomtatási sémák címszavát. A program számítógépenként korlátlan számú nyomtatási séma (sablon) tárolására és kezelésére alkalmas. Mint a beállítás neve is mutatja, ezeket a program gépenként tárolja, így ha hálózatban használjuk a rendszert, és ha több gépről azonos sémákat szeretnénk használni, úgy ezeket gépenként fel kell hogy vigyük ebben a pontban. Rendszerünk gyárilag A4-es lappal, 10 mm-es margóbeállításokkal, grafikus minőségű nyomtatással állítja elő a bizonylatokat, illetve a listákat. A sémák használatát alapvetően két okból lehet érdemes választani:
1. A gyors nyomtatás a legfontosabb, kompromisszumot köthetünk: némi minőségvesztés árán gyengébb minőséget produkáló nyomtatási beállításokkal készítjük anyagainkat.
2. Olyan, általában régebbi típusú nyomtatókat használunk, melyeket a Windows csak korlátozásokkal képes támogatni. Ilyenkor egy nyomtatási sémához tartozó megfelelő paraméterezéssel segíthetjük elő eredményes nyomtatásainkat.
Elsőként a séma nevét kell megadnunk, célszerű valamilyen rövid, beszédes nevet választatnunk e nyomtatási paraméterek gyűjteményének azonosítására. Az Alapértelmezett nyomtató listából tudjuk azt kiválasztani, hogy melyik nyomtatóra történő nyomtatáskor kell, hogy érvényre jussanak ezek a nyomtatási paraméterek. A program itt felsorolja az összes olyan nyomtatót, mely a számítógépünk, illetve maga a Windows által elérhető, vagyis nyomtatni tudunk rá. A Nyomtatás módja alapvetően meghatározza a nyomtatás minőségét. Grafikus módban csak a lapméretet és az ahhoz tartozó margóméreteket tudjuk változtatni, praktikus és gyors megoldás ez akkor, ha első nyomtatásaink alkalmával néhány centis elcsúszást tapasztalunk. Ha szöveges módot jelölünk be e séma számára, elérhetővé válik a többi paraméter. Elsősorban azok vehetik ezek hasznát, akik mátrix (tűs) nyomtatóra kívánnak dolgozni. A Lapméret lehet az A4-től eltérő, A5-ös, illetve leporelló, vagy harmadolt leporelló. A leporelló lap választása feltételezi, hogy valóban leporelló lapra, tűs nyomtatóra kívánunk dolgozni. Ahhoz, hogy ebben az esetben viszonylag gyors nyomtatást tudjunk elérni, a szöveges módban a Minőség nevű listából módunkban áll kiválasztani, hogy a lehetséges fokozatok közül melyiket tartjuk elfogadhatónak. Vázlat illetve tömörített szinten a DOS-os operációs rendszerből végezhető nyomtatásokból ismerős lehet a betűtípus, melyet a program ilyenkor használni fog – ez a régi, hagyományos írógépek betűtípusa volt, a számítógépen a Courier elnevezést kapta. A „legjobb” a legigényesebb, de egyben leglassabb nyomtatás, míg a „vázlat” minőség a leggyorsabb, de nyilván esztétikailag a legkevésbé mutatós nyomtatási mód, amelyet tűs nyomtatókon produkálni tudunk. Természetesen van arra is lehetőség, hogy gyors, jó minőséget produkáló, korszerű tintasugaras vagy lézernyomtatóra is gyengébb minőséget kérjünk.

VIII. 3. Felhasználófüggő beállítások

Ezek a beállítások felhasználó-függőek, ám nem a program, hanem maga a Windows tárolja őket. Ahhoz tehát, hogy egy, a programban már definiált felhasználó a saját beállításait lássa a program indításakor, arra a számítógépre kell bejelentkeznie a saját felhasználónevével és jelszavával, ahol ezeket a beállításokat már létrehozta. Ebből következik, hogy hálózatos alkalmazás esetén minden egyes munkaállomásra külön kell ezeket a beállításokat meghatározni, ha a cél az, hogy minden felhasználó minden munkaállomáson a saját beállításaival dolgozhasson.
A felhasználó-függő beállítások használatának előfeltétel, hogy az operációs rendszer, a Windows több felhasználósra legyen engedélyezve. A felhasználó-függő beállítások kivétel nélkül, bármikor változtathatóak a későbbi munka folyamán.
Háttérkép és színek: A képernyő felső szegmensében megjelenő Színek panelon a látható sorokra egyéni színkiemelés definiálható a rontott útvonalak, inaktív tételek, összesen sorok színét illetően.
A színek definiálására a Windows-paletta áll rendelkezésre. Ezek a kiemelések csak a képernyőn jelennek meg, a listák nyomtatásakor nem.
A Háttérkép keretben felhasználóként más-más háttérkép, vagyis a program indulásakor a nyitóképernyőn megjelenő kép határozható meg, mely eltérhet a gyári alapértelmezettől. A <Kép kiválasztása> gombra kattintva a Windows-ban megszokott módon tallózhatjuk be látni kívánt, .bmp kiterjesztésű háttérképet. A rendszer a kép méretétől függetlenül automatikusan behelyezi azt – arányosan kicsinyítve vagy nagyítva – nyitóképernyőnek.
További, megjelenítésre vonatkozó beállítási lehetőség a Témák használata. A legördíthető listát használva választhatunk a gyárilag definiált néhány téma közül, melyek nemcsak más-más háttérkép, hanem más színkompozíció beállítását is jelentik. Természetesen minden témához beilleszthetünk egyéni háttérképet. Az <Alapértelmezett> feliratú gomb szolgál a program alapértelmezett gyári háttérképének visszaállítására.
Ha a program nyitóképernyőjén a jobb gombos kattintást alkalmazzuk, a háttérkép és színek beállításai bármikor könnyedén elérhetőek.

Kezelés
Praktikussági beállításokat rejtő címszó. Rákattintva <Mb> felajánlásokat és megerősítés-kéréseket definiálhat a felhasználó. A felajánlások beállítása értelemszerűen vonatkozik arra, hogy az egyes felhasználóknál mire kérjen megerősítést és mire ne, melyik listán melyik legyen az alapértelmezettként felkínált oszlop (praktikus lehet ez pl. akkor, ha gyorskereséseinket általában mindig egy adatra, például az autó rendszámára szeretnénk végezni. A beállítás a program összes autólistájára vonatkozik). Oszlop-felajánlás autólistákon: a legördíthető listában „sorszám” , „rendszám” és „típus” lehetőségek szerepelnek. A kívántat választva az autólistában ez az oszlop lesz alapértelmezésként a kijelölt.
Oszlop-felajánlás partnerlistákon: a legördíthető listában „sorszám” , „név” és „város” lehetőségek szerepelnek. A kívántat választva a partnerlistában ez az oszlop lesz alapértelmezésként a kijelölt.
Oszlop-felajánlás könyvelési listákon: a legördíthető listában „sorszám” , „név” és „dátum” lehetőségek szerepelnek. A kívántat választva a könyvelési-listában ez az oszlop lesz alapértelmezésként a kijelölt.
Nyomógombsor: a program nyitóképernyőjén elhelyezkedő nyomógomb helyzetét változtathatjuk. Elrejthetjük, ha a funkciókat menüpontból szeretnénk elérni. Igazíthatjuk jobbra, vagy hagyhatjuk az alapértelmezett bal oldali elhelyezésben is.
Útnyilvántartás-készítéshez dátum felajánlása (csak a jelenlegi évben): Kiválasztható, hogy az útnyilvántartás készítésnél az aktuális dátum, vagy az utolsó könyvelési dátum kerüljön felajánlásra.
Útnyilvántartás készítés ablak bezárásához megerősítés kérése: az opció használata önmagért beszél. Bekapcsolása esetén a bizonylat készítésére szolgáló ablak elhagyása esetén a program megerősítést kér a Felhasználótól.
Adószám kitöltésére figyelmeztetés: Bekapcsolása esetén, nem enged adószám nélkül rögzíteni új partnert a partnertörzsbe.
Adatmentő és visszatöltő alkalmazás elindítása kilépéskor: Az opció bekapcsolása esetén, a program bezárásakor automatikusan elindul az Adatmentő és visszatöltő segédprogram (megjelenik a segédprogram varázslójának első lapja).

<Mezőparaméterek mentése>: a rendszer felhasználóként tárolja a program ablakainak a bejelentkezett felhasználó által megadható méretét, a listák oszlopainak szélességét, a képernyőn egymáshoz viszonyított sorrendjüket. Ezt a gombot használva ezeket a beállításokat a felhasználó lementheti, hogy a programba történő legközelebbi bejelentkezésekor a rendszer automatikusan ezeket kínálja fel. Ha ez nem történik meg, a saját egyéni oszlopbeállításai automatikusan a gyári paraméterezésre állnak vissza. A program mentés nélkül csak addig tárolja a felhasználó munkája során megadott oszlopbeállítás-változtatásokat, ameddig a felhasználó ki nem lép a programból. <Alapértelmezett mezőparaméterek>: a nyomógomb a gyári oszlopbeállításokat állítja vissza.
Nyomtatás: Abban az esetben, ha több nyomtatóra, több nyomtatási sémával dolgozunk, itt van lehetőségünk azt beállítani, hogy a program mely nyomtatási anyagunkhoz milyen nyomtatási sémát rendeljen (a már előzőlegesen létre hozottak közül).

IX. FEJEZET

TÖRZSADATOK

Rendszerünk gyárilag rendelkezik bizonyos törzsadatokkal, melyeket útnyilvántartásaink készítése során használni tudunk. A törzsadatok egy részét a felhasználó is bővítheti, más részüket a program a megfelelő helyen automatikusan kezelni fogja. Emellett opcionális lehetőségünk van arra, hogy saját törzsadatokkal is feltöltsük a rendszert, ezek használatával nyilvántartásaink teljesebbé, több, változatosabb módon válnak gyűjthetővé. A gyári, valamint a saját törzsek nyilvántartása a program nyitóképernyőjéről a Karbantartás főmenü Törzskarbantartás almenüjére kattintva megnyíló ablakban kezelhetőek. Az ablak felépítése teljes mértékben ugyanazt a logikát követi, mint a rendszerparaméterezés ablakáé, vagyis bizonyos törzsadatok alá- felérendeltségi viszonyt valósítanak meg, címszavakba rendezve. Ajánlható, hogy a rendszerparaméterezés után a Törzskarbantartások legyen az a része a programnak, melynek áttekintése és a szükséges adatok kiegészítése megtörténik. Bár a törzsadatok a könyvelés megkezdése után is bővíthetőek, hasznos lehet rögtön munkakezdés előtt felvinni a leggyakrabban használt adatokat.

Üzemanyagok – gyári törzsadat; részben bővíthető

A rendszer gyárilag tartalmazza a 2001. január 1- től, az üzemanyag-töltő állomásoknál vásárolható üzemanyag-fajtákat, illetve az Apeh-által ajánlott árakat.

2006. január 1- től havi rendszerességgel kell az üzemanyag árakat – az Apeh által kiadott adatok alapján – frissíteni, erre a program a törvényi változások figyelembe vételével lehetőséget ad.

Az üzemanyag-törzs új típusú üzemanyagokkal nem, de egy adott típushoz tartozó új árakkal bővíthető. Ebbe a táblázatba csak az Apeh által közzétett üzemanyag-árakat vigyük fel. Havonta mindenképpen rögzítenünk kell az APEH-által megadott árakat. Útnyilvántartás készítésekor mindig az aktuális hónaphoz elsőként rögzített árral számol a rendszer.
Új üzemanyagár felviteléhez kattintsunk az Új gombra. Válasszuk ki az érintett üzemanyag fajtáját, majd vigyük föl az új üzemanyagárat, valamint a Beiktatás dátuma mezőbe írjuk be, azt az időpontot, mikortól az adott ár érvénybe lép (minden hónap első napja általában). A felvitel végén az Ok gombbal fogadjuk el a beírásokat. Néhány megjegyzés: – Árak változásakor, ne a régi árat módosítsuk, hanem új dátummal vigyünk fel egy új bejegyzést. – Abban az esetben, ha a legutóbb felrögzített dátumra, vagy az elé vinnénk be új üzemanyag árat, a program figyelmeztet, hogy már van rögzített érték az adott időszakra. Abban az esetben, ha egy olyan hónaphoz rögzítenénk üzemanyagárat amely hónapra már vittünk fel egyet, erre felhívja figyelmünket a rendszer. Abban az esetben, ha a legutóbb felvitt dátumú érték után van olyan hónap, melyhez nem adtunk meg adatot, szintén figyelmezteti a felhasználót a program. – Az üzemanyag árát és azt a dátumot, amelytől kezdve érvényes, csak addig módosíthatjuk, amíg arra az időszakra, amelytől ezzel az árral kell számolni ennek az üzemanyagnak az esetében, nem történt könyvelés! Törölni szintén csak olyan árváltozást lehet, mely még nem érint egyetlen, könyvelésben szereplő autót vagy rögzített elszámolást! A törzsben az üzemanyagáron lehet módosítani, de ha volt rá könyvelés figyelmezet. Ekkor a program újraszámolja az útnyilvántartásokat!

Alapnorma-átalányok – gyári törzsadat; nem bővíthető

Ez táblázat külön a benzinüzemű, valamint külön a gázolaj üzemű autókra tartalmazza a használatos alapnorma-átalányokat. Ezekkel az értékekkel a program nem számol, csupán segítő funkciót tölt be autóink rögzítése során. Ha nyilvántartásba vesszük könyvelni kívánt autóinkat, és egy adott gépjárműnél kiválasztjuk, hogy alapnorma-átalányos fogyasztásszámítást szeretnénk használni könyvelésekor, úgy a rendszer e táblázat alapján megmutatja, felkínálja az autó fogyasztási normáját. A program gyárilag tartalmaz egy gépjárműtörzset is, amelyben külön vannak csoportosítva a benzinüzemű, valamint a gázolaj üzemű autók. Figyelem! A gépjármű-törzsben az autók alapnorma-értékei szerepelnek, melyeket akkor kell használnunk, ha az autó elszámolási fogyasztás-elszámolási módja nem alapnorma-átalányos! Ha az autó felvitelekor megjelöljük, hogy a fogyasztás elszámolását alapnorma-átalány szerint szeretnénk végezni, úgy a program az e táblázatban szereplő értéket fogja használni, az autó hengerűrtartalma alapján: egy segítő kapcsoló hatására megmutatja az adott hengerűrtartalomhoz tartozó, az APEH által megadott, könyvelésre használható fogyasztási norma értékét.

Útvonal-szorzók – gyári törzsadat; nem bővíthető

Gyári táblázat, tartalma nem módosítható. Megmutatja azokat az APEH által megadott, a fogyasztás elszámolását befolyásoló útvonalszorzókat, melyek százalékos értékük arányában alakítják az elkönyvelhető fogyasztást. A különböző terepviszonyok, illetve egyéb körülmények függvényében az adott úton nő az autó fogyasztása, ennek könyvelésben történő szerepeltetésére használhatjuk az útvonal-szorzókat (korrekciós tényezőket). Amikor nyilvántartásba vesszük a könyvelésben szerepeltetni kívánt útvonalainkat, nem kell mást tennünk, mint kiválasztani, hogy milyen útvonal-szorzó tartozik hozzá (ha valóban olyan útvonalról van szó, melyen van valamilyen fogyasztás-növelő tényező), a program a könyvelés készítésekor automatikusan figyelembe fogja venni ezt a szorzót, és a fogyasztás/költség értékeket ezzel együtt fogja számolni.

Ha egy autó könyvelése folyamán több szorzótényezőt is figyelembe vehetünk az egyes útvonalak elszámolásánál, a program automatikusan az előírásoknak megfelelően szerepelteti azt a könyvelésben. Téli szorzóval csak a téli hónapokban lehet számolni, ha ezt az Alapbeállításokon belül a Működés címszónál bekapcsoljuk, a program automatikusan számol vele. A nyári szorzószám használatát ellenben autóként kell engedélyezni, csak olyan esetben, ha az autó légkondicionáló berendezéssel is rendelkezik. Ez esetben a program a nyári hónapok elszámolásánál automatikusan számol ezzel az értékkel, a hatályos előírások alapján.

Csoportok – bővíthető, módosítható adatok

A csoportok, a csoportosítás lehetőségeinek használatára nincs kötelező érvény a programban, bár hasznosak lehetnek útnyilvántartásaink készítésekor, illetve a különböző listák, kigyűjtések alkalmával. A csoportokon belül viszonylag sok alárendelt címszóval találkozunk, ám ezek használatát mindenképpen megkönnyíti, hogy többségükre azonos tudnivalók vonatkoznak.
Autó: Könyvelt autóinkat csoportba sorolhatjuk általunk jónak látott kategóriák alkalmazásával. Az <Új> gombra kattintva megjelenő mezőben csak a csoport nevét kell megadunk. Az autóink rögzítésekor az itt megadott csoportok közül választhatunk, besorolhatjuk azt egy adott kategóriába. Például: „anyagszállításra használt”, „személyszállításra használt”, „lízingelt”, „használtan beszerzett” stb. Az autókat ezek után nemcsak alapadataik (vezető, típus stb.), hanem csoportjaik szerint is gyűjthetjük, listázhatjuk, például melyek azok az autóink, melyeket lízingeléssel üzemeltetünk. A program korlátlan számú autócsoportot tud kezelni. Az e pontban felvitt autócsoportok közül tudunk az autók nyilvántartásba vételekor választani.
Javítás: Felvihetjük azokat az okokat, szempontokat, amely kapcsán autóinkat szervizeljük. Ezekre a csoportokra a későbbiekben egyszerűen tudunk gyűjteni, listázni. Például: melyek voltak azok a szervizelések, melyek koccanás miatt történtek, vagy melyek voltak azok a szervizelések, melyek kötelező műszaki vizsgálat kapcsán történtek.
Partner és vezető csoportok: Partnereink és vezetőink kategorizálása nemcsak egy-egy adott csoportba történhet, mint az eddigiekben láttuk autóink, útvonalaink esetében, hanem egyszerre maximálisan háromba. Természetesen ezekre a csoportokra is tudunk gyűjteni, listákat készíteni. Partnereinket (akiket munkánk során valamilyen megtett útvonalon felkeresünk) és autóink vezetőit főcsoport, főkategória alapján csoportosíthatjuk. Mindhárom főcsoportba korlátlan számú alcsoportot definiálhatunk, ugyanolyan módon, mint azt autóink, útvonalaink esetében láttuk. A főcsoportokat is el tudjuk nevezni a „partner” illetve a „vezető” címszóra kattintva, ami hasznos lehet akkor, ha az alattuk szereplő alcsoportok gyűjtőjeként kívánjuk őket programunkban szerepeltetni. Például: az első főcsoport alá olyan alcsoportokat definiálunk, melyek a partnerek cégünkkel folytatott kapcsolatára vonatkoznak. Ez esetben az első főcsoport nevének beírhatjuk a „Kapcsolat” kifejezést, alá alcsoportoknak felvihetjük: „vevő”, „szállító”, „viszonteladó”. A második főcsoportunk neve lehet: „Honnan?”, alatta szerepelhetnek a „budapesti”, „vidék” stb. alcsoportok. Ezek után a program egyéb pontjainak használata során is ezek a csoportnevek fognak megjelenni. Vezetőink esetében az első főcsoporton belül jelezhetjük például azt, hogy milyen gyakorlattal rendelkezik az illető munkatárs: „hivatásos”, „gyakorlott”, „friss jogosítványú”. A második főcsoporton belül megadható például az, hogy milyen gyakran ül a volán mögé: „naponta”, „hetente” stb. Bármilyen, munkákat segítő bontás elképzelhető és felvihető.
Vezető és Vezetőcsoportok 1-3: a vezetőcsoportok használatára ugyanazon információk vonatkoznak, melyeket a partnercsoportokkal kapcsolatban tárgyaltunk.
Útvonal: Szintén egyedi kategóriákat képezhetünk útvonalaink további azonosításnak, illetve gyűjtéseinek céljából. Útvonalainkat csoportosíthatjuk például az alapján, hogy milyen gyakran tesszük meg azt. Természetesen ezekre az adatokra mind gyűjteni tudunk a későbbiekben. Az útvonalak csoportosítása az útvonalak nyilvántartásba vételekor történhet, az itt felvitt csoportok közül áll módjában a felhasználónak választani, az adott útvonalat abba a csoportba besorolni.
Körút: Ugyanaz vonatkozik körutainkra, mint az egyéb útvonalakra. Gyűjthetünk, listázhatunk a körutak csoportjaira.
Költségszámla: A program képes az útnyilvántartás költségszámla alapján történő könyvelésére, sőt, céges autókat könyvelését az előírások értelmében költségszámla alapján kell végeznünk. Rendszerünk lehetőséget biztosít arra, hogy előforduló költségszámláinkat is kategorizáljuk, csoportosítsuk. A rendszer gyárilag tartalmazza az előírt költségszámla-típusokat, rögzített költségszámláinkat ezekbe a típusokba tudjuk besorolni. A költségszámlák listázhatóak, így például egyszerűen kigyűjthetjük a programból azokat a költségszámlákat, melyek „anyagvásárlás” jogcímen lettek rögzítve, vagyis ebbe a csoportba tartoznak. A költségszámla csoportját annak rögzítésekor tudjuk meghatározni, az itt szereplő csoportokat használva. Bővítési lehetőség nincs, az előírások pontosan meghatározzák azt, hogy költségek számoltathatóak el.
Útnyilvántartás: Az elkészített útnyilvántartásokat is besorolhatjuk egy-egy, általunk megadott kategóriába. Visszakereshetjük például, hogy melyek azok az útnyilvántartások, melyek az FSB-123-as rendszámú autóhoz tartoznak és az „utólagosan könyvelt” csoportba tartoznak – vagyis melyek azok a kimutatások, melyeket az ezen rendszámú autó esetében valamikor később, visszamenőlegesen készítettünk el.

Irányítószámok– bővíthető, részben módosítható adatok

A programban alapból megtalálhatók a főbb irányítószámok, és a hozzájuk tartozó városok nevei. Lehetőség van a lista, illetve a felvitt irányítószámokhoz tartozó városok neveinek bővítésére.

Távolsági mátrix – bővíthető, módosítható adatok

A program gyárilag beépített, szerkeszthető távolság-adatbázisa. Elsősorban nagyobb városok egymástól való távolságát tartalmazza, „A” település <-> „B” település párosításban, a kilométer értékkel együtt. A táblázat használata igen egyszerű. A táblázat három oszlopot tartalmaz, az első kettő helységnevet, a harmadik a két helység egymástól való távolságát. Mindhárom oszlopra végezhető gyorskeresés az ismert módon. Ha gyorskeresést végzünk a két helységnév-oszlop valamelyikére, a program az oszlop adatait automatikusan ABC-sorrendbe rendezi, ha a távolság-értékre végzünk gyorskeresést, a rendezés növekvő sorrend szerinti lesz (természetesen távolság-értékre történő gyorskeresés során csak számokat használhatunk). A program a párosításokat egymás után sorolja fel, mindig ahhoz a településhez viszonyítva, amelyre a gyorskeresést végeztük. Ha például arra vagyunk kíváncsiak, hogy Ajkának mekkora távolságra van más városoktól, nem kell mást tennünk, mint az első oszlopon állva gyorskeresést végezünk „ajka”-ra. A program automatikusan egymás alá rendezi azokat a tételeket, melyek egyik tagja Ajka, második tagja egy másik település, valamint az Ajka és e teleülés közötti távolság, km-ben megadva. Megfigyelhető, hogy a rendszer a második oszlopot is rendezi, gyakorlatilag olyan ABC-sorrendbe, mely az első oszlopban kiválasztott településhez tartozó párokon belül jön létre. A program felsorolja az összes olyan párosítást, mely Ajka és egy másik város távolságát tartalmazza, és ebben a felsorolásban ezek között a városon belül is ABC-sorrend érvényesül. Ügyeljünk arra, hogy mivel a második oszlopra ugyanúgy tudunk gyorskeresést végezni, ezért ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy Ajka milyen távolságra van például Tatától, akkor ezt az értéket a <Le> használatával keressük ki a táblázatból, különben a sorrendezettség felborul.
A mátrix kiegészíthető új párosításokkal, módosíthatjuk a meglévő adatokat, valamint törölhetjük a szükségtelen tételeket. Csakúgy, mint az irányítószám-adatbázis esetében, ennél a nyilvántartásnál is könnyedén ellenőrizhetjük, hogy szerepel-e már a keresett párosítás, hiszen a gyorskeresés funkciót alkalmazva a program automatikusan egymás alá gyűjti egy adott település más településektől számított azon távolságait, melyek ebben a mátrixban már szerepelnek. Módosítás: Jelöljük ki, hogy melyik párosítás adatain kívánunk változtatni. <Enter> hatására a program felkínálja a párosítás adatait. Változtatható mind a helységnév, mind a távolság-érték. Törlés: Felesleges párosításainkat ki tudjuk törölni a távolság-mátrixból. A program egy felhasználói megerősítés után eltávolítja azt az adatbázisból.

Gépjárműtípus-törzs – bővíthető, módosítható adatok

Gyári adatbázis, mely tartalmazza több ezer gépkocsinak az adatait, különbontva benzin illetve gázolaj-üzemű autónként. A táblázat az autók márkái alapján csoportosítja a különböző típusokat. Egy gyártmányon belül ki kell választatunk, hogy melyik típusú autó adataira vagyunk kíváncsiak. Ezen adatok közül az alapnorma az, amellyel a program számol, de ezzel is kizárólag akkor, ha az autó elszámolási módja alapnormás, és ezt jelöljük is az autó felvitelekor! Az alapnorma-átalány egy egyszerűsített fogyasztás-elszámolási mód, míg az alapnormás elszámolás a „hagyományos” elszámolási módot jelenti. Amikor nyilvántartásba vesszük autóinkat, a program kötelezővé teszi az autó típusának és fogyasztási normájának megadását. Ha olyan autót rögzítünk, melynek típusa szerepel ebben a törzsben, a rendszer felkínálja törzsben szereplő pontos típusmegnevezést és az autó szintén itt szereplő alapnormáját, melyet alapnormás elszámolás esetén elfogadhatjuk. Ha az autó elszámolási módja alapnorma-átalányos (ezt az autó nyilvántartásba vételekor kell meghatározni), akkor a hengerűrtartalom alapján kell meghatározni a fogyasztási normát. Ebben a törzsben a program tartalmazza a meglévő autók hengerűrtartalmát, átalányos elszámolás esetén az autó rögzítésekor annak adatlapján egy kis segítő kapcsolóval automatikusan beírja a hozzá tartozó fogyasztási normát (ami az adott ccm alapján egyezni fog az alapnorma-átalányok táblázatban látható értékkel). Ha a könyvelendő autónak a típusa nem szerepel ebben a törzsben, és nem alapnorma-átalány szerinti elszámolási mód alapján szeretnénk könyvelni, úgy nekünk kell meghatározni a fogyasztási normáját (a fogyasztási norma mérését, valamint azt, hogy ezt milyen módon kell elvégezni, a hatályos jogszabályok írják elő). Ebből a célból ez a törzs bővíthető, amely funkció különösen hasznos akkor, ha több, azonos típusú autót könyvelünk. Ilyenkor rögzíthetjük az autót ebben a törzsben, és megadhatjuk az alapnorma értékét, a többi adattal együtt.

X. FEJEZET

ESEMÉNYEK

A program lehetőséget ad az egyes autók „életében” jelentkező események gépjárművenkénti nyilvántartására is. Ezek az események lehetnek: szervizelés, olajcsere, futóművizsgálat, kötelező biztosítási díj befizetése, az autó vezetőjének lejár a jogosítványa stb. A megjelenő táblázatban a már ismert műveleteket hajthatjuk végre <Ins>-tel tudunk új eseményt rögzíteni a nyilvántartásba; az <F4> billentyűvel megnyithatjuk a szűrőablakot; <Enter> segítségével módosíthatjuk az esemény adatait; a <Ctrl+P> kombinációval a lista nyomtatási menüjébe juthatunk <Del> gombbal pedig törölhetünk egy eseményt. A <Ctrl+L> kombinációval egy adott eseményt lejárt, vagy élő, aktuális eseménnyé jelölhetünk.

Aktuális események listája A program indítása után, az aktuális események listája jelenik meg egy táblázatban. E lista tartalmát befolyásolja, a Karbantartás/Beállítások/Működés pontban beállítható napok száma, ami meghatározza, hogy az egyes események időpontjához képest, (előtte és utána) hány napig jöjjön figyelmeztetés.

Hasznos volt az információ?

Keresés a Tudásbázisban: