Dokumentum csatolása a törzsadatokhoz, bizonylatokhoz és nyomtatványokhoz
Amennyiben beállítottuk a szükséges adatokat a Rendszerbeállítások Dokumentum kezelés fülön, valamint a Szolgáltatás managerben elindítottuk a Dokumentum kezelés szolgáltatást, a bizonylatkiállító és törzsadatszerkesztő ablakokról indítva – az ehhez jogosultsággal rendelkező felhasználóknak – lehetőség nyílik fájlok csatolására és az azokkal kapcsolatos műveletek elvégzésére. A dokumentumokkal kapcsolatosan összesített áttekintést pedig az Ügyfélkezelés menü Dokumentumkezelés pontjában érhetjük el.
Dokumentum kezelés a bizonylat és törzsadat adatlapokon
A programban található bizonylatok, nyomtatványok, termék- és ügyfél rögzítő és kivetítő ablakok a felső funkciósávjábant alálható meg a Dokumentumok ikon.
A Dokumentumok ikonra kattintva megjelenik az érintett elemhez csatolt dokumentumok listáját és a dokumentumok kezelésével kapcsolatosan elérhető funkciókat tartalmazó ablak.
 |
 |
Új dokumentum, új dokumentum lap
Az új elem hozzáadását – a programban megszokott módon – a „+” jelet formáló ikonra kattintva indíthatjuk el. Ezek után választanunk kell, hogy közvetlenül fájlból, lapolvasó, vagy webkamera segítségével fogjuk-e a fájlt feltölteni. A következő lépés a fájl kiválasztása, illetve webkamera és lapolvasó esetén az elkészítése a megjelenő ablakon.
A fájl kiválasztásának hatására – több bizonylattömb használata esetén a megfelelő kiválasztása után – megjelenik a dokumentum adatlapja.
A Megnevezés szabadon szerkeszthető, alapértelmezetten felkínálja a program a kiválasztott fájl nevét. A Fájlnév mezőbe betallózhatunk másik fájt, amennyiben változtatni szeretnénk a kijelöltön. A Bizonylatszám, a Rögzítés dátuma, a Rögzítő adatai és a módosításra vonatkozó információk automatikusan kerülnek kitöltésre. Az Iktatószám mezőben rögzíthető a dokumentum azonosítását segítő belső, vagy külső iktatószámot (például ide rögzíthetjük az adott bizonylat program által kiosztott bizonylatszámát), valamint a Dokumentum dátuma mezőben megadható egy a dokumentumhoz letárolandó dátum. A Küldő mezőbe a program ügyféltörzséből választhatunk ki egy partnert, a Felelős mezőben pedig megadható a program felhasználói közül az iratért felelős munkatárs.
Amennyiben a Karbantartás / Törzsadatok pontban létrehoztunk a dokumentum kezeléshez kapcsolódó kategória besorolásokat, azok értéke is beállítható az adatlapon. A kategória törzs bővítésére és szerkesztésére közvetlenül a dokumentum adatlapjáról indítva is van lehetőségünk.
 |
|
Új dokumentum, vagy dokumentum lap verzió hozzáadása
Az új dokumentum verziót tartalmazó fájl, mindig a dokumentumok, illetve dokumentum lapok listájában aktív elemhez kerül feltöltésre. Az új verzió hozzáadás funkcióra kattintva választanunk kell, hogy közvetlenül fájlból, lapolvasó, vagy webkamera segítségével fogjuk-e az új verziót feltölteni. A következő lépés a fájl kiválasztása, illetve webkamera és lapolvasó esetén az elkészítése a megjelenő ablakon.
A fájl kiválasztásának hatására a listában frissül a fájl megnevezése. Ettől kezdve, ha a listán ezt az elemet duplán kattintjuk, már az új verziót tudjuk megtekinteni. A dokumentum adatlapján, a Verziók fülön látható és az elemeken dupla kattintással megnyitható az egyes csatolt fájlok valamennyi feltöltött változata.
 |
|
Megtekintés
A Megtekintés funkcióval (vagy dupla kattintással) a csatolt dokumentumok listájából megnyitható az adott fájl.
Abban az esetben, ha a program érzékeli, hogy a dokumentumot megnyitottunk szerkesztésre és a megnyitás óta az adott verzió nem lett frissítve (újra feltöltve) a fájlok tárolási mappájába, ezt megkülönböztető jelzéssel jeleníti meg a listában és megnyitásuk esetén választási lehetőséget kínál fel, hogy a letárolt változatot, vagy a szerkesztés alatt állót kívánjuk-e megnyitni.
 |
|
Megnyitás
A Megnyitás (Enter) funkció segítségével a csatolt dokumentumok listájából megnyitható az adott elem adatlapja.
 |
|
Törlés
A törlés ikon segítségével, egy megerősítő kérdés elfogadása után, a dokumentum törölhető a listából és ezzel eltávolítható az érintett elem csatolt fájljai közül is.
 |
