Ahhoz, hogy a program alkalmas legyen az e-számla adatok kezelésére, illetve EDI kapcsolatra, szükséges elvégeznünk néhány előkészítő beállítást. 

1.

Az E-számla Zrt-től kapott hozzáférést kérjük adja meg a programban a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák/E-számla és EDI menüpontban. Távoli hitelesítés használata opció bejelölésével.

2.

A Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák/E-számla és EDI menüpontban állítsa be az e-számla ideiglenes fájlok mappáját, egy tetszőleges helyre. Erre akkor van szükség, ha az internet kapcsolat kimaradása miatt, az elkészült e-számlák később kerülnek feltöltésre az e-számla rendszerébe.

3.

Adja meg saját e-számla adatait a Karbantartás/Induló adatok megadása menüpont Elektronikus számla gombra kattintva.
Amennyiben több szállítói profillal dolgozik, a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák/Logó menüpontban a szállítói profiloknál, minden szállítói profilhoz szükséges megadni az e-számlázási adatokat.

4.

Az e-számla kiállításának menete:

E-számla kiállításhoz az ügyfeleknél az alábbi adatokat kell megadnia:

•  Vegye fel az ügyfél adatokat. Adja meg a partner e-mail címét és céges partner esetén az adószámát is, az ügyfél azonosítás ez alapján történik az online rendszerben

• Az ügyfél törzsadatainál E-számla opció aktiválása: 
  • 

Amennyiben a partnere már rendelkezik e-számla fiókkal, úgy a törzsadatok fülön található az e-számla.hu ID mező kitöltésével a partner egyértelműen azonosítható. A mező kitöltése nem kötelező, az első számla kiállításakor a szoftver megpróbálja adószám és e-mail cím alapján azonosítani a partner. Sikeres azonosítás esetén feltölti automatikusan a mezőt. Sikertelen azonosítás esetén a partnernek automatikusan elkészül egy e-számla fiók és a fiók azonosító eltárolódik a szoftverben.

• További címek menüpontban Elektronikus számla cím felvétele:

Az E-számla ugyanúgy viselkedik mint a papír alapú számla, így semmilyen módon nem szerkeszthető.

EDI rendszer

Az elektronikus adatcsere (EDI rendszer) iparági szabványok együttesét takaró fogalom, mely lehetővé teszi az üzleti dokumentumok elektronikus cseréjét és a vállalatok közötti, folyamat-orientált együttműködést. Az EDI rendszere több évtizedes (ENSZ, EU és egyéb világ és nemzeti szervezet alapú) szabványosítási munka eredménye.

Az EDI architektúrájának keretében a számítógépek automatikusan küldenek adatokat egymás között és az adatokat önműködően dolgozzák fel saját ügyviteli rendszerükben. Két fontos tulajdonága van az EDI kapcsolatoknak: Az egyik, hoy felváltja a papír alapú dokumentumkezelést elektronikusra, a másik, hogy az elektronikus iratok továbbítása és cseréje szabványos keretek közt történik.

Minden szervezet életében kiemelkedően fontos szerepet játszik, az ügyfelekkel és a beszállítókkal történő kapcsolattartás. Felgyorsult világunkban szinte elengedhetetlen az elektronikus úton történő kommunikáció, akár ügyfél szinten akár iratkezelésben.

Miért fontos, hogy felvállaljuk az EDI szabványok szerinti működést? Mert ez a szabványosított rendszer jelentősen növeli az ügyletek sebességét, megbízhatóságát, pontosságát, miközben jelentősen csökkenti az üzleti kapcsolattartás költségeit.

Jelen rendszerrel cégünk támogatást kíván nyújtani a Vevői rendelések befelé történő szinkronizáláshoz és a kiállított számlák kiküldéséhez.

 

EDI modul aktiválása és működése

  

Aktiválás:

Akik megvásárolták a Készletnyilvántartó programunkat, azoknak ezt a modult automatikusan tartalmazza a szoftver.

Funkciók:

A Kulcs-Soft szoftvereiben, az EDI modul pillanatnyilag az alábbi EDI funkciókat támogatja:

• Vevői megrendelés (visszaigazolás) fogadása EDI rendszerből
• Számla kiállítása EDI rendszeren keresztül

Alap beállítások:

Az EDI rendszer aktiválása után a használatba vételhez az alábbi beállításokat szükséges elvégeznie:

• Karbantartás/Induló adatok megadása menüpont Elektronikus számla gombra kattintva
  • Név / Saját /
  • Irszám, Település, Közterület, K. jellege (Közterület jellege) / Saját /
  • Házszám, épület, lépcsőház, emelet, ajtó / Saját /
  • Ország / Saját /
  • Adószám, Közösségi adószám / Saját /
  • Bankszámla /IBAN/
  • Egyéb adat /például telefonszám, e-mail cím, web cím, stb…/

 

[1]          [2]

Amennyiben több szállítói profillal dolgozik, a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák/Logó menüpontban a szállítói profiloknál, minden szállítói profilhoz szükséges megadni az e-számlázási adatokat.

 

                                                         

• Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák/E-számla és EDI menüpontban az EDI beállítások fülön:
  • Edi kezelés aktív
  • EDI kód / EDI GLN azonosító szám /
  • Bejövő megrendelések mappája / az a mappa, ahová az EDI kliens a megrendelés xml fájlokat menti és a készletkezelő szoftver a megrendelés fájlokat keresi/
  • Kimenő számlák mappája / az a mappa, ahová a számlázó program a számla xml fájlokat menti és ahol az EDI kliens a számla fájlokat keresi/

 

[3]

Vevői megrendelés (visszaigazolás) fogadása EDI rendszeren keresztül:

Az EDI kliens szoftver fogadja az EDI rendszerből az üzenetet és a megfelelő xml formátumra konvertálva elhelyezi a megadott mappába (Bejövő megrendelések mappája). A beérkező megrendelések importálásához, kattintson a Megrendelés/Visszaigazolás lekérdezése menüpont Egyéb menüpontjában a Megrendelés import opcióra.

Ennek hatására a program a Bejövő megrendelések mappában található megrendeléseket beimportálja a szoftver adatbázisába.

Azon ügyfeleket, vagy termékeket, amelyek nem szerepelnek az adatbázisban, a program, rákérdezés után lementi a törzsbe.

[4]

 

A termékek azonosítása termékkód alapján történik. /XML-ben <editermekkod> mező értéke/  Azon esetekben ha az egyes termékek partnerenként máshogyan vannak belistázva, lehetőség van több termékkód megadására EDI partnerenként. Az EDI partnerenkénti termékkódot a termék adatai között az EDI termékkódok fülön az [Új] gomb segítségével adhatja meg. Az azonosítás során a program vizsgálja az EDI vevőhöz tartozó törzsben létezik-e a megadott termékkód egyedi termékkódként, ha létezik a terméket a megrendelésre helyezi. Amennyiben nem létezik, a termékkód mező egyezőségét vizsgálja a program. Amennyiben így sincs egyezőség, rögzíti a terméket új termékként a törzsben.   

[5]

Számla kiállítása EDI rendszeren keresztül:

Amennyiben nem csak a megrendelések fogadására, hanem számlázásra is használja meglévő EDI rendszerét, a kiválasztott partner törzsadataiban, további beállításokat kell végeznie:

• E-számla opció bejelölése
• EDI kód megadása
• Elektronikus számlacím felvétele a további címek menüpontban

[6]   [7]

Ezt követően számlázáskor automatikusan elkészül az e-számlához szükséges xml állományt, amit az EDI kliens automatikusan beolvas és továbbít a partner felé az EDI rendszeren keresztül.

Tesztidőszak kezelése:

A program lehetőséget ad tesztidőszaki számlázás alkalmazására. Tesztidőszak alatt egyszerre készül papír alapú és elektronikus alapú számla.

A tesztidőszak beállításához lépjen a Karbantartás/Beállítások/Cégfüggő beállítások/Számlák/E-számla és EDI menübe és az EDI beállítások fülön adja meg a melyik ügyfélnek kíván tesztjellegűen EDI számlát küldeni.

[8]