Kiss Zoltán dolgozó január és február hónapban 4 nap 50% -os egészségkárosodás után járó pótszabadságot vesz ki. Az első két hónapban, napokban történő szabadság nyilvántartást vezettek. Kiss Zoltán – munkaköréből adódóan – munkarendje a napi egyenlőtlen munkaidőben történő foglalkoztatást igényli. Így egy héten 4 napot dolgozik, és 3 napot pihen:
A webes jelenlét nyilvántartásban lehetőség van a szervezeti egységekhez beállított vezető felé szabadságigénylés küldésre, valamint aktuális információk elérésére a kiadott, és a még kivehető szabadságokról. A webes rendszerben rögzített jelenléti adatok pedig könnyen szinkronizálhatók a bérporgram adatbázisába, további feldolgozásra.
Az alábbi felsorolásban összegezzük, mely funkciókat tartalmazza a OL Munkaidő Nyilvántartó rendszer:
A rendszer elérése
A havi bérszámfejtés alapdokumentuma a jelenléti ív. A jelenléti ív vezetése azonban nagyon sok papírmunkát és utánajárást eredményezhet.
Hogy ebben segítsük Önöket, együttműködést alakítottunk ki az Online Munkaidő Nyilvántartó rendszerrel, melynek eredményeként megszületett a Kulcs-OLM.
Az összeköttetés lehetővé teszi, hogy az Online Munkaidő Nyilvántartóban vezetett jelenlét adatokat beolvassák és feldolgozzák a Kulcs-Bér programmal.
A szűrés elérhető a”Nyomtatványok/ Munkaügyi” szekcióban az alábbiak szerint:
A szűrő ablakon lehet beállítani az adott lista csoportosítását. Azt is meg lehet adni, hogy új oldalra kerüljön-e egy-egy csoport, vagy sem, valamint meg lehet adni a rendezés sorrendjét is.
A szűrések a különböző felületeken eltérő módon működnek az alábbiak szerint:
A Webes-Jelenlét nyilvántartás modul beállítása és aktiválása, valamint a szinkronizáció elvégzése után, a dolgozók – első alkalommal saját adóazonosító jelüket azonosítóként és jelszóként használva – tudnak belépni a jelenlét rögzítését biztosító webes felületre.
Emlékeztető : „A Kulcs-Soft Nyrt. garantálja, hogy a Web-Jelenlét szolgáltatás igénybevételével kapcsolatos kommunikáció biztonságos SSL kapcsolaton keresztül történik. A kiszolgáló szerveren az adatbázisok jelszóval védettek, azokhoz a felhasználókon kívül más személy nem férhet hozzá. A szerverkomponensek minden esetben a legfrissebbek, így tartalmazzák a biztonsági frissítéseket is.”
Általános információk
Beállítások
Webes felület
A webjelenlét lehetőséget ad rá, hogy a cég dolgozói egy közös webes felületen, de egyedi belépési azonosítókkal vezessék jelenlét adataikat. A rendszer előnye, hogy a cég időt, nyomtatófestéket és papírt spórol a jelenléti ívek vezetése és feldolgozása során.
Ez a megoldás jelentős könnyebbséget jelent azoknak a cégeknek is, amelyek több telephellyel rendelkeznek így a jelenléti ívek és szabadság engedélyek eljuttatása a telephelyekre, majd onnan történő begyűjtése logisztikai kihívást jelent.
A webjelenléti felületre fel tudjuk tölteni a dolgozó munkarendjét, szervezeti egységét és közvetlen felettesének nevét, elérhetőségét. Ennek segítségével a dolgozó a webes felületen keresztül, e-mail küldés formájában tud szabadságot igényelni a felettesétől, aki szintén elektronikus úton tudja a megigényelt szabadságigényt elfogadni vagy elutasítani.
A webes felületen a dolgozó tájékoztatást kap az az őt megillető szabadságok számáról, a már elfogadott, illetve kiadott valamint a még felhasználható szabadságok számáról.
A felület kialakításának előnye, hogy az adott szervezeti egységhez tartozó dolgozók látják egymás távolléteit, így a szabadságok igénylése és kiadása során figyelembe tudják venni a helyettesíthetőséget.
A szervezeti egységek vezetőinek lehetőségük van ellenőrizni a szervezeti egységükbe tartozó dolgozók jelenléti ívét. Opcionálisan beállítható, hogy a jelenléti íveket csak akkor tudjuk leolvasni a bérprogramba, ha a felettes átnézte és jóváhagyta azokat. A felettes e-mailben tudja tájékoztatni a dolgozót, miért utasította vissza a jelenléti ívet.
Az elektronikusan vezetett jelenléti adatokat a bérszámfejtő össze tudja szinkronizálni a bérprogrammal, így a számfejtést megelőző jelenlétadat rögzítésre fordított idő a minimálisra csökkenthető.
A webjelenléti ív vezetése a munkaügyi ellenőrök által is elfogadott bizonylata a munkaidő nyilvántartásának.
Amennyiben a webjelenlét felszinkronizálásakor jelöljük, hogy külföldi kiküldetést szeretnénk kezelni, akkor itt a Számfejtési beállításokban megjelenik a külföldi kiküldetés elszámolásához kapcsolódó beállító felület.
Itt tudjuk megadni, hogy egy napra mekkora összeget szeretnénk elszámolni és milyen jogcímen:
A webjelenlét rendszer aktiválása érdekében a jelölőnégyzetet ki kell pipálni, majd rá kell kattintani a mentés gombra. A program ekkor létrehozza a linket, amelyen a cég számára elérhető a webjelenlét rendszer.
Az opció jelöltsége mellett a webjelenéten megadott óraadatok alapján a program meghatározza, hogy a dolgozó teljesített-e rendkívüli munkavégzést, ha igen, akkor kiszámolja ennek óraszámát és ennek megfelelően importálja az adatokat a bérprogramba.
A túlmunka óraszámának meghatározásához a program összehasonlítja a weben magadott napi ledolgozott óraszámot és a munkarendben aznapra szereplő óraszámot. Amennyiben a ledolgozott idő több, mint a munkarendben szereplő óraszám, a program túlórát számol.
A webjelenlét munkaidőkeretes dolgozók esetén kezelni tudja a munkaidőkereten felül elrendelt túlórát is.
Az opció jelöltsége mellett a webjelenlét adatok letöltéséhez szükséges, hogy az erre kijelölt személy, a webjelenlét engedélyező jóváhagyja a dolgozó webjelenléti ívét. Az engedélyező személynek joga van elutasítani a dolgozó jelenlét adatait, erről automatikus e-mailben értesíteni is tudja az illető dolgozót. Az e-mailben az elutasítás okát is meg tudja adni.
Ez a beállítás csak abban az esetben elérhető, ha a havi jelenlét adatok engedélyezése funkció aktív. Amennyiben ezt az opciót nem aktiváljuk, akkor a webről nem tudjuk letölteni azokat a jelenléti íveket, amelyeket az engedélyező nem hagyott jóvá. Ha ezt az opciót jelöljük, akkor az engedélyező jóváhagyása nélkül is leolvashatók a jelenléti adatok a webről, de a program értesítést fog küldeni róla, hogy mely dolgozók jelenlét adatai nem kerültek elfogadásra.
Az az opció azt teszi lehetővé, hogy amennyiben egy dolgozónak nem tudtuk letölteni a havi jelenlét adatait, a rendszer a hiányzó napokat feltölti a munkarendben megadott alapértelmezett jelenlét adatokkal (munkanap, pihenőnap, munkaszüneti nap).
Amennyiben ez az opció nem jelölt, a hiányzó adatok nem kerülnek feltöltésre, így a dolgozó adott hónapja nem számfejhető, míg a weben nem pótolja azokat, és így szinkronnal letölthetővé nem válnak.
Amennyiben aktiváljuk a funkciót, a webjelenléten lehetősége lesz a dolgozóknak külföldi kiküldetést jelölni.
A külföldi kiküldetést a felettesnek szintéj jóvá kell hagynia, így ehhez is kapcsolódik e-mail küldési funkció.
A webjelenlét használata során a dolgozó e-mailben kommunikál felettesével a szabadság kérvényezés során, így a dolgozók adatlapján érdemes megadni a dolgozó e-mail címét.
Erre a Személyi alapadatok/Elérhetőségek menüpontban van lehetőség.
Az e-mail cím lehet teljesen tetszőleges, nem szükséges céges e-mail címnek lennie.
A webjelenlét rendszerbe feltöltésre kerülnek a dolgozó szabadság adatai. A feltölthetőség érdekében a webjelenlét felszinkronját megelőzően ki kell számoltatni a programmal a dolgozót megillető szabadságok számát.
Ezt vagy a dolgozó adatlapján tudjuk megtenni a Munkaügyi adatok/Szabadság és pihenőidő nyilvántartás menüpontban a Szabadság számítás gomb megnyomásával, vagy csoportosan az Elszámolás/Csoportos szabadságszámítás menüpontban.
A webjelenlét felszinkronizálásakor feltöltésre kerül a dolgozó munkarendje, ennek alapján tudja vezetni a jelenlét adatait.
Amennyiben a dolgozó munkarendje eltér az általános munkarendtől, akkor a felszinkront megelőzően ki kell alakítani a dolgozó egyedi munkarendjét.
Munkarendet többféleképpen hozhatunk létre a programban. Egyrészt a Törzskarbantartások/Közös törzsek/Munkarend menüpontban új felvitellel vagy másolással. Az ebben a menüpontban létrehozott munkarendek ezt követően hozzárendelhetők a dolgozókhoz.
Másrészt a dolgozó adatlapján a Jogviszony alapadatok menüpontban. A Munkarend mező mellett a + jelre kattintva szintén létre tudunk hozni új munkarendet. Az ezen a felületen rögzíthető adatok mindegyike esetén lehetőségünk van közvetlenül bővíteni a törzsadatokat, így nem kell kilépni a dolgozó adatlapjáról, ha olyan adatot szeretnénk rögzíteni, ami pillanatnyilag nem szerepel a törzsben.
o Home office
A dolgozó jogviszonyához, a Jogviszony megnevezés képernyőn lehet beállítani, hogy a ledolgozandó napra home office kérelmet küldhet-e a közvetlen felettesének.
A webjelenléten keresztül bonyolított szabadság kérelmek kezelése érdekében meg kell adnunk, hogy az adott szervezeti egységben ki a vezető, akinek joga van engedélyezni vagy elutasítani a szabadság kérelmeket.
Legördülő menüből tudjuk kiválasztani a cégben rögzített dolgozók névsorából az illetékes személyt.
Megadható, hogy az adott szervezeti egység vezetőjének van-e közvetlen – akár szervezeti egységen kívüli- felettese, és ha igen, akkor ki. Ebben az esetben a szervezeti egység vezetője szabadságigény esetén beállítható, hogy ne saját maga bírálja el.
Ő az a személy, aki jóváhagyhatja a dolgozók által kitöltött webjelenlét adatokat. A jóváhagyási funkció elérhetősége a Beállítások/Webjelenlét beállításai felületen aktiválható.
A funkció használata mellett figyelni kell rá, hogy amennyiben aktiváltuk a webjelenlét engedélyezést, a dolgozók szervezeti egységében legyen megadva engedélyező, ellenkező esetben nem lesz, aki jóváhagyja jelenlét adatokat, így előfordulhat, hogy nem tudjuk majd letölteni a webről az adatokat, csak egy ismételt felszinkront követően.
A webjelenlét és a program közötti kommunikáció az Elszámolás/Jelenlét adatok kezelése menüponton keresztül történik.
Ez a menüpont teszi lehetővé, hogy a bérprogramban rögzített, a jelenlétadat kezeléséhez szükséges adatok feltöltésre kerüljenek a webes felületre.
A menüpont indításával beállító felület ugrik fel:
Ezen a felületen be tudjuk állítani, hogy milyen adatokat szeretnénk feltölteni a webre. Alapértelmezetten a tárgyéven túli adatokon kívül, minden adat feltöltésre kerül.
A tárgyéven túli adatok feltöltésre év vége felé lehet szükség az éven túlnyúló kiléptetések kezeléséhez, illetve a tárgyévet követő január szabadság adatainak kezeléséhez.
A Tovább gombra kattintva az általános szűrőablak ugrik fel. Itt lehetőségünk van kiválasztani azokat a dolgozókat, akiknek az adatait szeretnénk felszinkronizálni.
Az Ok gomb megnyomásával megjelenik a felszinkron felület, ahol a Feltöltés gomb megnyomásával megkezdődik az adatok feltöltése a webre:
Az első feltöltés követően a dolgozók e-mailben kapnak értesítést róla, hogy a webjelenlét rendszer elérhető számukra:
A menüpont indítását követően felugrik az általános szűrőablak, ahol szükség esetén ki tudjuk választani azokat a dolgozókat vagy dolgozói csoportokra, amelyek esetén szeretnénk letölteni a webről a jelenlét adatokat.
A leszinkron felület megjeleníti a webről letöltött adatokat, amelyek ezen a felületen ellenőrizhetők:
A letöltés során a program minden esetben üzenetben tájékoztat, ha van jóvá nem hagyott jelenlét ív, letöltésre került engedélyezett vagy nem engedélyezett szabadság, külföldi kiküldetés, túlmunka, de ezeket a figyelmeztetés oszlopban meg is jeleníti.
Ezen a felületen kell megadni a külföldi kiküldetés napidíjának elszámolásához alkalmazott árfolyamot is.
A Feldolgozás gombra kattintva az adatok betöltésre kerülnek a dolgozókhoz.
A feldolgozás során nem csak jelenlét jogcímek, hanem az ezekhez kapcsolódó jövedelem jogcímek (túlmunkadíj, külföldi kiküldetés napidíja) is beolvasásra kerülnek.
A Külföldi kiküldetés jövedelem elszámolás mezőben nézetválasztó segítségével váltani tudunk az importált jelenlétek és jövedelmek felület között.
Amennyiben módosítjuk az árfolyamot, akkor az Újraszámítás gomb segítségével tudjuk aktualizálni a külföldi kiküldetés számított összegét.
A webjelenlét letöltését és feldolgozását követően a webes felületen már nem módosíthatók az adott hónap jelenlét adatai.
A dolgozók jelenlétadat vezetése két módon történhet, részletes jelenlétadat vezetése mellett és e nélkül. Részletes jelenlétadatok hiányában azt tartjuk nyilván, hogy adott napon a dolgozó dolgozott-e és ha igen, mely időponttól mely időpontig.
Részletes jelenlétadat kezelés esetén nem csak azt tartjuk nyilván, hogy dolgozott-e és ha igen mettől meddig, hanem azt is, hogy milyen beosztásban tette ezt. Ezek alapján a program automatikusan elbírálja a dolgozó műszakpótlék jogosultságát, automatikusan megállapítja az őt megillető pótlékok összegét.
Ez a részletes jelenlétadat kezelés webjelenlét alkalmazása mellett is vezethető.
Ebben az esetben a dolgozó adatlapján a sorszámos jogviszonyon állva jelölnünk kell, hogy a dolgozó esetében részletes jelenlétadat nyilvántartást szeretnénk vezetni:
Amennyiben ezzel a jelöléssel szinkronizáljuk fel a dolgozó adatait a webjelenlétre, letöltéskor a leszinkron felület kiegészül a részletes jelenlétadat kezeléssel kapcsolatos opciókkal:
Fontos! Abban az esetben, ha Ön használ részletes jelenlétadatokat, de nem itt szeretné megadni a napi analitikát (műszaktípus), még a letöltés megkezdése előtt jelölje a Műszaktípus kitöltése nem kötelező opciót. Abban az esetben, ha nem tölti ki a műszaktípusokat, hiába van jelölve a dolgozó jogviszonyánál részletes jelenlétadat kezelése, a feldolgozáskor nem fog figyelmeztetést küldeni a program a hiányosságokra hivatkozva.
Amennyiben ezen a felületen szeretné megadni a dolgozók adott napra vonatkozó műszaktípusait, akkor ne pipálja ki a Műszaktípus kitöltése nem kötelező opciót. A Műszaktípus oszlopban minden ledolgozott naphoz hozzá tudja rendelni a vonatkozó műszaktípust. A műszaktípusokat nem csak egyesével lehet megadni, hanem csoportosan is. Ezt a célt szolgálja a sorok csoportos módosítása szekció. A lista műveletek gombra kattintva a rögzítést segítő opciók érhetők el:
Miután leválogattuk a módosítani kívánt sorokat, ki kell választanunk a vonatkozó műszaktípust, majd a Rögzítés a bejelölt sorokhoz gomb segítségével hozzá is rendelhetjük a dolgozókhoz az adatokat. A műszaktípus legördülő menüből azokat a műszaktípusokat tudjuk kiválasztani, amelyeket a Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsek menüpontban létrehoztunk.
A műszaktípusok kiválasztásakor módosíthatjuk az ebédidőt, vagy az osztott munkaidőre vonatkozó adatokat is.
A sorokat nem csak csoportosan, hanem egyénileg is módosíthatjuk. Ekkor opcionálisan megszabhatjuk, hogy a műszaktípus kiválasztása felülírja-e a már rögzített munkaidőt és ebédidőt vagy sem. A módosítás csak azon sor esetén fog végrehajtásra kerülni, amely aktuálisan kijelölésre került a fenti listában.
A Műszaktípus kitöltése nem kötelező opció azt is lehetővé teszi, hogy amennyiben a dolgozókhoz előzetesen feltöltjük a műszaknaptárat, akkor a webjelenlét letöltése csak a napi munkaidő kezdete és vége időpontot írja felül, de a már rögzített műszaktípust ne.
A webjelenlét használata megköveteli, hogy a dolgozók adatait minden hónapban feltöltsük a webjelenlétre a számfejtést követően. Ekkor kerülnek ugyanis felszinkronizálásra a számfejtésben szereplő adatok. Így lesznek az elfogadott szabadságokból számfejtett szabadságok, ennek segítségével tudja a program helyesen nyilvántartani a kivehető, függőben lévő és kivett szabadságok számát.
A folyamatos szinkron elmaradása esetén előfordulhat, hogy a programban és a weben nyilvántartott szabadság adatok nem fognak egyezni.
Az adott cég esetében a webjelenlét ugyanazon linken érhető el. A bejelentkezési adatok függvényében azonban eltérő felületeket látunk. A webjelenlét adminisztrátora az admin felületet tudja kezelni, a dolgozók a dolgozói felületet, míg a szabadságok elbírálói vagy a jelenléti ívet jóváhagyók a vezetői felületet.
Az admin felületre első bejelentkezéskor az alábbi adatokkal lehet belépni:
felhasználó: admin
jelszó: 123456
Az első bejelentkezés során a jelszót meg lehet változtatni a Beállítások ikonra kattintva:
o Bejelentkezési adatok módosítása: Ezen a felületen lehet megváltoztatni az alapértelmezett admin jelszót.
o Jelenlét időpont megadási módja: Ezzel a beállítással azt tudjuk meghatározni, hogy a webjelenlét felületen a dolgozó milyen módon tudja megadni a munkaidő kezdete és vége dátumot.
Amennyiben az opció jelölt, a dolgozó tetszőleges időpontot tud megadni a munkaidő kezdete és vége mezőben. Ebben az esetben arra is lehetősége van, hogy utólag, vagy előre feltöltse a jelenlét adatait.
Amennyiben az opció mellől kivesszük a pipát, a dolgozó nem tudja szabadon megadni a munkaidő kezdet és vége időpontot, hanem kap egy Most gombot, amit megnyomva a megnyomás idejét adja meg a program munkaidő kezdetének vagy végének.
o Szabadság visszaigazolások másolatának beállítása: Amennyiben ebben a mezőben magadunk e-mail címet, akkor az e-mail cím tulajdonosa másolatot fog kapni a dolgozók szabadság kérelem visszaigazolásairól.
o Engedélyezett szabadság törlésekor vezetői értesítés beállítása: Az opció jelöltsége esetén a vezető értesítést kap róla, ha egy által engedélyezett szabadságot a dolgozó mégis visszavon.
Az admin itt tudja időszakra lekérni, hogy mely dolgozóknak nincs töltve a webjelenléte.
A felületen ki tudjuk jelölni azokat a dolgozókat, akiknek e-mailt szeretnénk küldeni elmaradásukkal kapcsolatban.
Az admin felületen jelölni tudjuk, hogy a dolgozói listában elérhetőek legyenek a kilépett dolgozók is. Alapértelmezetten ez az opció nem jelölt, így csak az aktív jogviszonnyal rendelkező dolgozók választhatók ki a legördülő listából. Az admin szerkesztési joggal nem rendelkezik, így csak megtekinteni tudja a kiválasztott dolgozó jelenlét adatait.
Ezen a felületen is elérhető az évválasztó. Ennek akkor van jelentősége, ha már több évet kezelünk a webjelenlétben. Segítségével a különböző évek adatai is megtekinthetők.
Amennyiben a webről letöltöttük egy adott hónap jelenlét adatait, a dolgozói felületen már nem szerkeszthetők ennek a hónapnak az adatai. Ha utólag mégis módosítani kell valamelyik dolgozó jelenlét adatait, az adminnak szerkesztésre kell engedélyezni a dolgozó adott hónapját.
Ehhez be kell lépni az admin felületre, ki kell választani a dolgozót, a dolgozó adott hónapját, majd a szerkesztés engedélyezése gomb megnyomásával engedélyezni kell a szerkesztést:
Az admin felületen lehetőségünk van a dolgozók jelenlét adatait csoportosan pdf-be exportálni is. Ehhez ki kell választani egy dolgozót a legördülő menüből, majd a csoportos pdf export gombra kell kattintani:
Az üdvözlő üzenetben szereplő linkre kattintva megjelenik a webjelenlét bejelentkező felülete:
Első alkalommal a dolgozók adóazonosító jelükkel tudnak bejelentkezni a rendszerbe. A belépést követően lehetőségük van megváltoztatni jelszavukat.
A beállítások menüben ezen kívül a dolgozó meg kell, hogy adja a munkaidő kezdete és vége időpontot. Így amennyiben a jelenléti íven ledolgozott napot jelöl, ezek az időpontok automatikusan kitöltésre kerülnek, de természetesen át is írhatók.
A dolgozói felületen a megjelenítésre kerül a dolgozó felettese, ő lesz, aki a szabadság kérelmeket jóváhagyja majd.
A dolgozónak megjelenítjük a tárgyévre vonatkozó szabadság adatait: kivehető szabadságok száma, függőben lévő szabadságok (amelyek jóváhagyásra várnak), engedélyezett szabadságok és felhasznált szabadságok.
A Munkatársak szabadsága pontban meg tudják nézni, hogy az ugyanazon szervezeti egységben dolgozó kollégáik mikor lesznek szabadságon, így saját szabadságuk tervezésekor ezt figyelembe tudják venni.
A jelenlét felületen a ledolgozható napok mellett megjelenik egy fogaskerék. Erre kattintva tudják kiválasztani, hogy az adott napon dolgoztak, szabadságon, betegszabadságon, egyéb távolléten voltak. A legördülő menüből tudják törölni is az adott napi előzetesen rögzített jelenlét adatokat.
Szabadság vagy egyéb távollét választása esetén a program jelöli, hogy függőben lévő távollétről van szó.
A Szabadság kérelem küldése gombra kattintva megjelennek ezek a függőben lévő napok. Itt ki tudják választani, hogy mely napok vonatkozásában szeretnének kérelmet küldeni felettesüknek:
A kérelem küldése gombra kattintva a vezető e-mailt kap a kérelemről:
Az engedélyezést vagy elutasítást az e-mailen keresztül is meg tudja tenni, de saját felületére belépve a weben is.
Amennyiben az adott jogviszonyhoz engedélyezve van a home office alkalmazása, akkor a dolgozó választási lehetősége kibővül:
A home office-t ugyanúgy engedélyeztetni kell, mint a szabadságot, a Home office kérelem küldése gomb segítségével.
A kérelem küldése gombra kattintva a vezető e-mailt kap a kérelemről. Az engedélyezést vagy elutasítást az e-mailen keresztül is meg tudja tenni, de saját felületére belépve a weben is.
A külföldi kiküldetés kérvényezése esetén a külföldi kiküldetés oszlopban kell kipipálni azt a napot, amely napra a kérelmet szeretnénk elküldeni.
Ezt követően a kérelem a Külföldi kiküldetés kérelem gombra kattintva küldhető el.
Amennyiben a felettes elfogadja vagy elutasítja a dolgozó távollét vagy külföldi kiküldetés kérelmét, a dolgozó erről e-mailben értesítést kap.
A jelenlét adatok az Excel export gombra kattintva átemelhetők excelbe is.
A vezetői felület majdnem teljes egészében megegyezik a dolgozói felülettel, csupán két ponton tér el attól.
Az egyik, hogy a munkatársak szabadsága felületen az irányítása alatt álló szervezeti egység kiválasztása esetén engedélyezni tudja dolgozói szabadságát.
Ehhez rá kell kattintani a függőben lévő szabadság napra, majd a jobb felső sarokban megjelenik az engedélyezés/elutasítás lehetősége:
A másik, hogy a jobb felső sarokban megjelenik a Jelenléti ív engedélyezés gomb.
Ezt megnyomva megjelenik az a felület, ahol a vezető ki tudja választani az irányítása alatt álló dolgozók jelenléti íveit:
Amennyiben egy dolgozó jelenléti ívét elutasítjuk, akkor felugrik egy kis üzenet ablak, ahol meg tudjuk írni a dolgozónak az elutasítás okát.
Bérprogramból kinyerhető nyomtatványok mintái
Bérügyi nyomtatványok
Bérkarton
Letiltás karton
Bértételenkénti lekérdezés (Erzsébet utalvány)
Adókedvezmények listája
Megjelenési dátum: 2022. július 27.
Felhős Ügyfeleink számára a verzió 2022. július 28-án lesz elérhető.
A frissítő verzió telepítése előtt mindenképpen készítsenek adatbázismentést!
Jelen verziónktól kezdődően programunkban biztosítjuk a hóközi utalások/kifizetések hóközi sorszám szerinti bontásban történő megjeleníthetőségét a hóvégi/kilépő bérjegyzéken, az általános bérösszesítőn, az analitikus bérösszesítőn, az összevont bérkartonon és a tételes analitikán is.
Éves rehabilitációs hozzájárulás táblázat módosítása a programban
Kulcs-Bér Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Év végi fiz.köt.elszámolás:
Éves rehabilitációs hozzájárulás:
Jelenléti ívek naptári havi bontásban való gyűjtése egy naptári hónapnál hosszabb kiválasztott időszak esetén
Kulcs-Bér Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Jelen verziónkban az Egyéni lista, az Egyéni lista 2 és az Egyéni lista 3 jelenléti ívek gyűjtését naptári havi tagolásban, külön oldalakon biztosítjuk abban az esetben, ha a Felhasználó a szűrőablakon több naptári hónapot érintő időtartamot állít be a lista gyűjtéséhez.
Táppénz számfejtés indításakor figyelmeztető üzenetet küld a program, ha a Dolgozó adatai/Munkaügyi alapadatok/Előző munkahelyek pontban nem került rögzítésre előző munkahely
Kulcs-Bér Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Táppénz számfejtés indításakor megvizsgálja a program, hogy a jogviszony kezdete korábbi-e, mint a tárgyévi programhasználat kezdő hónapja. Ha igen, akkor az alábbi vizsgálatokra kerül sor:
1.
Rögzítésre került-e a Dolgozó adatai/Munkaügyi alapadatok/Előző munkahelyek pontban bármilyen típusú munkahely. Ha nem, akkor figyelmeztető üzenetet küld a program:
2.
Ha a „Normál” típusú munkahely rögzítésre került, akkor megvizsgálja a program, hogy a Dolgozó adatai/Munkaügyi alapadatok/Előző munkahelyek pontban van-e rögzítve „Jelenlegi munkahely” típusú munkahely. Ha nem, akkor figyelmeztető üzenetet küld a program:
Ha a „Jelenlegi munkahely” típusú munkahely rögzítésre került, akkor megvizsgálja a program, hogy a Dolgozó adatai/Munkaügyi alapadatok/Előző munkahelyek pontban rögzítésre kerültek-e a rendszeres jövedelmek. Ha nem, akkor figyelmeztető üzenetet küld a program:
Felhívjuk figyelmüket, hogy e figyelmeztető üzenetek bármelyikének megjelenése esetén a helyes EB ellátás megállapítása érdekében pótolják a hiányos alapadat rögzítést!
Dolgozó másolása másik cégbe – munkahely típus választási lehetőség biztosítása
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Korábbi verzióinkban a Dolgozó másolása egyik cégből a másikba Kulcs-Bér programon belül funkció futtatása után az eredeti cégben kezelt és számfejtett jogviszony (valamint az eredeti cégben a Dolgozó adatai/Munkaügyi alapadatok/Előző munkahelyek pontban „Jelenlegi” típusú munkahelyként már megjelenített jogviszony is) abban a cégben, ahová az adatok másolásra kerülnek, kizárólag „Normál” típusúként kerültek átvételre. Bizonyos esetekben ez helyes, ám jogutódlás miatt másolásra kerülő dolgozói adatok esetében a munkahely típust az eredeti állapotban kell átvenni.
Az igény megoldása érdekében a dolgozó másolás szűrőablakán választási lehetőségeket biztosítunk arra nézve, hogy a másolandó jogviszony(ok) jelenlegi típusú jogviszony előzményei az Előző munkahelyek pontból a másolás után a Jelenlegi munkahely vagy Normál típussal kerüljenek megjelenítésre az Előző munkahelyek pontban.
Kulcs-Bér Standard – utalási lista gyűjtésének biztosítása hóközi számfejtéssel kapcsolatosan
Kulcs-Bér Standard verzióban elérhető funkció
Jelen verziónktól kezdődően Kulcs-Bér Standard verziónkban is biztosítjuk az utalási lista gyűjthetőségét hóközi számfejtéssel kapcsolatosan.
Kulcs-Beosztás – QR-kódos belépés munkahely megadás nélkül
Ha a munkavállaló olyan ellenőrzőponton lép be, amelyhez nincs rendelve munkahely, a program a belépések jelenlétbe való áttöltésénél a munkavállaló elsődleges munkahelyét állítja be a jelenlét műszakjához.
E-mail cím makrók alkalmazása a szerződéssablonokban
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Jelen verziónktól kezdve a szerződéssablonokban biztosítjuk a cég (Beállítások/Cég adatok) és a dolgozó (Személyi alapadatok/Elérhetőségek) e-mail címének makró általi beillesztését.
Új jelölőnégyzetsor az Adószámítási adatok és kedvezmények pontban
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Új havi jelölőnégyzetsort biztosítunk a Dolgozó adatai/Jogviszonyok/Bérügyi adatok/Adószámítási adatok és kedvezmények pontban „Nem terheli bejelentési kötelezettség a megbízási jogviszonyban foglalkoztatott vonatkozásában” megnevezéssel az Art.1. számú melléklet 11. pont szerinti, bejelentési kötelezettséget nem eredményező megbízási jogviszonyok további pontos nyilvántartása érdekében.
Az új jelölőnégyzetsort a Felhasználónak kell megbízási jogviszony esetében manuálisan kezelnie, és a jelölőnégyzetsor alapértelmezetten bejelöletlen állapotú.
Amennyiben az adott hónapban biztosítási jogviszonyt keletkeztető eseti megbízási jogviszony(ok) kerültek rögzítésre, és azok alapján biztosítási kötelezettséget eredményező jövedelem került elszámolásra, és a megbízott magánszemély nem tud a megbízási jogviszonnyal egyidejűleg fennálló egyéb biztosítási jogviszony fennállásáról igazolást benyújtani a megbízó részére, úgy a Felhasználónak az adott hónap „Nem terheli bejelentési kötelezettség a megbízási jogviszonyban foglalkoztatott vonatkozásában” jelölőnégyzetét bejelöltté kell tennie.
Fontos!
Ha az adott hónapra vonatkozó új jelölőnégyzet bejelölt állapotú, és az adott hónapban elszámolásra került biztosítási jogviszonyt eredményező, csak az adott naptári hónapra, vagy annak egy részére létesített eseti megbízási jogviszony alapján jövedelem, akkor ez a bejelölt állapot átvételre kerül a 2208M-08 lapjára, ilyen esetben ez az eseti megbízási jogviszony nem kerül gyűjtésre a T1041 jelentésre.
Az adott hónapra vonatkozó új jelölőnégyzet állapotát a Felhasználó manuálisan mindaddig szerkesztheti, amíg az adott hónap a jogviszonyra vonatkozóan lezárásra nem kerül.Ha az adott hónapra vonatkozó új jelölőnégyzet bejelölt állapotú, akkor ezt a bejelölt állapotot csak akkor kerül átvételre a 2208M-08 lapjára, ha az adott hónapban fennálló jogviszonyban az aktuális foglalkozási viszony 41. NYENYI kódú biztosítási jogviszony és a Jövedelmek törzscsoport beállító felületén a „Bizt.köt.alá tartozó” jelölőnégyzet bejelölt állapotú.
Jogszabályi háttér:
Art. 1. melléklet 11. pontja alapján: „Nem terheli a 3. pont szerinti bejelentési kötelezettség azt a kifizetőt, aki (amely) természetes személynek alkalomszerűen teljesít megbízási jogviszony keretében adó- vagy társadalombiztosítási jogviszonyt eredményező kifizetést, feltéve, hogy a természetes személy a kifizetéskor igazolja, hogy e megbízási jogviszonyával egyidejűleg a Tbj. 6. §-ában meghatározott más jogviszonya, jogállása alapján rá a társadalombiztosítási jogviszony kiterjed.” Ez a rendelkezés 2019. december 28-tól hatályos.
Fontos kihangsúlyozni, hogy az idézett jogszabályi hely az alkalomszerű, azaz eseti megbízási jogviszonyokra vonatkozik!
A 2208M-08 és 2208M-12 lapok változásai
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
A 2208M-08 és 2208M-12 lapok változásai átvezetésre kerültek a Kulcs-Bér 2208 bevallás gyűjtésén.
A módosítások a következők:
2208M-08 lap:
Új jelölőnégyzettel bővült a 2208M-08 lapja „Jelölje, ha az Art. 1. melléklet 11. pont szerint nem terheli bejelentési kötelezettség a megbízási jogviszonyban foglalkoztatott természetes személy vonatkozásában” megnevezéssel.
A „Jelölje, ha az Art. 1. melléklet 11. pont szerint nem terheli bejelentési kötelezettség a megbízási jogviszonyban foglalkoztatott természetes személy vonatkozásában” mezőt abban az esetben kell kitölteni, ha a kifizető a természetes személynek alkalomszerűen teljesít megbízási jogviszony keretében adó- vagy társadalombiztosítási jogviszonyt eredményező kifizetést, feltéve, hogy a természetes személy a kifizetéskor igazolja, hogy e megbízási jogviszonyával egyidejűleg a Tbj. 6. §-ában meghatározott más jogviszonya, jogállása alapján rá a társadalombiztosítási jogviszony kiterjed.
Példák
munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban foglalkoztatott természetes személyek részére adott juttatások bevallására, különös tekintettel a 2208M-08 lapon szereplő, a jogviszonyra irányuló jelölések helyes alkalmazására:
1. A foglalkoztató a nem nyugdíjas természetes személlyel szellemi tevékenység végzésére megbízási szerződést kötött, amelyben a tevékenység időtartamát 2022. augusztus 1-től 5-ig terjedő időszakban állapították meg. A díjazás kifizetésére a tevékenység befejezését követő napon kerül sor, annak összege 40 000 Ft. A foglalkoztatott egyéb, biztosítási kötelezettséggel járó jogviszonyban nem áll, az adott foglalkoztatónál pedig ez az első megbízási jogviszonya.
A természetes személy biztosítási kötelezettségének elbírálására a díjazás kifizetésekor kerülhet sor. A személy biztosítottá válik, mivel az egy napra jutó díjazás összege meghaladja a minimálbér 30%-nak harmincad részét (2022-ben napi 2 000 Ft). A biztosítási kötelezettség megállapítását követően (legkésőbb a kifizetést követő napon) ’T1041-es bejelentő lapon a biztosítotti bejelentést meg kell tenni. Továbbá a kifizetés hónapjáról benyújtandó járulékbevallásban a 2208M lapokból a 04, 05, 08 és a 09- 02-es lapokon kell szerepeltetni az adó-és járulékkötelezettséget, valamint a jogviszony adatokat. Az M-08 lapon a jogviszony adatok jelölését az alábbi példa szemlélteti.
2. A foglalkoztató a nem nyugdíjas természetes személyt első ízben bízza meg, hogy 2022. augusztus 18. és 19. napokon előadást tartson, melynek ellenértéke előadásonként 30 000 Ft. A természetes személynek egyidejűleg van más foglalkoztatónál biztosítási kötelezettséggel járó jogviszonya, de e jogviszonyában is biztosítottá válik, így az első példában ismertetett szabályok alkalmazandók, azzal a kivétellel, hogy ’T1041 jelű biztosítotti bejelentést teljesíteni nem kell245. Olyan esetben, ha a kifizető a természetes személynek alkalomszerűen teljesít megbízási jogviszony keretében adó- vagy társadalombiztosítási jogviszonyt eredményező kifizetést, és a természetes személy a kifizetéskor igazolja, hogy e megbízási jogviszonyával egyidejűleg van más a Tbj.6. §- ában meghatározott biztosítotti jogállása, a megbízási jogviszonyról biztosítotti bejelentést nem kell benyújtani. Az erre vonatkozó jelölő négyzetben azonban e körülményt a példa szerint jelölni szükséges.
3. A foglalkoztató a nem nyugdíjas természetes személlyel informatikai rendelkezésre állásra megbízási keretszerződést kötött. A szerződésben rögzített időtartam 2022. július 1-től 2023. június 30-ig tart. A rendelkezésre állás havi ellenértéke 30 000 Ft. A 2022. július havi rendelkezésre állás díját 2022. július hónap utolsó napján kifizették. A díjazás havi összege nem éri el a minimálbér 30%-át, így a személy e jogviszonyában nem vált biztosítottá, ezért ’T1041 jelű bejelentőlapot benyújtani nem kell. Július havi járulékbevallásban a 2208M-04, 05 és 08 lapokon kell adatot szerepeltetni, a jogviszonyadatoknál figyelemmel kell lenni annak jelölésére is, hogy a személy nem vált biztosítottá. A jelölést az alábbi példa szemlélteti.
4. A természetes személy a 3. pont szerinti meglévő keretszerződése mellett ugyanazzal a foglalkoztatóval 2022. augusztus 1-től eseti programozási feladatokra még egy szerződést (a foglalkoztatónál ez a 2. szerződése) létesített. A díjazása teljesítésenként 25 000 Ft. Augusztusban a második szerződésben foglaltak alapján 2 esetben került sor munkavégzésre, illetve teljesítésre, amelyért 50 000 Ft juttatást kapott. Augusztusban mindkét szerződésre volt teljesítés és kifizetés (25 000 + 25 000 + 30 000) melyek külön-külön nem, de együttesen biztosítottságot jelentenek. Ennek alapja az, hogy a biztosítási kötelezettség elbírálásánál az ugyanannál a foglalkoztatónál a naptári hónapban elért járulékalapot képező jövedelmeket össze kell számítani.246 (Ebből következően a ’T1041-es biztosítotti bejelentést 2022. augusztus 01-től 31-ig terjedő időszakra meg kell tenni.) Az augusztus havi bevallásban a 2208M-04, 05 lapon túl, az M08 lapból kettőt kell kiállítani (szerződésenként-jogviszonyonként), melyen a „Jelölje, ha olyan természetes személy adatát közli, aki a Tbj. szerint nem minősül biztosítottnak” jelölő négyzet egyik jogviszonyban sem jelölhető. Továbbá a 2208M 09-02 lapból szintén kettőt kell kiállítani, és azokon az egyes jogviszonyokban kifizetett díjazás után a járulékfizetési kötelezettséget úgy kell levezetni, mintha jogviszonyonként is teljesülne az a feltétel, hogy a természetes személy biztosítottá vált (első jogviszonyban a járulékalap 30 000 Ft, a második jogviszonyban 50 000 Ft).
Jogszabályi háttér:
Art. 1. melléklet 11. pontja alapján: „Nem terheli a 3. pont szerinti bejelentési kötelezettség azt a kifizetőt, aki (amely) természetes személynek alkalomszerűen teljesít megbízási jogviszony keretében adó- vagy társadalombiztosítási jogviszonyt eredményező kifizetést, feltéve, hogy a természetes személy a kifizetéskor igazolja, hogy e megbízási jogviszonyával egyidejűleg a Tbj. 6. §-ában meghatározott más jogviszonya, jogállása alapján rá a társadalombiztosítási jogviszony kiterjed.” Ez a rendelkezés 2019. december 28-tól hatályos.
Fontos kihangsúlyozni, hogy az idézett jogszabályi hely az alkalomszerű, azaz eseti megbízási jogviszonyokra vonatkozik!
2208M-12 lap
A h) oszlopban jelölni kell, ha az EFO jogviszony 2022.07.01-e előtt keletkezett, így tudnak majd ellenőrizni a napi közteher összegére. Tehát, ha a 2022.07.01-e előtti „régi” közterhet gyűjtjük (a b) oszlopbeli kezdő dátum 2022.07.01-e előtti), akkor jelölni kell a h) oszlopmezőt.
Adó adatlap – SZOCHO tájékoztató adatok 286.sor gyűjtése
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Korábbi 2022.évi verzióinkban a főfoglalkozású egyéni és főfoglalkozású társas vállalkozók jövedelem alapú szocho alapján kívül a nem jövedelem alapú minimum szocho alapot is felgyűjtöttük az adatlap 286. sorára. A 286.sor helyes adatgyűjtése érdekében jelen verziónkban már csak a szocho alap számításánál figyelembe vett jövedelmek kerülnek gyűjtésre a 286. sorra. Kérjük, a korábbi verzióikkal felgyűjtött főfoglalkozású egyéni és főfoglalkozású társas vállalkozók részére készült adó adatlapok 286. sorának adatát ellenőrizzék, és szükség esetén adjanak ki módosított adó adatlapot.
Béren kívüli juttatások lista – hibás megjelenítés
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Korábbi 2022.évi verzióinkban a Nyomtatványok/Béren kívüli juttatások/Béren kívüli juttatások listája pontban hibás összegben került megjelenítésre az „Egyedi kedvezményes alzseb határ” oszlop adata. Ez a hiba csak megjelenítésbeli volt, számszaki problémát nem okozott. A hibát javítottuk.
Hóközben számfejtett kifutó letiltás nem került be a kilépő számfejtésbe
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Korábbi verziónkban a hóközben számfejtett kifutó letiltás nem került be a kilépő számfejtésbe.
A hiba az alábbi három feltétel együttes teljesülése eseténvolt tapasztalható:
- a kilépő számfejtés hónapjában volt hóközi számfejtés, amelyben „kifutott” a letiltás,
- a letiltás „Számf.sorszáma”: Hóvégi/heti volt,
- az összegző számfejtés kilépő típusú volt.
A hibát jelen verziónkban javítottuk.
A foglalkoztatói igazoláson a szerződés szerinti jövedelem felgyűjtése havibéres esetében nem volt megfelelő
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
A foglalkoztatói igazoláson a szerződés szerinti jövedelem felgyűjtése havibéres esetében nem volt megfelelő. A hibát javítottuk.
NYENYI – hibás gyűjtés hét közbeni munkaszüneti napot tartalmazó hónapban havibéres esetében a NYENYI/BIKE lapon
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Hibás osztószám alapján került gyűjtésre a járulékalap rendes munkarend szerint munkanapra eső munkaszüneti napot tartalmazó naptári hónapban törthavi adatgyűjtéskor havibéres esetén. A hibát jelen verziónkban javítottuk.
Többes anyasági ellátás (CSED, GYED stb.), munkavégzés melletti GYED megjelenítése a Jelenlét jogcímes listán
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Korábbi verzióinkban egyidejűleg folyósított többes EB ellátások esetén az EB ellátási napok száma dupla értékben került megjelenítésre a listán.
Jelen verziónktól kezdődően a probléma kiküszöbölése érdekében a következő módosításra került sor a jelenlét jogcímes listán:
A lista szűrőablakán új jelölőnégyzetet biztosítunk „Anyasági ellátások megjelenítése” megnevezéssel.
Az új jelölőnégyzet alapértelmezetten bejelöletlen állapotú.
Amennyiben az új jelölőnégyzet bejelöletlen állapotú, abban az esetben a jelenlét jogcímes listára csak a Dolgozó adatai/Jogviszonyok/Jelenlét adatok képernyő jelenlét táblázatának felső részében jelölt jelenlétek kerülnek gyűjtésre:
Amennyiben az új jelölőnégyzet bejelölt állapotú, abban az esetben a jelenlét jogcímes listára a Dolgozó adatai/Jogviszonyok/Jelenlét adatok képernyő jelenlét táblázatának felső és alsó részében jelölt jelenlétek egyaránt gyűjtésre kerülnek. Ebben az esetben a jogviszonyos jelenlét tábla alsó részében jelölt jelenlétek és az azokhoz tartozó ellátások két új oszlopban – Napok száma (anyasági ell.) és Ellenérték (anyasági ell.) (Ft) – kerülnek megjelenítésre a listán:
Egyidejűleg folyósított többes anyasági ellátások esetén hiányos volt a gyűjtés a 2008M-08 lapra
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Korábbi verzióinkban egyidejűleg folyósított CSED és GYED esetén hiányos volt a gyűjtés a 2008M-08 lapra. A hiányos gyűjtést javítottuk, jelenleg ilyen esetben a gyűjtésbeli hiányosság már nem tapasztalható. Egyidejűleg folyósított többes anyasági ellátások esetében mindegyik anyasági ellátás gyűjtésre kerül a 2208M-08 lap 526-538. soraira:
Órabéres és teljesítménybéresek részére elszámolt munkaszüneti napra eső távolléti díjhoz nem került megjelenítésre óraszám a kapcsolódó nyomtatványokon
Kulcs-Bér Light, Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció
Órabéres és teljesítménybéresek részére elszámolt munkaszüneti napra eső távolléti díj esetében a távolléti díj összege rendben gyűjtésre került a kapcsolódó nyomtatványokon, az ahhoz tartozó óraszám azonban nem került megjelenítésre. A hiányos gyűjtés jelen verziónkban már nem tapasztalható, az az alábbi kapcsolódó nyomtatványokon helyesen kerül megjelenítésre:
-bérjegyzék
-bérkarton
-összevont bérkarton
-általános bérösszesítő
-analitikus bérösszesítő
-tételes analitika
-analitikus lekérdezés
Megjelenési dátum: 2015. október 29.
A frissítő verzió telepítése előtt mindenképpen készítsenek adatbázismentést!
Megjelenési dátum: 2016. március 24.
A frissítő verzió telepítése előtt mindenképpen készítsenek adatbázismentést!
A főkönyvi felosztó segítségével Ön már a jogviszony és jelenléti adatok rögzítése során lehetőséget kap arra, hogy a dolgozók jövedelmét tetszőlegesen felossza másodlagos főkönyvi számra, részlegszámra, vagy munkaszámra. Az egyes könyvelési dimenziókra vonatkozó bontások párhuzamos alkalmazására is lehetőséget biztosít a program.
A Kulcs-Beosztás beosztástervező webes alkalmazás a Kulcs-Bér program kiegészítő modulja, amelyet a Kulcs-Bér programmal összekapcsolva, integráltan is lehet alkalmazni.
A Kulcs-Beosztás alkalmazás segítségével az operátor jogosultsággal rendelkező felhasználó tetszőleges számú szervezeti egység beosztását és műszakonkénti emberi erőforrás igényét tudja megtervezni tetszőleges időszakra. A beosztástervezés során a program lehetőséget biztosít a munkajogi szabályok és a munkavállalói igények figyelembevételére.
Szervezeti egységenként munkaidő sablon, illetve munkavállalónként beosztás sablon vagy munkarend definiálható, melyek segítségével minimalizálható a beosztás készítés manuális része. A dolgozók – igény szerint – e-mailben kapnak értesítést az elkészült beosztásról, melyet a program felületén történő elfogadással igazolnak vissza a beosztásért felelős vezető felé.
Hasonlóképpen, a munkavállaló a felületen tudja jelezni távollét igényét, és e-mailben értesül az elfogadásról vagy az elutasításról.
A munkavállalók regisztrálása nem feltétlenül szükséges, mert a beosztásokat az operátorok el tudják készíteni a munkavállalók közreműködése nélkül is.
Az alkalmazás lehetőséget biztosít az elkészült beosztás exportálására Excel fájlba, melyet kinyomtatva át lehet adni a munkavállalónak.
A program lehetőséget biztosít a jelenlét adatok kezelésére is. A jelenlét adtok lezárása után a programból jelenléti ív exportálható.
Integrált működés esetén a Kulcs-Beosztás programban nem lehetséges a munkahelyek, a munkakörök és a munkavállalók adatainak rögzítése, mert az adatok a felhasználó által indítható módon szinkronizálással kerülnek a Kulcs-Bér programbóla Kulcs-Beosztás programba. Az integrált működésnek köszönhetően az elkészült beosztások alapján, a fordított irányú szinkronizáció során a beosztásoknak megfelelő egyedi munkarendek, illetve a berögzített véglegesített jelenlét adatok letöltésre kerülnek a Kulcs-Bér programba.
Megfelelő beállítás mellett lehetséges olyan működés, amely esetén a Kulcs-Beosztás felhasználói integrált működés mellett is tudnak munkahelye(ke)t rendelni, módosítani a munkavállalókhoz. Ennek az opciónak akkor van jelentősége, ha a vállalkozás működésére jellemző, hogy egy munkavállaló egy hónapon belül különböző napokon, külnböző munkahelyre van beosztva.
Az alkalmazás része egy QR-kód alapú beléptető rendszer is. A programban használt munkahelyekhez több belépési pont is létrehozható. A munkavállalók mobiltelefon segítségével olvassák be a belépési ponthoz tartozó QR-kódot. Amennyiben a felhasználó rendelkezik a Kulcs-Beosztás Jelenlét moduljával, a belépés, illetve a kilépés időpontja között eltelt intervallum automatikusan megjelenik a jelenlét adatoknál.
A rendszer 4 modulból áll, melyek egymástól függetlenül is beszerezhetők és használhatók:
• Beosztások
• Távollétek
• Jelenlét
• Belépések
Az egyes modulok működésének leírását lásd az egyes funkciókról szóló fejezetekben.
A beosztástervezés és az integrált működés részletes leírása itt található.
