Magánnyugdíjpénztár számlaszámok

 

Nem megfelelő számlaszám jelenik meg a Magánnyugdíjpénztáraknál: A Törzskarbantartások / Közös törzsek / Magánnyugdíjpénztárnál kattintson az alapértelmezettek betöltésére. Válassza ki az összes magánnyugdíjpénztárt, majd alapértelmezések visszaállítása.


Számlatükör

A programban elkészíthető a bérköltségek kontírozása és ezen kontírozott tételeket át is tudjuk adni a Kulcs-Könyvelés program, vagy egyéb külsős fejlesztésű könyvelő program számára.

Ehhez szükséges, hogy megfelelő számlatükör kerüljön rögzítésre a programban, amely tartalmazza azokat a főkönyvi számokat, amelyekre a tételeket kontírozni szeretnénk.

A program tartalmaz egy alapértelmezett számlatükröt, de ezt tetszőlegesen bővíthetjük, vagy lecserélhetjük.

- Új felvitel

Az új felvitel gombra kattintva megjelenik a rögzítő felület:

Új számlatükör rögzítése

Meg kell adnunk a főkönyvi számot és a megnevezést.

Amennyiben a programban kezelt cég főkönyvi feladás készítése során költséghelyes bontást szeretne alkalmazni, akkor ennek megoldására a munkaszámok, részegszámok és másodlagos főkönyvi számok állnak rendelkezésére. A három dimenzióra bontható feladás egyik eleme a másodlagos főkönyvi szám.

Ahhoz, hogy a feladás másodlagos főkönyvi számokra bontását meg tudjuk oldani, itt a számlatükörben fel kell venni azokat a másodlagos főkönyvi számokat, amikre bontani szeretnénk.

- Módosít

A módosít gombbal a már meglévő főkönyvi szám adatait tudjuk módosítani, ezt a gombot kiválthatjuk azzal is, ha a listában kettőt kattintunk a módosítani kívánt főkönyvi számra.

- Töröl

Ezzel a gombbal tudjuk törölni azt a főkönyvi számot, amit már nem szeretnénk használni. A főkönyvi szám csak akkor törölhető, ha nincs beállítva egyetlen dolgozóhoz és egyetlen feladási szabályhoz sem.

- Nyomtatás

Ezzel a gombbal nyomtatni tudjuk a főkönyvi számok listáját.

- Export

Segítségével excel illetve html formátumba tudjuk exportálni a főkönyvi számok listáját.

- Bezár

A Bezár gomb megnyomásával a program kilép a törzskarbantartás menüből.

- Számlatükör importálása

Amennyiben a cég által használt könyvelő programból ki lehet nyerni a számlatükröt excel formátumban, akkor ez beolvasható a bérprogramba, így nem kell kézzel rögzíteni az esetlegesen hiányzó főkönyvi számokat. A számlatükröt importálni tudjuk más Kulcs-Bérben kezelt cégből vagy a Kulcs-Főkönyv programból is.

Az importálás indításával felugrik egy felület, amelyen meg tudjuk adni, hogy milyen forrásból szeretnénk importálni az adatokat:

Számlatükör import_1
A Tovább gombra kattintva betöltésre kerül az importálni kívánt számlatükör. Ebben a listában a betöltés során alapértelmezetten az összes főkönyvi szám kijelölésre kerül, de ezek a jelölések módosíthatók a felületen, így tételenként meg tudjuk határozni, mely főkönyvi számok kerüljenek átelemelésre a bérprogramba.

Az Importálás gombra kattintva a számlatükör beemelése megtörténik.

- Átvétel másik cégből

Ennek segítségével át tudjuk venni a főkönyvi számokat egy másik cégből, ahol ezek már beállításra kerültek.
A gomb megnyomásakor felugrik a cégválasztó ablak, ahol ki kell választani, melyik cég főkönyvi számait szeretnénk másolni. Ezt követően a program átmásolja ezeket.

- Hiányzó törzsadatok másolása

Amennyiben használjuk a programot, beállítottunk főkönyvi számokat a feladási szabályokhoz, majd idő közben bővítésre kerül a könyvelés által a bérköltségek könyvelésére alkalmazott főkönyvi számok köre, akkor ezeket az új főkönyvi számokat fel kell vennünk a bérprogramba is, hiszen csak akkor tudjuk a feladási szabályok módosításánál kiválasztani őket.

Ezt a feladatot megoldhatjuk kézzel, de ha nem szeretnénk vele túl sok időt tölteni, akkor importálni is tudjuk. Erre azonban a számlatükör importálása lehetőség már nem lesz megfelelő, mert ez teljes egészében felülírja a rögzített számlatükröt. A felülírás azonban csak akkor tud működni, ha még nincs használatban az adott főkönyvi szám. Ebben a példában már használatban vannak főkönyvi számok, tehát a program nem fogja felülírni a számlatükröt.

Ekkor kell alkalmazni a hiányzó törzsadatok másolása menüpontot. Ekkor a program összehasonlítja a meglévő és az importálni kívánt számlatükröt és bemásolja azokat a
főkönyvi számokat, amik az importállományban megtalálhatók, de a rögzített számlatükörből hiányoznak.

- Alapértelmezések betöltése

Ez a gomb inaktív. A menüpontok gombsorának azonossága miatt látható a gomb, de a cégfüggő törzsek egyikében sem elérhető az alapértelmezés visszatöltése gomb.


Főkönyvi listák főkönyvi felosztó használata esetén

Az elkészített órafelosztásokról különböző nyomtatványokat tudunk lekérdezni, a főkönyvi feladás ellenőrzésének megkönnyítéséhez, valamint a szükséges kimutatások kinyeréséhez az „Adatszolgáltatás/ Főkönyvi listák” menüpontban.


Főkönyvi felosztó lista bővítése munkavállalói járulékok, adó és céges közterhek felosztásával

A főkönyvi órafelosztás használata esetén arra is lehetőséget biztosítunk, hogy a munkavállaló jövedelmeinek részlegszám, munkaszám, másodlagos főkönyvi számra történő megosztásán kívül, a járulékokra, adóra és cégterhekre is történjen felosztás.


Főkönyvi feladás főkönyvi felosztó használatával

A főkönyvi felosztó segítségével Ön már a jogviszony és jelenléti adatok rögzítése során lehetőséget kap arra, hogy a dolgozók jövedelmét tetszőlegesen felossza másodlagos főkönyvi számra, részlegszámra, vagy munkaszámra. Az egyes könyvelési dimenziókra vonatkozó bontások párhuzamos alkalmazására is lehetőséget biztosít a program.


Főkönyvi felosztás importálása

Programunk importálási lehetősége a főkönyvi órafelosztáshoz a részlegszámok, munkaszámok, másodlagos főkönyvi számok excel fájlból történő importálását biztosítja.


Főkönyvi órafelosztó

A főkönyvi feladás célja, hogy a bérprogramban a számfejtés eredményeként keletkező bérköltség adatokat át tudjuk adni a könyvelő program felé.

A Kulcs-Bér program biztosítja ezt a lehetőséget a saját fejlesztésű Kulcs-Főkönyv program, de egyéb, más által fejlesztett könyvelőprogram esetén is. Ezen programok listája elérhető a Karbantartás/Főkönyvi feladás/Adatátadás más rendszerek felé menüpontban.

A főkönyvi feladás beállításainak megadására a Beállítások/Főkönyvi feladás menüpontban van lehetőség.

Annak függvényében, hogy milyen részletességgel szeretnénk a bérköltségeket könyvelni, lehetőségünk van a szabályok szerinti vagy az órafelosztó szerinti feladás elkészítésére.

A szabályok szerinti feladás készítése abban az esetben javasolt, ha nincs szükség nagy részletességgel készíteni a bérköltség feladást, amennyiben költséghelyes könyvelést vezetünk, ajánlatosabb az órafelosztó használata.
Szabályok alapján történő feladás készítésénél annyi szabályt kell létrehozni, amilyen részletesen szeretnénk a feladást elkészíteni, pl. ha szervezeti egységekre szeretnénk megállapítani a költségeket, akkor a törzsbérből, egyéb jövedelemből, a munkavállalói járulékokból, közterhekből annyi szabályt kell felvenni, ahány szervezeti egység működik a cégben.

Órafelosztó használata esetén minden kategóriából elegendő egy szabályt felvinni, a program a dolgozóknál megadott részlegszám, munkaszám, másodlagos főkönyvi szám alapján automatikusan elvégzi a bontást.
Az órafelosztó gyakorlatilag azt a célt szolgálja, hogy ne kelljen rengeteg szabályt felvenni a bérköltségek bontásához.

Az órafelosztó alapértelmezetten a dolgozókhoz beállított részlegszám, munkaszám, másodlagos főkönyvi szám alapján megbontja az adott hónapban számfejtett alapbér összegét.

Törzsadatok beállítása

  • Számlatükör

Függetlenül attól, hogy szabályok szerinti vagy órafelosztós könyvelést szeretnénk végezni, a főkönyvi feladás beállításának első lépése a megfelelő számlatükör kialakítása.

A számlatükör kialakításáról a következő bejegyzésben olvashatnak részletesebben: Számlatükör

  • Részlegszám, munkaszám, másodlagos főkönyvi szám

Annak függvényében, hogy mely dimenziókat szeretnék igénybe venni a felosztás során, fel kell tölteni a Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsek menüben a Munkaszám, Részlegszám és/vagy Másodlagos főkönyvi szám adatokat.

Ezekről az alábbi bejegyzésekben olvashatnak részletesen: Részlegszám, Munkaszám, Másodlagos főkönyvi szám (a másodlagos főkönyvi számokat a számlatükör tartalmazza)

Dolgozói beállítások

A munkaszámok, részlegszámok és másodlagos főkönyvi számok több módon is rögzíthetők a dolgozókhoz:

- Manuális rögzítés a jogviszony alapadatoknál:

Főkönyvi felosztás rögzítése_Jogviszony alapadatok

A Munkaszám, Részlegszám, Másodlagos főkönyvi szám soron akkor kell adatot rögzíteni, ha ez az adat jellemzően nem változik adott hónapon belül.

Az alapértelmezett havi felosztás mezőben manuálisan lehet rögzíteni a felosztás adatait százalékos megosztásban. Ezt jellemzően akkor érdemes használni, ha egy hónapon belül, több soron kell megosztást alkalmazni és ezeket százalékos formában szeretnénk megadni (nem jelenlét adathoz vagy jövedelem jogcímhez köthető a megosztás).

A Munkaszám, Részlegszám és Másodlagos főkönyvi szám sorra importálással is be lehet olvasni az adatokat.

Erről az alábbi bejegyzésben olvashatnak: Főkönyvi felosztás importálása

- Manuális rögzítés a jelenlét adatoknál

Amennyiben a felosztást a jelenlét adatokhoz kötően kell elvégezni (óraszámban meghatározható az egyes munkafolyamatokon töltött idő, napi bontásban), akkor a dolgozó adatlapján a jelenlét adatos táblázatban a Főkönyvi felosztás nézetet kell választani:

Főkönyvi órafelosztó_jelenlét adatoknál

Itt az új felvitelre kattintva lehet felvenni az elszámolásban szereplő részlegszámokat, munkaszámokat és másodlagos főkönyvi  számokat.

Természetesen arra is lehetőség van, hogy ezeket az adatokat ne manuálisan rögzítsük a dolgozókhoz, hanem importálással olvassuk be.

A funkcióról az alábbi bejegyzésben olvashatnak részletesebben: Jelenlét adatok főkönyvi felosztásának importálása

- Manuális rögzítés a főkönyvi felosztás menüben

A dolgozó adatlapján a főkönyvi felosztás menüben is meg tudjuk adni a bontást.

A menüpont a számfejtést követően vehető használatba, ekkor le kell futtatni a gyűjtést:

Főkönyvi felosztás

 

(A gyűjtést a dolgozó adatlapján is meg lehet tenni, de az Elszámolás menüben csoportos gyűjtési lehetőség is elérhető.)

Ezen a felületen akkor érdemes felosztást rögzíteni, ha a jövedelem jogcímekhez kapcsolódóan szeretnék megbontást alkalmazni.

Ha a törzsbér vonatkozásában beállítjuk a felosztást, akkor a Törzsbér felosztás másolása az összes többi egyéb jövedelemhez gomb megnyomásával a törzsbérhez megadott bontás automatikusan átmásolásra kerül a számfejtésben szereplő összes többi egyéb jövedelemhez is.

A gyűjtés futtatását követően a főkönyvi adatátadás elvégezhető.

Ellenőrző listák

Az Adatszolgáltatás/Főkönyvi listák menüpontból két listát tudunk lekérni a főkönyvi felosztáshoz kapcsolódóan:

  • Főkönyvi felosztás

Főkönyvi lista_szűrőablak

 

A menüpont indításával megjelenik a szűrőablak, itt meg tudjuk határozni, hogy milyen adattartalommal szeretnénk lekérni a listát.

  • Főkönyvi felosztás ellenőrző

Ez a lista abban nyújt segítséget, ha a felosztás valamilyen hibát tartalmaz, akkor az itt megjelenítésre kerül, így könnyen javítható.


Kulcs-Bér Verziótájékoztató – 2018. december (v2365)

Megjelenési dátum: 2018. december 10.

A frissítő verzió telepítése előtt mindenképpen készítsenek adatbázismentést!

FIGYELEM! A frissítő verziót mindenképp telepíteni kell a 2019-es év megnyitása előtt!

Újdonságok, fejlesztések

SZÉP kártya számlaszámok kezelése

Az adatátadó rendszer használata

Az adatátadás lehetősége megkönnyíti adataink folyamatos feldolgozását. Úgy alakítottuk ki működését, hogy ezzel meggyorsítsuk a könyvelési munkát, de bizonyos paraméterezéseket és előkészítő munkálatokat el kell végeznünk. A Kulcs-Bér program telepítésével gépünkre kerülő Adatátadó rendszer segítségével lehetőség van közvetlenül a Kulcs- Bér és a Kulcs-Könyvelés programok között egy helyi gépen, illetve két különálló gépen utólagosan – fáljból – elvégezni a feladást.
Fontos!
Csak a legfrissebb programverziók esetén biztosított az adatátadás zavartalan működése.

A fájlos feladás estében lehetőséget biztosítunk több – nemcsak a Kulcs-Könyvelés – főkönyvi programba történő adatátadásra is.


Főkönyvi feladás beállítása

A főkönyvi feladás célja, hogy a bérprogramban a számfejtés eredményeként keletkező bérköltség adatokat át tudjuk adni a könyvelő program felé.

A Kulcs-Bér program biztosítja ezt a lehetőséget a saját fejlesztésű Kulcs-Főkönyv program, de egyéb, más által fejlesztett könyvelőprogram esetén is. Ezen programok listája elérhető a Karbantartás/Főkönyvi feladás/Adatátadás más rendszerek felé menüpontban.

A főkönyvi feladás beállításainak megadására a Beállítások/Főkönyvi feladás menüpontban van lehetőség.

Annak függvényében, hogy milyen részletességgel szeretnénk a bérköltségeket könyvelni, lehetőségünk van a szabályok szerinti vagy az órafelosztó szerinti feladás elkészítésére.

A szabályok szerinti feladás készítése abban az esetben javasolt, ha nincs szükség nagy részletességgel készíteni a bérköltség feladást, amennyiben költséghelyes könyvelést vezetünk, ajánlatosabb az órafelosztó használata.
Szabályok alapján történő feladás készítésénél annyi szabályt kell létrehozni, amilyen részletesen szeretnénk a feladást elkészíteni, pl. ha szervezeti egységekre szeretnénk megállapítani a költségeket, akkor a törzsbérből, egyéb jövedelemből, a munkavállalói járulékokból, közterhekből annyi szabályt kell felvenni, ahány szervezeti egység működik a cégben.

Órafelosztó használata esetén minden kategóriából elegendő egy szabályt felvinni, a program a dolgozóknál megadott részlegszám, munkaszám, másodlagos főkönyvi szám alapján automatikusan elvégzi a bontást.
Az órafelosztó gyakorlatilag azt a célt szolgálja, hogy ne kelljen rengeteg szabályt felvenni a bérköltségek bontásához.

Az órafelosztó alapértelmezetten a dolgozókhoz beállított részlegszám, munkaszám, másodlagos főkönyvi szám alapján megbontja az adott hónapban számfejtett alapbér összegét.

Alapbeállítások

A Főkönyvi beállítás menüpontban azt tudjuk beállítani, hogy ez a megbontás ne csak a törzsbér, hanem az egyéb jövedelmek, a munkavállalói levonások, a közterhek, de akár a letiltások esetén is érvényesüljön.

Főkönyvi feladás beállítás

• Egyéb jövedelmek felosztása a törzsbér arányában: ezen opció jelöltsége esetén a dolgozóhoz az egyéb jövedelmek ablakban megjelenő összes egyéb jövedelemre érvényesül a törzsbér esetén megadott bontási szabály
• Munkavállalói levonások felosztása a jövedelmek arányában: az opció jelölése esetén a program a dolgozóhoz megadott bontási szabálynak megfelelően bontja a dolgozókat a törvényi előírások alapján terhelő adókat és járulékokat
• Munkáltatói közterhek felosztása a jövedelmek arányában: az opció jelölése mellett a program a dolgozóknál megadott bontási szabályok alapján megbontja a munkáltatót terhelő közterheket is
• Levonások felosztási lehetősége: az opció jelölése mellett a program a dolgozókhoz beállított bontási szabályok alapján megbontja a dolgozókat terhelő letiltásokat is (végrehajtói határozat, bírósági ítélet alapján érvényesített letiltás, a dolgozó által vállalt önkéntes levonás)
• Jövedelmek egyedi felosztásának paraméterezési lehetősége: A dolgozókhoz berögzített egyéb jövedelmek esetén lehetőséget biztosítunk rá, hogy eltérést tudjunk beállítani a törzsbérnél alkalmazott megosztáshoz képest. Amennyiben a törzsbért bontjuk mindhárom dimenzióra (részlegszám, munkaszám, másodlagos főkönyvi szám), de pl. a betegszabadság esetén erre nincs szükség, azt csak részlegszámra szeretnénk bontani, akkor azt ebben a menüpontban be tudjuk állítani.

- Feladás típusok alapértelmezett főkönyvi számai

Ebben a menüpontban az egyes feladási kategóriákhoz tudunk alapértelmezett tartozik/követel főkönyvi számokat megadni. Így amikor az egyes kategóriában új szabályt veszünk fel, akkor ezekkel az alapértelmezett tartozik/követel főkönyvi számokkal feltölti a szabályt a program.
A menüpont kitöltése opcionális.

• Kerekítési különbözet – százalékos EHO: A programban lehetőséget biztosítunk rá, hogy a béren kívüli, illetve az egyes meghatározott juttatások számfejtése esetén a százalékos EHO összegében keletkező kerekítési különbözeteket külön főkönyvi számra tudják feladni. Amennyiben ezeket a tételeket nem szeretnék kezelni, akkor a Feladásban megjelenik jelölőnégyzetet hagyják jelöletlenül. Ebben az esetben ezek a kerekítési különbözetek nem kerülnek átadásra a könyvelő programba.
• Kerekítési különbözet – személyi jövedelemadó (kifizetőt terhelő): A programban lehetőséget biztosítunk rá, hogy a béren kívüli, illetve az egyes meghatározott juttatások számfejtése esetén a kifizetőt terhelő SZJA összegében keletkező kerekítési különbözeteket külön főkönyvi számra tudják feladni. Amennyiben ezeket a tételeket nem szeretnék kezelni, akkor a Feladásban megjelenik jelölőnégyzetet hagyják jelöletlenül. Ebben az esetben ezek a kerekítési különbözetek nem kerülnek átadásra a könyvelő programba.
• Természetbeni juttatások felgyűjtésének beállítása: Az opció jelöltsége esetén a következő havi kifizetésűre állított béren kívüli juttatásokat terhelő EHO és kifizetői SZJA összege a számfejtést követő hónapban kerül feladásra a főkönyv felé. Az opció jelöltségének hiányában azon hónap főkönyvi feladásában fognak szerepelni ezek a közterhek, amely hónapban a juttatások számfejtése történt.

- Munkavállalói járulékok, adók alapértelmezett főkönyvi számai

A feladási típusok alapértelmezett főkönyvi számaihoz hasonlóan a munkavállalói járulékok és adók esetén is megadhatók alapértelmezett főkönyvi számok, melyekkel a munkavállalói levonások kategóriában felvett szabályokat a program automatikusan feltölti.

- Közterhek alapértelmezett főkönyvi számai

Ebben a menüpontban alapértelmezett főkönyvi számokat tudunk megadni a munkáltató által fizetendő közterhek egyes elemeihez is.

- Főkönyvi feladás bizonylatformátuma

Itt meg tudjuk határozni, hogy a könyvelőprogram felé átadásra kerülő feladási file-ban a program milyen bizonylatformátumot hozzon létre:

Főkönyvi feladás beállítás_bizonylatformátum

 

Feladási szabályok beállítása

A főkönyvi feladás minden esetben a programban berögzített szabályokon alapul. A szabályokat 7 kategóriára csoportosítva tudjuk megadni.

Minden kategória tartalmaz egy alapértelmezett szabályt. Mielőtt azonban új szabályt hozunk létre, gondoskodnunk kell a programban kialakított számlatükör megfelelőségéről. A Törzskarbantartás/Cégfüggő törzsek menüpontban megtalálható a programban az alapértelmezett számlatükör. Ezt tetszés szerint módosíthatjuk, vagy teljes egészében lecserélhetjük excel import segítségével.

Az alapértelmezett szabályt nem szabad törölni. Ez egy gyűjtő szabály, minden a kategóriába tartozó összeg ezen a soron kerül gyűjtésre, amelyre nincs külön szabály létrehozva. Arra is figyelni kell, hogy az alapértelmezett sor mindig a szabálylista utolsó helyén szerepeljen. Ennek az az oka, hogy a főkönyvi feladás úgy működik, hogy a program a szabálylista legfelső sorától vizsgálj, hogy talál-e megfelelő szabályt az adott összeg tekintetében és az első olyan sorra elhelyezi, ami a feltételeknek megfelel. Ha az első soron egy alapértelmezett szabály található, amiben nincs kritérium megadva, akkor erre a sorra rögtön be is gyűjti az összeget, így hibás lesz a feladásunk. A szabályok kialakításánál így fokozott körültekintéssel kell eljárni, hogy ne hozzunk létre egymással átfedésben lévő szabályokat.

Az egyes kategóriák esetén a szabály beállító felülete nagyban megegyezik:

Főkönyvi feladás_szabály beállító felület

A felületen a + jellel tudunk új szabályt létrehozni, a – jellel tudunk szabályt törölni. A táblázat jobb oldalán található nyilakkal tudjuk a kategórián belül kialakítani a szabályok sorrendjét. Az előbbiekben vázoltak miatt a sorrend kialakítása befolyásolhatja feladásunkat.

pl.: Felveszünk három Törzsbérre vonatkozó szabályt, az egyikben az Iroda szervezeti egység, a másikban a Nem iroda szervezeti egység dolgozóinak törzsbérét szeretnénk gyűjteni, a harmadikban azokét, akik egyik szervezeti egységhez sem tartoznak. Ha a szabályokat úgy soroljuk be, hogy a harmadik szabály, melyben nem szűrünk szervezeti egységre kerül az első helyre, akkor ezen a soron fogja a hozni a feladás a cég összes dolgozójának törzsbérét. Ebben a szabályban nincs szűrési kritérium így a teljes törzsbér állomány megfelel neki, tehát ide begyűjt mindent:

Főkönyvi feladás_törzsbér szabály_helytelen

Ahhoz, hogy az általunk elvárt módon működjön a felgyűjtés azt kell tennünk, hogy a jobb oldali nyilak segítségével a harmadik, nem szűrt szabályt be kell rendezni az alapértelmezett szabály elé. Így a program először felgyűjti az Iroda szervezeti egységhez tartozó dolgozók törzsbérét, majd a Nem iroda szervezeti egység dolgozóiét, végül azokét, akik egyik szervezeti egységhez sem tartoznak:

Főkönyvi feladás_törzsbér szabály_helyes

Ez a gyűjtési elv igaz a főkönyvi feladás összes kategóriájára.

A szabályok létrehozására több megoldás áll a rendelkezésünkre. Az alapeset, hogy az egyes kategórián belül a + jelre kattintva hozzuk létre a szabályt. Amennyiben már van legalább egy ilyen módon felvett szabályunk, akkor az ablak bal alsó sarkában található Műveletek gombra kattintva, vagy a szabályon állva az egér jobb gombjára kattintva a következő lehetőségek közül választhatunk: új szabály a kijelölt szabályból, szabály másolása, szabály másolása főkönyvi szám nélkül.

Az új szabály a kijelölt alapján lehetőséggel az adott kategórián belül tudjuk sokszorozni a szabályt, a másolással lehetőségünk van más kategóriába is átmásolni a szabályt és beállításait.

Amennyiben több céget kezelünk a bérprogramban és ezeknek hasonló a főkönyvi feladása, akkor akár elég egy cégben megadni a beállításokat, ezeket utána a többi cégre is át tudjuk másolni az Átvétel másik cégből gomb segítségével.
A szabályokat elegendő egy alkalommal megadni, a számfejtést követően a hónap zárásával a szabályokat a program automatikusan átmásolja a következő hónapra.

Amennyiben a főkönyvi feladás összeállítása nem követi a számfejtések havi ciklusát, vagy elmarad egy hónap zárása és emiatt nem kerülnek automatikusan másolásra a szabályok, akkor az ablak alsó szekciójában található másolás funkció segítségével át tudjuk másolni a szabályokat a választott hónapra bármelyik korábbi hónapról. A másolás nem kategóriánként működik. Bármelyik kategória beállító felületéről indítva a másolást, az összes kategória szabályát átmásolja a kiválasztott hónapra.

A szabályok listája alatt található egy betekintő ablak, ahol a szabályban beállított kritériumok kerülnek listázásra:

Főkönyvi feladás_betekintő felület

Ez alól kivétel a dolgozó. A szabályokat egészen dolgozóra le tudjuk bontani. Ez esetben dolgozónként külön kell létrehozni a szabályt. Ez a beállítás nem a betekintő felületen jelenik meg, hanem a szabálylistában:

Főkönyvi feladás_dolgozó szűrés

Az új szabály létrehozásának első lépése, hogy meg kell adnunk a szabály nevét. A nevet érdemes úgy megadni, hogy utaljon rá, milyen kritériumok alapján alakítottuk ki, így ránézésre tudni fogjuk milyen összeget várunk ezen a szabály soron.

Főkönyvi feladás_új szabály létrehozása_1

A Tovább gombra kattintva, lehetőségünk van foglalkozási viszonyra vagy FEOR-ra szűrni a szabályt:

Főkönyvi feladás_új szabály létrehozása_2

Amennyiben foglalkozási viszonyra vagy FEOR szám szerint szeretné bontani a feladási tételt, ezen a felületen pipálással tudja megadni a szűrőfeltételt.
A Tovább gombra kattintva a telephelyekre és szervezeti egységekre állíthatunk be szűrést:

Főkönyvi feladás_új szabály létrehozása_3

A Tovább gomb megnyomását követően a dolgozók, illetve dolgozói jogviszony szűrést tudjuk megadni:

Főkönyvi feladás_új szabály létrehozása_4

A Tovább gombot követően az utolsó paraméterezési lépéshez jutunk:

Főkönyvi feladás_új szabály létrehozása_5

Itt tudjuk megadni, hogy az adott szabály szerint felgyűjtött összeg milyen tartozik/követel főkönyvi számra kerüljön.

A szabályok esetén lehetőségünk van megadni azt is, hogy magában a feladásban ne szerepeljen. Ehhez ki kell pipálnunk „A megadott szempontoknak megfelelő adatok nem szereplenek a főkönyvi feladásban” opciót.

Lehetőségünk van arra is, hogy a felgyűjtött összegeket százalékos arányban felosszuk részlegszámra, munkaszámra vagy másodlagos főkönyvi számra.

Amennyiben dolgozókra szűrve alakítjuk ki a szabályt, akkor a felosztás részén megjelenik a dolgozó adott havi teljesített óraszáma, így óraszámra, vagy százalékos megosztással is készíthető felosztás.
A Mentés gombra kattintva a program elmenti a kialakított szabályt.

Órafelosztós feladás készítése esetén az imént részletezett szabály beállítás egy további lépéssel egészül ki, ez pedig a részlegszámra, munkaszámra, másodlagos főkönyvi számra szűrés ablaka:

Főkönyvi feladás_új szabály létrehozása_6
A kategóriák:

• Törzsbér
Ebben a kategóriában a számfejtett törzsbér összegének felgyűjtésére tudunk szabályokat létrehozni.

• Egyéb jövedelem
Ebben a kategóriában az összes többi törzsbértől különböző bérelmere lehet szabályt létrehozni. Emiatt a szabály létrehozása kiegészül egy új beállítási felülettel:
Ezen a felületen tudjuk leválogatni, hogy az adott szabályba mely jövedelmeket gyűjtse fel a program.

• Munkavállalói járulék, adó
Az egyéb jövedelmekhez hasonlóan itt is plusz beállító felület tartozik a szabály paraméterezéshez.
Ezen a munkavállalók esetén jelentkező adók és járulékok kerülnek listázásra, az eddigiekhez hasonlóan pipálással tudjuk kiválogatni, melyek kerüljenek az adott szabályban gyűjtésre.

• Közteher
A munkáltatót terhelő közterhek vonatkozásában tudunk itt szabályokat kialakítani. A plusz beállító felületen a közterhek listájából tudjuk pipálással kiválogatni, mely tételeket szeretnénk felgyűjteni az adott szabályban.

• Levonás
Amennyiben a dolgozókat terhelő végrehajtói letiltások vagy egyéb vállalt levonásokat is szeretnénk tételesen átadni a főkönyvnek, ebben a menüpontban tudjuk létrehozni az ezekre vonatkozó feladási szabályokat.

• Magánszemélyhez nem köthető juttatások
Amennyiben a 08-as bevallás összeállító felületén elmentjük a magánszemélyhez nem köthető juttatások alapját és az ezeket terhelő adókat, akkor ezeket a tételeket fel tudjuk gyűjteni a főkönyvi feladásba is. Az erre vonatkozó szabályokat ebben a menüpontban tudjuk kialakítani.

• Rehabilitációs hozzájárulás
A program fel tudja gyűjteni a munkáltatót terhelő rehabilitációs hozzájárulás összegét az Adatszolgáltatások menüpontban. Ennek eredményét át tudjuk adni a főkönyvi feladásba, ha erre vonatkozóan kialakítjuk a szabályokat ebben a menüpontban.

A szabályok kialakítása során általánosságban alkalmazni kell azt az elvet, hogy ha nem szeretnénk külön szűrést alkalmazni, akkor az adott beállítási felületen ne pipáljunk semmit.

Pl: A cégben foglalkoztatunk teljes és részmunkaidős dolgozókat, de nem szeretnénk árjuk vonatkozóan külön szabályt létrehozni. Ebben az esetben a foglalkozási viszonyoknál ne kezdjük el kipipálni az összes teljes és részmunkaidős foglalkozási viszonyt, mert biztos ki fogunk felejteni valamit és csak nagyon nehezen tudjuk majd visszaellenőrizni, hogy melyik beállítás miatt csúszott el a főkönyvi feladás.

Amennyiben órafelosztós feladást választunk, akkor a szabályok kialakításának folyamata jelentősen rövidül. Ekkor nem kell minden bontási dimenzióra külön szabályt felvennünk. Elegendő egy alap szabály kialakítása, a program a bontást a dolgozóknál megadott adatok alapján automatikusan végzi majd.


Főkönyvi feladásnál „Alapértelmezés”

Mit jelent a főkönyvi feladásnál az Alapértelmezés?

A feladás beállításainál alapból létezik egy alapértelmezett sor. Erre azért van szükség, hogy a feladásnál egyértelműen kiderüljön, ha valamit nem állítottunk be. Minden beállítás után a „maradékot” fogja rátenni az Alapértelmezésre. Így amit nem soroltunk be, az fog itt maradni.


Főkönyvi feladás menete

A főkönyvi feladás menete röviden:

  • Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsek/Számlatükör: töltse fel a számlatükröt
  • Feladás beállításait a Bér program Beállítások / Főkönyvi feladás menüpontjában végezheti el
  • Adatátadó rendszerben a Kulcs-Bér 2012 felad Kulcs-Könyvelésnek lehetőséget kell választani
  • Válassza ki a Bér program cégét évét – Tovább
  • Válassza ki a Könyvelés cégét, évét – Tovább
  • Ekkor megjelenik a lista a feladásokkal


Jelenlét főkönyvi felosztásának importálása

Ez a menüpont csak abban az esetben érhető el, ha a Beállítások/Főkönyvi feladás menüpontban azt választottuk, hogy a főkönyvi órafelosztót szeretnénk használni.

A menüpont arra ad lehetőséget, hogy a dolgozó adatlapján a Jelenlét adatok Főkönyvi felosztás nézetébe a jelenlét adatokhoz kapcsolódó felosztást:

Jelenlét adatok főkönyvi felosztása_Dolgozói adatlap

A menüpontban meg kell adnunk az excel tábla beolvasásához szükséges információkat.

Jelenlét adatok főkönyvi felosztás importálása

- Import sablonok

Az Új gombra kattintva tudunk új import sablont létrehozni.

Jelenlét adatok főkönyvi felosztás importálása_sablon beállítása

Itt a félkövérrel szedett mezőket ki kell tölteni.

Az import azonosító mező adata alapján azonosítja a program az excelben megtalálható dolgozót a bérprogramban felrögzített ugyanazon dolgozóval. Három adatot használhatunk erre a célra: a biztosítotti sorszámot, az import azonosítót és a jogviszony kódot. Ezek az adatok ugyanis, amelyeknek köszönhetően a program nem csak a dolgozót, de a dolgozó megfelelő jogviszonyát is képes kiválasztani. Egy dolgozónak ugyanis több jogviszonya is lehet adott hónapban, így nem elegendő a dolgozót azonosítani, a megfelelő jogviszonyt is meg kell találni az importáláshoz. A jelenlét kategóriáknál ki tudjuk választani, hogy az adott sablonban milyen típusú jelenlétek felosztását szeretnénk importálni. Ebben az esetben az import állománynak csak dolgozói azonosítót, dátumot, óraszámot és részlegszámot, munkaszámot illetve másodlagos főkönyvi számot kell tartalmaznia. Amennyiben itt a sablon beállítás fejlécében nem választunk ki jelenlét kategóriát, akkor az import állományban kell megadni, hogy milyen jelenlét kategória óraszámát osztjuk fel. Felosztani a jelenlét kategória legördülő menüjében található jelenléteket lehet.

Amennyiben valamelyik a programban kezelt cég esetén már beállításra került az import sablon és ezt egy másik cégben is alkalmazni tudjuk, akkor az Export Import gombok segítségével a komplett import sablon beállítás átmásolható.

- Azonosító mezők, összerendelések

• Jelenlét kategóriák beállítása:

Jelenlét adatok főkönyvi felosztás importálása_Azonosító mezők, összerendelés

Az import sablon alap beállításainak megadását követően, a jelenlét jogcímek összerendelései felületen meg kell adnunk a programnak, hogy az excel tábla milyen azonosítókat tartalmaz a jelenlét jogcímek tekintetében és ezek, mely jelenlét jogcímeknek felelnek meg a bérprogramban.

Az új gombra kattintva tudunk új adatot megadni:

Jelenlét adatok főkönyvi felosztás importálása_jelenlét kategóriák beállítása

A külső azonosító az a jelölés, ami az excel táblában azonosítja a jelenlét jogcímet. A megnevezés lehet teljesen tetszőleges, ami utal a jelenlét jogcím jellegére. A kapcsolódó jelenlét jogcím a jelenlét jogcím Kulcs-Bérben található megfelelője. Ez alapján azonosítja a program, hogy melyik jelenlét jogcímre vonatkozik a megadott felosztás.

• Részlegszám, munkaszám és másodlagos főkönyvi számok azonosító mezőjének beállítása

Ezen a felületen adható meg, hogy az adott jelenlét milyen munkaszámra, részlegszámra, vagy esetleg másodlagos főkönyvi számra legyen megosztva. Abban az esetben, ha a főkönyvi felosztást részletesen (órafelosztóval) végezzük, a részleg-, munkaszám, másodlagos főkönyvi szám esetében meg kell adnunk, hogy az adatok azonosítása mi alapján történjen. A részlegszámot, munkaszámot és a másodlagos főkönyvi számot is a Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsek menüpontban tudjuk felrögzíteni. A részlegszám és a munkaszám esetén a rögzítő felületen meg tudjuk adni a más programbeli azonosítót, a sorszámot és a megnevezést. Az importálni kívánt jelenlétek felosztása esetén ezen adatok valamelyikét kell kiválasztanunk, ami alapján a program az excel táblában szereplő munkaszámot vagy részlegszámot azonosítani fogja a programban találhatóval.

A főkönyvi számok esetén a főkönyvi szám illetve a megnevezés lehet ilyen azonosító adat.

o Más programbeli azonosító: Amennyiben az importálni kívánt jelenléteket felosztjuk munkaszámra és/vagy részlegszámra, akkor a szóban forgó részleg- illetve munkaszámot be kell azonosítani a bérprogramban megadott részleg- vagy munkaszámmal. Ennek az azonosításnak az egyik lehetséges eszköze a más programbeli azonosító. Amennyiben az importált adatokat tartalmazó excelt egy termelési, vállalatirányítási vagy beléptető rendszerből nyerjük ki és ez tartalmazza a munkaszámokat, részlegszámokat valamilyen azonosítóval ellátva, akkor ezt felhasználhatjuk a bérprogramban is, így nem kell a rendelkezésre álló adatot konvertálni, egy az egyben felhasználható a bérprogram számára.
o Sorszám: Amennyiben nem rendelkezünk más programbeli azonosítóval és egyszerűbb sorszám alapján azonosítani a munkaszámokat, részlegszámokat, akkor ez az adat is felhasználható erre a célra.
o Megnevezés: A részlegszámok, munkaszámok, de a másodlagos főkönyvi számok esetén is azonosítható az excel táblában szereplő adat a bérprogramban tárolt adattal
o Főkönyvi szám: A másodlagos főkönyvi számok esetén maga a főkönyvi szám alapján is megfeleltethető az excel táblában szereplő adat a bérprogramban tárolt adattal.

Az azonosításhoz választott adatot legördülő menüből tudjuk kiválasztani.

- Import állomány felépítésének meghatározása

Az állomány adatok menüpontban tudjuk meghatározni, hogy a beolvasáshoz szükséges adatokat a program az excel tábla mely oszlopában találja.

Az összerendeléshez rá kell állnunk az érintetett Import mező sorra, majd alul az excel tábla oszlopa mezőben ki kell választani a megfelelő oszlopot, amit a Felvesz gombbal hozzá tudunk rendelni az Import mező sorához:

Jelenlét adatok főkönyvi felosztás importálása_Állomány adatok

Az ebben a menüpontban megadott beállításokkal rendelkező import tábla az Elszámolás/Jelenlét adatok kezelése/Jelenlét adatok főkönyvi felosztásának importálása menüpontban olvasható be.


Főkönyvi feladásnál nyugdíjjárulékok beállítása

A főkönyvi feladásnál a nyugdíjjárulék beállításokat a következőképpen kell elvégezni:

  • Először fel kell vinni a magánnyugdíjpénztár tagok beállításait. A Járulékok közül a 8% nyugdíjjárulékot és a megfelelő magánnyugdíjpénztárt kell bejelölni. Amennyiben külön szeretnék könyvelni magánnyugdíjpénztáranként a befizetéseket akkor külön-külön szabályként kell felvinni egymás után.

Kattintson a képre


Főkönyvi feladási lista készítése

A feladás a Kulcs-Soft Főkönyvi rendszerébe megy. Amennyiben listát szeretne lekérni, akkor két lehetőség van:

Rendelkezik Főkönyvi kettős könyvelés programunkkal. Ebben az esetben az Adatátadó rendszerben válassza ki a Bérprogram cégét évét, majd a Könyvelés program cégét évét és a lista elkészül.

Nem rendelkezik Főkönyvi kettős könyvelés programunkkal. Az Adatátadó rendszerben válassza ki a Bérprogram cégét évét, majd a fileba történő feladást. A végén itt is elkészül a lista.


Főkönyvi feladás szabályainak másolása

A programba felrögzített főkönyvi szabályokat lehet másolni egyik cégből a másik cégbe, illetve hónapról hónapra.

A Beállítások/Főkönyvi feladás menüpontban lehet egyik cégből a másik cégbe másolni a főkönyvi feladás szabályait. Az átvétel előtt ajánlatos a cégfüggő törzseket is átvenni ugyanebből a cégből, mert ennek hiányában hiányosan kerülhetnek átvételre a szabályok.

atvetel


Verziótájékoztató 2012. október/2.


Főkönyvi adatátadó idegen rendszerek felé

A modul segítségével lehetőséget biztosítunk egyéb, – nem a Kulcs-Soft által fejlesztett- könyvelő programokhoz tartozó feladási fájlok elkészítésére, amely segítségével automatizálva történik a főkönyvi feladás, béreket érintő folyamata. Jelenleg az alábbi rendszerek felé megoldott a bérfeladás (ez az állomány folyamatosan bővül érdemes ellenőrizni az adott időpontban):

Apollo, Cobra, ComboSoft, Corvex, Dimenzio, Faktum-2000, Felxys, Forrás, IBSystem, Infor, Libra, Mátrix, MFG/PRO, Microsoft Dynamix AX, MR.C Plus, Nagy Machinátor, Navison, Novitax, PmCode, ProALPHA, rEVNAV, RLB, Saldo, SAP, SUP, Szinva, TenSoft KK, Vektory, VFP

Az adatátadó rendszer indítása a programon belül Karbantartás/Főkönyvi feladás opcióból  indítható el. A funkció kiválasztása után,  - a bérprogram bezárása nélkül –  egy új alkalmazás nyílik meg, amely lehetővé teszi az adatátadást a választott külsős könyvelőprogram felé.

Kép4

A menüpont indítása esetén az alábbi ablak jelenik meg:

Kép2

Itt adható meg, hogy mely cég adatait, mely hónapra vonatkozóan szeretnék átadni a főkönyvi rendszerük felé. Az „adatgyűjtés indítása” opcióval végezhetjük el a felgyűjtés folyamatát. A művelet sikerességéről a „státusz” mező értéke ad majd információt. A sikeres gyűjtés után a „Tovább” gomb választásával a „főkönyvi feladás lista” ablakra jutunk.

Ezen az ablakon van lehetőségünk kiválasztani, hogy mely külső rendszer felé szeretnénk a már előre paraméterezett bérrel összefüggő könyvelési tételeinket feladni. A feladási file típusánál segítségképp az elkészítendő file kiterjesztését is feltüntettük az egyszerűbb választás érdekében.

Kép3

Természetesen a tényleges file készítés előtt lehetőség van a tételek megtekintésére, illetve listázhatóságára is. Az ablak bal alján található egy excel export és egy nyomtatás gomb erre a célra.

A feladási file fizikai létrehozását a „feladás file készítése” segítségével végezhetjük el.


Letiltások,levonások utalása

A Kulcs-Bér Kompakt és Prémium verziójában  a munkabér, közterhek, és SZÉP kártya (ez utóbbi csak Prémiumban) utalása mellett a munkavállalói letiltások,levonások utalása is megoldott.


Főkönyvi feladás beállítása és a feladási szabályok paraméterezése szabályok szerinti felosztás használata esetén

Az adatátadás lehetősége megkönnyíti adataink folyamatos feldolgozását. Úgy alakítottuk ki működését, hogy ezzel meggyorsítsuk a könyvelési munkát, de bizonyos paraméterezéseket és előkészítő munkálatokat el kell végeznünk.

A főkönyvi feladási szabályok kialakítását meg kell, hogy előzze a számlatükör kialakítása a programban. Erre a Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsek/Számlatükör menüpontban van lehetőség. Át tudjuk venni a másik cégnél már beállításra került számlatükröt, a Kulcs-Könyvelés programban beállított számlatükröt, de lehetőségünk van excel táblából is betölteni az adatokat.

A Beállítások/Főkönyvi feladás pontban határozhatjuk meg, hogy a programban elvégzett számfejtések adatai, milyen szabályok -beállítások – szerint kerüljenek lekönyvelésre a Kulcs-Könyvelés kettős könyvelési rendszerbe. Itt adhatóak meg az alapértelmezett főkönyvi számok (kontírozás), valamint az is, hogy a feladásra kerülő tételek felosztása hogyan történik (további könyvelési dimenziók).